CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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1 CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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3 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS: SERVIÇOS E ROTINAS DE PROTOCOLO, EXPEDIÇÃO E ARQUIVO; CLASSIFICA- ÇÃO DE DOCUMENTOS E CORRESPON- DÊNCIAS; CORRESPONDÊNCIA OFICIAL. Classificação da correspondência Patente Confidencial ou secreta A correspondência confidencial ou secreta nunca deve ser aberta, mas sim conduzida diretamente á direção. É conveniente, contudo, registrar a sua entrada, de preferência em livro próprio. A correspondência particular, como é lógico, também não deve ser aberta, mas sim dirigida aos respectivos destinatários. A correspondência dita patente, é que vai entrar no circuito de tratamento. Abertura A abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo. Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior. Registro das entradas Geralmente esta fase da correspondência concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o numero da entrada. Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida. Distribuição A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo. Muitas vezes é utilizada uma guia de remessa de documentos que os descreve e agrupa por destinos, acompanhando-os até á recepção. Ai é assinado um duplicado que comprova a entrega. Não esquecer que: toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata; não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos.a execução de uma carta resposta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. Portanto, a redação da carta deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de comunicação. A resposta pode ser executada de diversas formas: ditado direto, em que o processador de texto executa diretamente o texto que lhe é transmitido; ditado indireto, onde o processador de texto executa o texto através de uma minuta, um registro que estenografou ou um registro gravado. Assinatura Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada. A organização das grandes empresas implica que o correio e expedição esteja pronto até determinada hora, de forma a ser levado a despacho. Registro de saída O registro das saídas também é normalmente feito em livro próprio. Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente. Expedição e Arquivo Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se: a carta esta datada e assinada; contém o material referido em anexo; o endereço corresponde ao do sobrescrito.e por fim... toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a respectiva cópia; quando a correspondência for registrada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação; no caso do registro ser com aviso de recepção, este, após ser devolvido pelo destinatário com a respectiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da correspondência. Resposta ou Arquivo Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada. O que significa que: se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenante; se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever. 1

4 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS: FORMA- ÇÃO, AUTUAÇÃO E TRAMITAÇÃO. PROCE- DIMENTOS PROCESSUAIS: AUTUAÇÃO, AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS COM CLAS- SIFICAÇÃO DE PRECEDÊNCIA, AUTUA- ÇÃO DE PROCESSOS E INSTRUÇÃO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAÇÃO DE SIGILO E INFORMAÇÕES PESSOAIS, INS- TRUÇÃO E NUMERAÇÃO DE FOLHAS. CONCEITO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO Conceitualmente, temos que processo administrativo, ou então, procedimento administrativo é uma sucessão concatenada de atos administrativos, que transitam todos para um único resultado final e conclusivo. Assim, para existir o processo administrativo é necessário que haja uma sequência de atos encadeados, ordenados entre si, objetivando um ato derradeiro, todavia, cumpre esclarecer que, apesar de estarem ligados entre si, cada ato conserva em sua essência sua identidade funcional própria, dessa forma, cada ato cumpre uma função especifica e autônoma, porém são organizadas de tal maneira, que é possível alcançar uma expressão decisiva a respeito de determinada matéria. REQUISITOS DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO A doutrina administrativa identifica e admite 03 requisitos essenciais para a formação do procedimento administrativo, quais são: - Inicialmente é necessário que cada ato administrativo que compõe a cadeia sequencial do procedimento possua autonomia, individualidade jurídica, objetivando conservar sua identidade própria; - Em uma segunda etapa da formação do procedimento administrativo, estes diversos atos devem estar encadeados, concatenados de maneira sequencial, com o objetivo de alcançar a conclusão sobre determinada matéria; - Ao final, temos como terceiro requisito, a existência da relação de causalidade, entre os diversos atos administrativos, que, de acordo Celso Antônio Bandeira de Mello, um determinado ato suponha o anterior e o ato final suponha a todos eles. OBJETIVO DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO De maneira acertada, os doutrinadores administrativos identificaram dois objetivos principais do procedimento administrativo: - resguardar o direito dos administrados - tornar a atuação administrativa mais transparente e organizada Assim, temos inicialmente que o primeiro objetivo da realização do procedimento administrativo, é justamente ofertar ao administrado a possibilidade de suas razões serem levadas em consideração, antes mesmo da tomada de decisão, pela autoridade administrativa, que irá afetá-lo diretamente. De outro lado, temos outro objetivo do procedimento administrativo, que é a transparência das atividades administrativas durante o processo. Tal objetivo visa alcançar e complementar a garantia da defesa jurisdicional, tendo em vista que durante seu curso processual, a autoridade administrativa deve buscar a tomada da decisão mais bem informada, mais responsável, auxiliando dessa maneira a adoção da melhor solução para os interesses públicos, que somente será possível com a organização sistemática do procedimento adotado, conferindo transparência aos atos administrativos processuais, pautados na justiça e obediência a legislação. FASES DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO Durante o procedimento administrativo, conforme ensina o Ilustre Prof. Celso Antônio Bandeira de Mello, verifica-se a presença de diferentes fases processuais. Assim, temos a sistematização das fases divididas e escalonadas da seguinte maneira: - Fase de iniciativa, ou propulsória; - Fase instrutória; - Fase dispositiva; - Fase controladora ou integrativa, e; - Fase de comunicação Fase iniciativa ou propulsória: Tal fase corresponde ao impulso que inicia o processo, que tanto poderá ser gerado pelo administrado, quando requer uma autorização, licença ou então uma permissão, ou então poderá ser produto de uma decisão administrativa ex officio, que é exatamente o que ocorre quando a administração pública inicia a abertura de um concurso público para preenchimento de cargos, ou então o início de uma licitação pública; Fase Instrutória: Em sequencia passamos pela fase instrutória, na qual a Administração Pública deve escolher os elementos que serão utilizados como subsídios para a tomada mais acertada da decisão final. Importante esclarecer que nesta fase deverá ser ouvido aquele que será diretamente atingido pela decisão final da autoridade administrativa, e ainda a demonstração de todos os elementos probatórios necessários para formar o convencimento da autoridade julgadora do procedimento administrativo. É exatamente neste estágio do procedimento que é ofertado a possibilidade de fazer averiguações, perícias, exames, estudos técnicos, pareceres, e todo e qualquer elemento probatório; Fase dispositiva: Pela fase dispositiva temos que é o momento do procedimento administrativo na qual a Administração Pública irá explanar a sua decisão, fundamentando todos os tópicos de sua sentença final, decidindo então a questão. Fase controladora ou integrativa: É nesta fase que é disponibilizado as autoridades administrativas diversas que tiveram participação no procedimento administrativo, para avaliarem de maneira objetiva se houve o satisfatório transcurso das varias fases processuais, e ainda se o que foi decidido esta de acordo com o interesse público e se devem confirmar ou não a decisão final. Fase de comunicação: Por fim, temos a fase de comunicação, em que a providencia conclusiva, ou seja, a decisão confirmada pelas autoridades administrativas deve ser transmitida pelos meios de comunicação que a lei exigir para cada caso, objetivando dar publicidade das decisões administrativas, com seus fundamentos. 2

