Anexo I PROCEDIMENTOS PARA REQUISIÇÃO DE BAIXA, RECOLHIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, ARMAZENAMENTO DE BENS MÓVEIS - CAMPUS SÃO CARLOS

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1 Anexo I PROCEDIMENTOS PARA REQUISIÇÃO DE BAIXA, RECOLHIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, ARMAZENAMENTO DE BENS MÓVEIS - CAMPUS SÃO CARLOS 1. OBJETIVOS Promover o planejamento, visando à racionalização e sustentabilidade das operações do processo de Requisição de Baixa, Recolhimento e Armazenamento de Bens Móveis dos campi da UFSCar. 2. METODOLOGIA A metodologia consiste nos seguintes passos: 2.1. Unidade a) Requisição de Baixa de Bens; b) a) Sistematização das Requisições de Baixa enviadas pelas Unidades; b) Elaboração de Cronograma de Recolhimento dos Bens; c) Informe às Unidades e DiMan do Cronograma de Recolhimento; d) Classificação dos Bens Recolhidos para definição do local de armazenamento; e) Relação dos Bens conforme classificação; f) Divulgação de Listagem de Bens Ociosos e Recuperáveis passíveis de reutilização; g) Período de Exposição dos Bens no ARMAZÉM; h) Visita e Solicitação de Bem ao ARMAZÉM; 2.3. e DiMan a) Recolhimento; b) Organização e Armazenamento dos Bens. 3. PROCEDIMENTOS 3.1. Requisição de Baixa de Bens pelas Unidades A Requisição de Baixa de Bens pelas Unidades ao, deverá ser feita "online" através do Módulo Patrimônio do SAGUI, com preenchimento de formulário, conforme Modelos, considerando as exigências legais: a) Anexo I - Requisição de Baixa de Mobiliário; b) Anexo II - Requisição de baixa de Equipamentos em Geral ( exceto Equipamentos de Processamento de Dados); c) Anexo III - Requisição de Baixa de CPU, Notebook; 1

2 d) Anexo IV - Requisição de Baixa de Monitor; e) Anexo V - Requisição de Baixa de Impressora e; f) Anexo VI - Requisição de Baixa de Outros Equipamentos de Informática. Os vários modelos acima se fazem necessários devido às exigências estabelecidas, pelo Decreto de 20/04/2007, para Baixa de Bens relacionados a Equipamentos de Processamentos de Dados da Unidade O, indicado pela Unidade, e nomeado através de portaria pela Administração/Reitoria, terá como uma de suas atribuições, localizar e, de preferência, dispor todos os Bens com Requisição de Baixa num único espaço da Unidade, assim como, acompanhar todas as operações de recolhimento juntamente com o e DiMan Sistematização de Requisições de Baixa das Unidades recebidas pelo A sistematização das Requisições de Baixa das Unidades, recebidas pelo, será feita de acordo com o Modelo Anexo VII que estabelece o agrupamento de Unidades, considerando os seguintes critérios de: a) Localização geográfica das Unidades; b) Ordem Cronológica das Requisições de Baixa Definição do Cronograma de Recolhimento de Bens pelo Os serviços de Recolhimento de Bens com Requisição de Baixa são executados em parceria com a Divisão de Manutenção de Manutenção da Prefeitura Universitária (DiMan/PU), que em conjunto com o estabeleceu a seguinte programação semanal: RECOLHIMENTO e DiMan Dia da Semana Horário 2ª. feira 8:00h as 11:00h 3ª. feira 8:00h as 11:00h O Cronograma de Recolhimento deverá ser elaborado pelo, de acordo com o Modelo Anexo VIII, e deverá ser dimensionado considerando: a) Quantidade de Bens a recolher; b) Programação semanal de Recolhimento acima estabelecida e; c) Iniciar Recolhimento pela Área Norte intercalando com a Área Sul Informação as Unidades e a DiMan sobre o Cronograma de Recolhimento de Bens Após definição do Cronograma de Recolhimento, o deverá proceder, com 1 (uma) semana de antecedência, da seguinte forma: 2

