PROCEDIMENTOS PARA EXECUÇÃO DO INVENTÁRIO

Transcrição

1 SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL Ministério da Educação Universidade Federal de Pernambuco Pró-Reitoria de Gestão Administrativa PROCEDIMENTOS PARA EXECUÇÃO DO INVENTÁRIO OBJETIVO Instruir os servidores que atuarão no procedimento de inventário anual de bens móveis da UFPE. O inventário físico tem por objetivo instrumento de controle para: a. Verificar da existência física dos bens. b. Atualizar dos registros e controles administrativos. c. Confirmar a responsabilidade dos servidores sobre os bens sob sua responsabilidade. d. Confrontar de saldos contábil e o registro dos bens. e. Fornecer subsídios para a avaliação e controle gerencial de materiais permanentes. f. Fornecer informações a órgãos fiscalizadores e compor tomada de contas consolidada. DEFINIÇÕES I - BEM INSERVÍVEL: Classificação genérica para bens que não possuem mais utilidade para a Administração. Segundo o Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018, os inservíveis são classificados em: a.ocioso - bem móvel que se encontra em perfeitas condições de uso, mas não é aproveitado; b.recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser justificável a sua recuperação; c.antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; ou

2 d.irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão de ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor de mercado ou de a análise do seu custo e benefício demonstrar ser injustificável a sua recuperação. II - BENS INTANGÍVEIS: Bens incorpóreos destinados à manutenção da entidade ou exercidos com essa finalidade. São exemplos de bens intangíveis: Software, patentes, direitos autorais, direitos sobre filmes cinematográficos, direitos sobre hoótecas, franquias, direitos contratuais de qualquer natureza adquiridos; III - BENS MÓVEIS: Compreende os bens que têm existência material e que podem ser transportados por movimento próprio ou removidos por força alheia sem alteração da substância ou da destinação econômico-social. São exemplos de bens móveis as máquinas, aparelhos, equipamentos, ferramentas, bens de informática (equipamentos de processamento de dados e de tecnologia da informação), móveis e utensílios, materiais culturais, educacionais e de comunicação, veículos, bens móveis em andamento, dentre outros; IV - BENS PERMANENTES: Materiais permanentes, tangíveis ou intangíveis, pertencentes ao patrimônio da UFPE. V - CARGA PATRIMONIAL: Efetiva responsabilidade pela guarda e/ou uso de um bem, mediante formalização via Termo de Responsabilidade. VI - LOCALIDADE: Espaço físico no qual os bens são utilizados ou guardados. São exemplo: Auditório 01, sala 342, sala de reunião, secretaria, etc. VII - PLAQUETA OU ETIQUETA DE REGISTRO PATRIMONIAL: Identificação que é colocada no bem permanente móvel, personalizada, com numeração individual única e/ou código de barras. VIII - TERMO DE RESPONSABILIDADE: Documento que atribui a responsabilidade funcional a um servidor da UFPE, sobre os bens ou conjunto de bens permanentes alocados para uso da Unidade Gestora, ou pelo servidor detentor do bem. IX - TOMBAMENTO: Procedimento administrativo que consiste em reconhecer determinado bem como patrimônio da instituição, por meio da atribuição um número de registro patrimonial único. Também definido como registro patrimonial.

3 X - UNIDADE ADMINISTRATIVA: Segmento da administração direta ao qual a lei orçamentária anual não consigna recursos e que depende de destaques ou provisões para executar seus programas de trabalho. As unidades devem constar no cadastro de unidades do SIPAC. XI - UNIDADE GESTORA: Unidade orçamentária ou administrativa investida do poder de gerir recursos orçamentários e financeiros, próprios ou sob descentralização. LEGISLAÇÃO Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964; Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018; Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967; Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988; Instrução Normativa nº 142, de 05 de agosto de 1983; e Acórdão 7.232/ Segunda Câmara. ETAPAS O processo de inventário anual será divido nas seguintes etapas: a. Mapeamento de localidades: Identificar dos espaços físicos das Unidades Administrativas da UFPE (salas de aula, de professores, de reuniões, auditórios, laboratórios e etc.). Trata-se de etapa opcional, cabendo à Unidade Gestora realizá-la ou não. b. Levantamento patrimonial: Constatar a existência do bem, sua condição de uso e localização. c. Conciliação: Compilar os dados do levantamento e confrontá-los com os dados do sistema. d. Atualização: Ajustar a carga patrimonial no sistema com base na conciliação e atualizar o cadastro de localidades. e. Conclusão: Expedir o relatório de inventário anual. COMPETÊNCIAS Dirigente da Unidade Gestora: Designar a Comissão Setorial de Inventário e dar ciência no relatório de inventário da unidade.