5 PRINCÍPIOS DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO. Não existe em nosso ordenamento jurídico lei reguladora especifica que cuida de identificar de forma taxativa quais são os princípios norteadores do procedimento administrativo, entretanto, em análise a Constituição Federal e as demais legislações administrativas esparsas, podemos facilmente identificar alguns princípios passiveis de adoção no processo administrativo, os quais serão objetos do presente estudo. - Princípio da audiência do interessado: Por tal princípio verificamos a incidência de um direito fundamental de todo acusado, previsto constitucionalmente, que é o do contraditório, que não se deve resumir em uma única manifestação durante todo o transcurso do procedimento, mas deve a parte que será afetada pela decisão ter oportunidade de se manifestar durante todo o procedimento administrativo. - Princípio da acessibilidade: Deve estar à disposição e acessível á parte interessada o exame de toda a documentação constantes dos autos do procedimento administrativo, não podendo ser obstada vista dos autos a parte interessada, bem como os documentos que o compõe, com o objetivo de ter conhecimento pleno de todo o teor do procedimento. - Princípio da ampla instrução probatória: Por tal princípio, temos o direito do administrado, não apenas de oferecer e produzir provas durante o tramite processual, mas também o poder de fiscalizar a produção das provas por parte da Administração, objetivando sanar equívocos e se defender de provas duvidosas. - Princípio da motivação: Este princípio vincula obrigatoriamente a administração pública em explicitar tanto o fundamento normativo quanto o fundamento fático da decisão prolatada durante o procedimento administrativo, bem como em sua decisão final. - Princípio da revisibilidade: Tal princípio consiste simplesmente no direito do administrado recorrer de decisão administrativa que lhe seja desfavorável, seja em sua totalidade ou em parte. - Princípio da representação: Durante o trâmite processual, é lícito ao administrado requerer o acompanhamento de determinadas peças técnicas de auxiliar capacitado para lhe representar e assessorar. - Princípio da lealdade e boa-fé: Temos por este princípio que a administração, em todo o trâmite processual esta obrigada a agir de maneira leal, em obediência a boa-fé administrativa, ficando proibida adoção de medidas ardilosas, capazes de colocar o administrado em nível de inferioridade no transcorrer do processo. - Princípio da verdade material: Consiste no fato da administração pública demonstrar a verdade real dos fatos, independente das provas apresentadas nos auto do procedimento administrativo. - Princípio da celeridade processual: Este princípio norteador do processo administrativo orienta a administração pública em atuar no processo com presteza e célere, a fim de garantir duração razoável do processo durante sua tramitação. - Princípio da gratuidade: Este princípio tem a finalidade de garantir que o procedimento administrativo não seja motivo de ônus econômicos ao administrado, para que assim, a falta de recursos econômicos e financeiros não sejam motivos de impedir que o administrado figure em qualquer dos polos do processo. LEI FEDERAL Nº 9.784/99: Para os estudos acerca da regulamentação do processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, é imprescindível a leitura atenta do que dispõe a Lei 9.784/1999, sobre as disposições gerais, os direitos e os deveres dos administrados. LEI Nº 9.784, DE 29 DE JANEIRO DE O PRESIDENTE DA REPÚBLICAFaço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1 o Esta Lei estabelece normas básicas sobre o processo administrativo no âmbito da Administração Federal direta e indireta, visando, em especial, à proteção dos direitos dos administrados e ao melhor cumprimento dos fins da Administração. 1 o Os preceitos desta Lei também se aplicam aos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário da União, quando no desempenho de função administrativa. 2 o Para os fins desta Lei, consideram-se: I - órgão - a unidade de atuação integrante da estrutura da Administração direta e da estrutura da Administração indireta; II - entidade - a unidade de atuação dotada de personalidade jurídica; III - autoridade - o servidor ou agente público dotado de poder de decisão. Art. 2 o A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência. Parágrafo único. Nos processos administrativos serão observados, entre outros, os critérios de: I - atuação conforme a lei e o Direito; II - atendimento a fins de interesse geral, vedada a renúncia total ou parcial de poderes ou competências, salvo autorização em lei; III - objetividade no atendimento do interesse público, vedada a promoção pessoal de agentes ou autoridades; IV - atuação segundo padrões éticos de probidade, decoro e boa-fé; V - divulgação oficial dos atos administrativos, ressalvadas as hipóteses de sigilo previstas na Constituição; VI - adequação entre meios e fins, vedada a imposição de obrigações, restrições e sanções em medida superior àquelas estritamente necessárias ao atendimento do interesse público; VII - indicação dos pressupostos de fato e de direito que determinarem a decisão; VIII observância das formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados; IX - adoção de formas simples, suficientes para propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados; X - garantia dos direitos à comunicação, à apresentação de alegações finais, à produção de provas e à interposição de recursos, nos processos de que possam resultar sanções e nas situações de litígio; 3

6 XI - proibição de cobrança de despesas processuais, ressalvadas as previstas em lei; XII - impulsão, de ofício, do processo administrativo, sem prejuízo da atuação dos interessados; XIII - interpretação da norma administrativa da forma que melhor garanta o atendimento do fim público a que se dirige, vedada aplicação retroativa de nova interpretação. CAPÍTULO II DOS DIREITOS DOS ADMINISTRADOS Art. 3 o O administrado tem os seguintes direitos perante a Administração, sem prejuízo de outros que lhe sejam assegurados: I - ser tratado com respeito pelas autoridades e servidores, que deverão facilitar o exercício de seus direitos e o cumprimento de suas obrigações; II - ter ciência da tramitação dos processos administrativos em que tenha a condição de interessado, ter vista dos autos, obter cópias de documentos neles contidos e conhecer as decisões proferidas; III - formular alegações e apresentar documentos antes da decisão, os quais serão objeto de consideração pelo órgão competente; IV - fazer-se assistir, facultativamente, por advogado, salvo quando obrigatória a representação, por força de lei. CAPÍTULO III DOS DEVERES DO ADMINISTRADO Art. 4 o São deveres do administrado perante a Administração, sem prejuízo de outros previstos em ato normativo: I - expor os fatos conforme a verdade; II - proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé; III - não agir de modo temerário; IV - prestar as informações que lhe forem solicitadas e colaborar para o esclarecimento dos fatos. CAPÍTULO IV DO INÍCIO DO PROCESSO Art. 5 o O processo administrativo pode iniciar-se de ofício ou a pedido de interessado. Art. 6 o O requerimento inicial do interessado, salvo casos em que for admitida solicitação oral, deve ser formulado por escrito e conter os seguintes dados: I - órgão ou autoridade administrativa a que se dirige; II - identificação do interessado ou de quem o represente; III - domicílio do requerente ou local para recebimento de comunicações; IV - formulação do pedido, com exposição dos fatos e de seus fundamentos; V - data e assinatura do requerente ou de seu representante. Parágrafo único. É vedada à Administração a recusa imotivada de recebimento de documentos, devendo o servidor orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas. Art. 7 o Os órgãos e entidades administrativas deverão elaborar modelos ou formulários padronizados para assuntos que importem pretensões equivalentes. Art. 8 o Quando os pedidos de uma pluralidade de interessados tiverem conteúdo e fundamentos idênticos, poderão ser formulados em um único requerimento, salvo preceito legal em contrário. CAPÍTULO V DOS INTERESSADOS Art. 9 o São legitimados como interessados no processo administrativo: I - pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de representação; II - aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada; III - as organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; IV - as pessoas ou as associações legalmente constituídas quanto a direitos ou interesses difusos. Art. 10. São capazes, para fins de processo administrativo, os maiores de dezoito anos, ressalvada previsão especial em ato normativo próprio. CAPÍTULO VI DA COMPETÊNCIA Art. 11. A competência é irrenunciável e se exerce pelos órgãos administrativos a que foi atribuída como própria, salvo os casos de delegação e avocação legalmente admitidos. Art. 12. Um órgão administrativo e seu titular poderão, se não houver impedimento legal, delegar parte da sua competência a outros órgãos ou titulares, ainda que estes não lhe sejam hierarquicamente subordinados, quando for conveniente, em razão de circunstâncias de índole técnica, social, econômica, jurídica ou territorial. Parágrafo único. O disposto nocaputdeste artigo aplica-se à delegação de competência dos órgãos colegiados aos respectivos presidentes. Art. 13. Não podem ser objeto de delegação: I - a edição de atos de caráter normativo; II - a decisão de recursos administrativos; III - as matérias de competência exclusiva do órgão ou autoridade. Art. 14. O ato de delegação e sua revogação deverão ser publicados no meio oficial. 1 o O ato de delegação especificará as matérias e poderes transferidos, os limites da atuação do delegado, a duração e os objetivos da delegação e o recurso cabível, podendo conter ressalva de exercício da atribuição delegada. 2 o O ato de delegação é revogável a qualquer tempo pela autoridade delegante. 3 o As decisões adotadas por delegação devem mencionar explicitamente esta qualidade e considerar-se-ão editadas pelo delegado. Art. 15. Será permitida, em caráter excepcional e por motivos relevantes devidamente justificados, a avocação temporária de competência atribuída a órgão hierarquicamente inferior. Art. 16. Os órgãos e entidades administrativas divulgarão publicamente os locais das respectivas sedes e, quando conveniente, a unidade fundacional competente em matéria de interesse especial. Art. 17. Inexistindo competência legal específica, o processo administrativo deverá ser iniciado perante a autoridade de menor grau hierárquico para decidir. 4

