INTRODUÇÃO. HowTO: De seguida vamos explicar como retirar o melhor partido desta poderosa ferramenta que é a pesquisa do SharePoint.

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Márcia Cerveira
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2 INTRODUÇÃO O SharePoint Online (SPO) afigura-se neste momento como a principal solução para colaboração para muitas empresas que já se encontram no Office 365. As vantagens são muitas, e vão desde a possibilidade de partilha de informação dentro e fora da organização, à gestão e informação com metadados e aplicação de políticas de retenção, criação de intranets que possibilitam a comunicação interna dentro da organização, automatização de processos com alerta ou workflows, ediscovery ou a utilização de políticas DLP para proteger informação sensível. No entanto, uma das maiores vantagens, é por vezes pouco conhecida das organizações que estão a considerar a adopção desta solução, e refere-se à pesquisa do SPO. A pesquisa é extremamente poderosa, uma vez que o motor de busca empregue vai pesquisar todos os sites, páginas, listas, bibliotecas e ficheiros presentes no SPO. Este motor consegue pesquisar não só os conteúdos dos documentos, como também os seus metadados, que incluem o nome do ficheiro, título, autor e quaisquer outras categorias que tenham sido implementadas. E tudo isto sem comprometer a segurança dos dados, uma vez que graças a uma feature denominada security trimming o utilizador apenas recebe os resultados da sua pesquisa aos quais tem acesso. Uma vez que o SPO indexa praticamente todo o seu conteúdo, os resultados da pesquisa são também instantâneos, o que é mais uma vantagem desta solução. De seguida vamos explicar como retirar o melhor partido desta poderosa ferramenta que é a pesquisa do SharePoint.

3 Primeiro devemos decidir em que contexto queremos pesquisar. Se não soubermos em que site se encontra a informação que procuramos, podemos efetuar uma pesquisa geral, indo até à app de Sharepoint Online do Office 365:

4 Depois podemos utilizar a caixa de pesquisa da página para pesquisarmos, sendo que essa pesquisa vai abranger o tenant inteiro de Office 365 da nossa organização:

5 Neste caso ao pesquisar pela keyword Niodo, recebo os seguintes resultados: Neste caso a pesquisa devolveu nos resultados um site, e 3 ficheiros, 2 que contêm a palavra no nome e outro que a tem no conteúdo. Se clicarmos em See more results, somos levados para uma página onde podemos filtrar os resultados por tipo (Sites, Pessoas, Ficheiros, Notícias):

6 Podemos também, ao clicar em Filters, filtrar por data, selecionando uma das opções seguintes: Uma vez que esta pesquisa geral pode devolver muitos resultados, se soubermos o site onde se encontra a informação que procuramos, é recomendado efetuar a pesquisa por aí, uma vez que a mesma se vai limitar ao site e não vai pesquisar o tenant inteiro da organização.

7 Refinar a pesquisa em Sharepoint Online. Uma desvantagem da pesquisa ser uma ferramenta tão poderosa no SPO, tem a ver com o facto de poder devolver demasiados resultados, sobretudo se os termos forem demasiado genéricos. A Microsoft pensou nisso e criou operadores de pesquisa que nos ajudam a efetuar pesquisas mais específicas e com melhores probabilidades de devolverem os resultados pretendidos. Os mais comuns são os seguintes: Operador AND OR NOT (-) Função Limita as pesquisas ao devolver apenas resultados que incluam ambas as palavras. Pode ser substituído por um espaço, daí ser pouco usado Alarga a pesquisa ao pesquisar por ambos os termos e devolve resultados que contenham qualquer um dos termos Limita a pesquisa ao excluir o termo especificado * Alarga a pesquisa ao incluir resultados que incluam variações dos termos de pesquisa Limita a pesquisa ao excluir resultados que não incluam a expressão indicada

8 Vamos agora ver alguns casos práticos de aplicação destes operadores. Ao usar estes termos, obtemos os seguintes resultados: 1 Supondo que queremos pesquisar por documentos que contêm as palavras Niodo ou review, e a expressão Knowledge Inside, mas que não seja do ano de A expressão resultante pode ser a seguinte: Knowledge inside niodo OR review

9 Além dos operadores já referidos, também podemos utilizar os seguintes, que nos ajudam a filtrar pelas propriedades dos documentos. São os seguintes: Operador Função Title Pesquisa pelo campo de título Filetype Author Devolve resultados de um determinado tipo de ficheiro Devolve resultados que foram editados ou criados pelo nome escolhido

10 Pegando na nossa pesquisa anterior, podemos usar estes últimos operadores para refinar ainda mais a pesquisa. Vamos restringir a pesquisa a ficheiros pdf, cujo autor tenha sido o nosso CTO Nuno Carvalho. Assim sendo, a expressão fica a seguinte: E os resultados apresentados são os seguintes: Knowledge inside niodo OR review filetype:pdf author: Nuno Carvalho

11 Por último, podemos querer filtrar os resultados por datas, e não estarmos satisfeitos com as opções de filtragem apresentadas pelo SharePoint Online. Assim sendo, podemos utilizar os seguintes operadores: Operador Função : Filtra os resultados obrigando a ser igual ao parâmetro escolhido <> Filtra os resultados obrigando a ser diferente ao parâmetro escolhido < Filtra os resultados obrigando a ser menor que o parâmetro escolhido <= Filtra os resultados obrigando a ser menor ou igual que o parâmetro escolhido > Filtra os resultados obrigando a ser maior que o parâmetro escolhido >= Filtra os resultados obrigando a ser maior ou igual que o parâmetro escolhido

12 Estes operadores são especialmente úteis para datas, uma vez que permitem limitar os resultados a um determinado período, como por exemplo: E os resultados apresentados passam a ser os seguintes: write< Filtra ficheiros cuja data de modificação seja posterior a 30 de Abril de 2016 write>= Filtra ficheiros cuja data de modificação seja anterior a 1 de Abril de 2017 Utilizando esse comando na nossa pesquisa inicial, e querendo filtrar resultados anteriores a 1 de Junho de 2018, a mesma fica assim: Knowledge inside niodo OR review filetype:pdf author: Nuno Carvalho write>=

13 Conclusão Como demonstrámos neste HOW-TO, a pesquisa é efetivamente uma das grandes vantagens do SPO, mesmo que muitos dos utilizadores desta plataforma não estejam conscientes disso. É algo natural, seja por falta de divulgação das potencialidades da pesquisa, seja pelos hábitos adquiridos aquando da utilização de Fileshares tradicionais. Esperamos que com este pequeno tutorial possam passar a utilizar mais a pesquisa e que isso lhes permita uma maior eficiência na utilização do Sharepoint Online.

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