4 Comissão Permanente de Inventário: Coordenar do processo inventário anual da UFPE, consolidar todos os relatórios setoriais e expedir do relatório final. Comissão Setorial de Inventário: Coordenar o procedimento no âmbito da Unidade Gestora, supervisionar os bolsistas na fase de levantamento e expedir o relatório da Unidade Gestora. : Dar suporte as comissões, supervisionar as atividades de inventário ao longo do processo e atualizar o sistema de gestão patrimonial com as informações recebidas. Bolsistas: Dar suporte às atividades das comissões e da DOCUMENTAÇÃO Para os fins de realização do levantamento a Comissão de Inventário Setorial poderá criar seus próprios documentos, desde que ao final do processo de mapeamento e levantamento, sejam colocados nos modelos disponibilizados pela Coordenação de Bens Móveis. MAPEAMENTO DAS LOCALIDADES As comissões setoriais e representantes das Unidades Administrativas deverão preencher a Planilha de Mapeamento de Localidades. A informação da localidade é obrigatória, pois permitirá que os futuros procedimentos de inventário sejam facilitados, bem como a alocação de bens nos locais onde, de fato, estão em uso ou guardados. Figura 1 Cadastro de localidades do Departamento de Arqueologia.

5 LEVANTAMENTO PATRIMONIAL O levantamento patrimonial será realizado por meio do preenchimento da Planilha de Levantamento Patrimonial. Durante o levantamento as comissões setoriais deverão: a. Fixar uma identificação 1 em cada localidade inventariada (modelo Figura 4). As comissões devem priorizar locais cujo uso é compartilhado ou não há controle de acesso, por exemplo, salas de aula; b. Bens cujas plaquetas estejam danificadas ou ilegíveis deverão ser identificados com a etiqueta Bem com Pendência para que sejam emitidas novas etiquetas (modelo Figura 5); c. Bens sem plaqueta e que não sejam enquadrados como relacionados 2, deverão ser identificados com a etiqueta Bem com Pendência (modelo Figura 5) para que sejam identificados na conciliação. d. Compilar na planilha eletrônica a listagem de todos os bens encontrados no levantamento. Com o intuito de aprimorar o controle e trazer transparência ao processo, é recomendável realizar o registro fotográfico durante o processo de levantamento e anexá-lo ao relatório. Após a etapa de levantamento, a comissão setorial elabora o relatório de inventário e o submete ao dirigente da Unidade Gestora para apreciação e aprovação. Caso aprovado, o relatório deve ser anexado ao processo e encaminhado à Coordenação de Bens Móveis. Toda a documentação relativa aos inventários físicos deverá ser encaminhada como anexo do relatório da unidade e ficará sob guarda da, onde ficará à disposição dos órgãos de controle internos e externos. 1 A identificação pode ser uma etiqueta ou qualquer meio que permita a identificação visual, por exemplo, uma folha de A4. Um modelo será disponibilizado neste documento. 2 Alguns bens possuem controle por relação carga, portanto, não possuem plaqueta fixada, são exemplo: Apoio para pés, carteiras escolares, ventiladores de teto, dentre outros. Além disso, alguns bens, por seu uso ou tamanho, não comportam plaquetas.

6 A documentação refere-se a todos os físicos e os arquivos digitais que serão encaminhados à, via chamado patrimonial de submissão de inventário no SIPAC. CONCILIAÇÃO Confronto das informações contidas na planilha de levantamento da unidade com os dados do sistema de gestão patrimonial. ATUALIZAÇÃO A partir do levantamento realizado pelas comissões setoriais, a Coordenação de Bens Móveis providenciará a atualização dos registros no sistema de gestão patrimonial e, quando necessário, atualizará os Termos de Responsabilidade. Os bens cuja conciliação não tenha sido possível, serão objeto de processo de sindicância quando declarados como bens não localizados 3 no levantamento e não tenham sido declarados por nenhuma outra unidade da UFPE. CONCLUSÃO O inventário dá-se por concluído em 31/12, quando o Relatório Final, expedido pela Comissão Permanente de Inventário, for apresentado ao dirigente da UFPE. ANEXOS Todos os documentos serão disponibilizados na página banner Anual Segue em anexo o arquivo Artefatos.xlsx que contém as planilhas: a. Planilha localidades; b. Planilha de levantamento. 3 Bens que constam como parte da carga patrimonial da unidade no sistema de gestão patrimonial, mas não foram localizados durante o processo de levantamento.

7 Planilha de Mapeamento de Localidades Figura 2 - Vista da Planilha de Levantamento Patrimonial. Planilha de Levantamento Patrimonial Figura 3 - Vista da Planilha de Levantamento Patrimonial. Etiqueta de conclusão de levantamento LOCAL INVENTARIADO INVENTÁRIO 2018 Localidade: NOME DA LOCALIDADE Data de Conclusão: DD/MM/AAAA Servidor(es) responsável(eis): NOME Não retire bens deste local sem a autorização da Comissão de Inventário Setorial. Para mais informações entrar em contato por meio do TELEFONE. Figura 4 - Modelo de etiqueta de conclusão de levantamento. Etiqueta para Bem com pendência BEM COM PENDÊNCIA Sem plaqueta Reimpressão

8 Figura 5 - Modelo de etiqueta de bem com pendência. INFORMAÇÕES Para tirar dúvidas ou pedir informações contate a, pelo: a. patrimonio@ufpe.br com o assunto INVENTÁRIO 2018, preencher o assunto corretamente, pois o será configurado para filtrar este assunto. b. Telefone