3 a) Encaminhar à DiMan: Cronograma de Recolhimento Semanal; Conjunto de Requisições de Baixa dos Bens a serem recolhidos no período; Requisição de Serviços de Recolhimento de Bem Móveis, conforme Modelo na página da PU. b) Comunicar as Unidades da seguinte forma: divulgação através do Inforede e Blog da Reitoria, do Cronograma de Recolhimento Semanal, solicitando às Unidades para localizar e juntar, de preferência num único espaço, todos os Bens a serem recolhidos; fazer contato com as Unidades através de telefone e Recolhimento (, DiMan e Unidade ( e Chefia) Os serviços de Recolhimento de Bens, como já descrito, são executados em parceria com a Divisão de Manutenção de Manutenção da Prefeitura Universitária (DiMan/PU), as 2ª s. e 3ª s. feiras, no período da manhã, das 8:00h as 11:00h. Durante o Recolhimento deverão ser observadas as seguintes orientações: a) cumprimento rigoroso do cronograma e horários estabelecidos; b) acompanhamento constante por um funcionário do ; c) acompanhamento constante pelo da Unidade; d) os Bens Recolhidos deverão ser armazenados inicialmente no Depósito, (Edifício da antiga Oficina Mecânica do CCBS), conforme layout, exceto àqueles que no momento do recolhimento já se constate que poderão ser reutilizados e/ou bens que se caracterizam como pequenos objetos (possibilidade de extravio), por ex.: câmera diretamente no Armazém (Edifício do Almoxarifado). O funcionário do deverá: fotográfica, etc., que deverão ser armazenados a) registrar o Recolhimento do Bem na Requisição de Baixa da Unidade nos campos destinados para Uso de ; Recolhido (USO do ) Sim Não b) registrar possíveis ocorrências durante o recolhimento, conforme Modelo - Anexo IX, como por exemplo: Bem não localizado na Unidade; Bem que necessita de Transporte Especial (peso, dimensões), etc. c) providenciar, juntamente com a Chefia do, transporte especial via DiMan/PU ou, quando for o caso. O da Unidade deverá: 3

4 a) de posse das requisições enviadas ao, localizar e, de preferência, dispor todos os Bens num único espaço, a fim de facilitar os trabalhos de Recolhimento; b) acompanhar todo o processo de Recolhimento, com de De Acordo em cada Requisição e em cada Registro de Ocorrência juntamente com o. Nota: Somente serão recolhidos os Bens relacionados nas Requisições Classificação dos Bens Recolhidos para definição do local de armazenamento Após o Recolhimento, os Bens que foram "armazenados" no Depósito (Edifício da antiga Oficina Mecânica do CCBS), deverão ser avaliados por funcionário do, com a finalidade de classificar os Bens que ainda estão em boas condições e que poderão ser disponibilizados no Armazém para possível reutilização em Unidades dos campi da UFSCar. A operação de Classificação dos Bens Recolhidos, deverá ser feita, nos seguintes dias e horários: CLASSIFICAÇÃO BENS RECOLHIDOS - Dia da Semana Horário 2ª s. e 3 as. feiras 13:00h as 17:48h 4ª s. feiras 8:00h as 12:00h 13:00h as 17:48h Para classificação dos Bens deverão ser considerandos os critérios estabelecidos pelo Decreto /1990 e a classificação apontada pela Unidade, da seguinte forma: a) ocioso: embora em perfeitas condições não estava sendo aproveitado na Unidade; b) recuperável: com recuperação possível e orçamento, com no máximo 50% do seu valor de mercado; c) antieconômico: manutenção onerosa ou rendimento precário em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d) irrecuperável: não pode mais ser utilizado p/ o fim a que se destinava devido à perda de suas características ou inviabilidade econômica de recuperação. Os Bens classificados como ociosos ou recuperáveis deverão ser identificados através de Etiqueta conforme Modelo a seguir, contendo a inscrição OCIOSO ou RECUPERÁVEL: 6cm 10cm 3cm ou 3cm OCIOSO RECUPERÁVEL 3.8. Relação dos Bens Recolhidos e Classificados no Sistema Após a classificação dos Bens, o deverá ser gerar, no Módulo Patrimônio do Sistema SAGUI, Relação dos Bens classificados como Ociosos e como Recuperáveis e Relação de Bens classificados como 4