7 CAPÍTULO VII DOS IMPEDIMENTOS E DA SUSPEIÇÃO Art. 18. É impedido de atuar em processo administrativo o servidor ou autoridade que: I - tenha interesse direto ou indireto na matéria; II - tenha participado ou venha a participar como perito, testemunha ou representante, ou se tais situações ocorrem quanto ao cônjuge, companheiro ou parente e afins até o terceiro grau; III - esteja litigando judicial ou administrativamente com o interessado ou respectivo cônjuge ou companheiro. Art. 19. A autoridade ou servidor que incorrer em impedimento deve comunicar o fato à autoridade competente, abstendo-se de atuar. Parágrafo único. A omissão do dever de comunicar o impedimento constitui falta grave, para efeitos disciplinares. Art. 20. Pode ser arguida a suspeição de autoridade ou servidor que tenha amizade íntima ou inimizade notória com algum dos interessados ou com os respectivos cônjuges, companheiros, parentes e afins até o terceiro grau. Art. 21. O indeferimento de alegação de suspeição poderá ser objeto de recurso, sem efeito suspensivo. CAPÍTULO VIII DA FORMA, TEMPO E LUGAR DOS ATOS DO PROCESSO Art. 22. Os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir. 1 o Os atos do processo devem ser produzidos por escrito, em vernáculo, com a data e o local de sua realização e a assinatura da autoridade responsável. 2 o Salvo imposição legal, o reconhecimento de firma somente será exigido quando houver dúvida de autenticidade. 3 o A autenticação de documentos exigidos em cópia poderá ser feita pelo órgão administrativo. 4 o O processo deverá ter suas páginas numeradas sequencialmente e rubricadas. Art. 23. Os atos do processo devem realizar-se em dias úteis, no horário normal de funcionamento da repartição na qual tramitar o processo. Parágrafo único. Serão concluídos depois do horário normal os atos já iniciados, cujo adiamento prejudique o curso regular do procedimento ou cause dano ao interessado ou à Administração. Art. 24. Inexistindo disposição específica, os atos do órgão ou autoridade responsável pelo processo e dos administrados que dele participem devem ser praticados no prazo de cinco dias, salvo motivo de força maior. Parágrafo único. O prazo previsto neste artigo pode ser dilatado até o dobro, mediante comprovada justificação. Art. 25. Os atos do processo devem realizar-se preferencialmente na sede do órgão, cientificando-se o interessado se outro for o local de realização. CAPÍTULO IX DA COMUNICAÇÃO DOS ATOS Art. 26. O órgão competente perante o qual tramita o processo administrativo determinará a intimação do interessado para ciência de decisão ou a efetivação de diligências. 1 o A intimação deverá conter: I - identificação do intimado e nome do órgão ou entidade administrativa; II - finalidade da intimação; III - data, hora e local em que deve comparecer; IV - se o intimado deve comparecer pessoalmente, ou fazer-se representar; V - informação da continuidade do processo independentemente do seu comparecimento; VI - indicação dos fatos e fundamentos legais pertinentes. 2 o A intimação observará a antecedência mínima de três dias úteis quanto à data de comparecimento. 3 o A intimação pode ser efetuada por ciência no processo, por via postal com aviso de recebimento, por telegrama ou outro meio que assegure a certeza da ciência do interessado. 4 o No caso de interessados indeterminados, desconhecidos ou com domicílio indefinido, a intimação deve ser efetuada por meio de publicação oficial. 5 o As intimações serão nulas quando feitas sem observância das prescrições legais, mas o comparecimento do administrado supre sua falta ou irregularidade. Art. 27. O desatendimento da intimação não importa o reconhecimento da verdade dos fatos, nem a renúncia a direito pelo administrado. Parágrafo único. No prosseguimento do processo, será garantido direito de ampla defesa ao interessado. Art. 28. Devem ser objeto de intimação os atos do processo que resultem para o interessado em imposição de deveres, ônus, sanções ou restrição ao exercício de direitos e atividades e os atos de outra natureza, de seu interesse. CAPÍTULO X DA INSTRUÇÃO Art. 29. As atividades de instrução destinadas a averiguar e comprovar os dados necessários à tomada de decisão realizam-se de ofício ou mediante impulsão do órgão responsável pelo processo, sem prejuízo do direito dos interessados de propor atuações probatórias. 1 o O órgão competente para a instrução fará constar dos autos os dados necessários à decisão do processo. 2 o Os atos de instrução que exijam a atuação dos interessados devem realizar-se do modo menos oneroso para estes. Art. 30. São inadmissíveis no processo administrativo as provas obtidas por meios ilícitos. Art. 31. Quando a matéria do processo envolver assunto de interesse geral, o órgão competente poderá, mediante despacho motivado, abrir período de consulta pública para manifestação de terceiros, antes da decisão do pedido, se não houver prejuízo para a parte interessada. 1 o A abertura da consulta pública será objeto de divulgação pelos meios oficiais, a fim de que pessoas físicas ou jurídicas possam examinar os autos, fixando-se prazo para oferecimento de alegações escritas. 5

8 2 o O comparecimento à consulta pública não confere, por si, a condição de interessado do processo, mas confere o direito de obter da Administração resposta fundamentada, que poderá ser comum a todas as alegações substancialmente iguais. Art. 32. Antes da tomada de decisão, a juízo da autoridade, diante da relevância da questão, poderá ser realizada audiência pública para debates sobre a matéria do processo. Art. 33. Os órgãos e entidades administrativas, em matéria relevante, poderão estabelecer outros meios de participação de administrados, diretamente ou por meio de organizações e associações legalmente reconhecidas. Art. 34. Os resultados da consulta e audiência pública e de outros meios de participação de administrados deverão ser apresentados com a indicação do procedimento adotado. Art. 35. Quando necessária à instrução do processo, a audiência de outros órgãos ou entidades administrativas poderá ser realizada em reunião conjunta, com a participação de titulares ou representantes dos órgãos competentes, lavrando-se a respectiva ata, a ser juntada aos autos. Art. 36. Cabe ao interessado a prova dos fatos que tenha alegado, sem prejuízo do dever atribuído ao órgão competente para a instrução e do disposto no art. 37 desta Lei. Art. 37. Quando o interessado declarar que fatos e dados estão registrados em documentos existentes na própria Administração responsável pelo processo ou em outro órgão administrativo, o órgão competente para a instrução proverá, de ofício, à obtenção dos documentos ou das respectivas cópias. Art. 38. O interessado poderá, na fase instrutória e antes da tomada da decisão, juntar documentos e pareceres, requerer diligências e perícias, bem como aduzir alegações referentes à matéria objeto do processo. 1 o Os elementos probatórios deverão ser considerados na motivação do relatório e da decisão. 2 o Somente poderão ser recusadas, mediante decisão fundamentada, as provas propostas pelos interessados quando sejam ilícitas, impertinentes, desnecessárias ou protelatórias. Art. 39. Quando for necessária a prestação de informações ou a apresentação de provas pelos interessados ou terceiros, serão expedidas intimações para esse fim, mencionando-se data, prazo, forma e condições de atendimento. Parágrafo único. Não sendo atendida a intimação, poderá o órgão competente, se entender relevante a matéria, suprir de ofício a omissão, não se eximindo de proferir a decisão. Art. 40. Quando dados, atuações ou documentos solicitados ao interessado forem necessários à apreciação de pedido formulado, o não atendimento no prazo fixado pela Administração para a respectiva apresentação implicará arquivamento do processo. Art. 41. Os interessados serão intimados de prova ou diligência ordenada, com antecedência mínima de três dias úteis, mencionando-se data, hora e local de realização. Art. 42. Quando deva ser obrigatoriamente ouvido um órgão consultivo, o parecer deverá ser emitido no prazo máximo de quinze dias, salvo norma especial ou comprovada necessidade de maior prazo. 1 o Se um parecer obrigatório e vinculante deixar de ser emitido no prazo fixado, o processo não terá seguimento até a respectiva apresentação, responsabilizando-se quem der causa ao atraso. 