MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. Ofício-circular nº 20/ de Março de 2006 DGAJ/DAGD

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Cacilda Anjos Ramalho
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1 Exmo(a) Senhor(a) Secretário(a) de Justiça Ofício-circular nº 2/26 24 de Março de 26 DGAJ/DAGD Assunto: Arquivos judiciais: indicadores de actividade de 25. Análise dos dados e medidas a adoptar. I. Antecedentes Num contexto fortemente marcado pela hipertrofia da documentação judicial, o estabelecimento, em 23, de indicadores de actividade nos arquivos judiciais procurou, como referido noutras ocasiões, chamar a atenção para uma realidade que habitualmente não se encontra no plano visível das instituições judiciárias. Conhecer essa realidade e definir prioridades na intervenção, procurando, em função disso, direccionar a estrutura de recursos disponível, tal tem sido o propósito dos indicadores de actividade nos arquivos judiciais. II. Dados de Os dados relativos à actividade desenvolvida nos arquivos judiciais no ano de 25 evidenciando, face a anos anteriores, evolução em alguns domínios, vêm reafirmar a necessidade de encarar o arquivo como uma valência merecedora de acção continuada que lhe confira eficácia e auto-regulação. 2. Com efeito, os dados fornecidos pelos tribunais - 33 respostas de um total de 347 inquéritos enviados - podem ser sintetizados no quadro que a seguir se apresenta: Indicadores Quantidades Nº de respostas consideradas 1. Processos findos recebidos no arquivo Processos findos por receber Registo de processos Certidões de processos arquivados Processos eliminados * 6. Processos em condições de ser eliminados Processos remetidos para arquivo distrital * 8. Processos em condições de ser remetidos para arquivo distrital 9. Extensão de prateleiras metros Extensão de documentação metros Saldo (9-1) metros 314 * O número refere-se aos tribunais onde ocorreram operações de eliminação ou remessa de processos para arquivo distrital. 1

2 III. Análise dos dados Não obstante os valores referidos merecerem alguma reserva, já que alguns tribunais continuam a não estar em condições de fornecer com rigor dados sobre o seu arquivo, é possível constatar, para o ano de 25, seguindo de perto a ordem estabelecida para os indicadores de actividade, que: a) No que se refere à entrada de processos nos arquivos judiciais, esta representa 55% ( / ) do total de processos findos (indicadores 1+2). b) O registo de processos entrados nos arquivos judiciais (indicador 3) corresponde a 78% do número de processos que ali deram entrada ( / ), sendo no entanto de considerar que, na realidade, esta diferença seja bastante menor, uma vez que se detecta que um bom número de tribunais que não fornece dados para este item, não o faz por considerar que os mesmo foram fornecidos na resposta à primeira questão do inquérito: processos findos recebidos no arquivo. c) As operações de gestão de documentos relacionadas com o controlo do crescimento da documentação arquivada e com a sua conservação selectiva, traduziram-se, em 25, na eliminação de processos e na remessa para arquivo distrital de processos, sendo de assinalar, relativamente a anos anteriores, um aumento notável destas operações. Processos eliminados / processos remetidos para Arquivo Distrital 9. Nº de processos Processos eliminados Processos remetidos para Arquivo Distrital No seu conjunto, em 25, as duas operações totalizaram processos (indicadores 5+7). Este valor, representando a saída de processos dos arquivos judiciais, se ultrapassa em 13% o número de processos findos recebidos (972.66/ ), revela, no entanto, a sua fragilidade quando posto perante a soma dos indicadores 1 e 2 (processos findos recebidos+processos findos por receber), ao alcançar apenas 62% daquele valor (972.66/ ). 2

3 1.6. Processos saídos dos arquivos judiciais / processos findos recebidos + processos findos por receber Nº de processos Processos saídos Processos findos recebidos Processos findos por receber Ainda assim, como referido, o número de processos saídos em 25 dos arquivos judiciais representa, quando comparado com os valores dos anos de 23 e de 24, um aumento de cerca de 19% e de 21%, respectivamente: em 23 saíram dos arquivos judiciais processos e, em 24, processos. Processos saídos 23, 24 e 25 Nº de Processos Processos saídos Apesar deste aumento significativo, é preciso notar que, em 25, apenas 61 tribunais (18% dos inquéritos enviados) realizaram eliminações de documentos e que somente 35 (1% dos inquéritos enviados) efectuaram remessas de processos para arquivo distrital, o que deixa antever o muito que há por fazer neste domínio da conservação selectiva da documentação judicial. Reforçando esta percepção e pecando apenas por defeito, a soma dos valores dos indicadores 6 e 8 (processos em condições de ser eliminados e processos em condições de ser remetidos para arquivo distrital) indica a existência de processos em 3

4 posição de saírem dos tribunais (isto é, cujos prazos de conservação administrativa já decorreram). Em síntese, os indicadores referentes ao controlo do crescimento documental e à salvaguarda do património arquivístico dos tribunais têm, com base nos dados fornecidos em 23, 24 e 25, a seguinte tradução gráfica 1 : Valores acumulados: processos recebidos e por receber / processos saídos e por sair dos arquivos judiciais Nº de Processos Findos recebidos Eliminados Em condições de eliminar Findos por receber Remetidos A.D. Em condições de remeter para A.D. d) 77% das prateleiras instaladas nos arquivos encontram-se ocupadas por documentos, sendo que se fossem eliminados e/ou remetidos para arquivo distrital todos os processos que as respostas afirmam encontrar-se nessa situação ( ), este valor conheceria uma redução substancial. De referir, a este propósito ainda, a existência de 71 tribunais com o arquivo saturado (disponibilidade inferior a 1 m de prateleira). IV. Medidas a adoptar 1. Perante este quadro que revela ainda, não obstante a actividade desenvolvida, a insuficiência da valência arquivo dos tribunais, traduzindo-se essa insuficiência na incapacidade para fazer corresponder a cada fase do ciclo de vida do processo judicial um 1 O gráfico integra a rectificação entretanto operada no valor referente aos processos em condições de ser remetidos para arquivo distrital no ano de 24. 4

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