5 Antieconômicos e como Irrecuperáveis para controle da DiAP e do funcionário responsável pelo Gerenciamento do Armazém e do Depósito Organização e Armazenamento Final dos Bens Locais de Armazenamento Com a Relação dos Bens Ociosos e Recuperáveis, o juntamente com a DiMan deverão proceder a organização final do armazenamento dos Bens da seguinte forma: a) Ociosos e/ou Recuperáveis: serão transportados do DEPÓSITO para o ARMAZÉM; b) Antieconômicos e/ou Irrecuperáveis: permanecerão armazenados no DEPÓSITO. Essa operação de organização e armazenamento final dos Bens no ARMAZÉM e no DEPÓSITO deverá ser feita semanalmente pelo e DiMan, nas 5 as. feiras no período da manhã, das 8:00h as 11:00h. A disposição dos Bens, tanto no ARMAZÉM quanto no DEPÓSITO, deverão obedecer rigorosamente as indicações de localização e de forma de armazenamento indicadas nos Layouts - Anexo X - Layout Armazém e Anexo XI - Layout Depósito Formas de Armazenamento Os Bens, equipamentos e mobiliários, deverão ser armazenados considerando as disposições indicadas nos layouts, da seguinte forma: a) Equipamentos de pequeno porte, por exemplo, câmeras digitais, celulares, etc: em armários com portas munidas de fechaduras; b) Demais Equipamentos de Processamento de Dados e de Laboratórios: em estantes abertas; b) Mobiliário: Estações de Trabalho e Mesas: uma sobre outra, com empilhamento de 2 unidades; Cadeiras e Carteiras Universitárias: uma sobre a outra, com empilhamento de até 5 unidades; Armários e Arquivos: um ao lado do outro, e no caso de armário baixo um sobre o outro, com empilhamento de 2 (duas) unidades; Gaveteiros: um sobre o outro com empilhamento de até 4 (quatro) unidades; Equipamentos de ar condicionado, refrigeradores e outros: um ao lado do outro; Sucatas: organizadas no espaço conforme definido no layout Divulgação da Relação de Bens Ociosos e de Bens Recuperáveis passíveis de reutilização, para os campi Após as operações de organização e armazenamento, deverá ser divulgada para todos os campi, Relação de Bens Ociosos e de Bens Recuperáveis, passíveis de reutilização, através do Site do Período de Exposição dos Bens no ARMAZÉM 5

6 Os Bens Ociosos e Recuperáveis, dispostos no ARMAZÉM, ficarão a disposição para a Comunidade UFSCar (todos os campi) durante um período de 60 (sessenta) dias a contar da divulgação das Relações. Após o período de exposição, os bens que não tiveram interessados, serão destinados a Processo de Desfazimento juntamente com os demais Bens armazenados no DEPÓSITO Visita e Solicitação de Bem ao ARMAZÉM do / Horário de Visita As Unidades que necessitarem e tiverem interesse em Bens (mobiliário ou equipamento), poderão visitar o ARMAZÉM, nos seguintes horários: HORÁRIO VISITA ARMAZÉM - / Dia da Semana Horário 4ª. feira 14:00h as 17:00h 5ª. feira 14:00h as 17:00h 6ª. feira 8:00h as 11:00h 14:00h as 17:00h Solicitação de Bem Ocioso do ARMAZÉM Para solicitação de Bem Ocioso, a Unidade deverá proceder da seguinte forma: a) "baixar" do site DiAP/SAGUI - Formulário Modelo Anexo XII - Transferência de Bem; b) preencher o Formulário em 2 (duas) vias devidamente assinadas; c) encaminhar à DiAP. O transporte do Bem do ARMAZÉM para a UNIDADE deverá ser solicitado pela DiAP à DiMan e o Bem será transportado as 5ª s. feiras, entre 8:00h e 11:00h. A DiAP informará a Unidade sobre data do transporte Solicitação de Bem Recuperável do ARMAZÉM Para solicitação de Bem Recuperável, a Unidade deverá proceder da seguinte forma: a) verificar/pesquisar custo financeiro para Recuperação do Bem; b) informar fonte de recurso para recuperação do Bem; c) "baixar" do site DiAP/SAGUI - Formulário Modelo Anexo XII - Transferência de Bem; d) "baixar" do site DiAP/SAGUI - Formulário Modelo Anexo XIII - Manutenção de Bem; e) preencher os Formulários em 2 (duas) vias devidamente assinadas; f) encaminhar à DiAP. 4. REFERÊNCIAS LEGAIS 4.1. Decreto 6.087, de 20 de abril de 2007, Art