2 o Se um parecer obrigatório e não vinculante deixar de ser emitido no prazo fixado, o processo poderá ter prosseguimento e ser decidido com sua dispensa, sem prejuízo da responsabilidade de quem se omitiu no atendimento. Art. 43. Quando por disposição de ato normativo devam ser previamente obtidos laudos técnicos de órgãos administrativos e estes não cumprirem o encargo no prazo assinalado, o órgão responsável pela instrução deverá solicitar laudo técnico de outro órgão dotado de qualificação e capacidade técnica equivalentes. Art. 44. Encerrada a instrução, o interessado terá o direito de manifestar-se no prazo máximo de dez dias, salvo se outro prazo for legalmente fixado. Art. 45. Em caso de risco iminente, a Administração Pública poderá motivadamente adotar providências acauteladoras sem a prévia manifestação do interessado. Art. 46. Os interessados têm direito à vista do processo e a obter certidões ou cópias reprográficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados os dados e documentos de terceiros protegidos por sigilo ou pelo direito à privacidade, à honra e à imagem. Art. 47. O órgão de instrução que não for competente para emitir a decisão final elaborará relatório indicando o pedido inicial, o conteúdo das fases do procedimento e formulará proposta de decisão, objetivamente justificada, encaminhando o processo à autoridade competente. CAPÍTULO XI DO DEVER DE DECIDIR Art. 48. A Administração tem o dever de explicitamente emitir decisão nos processos administrativos e sobre solicitações ou reclamações, em matéria de sua competência. Art. 49. Concluída a instrução de processo administrativo, a Administração tem o prazo de até trinta dias para decidir, salvo prorrogação por igual período expressamente motivada. CAPÍTULO XII DA MOTIVAÇÃO Art. 50. Os atos administrativos deverão ser motivados, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, quando: I - neguem, limitem ou afetem direitos ou interesses; II - imponham ou agravem deveres, encargos ou sanções; III - decidam processos administrativos de concurso ou seleção pública; IV - dispensem ou declarem a inexigibilidade de processo licitatório; V - decidam recursos administrativos; VI - decorram de reexame de ofício; VII - deixem de aplicar jurisprudência firmada sobre a questão ou discrepem de pareceres, laudos, propostas e relatórios oficiais; VIII - importem anulação, revogação, suspensão ou convalidação de ato administrativo. 1 o A motivação deve ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato. 6

9 2 o Na solução de vários assuntos da mesma natureza, pode ser utilizado meio mecânico que reproduza os fundamentos das decisões, desde que não prejudique direito ou garantia dos interessados. 3 o A motivação das decisões de órgãos colegiados e comissões ou de decisões orais constará da respectiva ata ou de termo escrito. CAPÍTULO XIII DA DESISTÊNCIA E OUTROS CASOS DE EXTINÇÃO DO PROCESSO Art. 51. O interessado poderá, mediante manifestação escrita, desistir total ou parcialmente do pedido formulado ou, ainda, renunciar a direitos disponíveis. 1 o Havendo vários interessados, a desistência ou renúncia atinge somente quem a tenha formulado. 2 o A desistência ou renúncia do interessado, conforme o caso, não prejudica o prosseguimento do processo, se a Administração considerar que o interesse público assim o exige. Art. 52. O órgão competente poderá declarar extinto o processo quando exaurida sua finalidade ou o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente. CAPÍTULO XIV DA ANULAÇÃO, REVOGAÇÃO E CONVALIDAÇÃO Art. 53. A Administração deve anular seus próprios atos, quando eivados de vício de legalidade, e pode revogá-los por motivo de conveniência ou oportunidade, respeitados os direitos adquiridos. Art. 54. O direito da Administração de anular os atos administrativos de que decorram efeitos favoráveis para os destinatários decai em cinco anos, contados da data em que foram praticados, salvo comprovada má-fé. 1 o No caso de efeitos patrimoniais contínuos, o prazo de decadência contar-se-á da percepção do primeiro pagamento. 2 o Considera-se exercício do direito de anular qualquer medida de autoridade administrativa que importe impugnação à validade do ato. Art. 55. Em decisão na qual se evidencie não acarretarem lesão ao interesse público nem prejuízo a terceiros, os atos que apresentarem defeitos sanáveis poderão ser convalidados pela própria Administração. CAPÍTULO XV DO RECURSO ADMINISTRATIVO E DA REVISÃO Art. 56. Das decisões administrativas cabe recurso, em face de razões de legalidade e de mérito. 1 o O recurso será dirigido à autoridade que proferiu a decisão, a qual, se não a reconsiderar no prazo de cinco dias, o encaminhará à autoridade superior. 2 o Salvo exigência legal, a interposição de recurso administrativo independe de caução. 3 o Se o recorrente alegar que a decisão administrativa contraria enunciado da súmula vinculante, caberá à autoridade prolatora da decisão impugnada, se não a reconsiderar, explicitar, antes de encaminhar o recurso à autoridade superior, as razões da aplicabilidade ou inaplicabilidade da súmula, conforme o caso.(incluído pela Lei nº , de 2006).Vigência Art. 57. O recurso administrativo tramitará no máximo por três instâncias administrativas, salvo disposição legal diversa. Art. 58. Têm legitimidade para interpor recurso administrativo: I - os titulares de direitos e interesses que forem parte no processo; II - aqueles cujos direitos ou interesses forem indiretamente afetados pela decisão recorrida; III - as organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; IV - os cidadãos ou associações, quanto a direitos ou interesses difusos. Art. 59. Salvo disposição legal específica, é de dez dias o prazo para interposição de recurso administrativo, contado a partir da ciência ou divulgação oficial da decisão recorrida. 1 o Quando a lei não fixar prazo diferente, o recurso administrativo deverá ser decidido no prazo máximo de trinta dias, a partir do recebimento dos autos pelo órgão competente. 2 o O prazo mencionado no parágrafo anterior poderá ser prorrogado por igual período, ante justificativa explícita. Art. 60. O recurso interpõe-se por meio de requerimento no qual o recorrente deverá expor os fundamentos do pedido de reexame, podendo juntar os documentos que julgar convenientes. Art. 61. Salvo disposição legal em contrário, o recurso não tem efeito suspensivo. Parágrafo único. Havendo justo receio de prejuízo de difícil ou incerta reparação decorrente da execução, a autoridade recorrida ou a imediatamente superior poderá, de ofício ou a pedido, dar efeito suspensivo ao recurso. Art. 62. Interposto o recurso, o órgão competente para dele conhecer deverá intimar os demais interessados para que, no prazo de cinco dias úteis, apresentem alegações. Art. 63. O recurso não será conhecido quando interposto: I - fora do prazo; II - perante órgão incompetente; III - por quem não seja legitimado; IV - após exaurida a esfera administrativa. 1 o Na hipótese do inciso II, será indicada ao recorrente a autoridade competente, sendo-lhe devolvido o prazo para recurso. 2 o O não conhecimento do recurso não impede a Administração de rever de ofício o ato ilegal, desde que não ocorrida preclusão administrativa. Art. 64. O órgão competente para decidir o recurso poderá confirmar, modificar, anular ou revogar, total ou parcialmente, a decisão recorrida, se a matéria for de sua competência. Parágrafo único. Se da aplicação do disposto neste artigo puder decorrer gravame à situação do recorrente, este deverá ser cientificado para que formule suas alegações antes da decisão. Art. 64-A. Se o recorrente alegar violação de enunciado da súmula vinculante, o órgão competente para decidir o recurso explicitará as razões da aplicabilidade ou inaplicabilidade da súmula, conforme o caso.(incluído pela Lei nº , de 2006).Vigência Art. 64-B. Acolhida pelo Supremo Tribunal Federal a reclamação fundada em violação de enunciado da súmula vinculante, dar-se-á ciência à autoridade prolatora e ao órgão competente para o julgamento do recurso, que deverão adequar as futuras decisões 7