7 4.2. Decreto /1990, Art Orientações para Desfazimento de Materiais de Informática ( ) 7

8 ANEXO I REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE MOBILIÁRIO Departamento de Partimônio Responsável Carga Sim Não RECOLHIDO (USO do e ) Chefe / / d) Irrecuperável: não pode mais ser utilizado p/ o fim a que se destinava devido à perda de suas características ou inviabilidade econômica de recuperação. / / Departamento de Partimônio ANEXO I REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE MOBILIÁRIO Responsável Carga RECOLHIDO (USO do e ) Sim Não Chefe / / d) Irrecuperável: não pode mais ser utilizado p/ o fim a que se destinava devido à perda de suas características ou inviabilidade econômica de recuperação. / /

9 ANEXO II REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE EQUIPAMENTOS EM GERAL (exceto Equip. de Processamento de Dados) Departamento de Patrimônio Responsável Carga Peso Aproximado (kg) Sim RECOLHIDO (USO do e ) Não Chefe / / Departamento de Patrimônio ANEXO II REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE EQUIPAMENTOS EM GERAL Responsável Carga Peso Aproximado (kg) RECOLHIDO (USO do e ) Sim Não Chefe / /

10 Departamento de Patrimônio - ANEXO III - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE CPU E NOTEBOOK/LAPTOP Responsável Carga Processador Velocidade Processador Memória RAM HD Os componentes detalhados na descrição ainda constam no item? Marca Sim Não Sim Não RECOLHIDO (USO do e ) Chefe / / Departamento de Patrimônio - ANEXO III - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE CPU E NOTEBOOK/LAPTOP Responsável Carga Processador Velocidade Processador Memória RAM HD Os componentes detalhados na descrição ainda constam no item? Marca Sim Não Sim Não RECOLHIDO (USO do e ) Chefe / /

11 Departamento de Patrimônio - ANEXO IV - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE MONITOR Responsável Carga Tipo de Monitor Tamanho Tela em Polegadas Marca Sim RECOLHIDO (USO do e ) Não Chefe / / PARA USO DA DiMan/PU - Autorização para Execiução de Recolhimento de Bens Departamento de Patrimônio - ANEXO IV - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE MONITOR Responsável Carga Tipo de Monitor Tamanho Tela em Polegadas Marca Sim Não RECOLHIDO (USO do e ) Chefe / / PARA USO DA DiMan/PU - Autorização para Execiução de Recolhimento de Bens

12 Departamento de Patrimônio - ANEXO V - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE IMPRESSORA RECOLHIDO (USO do e ) Responsável Carga Tipo de Impressora Marca Classificação * Sim Não Chefe / / Departamento de Patrimônio - ANEXO V - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE IMPRESSORA Responsável Carga Tipo de Impressora Marca Classificação * Sim Não RECOLHIDO (USO do e ) Chefe / /

13 Departamento de Patrimônio - ANEXO VI - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE OUTROS EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA Responsável Carga Tipo de Equipamento Os componentes detalhados na descrição ainda constam no item? Marca Sim Não Sim Não RECOLHIDO (USO do e ) Chefe / / Departamento de Patrimônio - ANEXO VI - REQUISIÇÃO DE "BAIXA" DE OUTROS EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA Responsável Carga Tipo de Equipamento detalhados na descrição RECOLHIDO (USO do e ) Marca Sim Não Sim Não Chefe / /