10 administrativas em casos semelhantes, sob pena de responsabilização pessoal nas esferas cível, administrativa e penal.(incluído pela Lei nº , de 2006).Vigência Art. 65. Os processos administrativos de que resultem sanções poderão ser revistos, a qualquer tempo, a pedido ou de ofício, quando surgirem fatos novos ou circunstâncias relevantes suscetíveis de justificar a inadequação da sanção aplicada. Parágrafo único. Da revisão do processo não poderá resultar agravamento da sanção. CAPÍTULO XVI DOS PRAZOS Art. 66. Os prazos começam a correr a partir da data da cientificação oficial, excluindo-se da contagem o dia do começo e incluindo-se o do vencimento. 1 o Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento cair em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes da hora normal. 2 o Os prazos expressos em dias contam-se de modo contínuo. 3 o Os prazos fixados em meses ou anos contam-se de data a data. Se no mês do vencimento não houver o dia equivalente àquele do início do prazo, tem-se como termo o último dia do mês. Art. 67. Salvo motivo de força maior devidamente comprovado, os prazos processuais não se suspendem. CAPÍTULO XVII DAS SANÇÕES Art. 68. As sanções, a serem aplicadas por autoridade competente, terão natureza pecuniária ou consistirão em obrigação de fazer ou de não fazer, assegurado sempre o direito de defesa. CAPÍTULO XVIII DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 69. Os processos administrativos específicos continuarão a reger-se por lei própria, aplicando-se-lhes apenas subsidiariamente os preceitos desta Lei. Art. 69-A. Terão prioridade na tramitação, em qualquer órgão ou instância, os procedimentos administrativos em que figure como parte ou interessado:(incluído pela Lei nº , de 2009). I - pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos;(incluído pela Lei nº , de 2009). II - pessoa portadora de deficiência, física ou mental;(incluído pela Lei nº , de 2009). III (VETADO)(Incluído pela Lei nº , de 2009). IV - pessoa portadora de tuberculose ativa, esclerose múltipla, neoplasia maligna, hanseníase, paralisia irreversível e incapacitante, cardiopatia grave, doença de Parkinson, espondilo artrose anquilosante, nefropatia grave, hepatopatia grave, estados avançados da doença de Paget (osteíte deformante), contaminação por radiação, síndrome de imunodeficiência adquirida, ou outra doença grave, com base em conclusão da medicina especializada, mesmo que a doença tenha sido contraída após o início do processo.(incluído pela Lei nº , de 2009). 1 o A pessoa interessada na obtenção do benefício, juntando prova de sua condição, deverá requerê-lo à autoridade administrativa competente, que determinará as providências a serem cumpridas.(incluído pela Lei nº , de 2009). 2 o Deferida a prioridade, os autos receberão identificação própria que evidencie o regime de tramitação prioritária.(incluído pela Lei nº , de 2009). 3 o (VETADO)(Incluído pela Lei nº , de 2009). 4 o (VETADO)(Incluído pela Lei nº , de 2009). Art. 70. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Brasília 29 de janeiro de 1999; 178 o da Independência e 111 o da República. FONTE: GESTÃO DE MATERIAL E CONTROLE DE ESTOQUES E ALMOXARIFADO. Estoque A gestão eficiente do fluxo de bens e serviços do ponto de origem ao ponto de consumo requer de maneira sequencial, o planejamento, a programação e o controle de um conjunto de atividades que reúnem: insumos básicos (matérias-primas); materiais em processamento; materiais acabados; serviços e informações disponíveis. Como resultado da administração destas atividades gerase o movimento de bens e serviços aos clientes (cidadão/usuário), havendo como decorrência a geração das chamadas utilidades de tempo e/ou de lugar, que por sua vez são fatores fundamentais para as funções logísticas. Para a administração pública, tanto recursos quanto o público-alvo organizacional estão espalhados em áreas de distintos tamanhos, além da diversidade sócio cultural dos residentes locais. Esse é o problema que a logística têm a missão de resolver. Ou seja, diminuir o hiato entre o resultado do processo de transformação da organização e a demanda, de modo que os consumidores (cidadão-cliente/sociedade/usuário) tenham bens e serviços quando e onde quiserem, na condição que desejarem, e com o menor custo. Na organização pública, a missão do gestor é estabelecer o nível de atividades logísticas necessário para atender ao público- -alvo organizacional no tempo certo, no local certo e nas condições e formas desejadas, de forma economicamente eficaz, eficiente e efetiva no uso dos recursos públicos. As áreas da logística A logística realiza a integração da administração de materiais (suprimentos) com a logística organizacional, com a distribuição física e/ou prestação de serviços, e com as atividades relativas ao retorno/descarte de materiais. Logística de entrada (administração de materiais/logística de suprimentos) É o conjunto de operações associadas ao fluxo de materiais e informações necessários ao modelo de transformação da organização. Para a organização pública, têm-se os seguintes entendimentos sobre Material e Serviços com seus respectivos embasamento legal. 8

11 No campo da Ciência Contábil o termo MATERIAL compreende todos os itens contabilizáveis que participam diretamente ou indiretamente na constituição do bem/serviço de uma organização. Na gestão pública, temos a classificação de Material por natureza de despesa em Material Permanente e Material de Consumo, discorrendo os seguintes conceitos: a. Material Permanente é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem durabilidade superior a dois anos. Se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefício, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relaçãocarga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. No entanto, esses bens deverão estar registrados contabilmente no patrimônio da entidade. Isso deve ao fato de obedecer ao Princípio da Economicidade previsto no Art. 70 da CF/88 que se traduz na relação custo-benefício. Ou seja, os controles devem ser simplificados quando se apresentam como meramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco. b. Material de Consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos. Deve atender a pelo menos um dos critérios a seguir: - Critério de Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento no prazo máximo de dois anos; - Critério de Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade; - Critério de Perecibilidade: se está sujeito a modificações químicas ou físicas, ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal; - Critério de Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização (sendo classificado como ), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como ); - Critério de Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação. Se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, devido à durabilidade, quantidade utilizada ou valor relevante, deve ser controlado por meio de relação-carga e incorporado ao patrimônio da entidade. Logística organizacional (operacional) É a integração das atividades de um sistema organizacional, em função do seu modelo de transformação, desde o planejamento e obtenção dos insumos necessários, passando pelo processo produtivo até a distribuição para o consumidor (intermediário/final), atendendo as necessidades do público-alvo a custos reduzidos, com qualidade e uso adequado de recursos. O instrumento legal de criação da instituição pública e seu regimento interno norteiam essas atividades na organização. Logística de saída (distribuição física do bem/prestação do serviço) É o conjunto de operações associadas à transferência do resultado objeto de uma transação desde o local de origem até o local designado no destino e no fluxo de informação associado, devendo garantir que chegue ao destino nas condições desejadas, oportunamente e com uso maximizado dos recursos disponíveis. A missão da organização constante no dispositivo de sua criação e as atribuições funcionais inerentes ao cargo desempenhado orientam os gestores públicos na execução dessas operações. Logística Reversa: Para o autor PIRES, duas premissas básicas impõem a necessidade de gestão da logística reversa: a agregação de valor e a responsabilidade pela sucata e/ou lixo industrial. A agregação de valor, considerando o aumento do comércio global, está relacionada à importância na gestão dos recipientes (pallets, containers, etc.) e das embalagens, envolvendo processos logísticos complexos e estando sujeitos a restrições legais e sanitárias, dentre outras. A responsabilidade pela sucata e/ou lixo industrial diz respeito à gestão dos materiais após o término de suas vidas úteis, passando a vigorar cada vez mais a regra de que quem produz é o responsável pelo produto após a sua vida útil. Para a organização pública, essa preocupação e/ou exigência sócioambiental pode ser observada na INSTRUÇÃO NORMATI- VA Nº 205, DE 08 DE ABRIL DE 1988 expressa no item 1. Material que: a designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis (grifo meu), dando importância à logística reversa nas organizações públicas com o objetivo de racionalizar com minimização de custos o uso de material através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades. As funções logísticas As atividades administrativas a serem geridas, em qualquer organização, podem incluir todo ou parte do seguinte: transportes, manutenção de estoques, processamento de pedidos, compras (obtenção), armazenagem, manuseio de materiais, embalagem, padrões de serviços e programação do processo de produtivo. Devido à característica sistêmica da logística, as atividades administrativas organizacionais passam a ser abordadas de forma diferente da tradicional distinção em atividades fim e atividades meio. Essa nova abordagem vem sendo provocada pela necessidade das organizações em direcionar seus esforços para o foco do seu negócio, terceirizando aquelas atividades que são economicamente melhor desempenhadas por outras organizações que as tem como produto do seu trabalho e que, consequentemente, passam a serem parceiros no negócio da empresa. Um exemplo clássico é o da indústria automotiva, formando uma cadeia produtiva. Para a organização pública não está sendo diferente. Hoje se tem, por exemplo, serviços como segurança, manutenção e limpeza realizados por terceiros e que até pouco tempo eram realizados 9

12 pela organização com um quadro próprio de servidores. Como a prática administrativa na organização pública precisa de uma base jurídica, a Instrução Normativa Nº 02 de 30 de Abril de 2008 dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não, definindo, em seu Art. 6º, que os serviços continuados que podem ser contratos por terceiros são aqueles que apoiam a realização de atividades essenciais ao cumprimento da missão institucional do órgão ou entidade. Essas atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares aos assuntos que constituem área de competência legal do órgão ou entidade poderão ser objeto de execução indireta (Art. 1º do Decreto 2.271/97). É interessante observar os seguintes conceitos relativos à logística: - Função logística é a reunião, sob uma única designação, de um conjunto de atividades logísticas afins, correlatas ou de mesma natureza. - Atividade logística é um conjunto de tarefas afins, reunidas segundo critérios de relacionamento, interdependência ou de similaridade. - Tarefa logística é um trabalho específico e limitado no tempo, que agrupa passos, atos ou movimentos interligados segundo uma determinada sequência e visando à obtenção de um resultado definido. As funções logísticas primárias (o ciclo crítico) O conceito de logística identifica aquelas funções ou atividades que são de importância primária para atingir os objetivos logísticos de custo e nível de serviço. Estas atividades-chave são: Transporte, Manutenção de Estoques, Processamento de Pedidos. Constituem o ciclo crítico de atividades logísticas. O resultado final é prover o cidadão (cliente final) quando e onde necessitar, com a melhor alocação de recursos (menor custo). a. A função logística primária de transportes Para a maioria das organizações, o transporte é a atividade logística mais importante simplesmente porque ela absorve, em média, de um a dois terços dos custos logísticos. É uma atividade essencial, pois nenhuma instituição pode operar sem providenciar a movimentação de seu produto (bem/serviço) de alguma forma. Implica na utilização dos modais de transporte para se movimentar bens. Este movimento é realizado pelos modais de transporte: aeroviário, dutoviário, ferroviário, hidroviário; rodoviário, intermodalidade e multimodalidade. Os transportes adicionam valor de lugar ao produto. b. A função logística primária de manutenção de estoques Para se atingir um grau razoável de disponibilidade de bens, é necessário manter estoques, que agem como amortecedores entre a disponibilidade e a necessidade (oferta e demanda). O estoque agrega valor de tempo. Na administração pública, a Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República (SEDAP/PR), trata do assunto no item DA AQUISIÇÃO: - As compras de material, para reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de qualquer unidade, deverão, em princípio, ser efetuadas através do Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes ou ainda, pelas correspondentes repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou seccionais, (delegacias, distritos, etc.). Uma questão importante é saber qual o nível de estoque mais adequado para a organização. Para isso, crescem em importância para a gestão de estoques as variáveis quantidade e tempo. Essas variáveis compõem os chamados fatores de ressuprimento. POZO expressa que uma das técnicas utilizadas para a avaliação dos níveis de estoques é o enfoque da dimensão do lote econômico para a manutenção de níveis de estoques satisfatórios e que é denominado de sistema máximo-mínimo. O funcionamento do sistema consiste na necessidade nas seguintes informações básicas para cada material: - Estoque mínimo ou de segurança que se deseja manter (EMin/ESeg); - O momento em que nova quantidade de material deve ser adquirida, o Ponto do Pedido (PP); - O tempo necessário para repor o material (TR); - A quantidade de material que deve ser adquirida, ou seja, o Lote de Compra ou Ressuprimento (LC); e - Quando o material é recebido e aceito pela organização, temse o estoque máximo (EMax). A IN 205/88, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, emprega essas variáveis quando expressa que o acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de quando e quanto comprar deverão ocorrer em função da aplicação de fatores de ressuprimento e suas respectivas fórmulas constantes no dispositivo legal e aplicáveis à gerência de estoques. Os fatores de ressuprimento são: Tempo de Aquisição, Intervalo de Aquisição, Ponto de Pedido, Consumo Médio Mensal, Estoque Mínimo, Estoque Máximo e Quantidade a Ressuprir. Como pode-se inferir esses fatores constituem o sistema máximo-mínimo com o enfoque da dimensão do lote econômico para a manutenção de níveis de estoques satisfatórios. Tempo de Aquisição (T) Conforme consta no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, da IN 205/88, é entendido como o período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, à unidade mês). Intervalo de Aquisição (I) Compreende o período entre duas aquisições normais e sucessivas (IN 205/88). Ponto de Pedido (Pp) É o nível de estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando completar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em) o produto do Consumo Médio Mensal (c) pelo Tempo de Aquisição (T) (IN 205/88). Consumo Médio Mensal (c) É a média aritmética do consumo nos últimos 12 meses (IN 205/88). Estoque Mínimo (Em) É a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para certo período ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal (c) por uma fração (f) do tempo de aquisição (T) que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T (IN 205/88). Essa fração 10

13 (f) do Tempo de Aquisição (T) é o chamado fator de risco que a organização está disposta a assumir com relação à ocorrência de falta de estoque. É básico para o adequado estabelecimento do Ponto de Pedido (Pp). Estoque Máximo (EM) É a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo, etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em) o produto do Consumo Médio Mensal (c) pelo Intervalo de Aquisição (I) (IN 205/88). Quantidade a Ressuprir (Q) É o número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal (c) pelo Intervalo de Aquisição (I) (IN 205/88). No item SANEAMENTO DE MATERIAL, a IN 205/88 expressa que essa atividade visa a otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis ; Os estoques devem ser objeto de constantes Revisões e Análises. Essas atividades são responsáveis pela identificação dos itens ativos e inativos. c. A função logística primária de processamento de pedidos É a atividade que inicializa a movimentação de bens e a prestação de serviços. Sua importância deriva do tempo necessário para levar bens e serviços aos consumidores. Para a organização pública, o início dessa atividade pode ser considerado por ocasião do levantamento das necessidades organizacionais, no ano vigente, a serem incluídas na previsão orçamentária para o exercício financeiro do ano seguinte. Após a liberação orçamentária no início do ano em exercício é que as instituições podem começar a realizar seus processos de licitações e contratos. Essa consideração visa esclarecer uma prática bastante comum nas organizações públicas quanto à solicitação de material feita pelas áreas demandantes. É comum o entendimento equivocado de que o pedido de material feito pela área demandante é para efetuar a compra, ou seja, um pedido de compra. O pedido realizado é para fornecimento através de uma requisição ou tabela de provisão (IN 205/88). A definição do quanto comprar já deve ter sido realizada por ocasião do processo de previsão do orçamento no ano anterior, e a consequente liberação orçamentária no ano vigente para a decisão dos gestores em relação ao quando comprar, com os ajustes, se for o caso, na definição do quanto comprar. Esse esclarecimento é importante pois visa valorizar o planejamento na instituição. É importante destacar que a descrição do material para o Pedido de Compra deverá ser elaborada através do método Descritivo, que identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível. E pelo método Referencial, que identifica indiretamente o item, através do nome do material, aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência de marca (IN 205/88). As necessidades de uma organização pública são atendidas por BENS contratados por meio de atividades de COMPRAS, por SERVIÇOS que são contratados para a sua PRESTAÇÃO, e por OBRAS que são contratadas para a sua EXECUÇÃO. Esses contratos são oriundos de um procedimento administrativo formal chamado de LICITAÇÃO, em que o órgão público convoca, por meio de condições estabelecidas em ato próprio (edital/convite) as empresas interessadas. Tem por objetivos a observância do princípio constitucional da ISONOMIA e a seleção da PROPOSTA MAIS VANTAJOSA para a administração pública. As funções logísticas de apoio Apoiam as atividades primárias: Armazenagem, Manuseio de Materiais, Embalagem de Proteção, Obtenção, Programação de Produtos e Manutenção de Informação. a. A função logística de apoio de armazenagem Uma questão básica do gerenciamento logístico nas organizações públicas é como estruturar sistemas de distribuição/prestação capazes de atender, otimizando a aplicação de recursos, o cidadão-cliente geograficamente disperso das fontes de distribuição/ prestação de um bem/serviço, oferecendo níveis de serviço cada vez mais altos em termos de disponibilidade de estoque e tempo de atendimento. A Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, trata do assunto no item RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO de materiais para as entidades públicas. Expressa que o recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no almoxarifado. O recebimento, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorrerá de: compra, cessão, doação, permuta, transferência, produção interna. No item ARMAZENAGEM expressa que essa atividade compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade. b. A função logística de apoio de manuseio de materiais Diz respeito à movimentação do bem no local de estocagem. São atividades: de seleção do equipamento de movimentação e balanceamento da carga de trabalho. No setor público, pode-se inferir que essa função logística está caracterizada na Instrução Normativa Nr. 205/88, no item ARMA- ZENAGEM, onde se verifica: os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário ; os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição ; os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger ; a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal 11

14 especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros) ; os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário ; os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação ; e quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes). c. A função logística de apoio de embalagem de proteção Destina-se a movimentar bens sem danificá-los. No governo, a IN 205/88, disponível no sítio eletrônico do comprasnet, apresenta, no item ARMAZENAGEM, as atividades a serem realizadas pelo gestor público nesta função logística: os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização ; a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas. d. A função logística de apoio de obtenção A função obtenção é também tratada como suprimentos e aquisição. Independente do termo usado é basicamente uma função de compras. O termo compras, para o órgão ou entidade pública, deve ser entendido como toda aquisição remunerada de bens para o fornecimento de uma só vez ou parceladamente (Art. 6º da Lei 8.666/93). Segundo BALLOU a obtenção ou aquisição refere-se àquelas atividades que ocorrem entre a organização e os seus fornecedores e, geralmente, dá a impressão de tratar-se de compras. Para o autor existem três variáveis-chave no processo de fornecimento para a organização: o preço, a qualidade e a disponibilidade ou entrega do produto. É a atividade que deixa o BEM disponível para o sistema produtivo organizacional. Devem-se considerar as seguintes decisões: quantidades a serem obtidas; programação de compras; localização de fornecedores e a forma física das mercadorias: As quantidades a serem obtidas envolvem decisões sobre o que deve ser comprado de fontes externas e sobre o que pode ser produzido pela empresa. Por sua vez, as quantidades a serem compradas devem ser abordadas pelo total a ser comprado e pelo tamanho do lote individual de entrega e/ou de compra. A programação de compras envolve os aspectos de volume e da frequência das compras. A determinação do tempo certo é uma questão-chave. A localização de fornecedores envolve a variável distância que implica no tempo para a entrega do suprimento. Fontes próximas têm vantagens, pois a entrega pode ser mais rápida e há menor risco de interrupções no transporte. A forma física das mercadorias influencia o fluxo de materiais entre o fornecedor e o comprador, sendo essencial para a eficiência da movimentação no que se refere ao uso de equipamentos adequados para a movimentação, à conversão de um para outro tipo de acondicionamento da mercadoria, ao volume e/ou peso do material e no modal de transporte mais apropriado. Ainda segundo BALLOU, a aquisição ou obtenção é vista como uma extensão da programação do processo produtivo organizacional, pois é onde são geradas as informações de QUANDO e QUANTO comprar (grifo meu). Para a organização pública, podemos observar a necessidade dessas informações na IN 205/88 em seu item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE onde expressa que o acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de QUANDO e QUANTO comprar (grifo meu) deverá ocorrer em função da aplicação de fórmulas constantes na referida Instrução Normativa. Ainda na IN 205/88, pode ser encontrado no item DA RE- QUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO: A guia de remessa de material (ou nota de transferência), além de outros dados informativos julgados necessários, deverá conter: descrição padronizada do material; quantidade; unidade de medida; preços (unitário e total); número de volumes; peso; acondicionamento e embalagem; e grau de fragilidade ou perecibilidade do material. No setor público, pode-se considerar a aplicação do conceito de AQUISIÇÃO ou OBTENÇÃO na IN 205/88 no item DA AQUISIÇÃO onde descreve que as compras de material, para reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de qualquer unidade, deverão, em princípio, ser efetuadas através do Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes ou ainda, pelas correspondentes repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou seccionais. e. A função logística de apoio de programação do produto Não diz respeito à programação detalhada da produção, executada diariamente pelos programadores de produção. Lida com a distribuição de bens e/ ou prestação de serviço. Trata do fluxo de saída. Nas organizações públicas, a missão institucional estabelece o produto organizacional e o seu regimento interno regula as atividades administrativas a serem desenvolvidas para a consecução de metas e objetivos estabelecidos para atender as necessidades do público-alvo organizacional, caracterizando essa função logística. f. A função logística de apoio de manutenção de informação Segundo, CHOPRA e MEINDL, a informação é crucial para o desempenho das funções logísticas em qualquer organização porque disponibiliza fatos e dados para o gestor agrupá-los e analisá- -los a fim de tomar decisões administrativas organizacionais. Como toda organização integra uma ou várias cadeias de suprimentos a informação se torna ainda mais importante porque permite que a gerência tome decisões sobre um amplo escopo que abrange interação de funções e interação com outras instituições, sendo influenciada por fatores do ambiente externo à organização, tais como: econômico, político-legal, sócio cultural, tecnológico, fisiográfico e ecológico. Para realizar a integração das funções logísticas, o gestor público deve se valer de informações, além daquelas sobre os objetivos da análise dos fatores ambientais, as relativas ao fornecedor, às funções logísticas críticas (transporte, manutenção de estoque e processamento de pedidos) e as funções logísticas de apoio (armazenagem, manuseio de materiais, embalagem de proteção, obtenção, programação de produto) cujo resultado será o estabelecimento do nível de serviço desejado, possível e adequado às características do público-alvo organizacional. A necessidade de 12

15 informação sobre essas áreas agrega valor às atividades administrativas organizacionais, permitindo melhor coordenação entre os envolvidos no negócio público, configurando uma engrenagem logística. Enfim, para a organização pública, a importância da Logística está no fato de que ela permite administrar o fluxo dos bens/serviços de onde eles são transformados para o local certo de consumo, na forma desejada, no tempo certo e com o emprego adequado dos recursos públicos disponíveis, proporcionando o nível de serviço desejado pela sociedade. Um sistema logístico eficiente permite uma região geográfica explorar suas vantagens inerentes pela especialização de seus esforços produtivos naqueles produtos que ela tem vantagens e pela exportação desses produtos às outras regiões. Pelo exposto, pode-se verificar que aplicar a técnica logística nas atividades administrativas de uma organização pública é estabelecer uma relação entre os dispositivos legais e normativos vigentes para o setor público com os conceitos e procedimentos logísticos aplicáveis às atividades funcionais do gestor público e aos processos administrativos de sua instituição com vistas: a uma convergência aos padrões internacionais de logística aplicados a uma organização (pública ou privada); a adoção de procedimentos e práticas que permitam o reconhecimento, a mensuração, a avaliação e a evidenciação das funções logísticas nas atividades administrativas públicas; a configuração de um sistema logístico no âmbito da organização, valendo-se dos instrumentos administrativos existentes; e a caracterização e a consolidação das informações de natureza logística constantes nos sistemas estruturadores do governo e nos dispositivos legais e normativos para a administração pública. ]Custos Logisticos Muitas pessoas que estudam e trabalham com logística às vezes tem dificuldade em definir o que é a logística, e o que compõe o processo logístico. Quando se está em uma empresa, é essencial saber para onde o dinheiro está indo (ou por onde está saindo!), e compreender quais são os componentes dos custos logísticos é essencial nessa área. A função mais conhecida da logística são os transportes, e eles representam o maior percentual dos custos logísticos para a maioria das empresas. Considerando que a matriz de transporte brasileira, que utiliza fundamentalmente o transporte rodoviário mesmo para longas distâncias, faz com que os custos de transportes sejam muito elevados, o que influencia o custo final dos produtos e a competitividade de nossas empresas. Assim, o custo de transporte é composto por custos fixos e variáveis. Os fixos incluem depreciação da frota, salários, manutenção. Os variáveis incluem: combustíveis, pneus, lubrificantes, dentre outros. Caso o transporte seja terceirizado, então todo o custo é pago na forma de frete. Outro fator importante na composição dos custos logísticos são os estoques. Se o transporte é rápido e frequente, então podemos manter níveis de estoques baixos, mas pagaremos caro pelo transporte. Por outro lado, se os lotes são grandes (grandes volumes, pouca frequência), então o estoque médio será alto e custo de estocagem será elevado. O custo do estoque é composto por diversos elementos: (1) o próprio valor do estoque que poderia estar investido rendendo juros e pela oportunidade do capital; (2) manter o estoque também custa dinheiro: seguros, obsolescência, perdas e outros riscos associados; (3) durante a operação de transportes, um pouco do estoque fica indisponível dentro dos caminhões assim, o estoque em trânsito também compõe este custo; (4) finalmente, caso os estoques não sejam bem gerenciados, a empresa terá uma falta de produtos, e este custo é difícil de ser mensurado. O local onde é feita a armazenagem também compõe o custo logístico. Assim, o custo com armazenagem envolve impostos, luz, conservação (ou aluguel caso o armazém seja alugado); para manusear os produtos são necessários equipamentos de movimentação e armazenagem, além de salários (e encargos) dos funcionários. Um pouco menores, mas também importantes de serem considerados, estão os custos do pedido: custos relacionados ao material utilizado (papel, materiais de escritório, computadores), custos de pessoal (salários e encargos) e os custos indiretos (luz, telefone, dentre outros). Gestão de estoque Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa comercial é o estoque. Essa importância advém não só de sua alta participação percentual no total do Ativo, mas também do fato de ser a partir dele que se determina o custo das mercadorias ou produtos vendidos. O estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica. Ou seja, é uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou transformados. O tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu objetivo social: se for uma empresa que comercializa produtos, ela compra e vende os mesmos produtos e seu estoque é constituído de mercadorias. Assim sendo, a venda de estoques gera receita de vendas, custo de mercadorias ou produtos vendidos e estoque final. O termo Custo de Mercadorias entende-se que é o preço pago pela mercadoria, acrescido de outras despesas para movimentação do estoque, deduzido os impostos recuperáveis e o valor de mercado. O princípio básico é que o custo das mercadorias adquiridas deve compreender todos os gastos que a empresa realiza para adquiri-las e colocá-las em condições de serem vendidas. Para uma empresa que compra e vende mercadorias, tais custos incluem o preço de compra e os gastos com transporte, recepção, inspeção e colocação nas prateleiras, além de custos administrativos associados ao controle dos estoques. (STICKNEY, 2001, P.340). Diante da existência do custo das mercadorias e do valor de mercado, surge a necessidade de escolher o menor valor para avaliar o estoque. O problema para se chegar a essa conclusão, prende-se ao fato da empresa ter em estoque o mesmo produto adquirido em datas distintas, com custos unitários diferentes. Se a empresa conseguir identificar qual unidade foi vendida e quais unidades ficaram em estoque no final do período, a mensuração do custo das mercadorias vendidas e do estoque final não apresenta problemas. A semelhança física entre unidades de alguns produtos, entretanto, cria dificuldades para a identificação de quais unidades foram vendidas e quais ficaram em estoque. Mesmo quando avanços na tecnologia permitem que a empresa acompanhe cada item de seu estoque, ela pode preferir não fazê-lo, dados os custos envolvidos. (STICKNEY, 2001, p.339). Desta forma, surge a dúvida sobre qual preço unitário deve ser atribuído a tais estoques na data do balanço. Favaro et al. (1997, p.219), destaca que: o importante é que de acordo com os princípios contábeis (do custo original como base de valor), deve se trabalhar com os 13

16 valores de aquisição (entradas) das mercadorias, o que pode variar é o critério adotado para sua valoração. Considerando esse ponto de vista são varias as possibilidades de atribuição desse valor. Qualquer um dos métodos de valoração dos estoques, quando utilizados nas mesmas condições de quantidades e preços, manterá a situação real das empresas nas mesmas igualdades, com a mesma quantidade de estoque, porém segundo Favaro et al. (1997, p.253), os resultados são influenciados pelos diferentes critérios de valoração de seus estoques, que provocam diferença no custo das mercadorias vendidas interferindo assim na obtenção do lucro bruto na Demonstração de Resultado do Exercício. Isso quer dizer que os resultados obtidos são diferentes, em consequência dos critérios de atribuição de custos utilizados, embora todos tenham como base o mesmo custo de aquisição. Alguns critérios de avaliação de estoques: - Método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), do inglês, FIFO (first-in, first-out), ou seja, os primeiros artigos a entrarem no estoque, serão aqueles que sairão em primeiro lugar, deste modo o custo da matéria-prima deve ser considerado pelo valor de compra desses primeiros artigos. O estoque apresenta uma relação forte com o custo de reposição, pois esse estoque representa os preços pagos recentemente, adotar este método, faz com que haja oscilação dos preços sobre os resultados, pois as saídas são confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das principais razões pelas quais alguns se mostram contrários a este método. As vantagens o desse método consistem no controle preciso dos materiais, pois são ordenados em uma base contínua de acordo com sua entrada, o que é importante, quando se trata de produtos sujeitos a mudança de qualidade, decomposição, deterioração etc.; o resultado obtido revela o custo real dos artigos específicos utilizados nas saídas; os artigos utilizados são retirados do estoque e a baixa dos mesmos é dada de uma maneira sistemática e lógica. - Método UEPS (último a entrar, primeiro a sair), do inglês LIFO (last-in first-out) é um método de avaliar estoque bastante discutido. O custo do estoque é obtido como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (saídas). Pressupõe-se, deste modo, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e é avaliado ao custo das mesmas. Segue-se que, de acordo com o método UEPS, o custo dos artigos vendidos (saídas) tende a refletir no custo dos artigos comprados mais recentemente (comprados ou produzidos). Também permite reduzir os lucros líquidos expostos. As vantagens de utilização deste método consistem na apuração correta de seus custos correntes; o estoque é avaliado em termos do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido; é uma forma de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista e sistemática; em períodos de alta de preços, os preços maiores das compras mais recentes, são ajustados mais rapidamente às produções, reduzindo o lucro. No entanto, não é aceito pela legislação brasileira. - Custo Médio é o método utilizado nas empresas brasileiras para atendimento à legislação fiscal. Empresas multinacionais com operações no Brasil frequentemente têm de avaliar o estoque segundo o método da matriz, e também segundo o custo médio para atendimento à legislação brasileira. Esse método permite que as empresas realizem um controle permanente de seus estoques, e que a cada aquisição, o seu preço médio dos produtos seja atualizado, pelo método do custo médio ponderado. Geralmente as empresas que não possuem uma boa política de estocagem e vivem um dilema: quanto a empresa deve estocar para que seus interesses e os dos seus clientes sejam atendidos de forma satisfatória? A esse respeito, o Planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma política de estocagem eficiente. Pois, o departamento de vendas deseja um estoque elevado para atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque. Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa. Segundo Erasmo (2006), planejar esta atividade é fundamental, porque de um bom planejamento virão, por exemplo, uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro maior. Por esse motivo, os empresários devem estar atentos aos objetivos da empresa para definir as quantidades corretas de cada mercadoria que deve estar no estoque em um determinado período de tempo, para que a empresa não sofra nenhum prejuízo. E, já que o alto custo do dinheiro não permite imobilizar grandes quantias em estoque e que manter uma empresa com uma boa variedade de produtos exige uma imobilização elevada de capital de giro, ele deve saber exatamente o equilíbrio entre a quantidade de compras suficiente para um determinado período de vendas e a variedade de artigos para que os clientes tenham opção de escolha. Para que isso aconteça, é importante que o empresário levante periodicamente a média mensal de compras para compará-las com as vendas e, com isso, saber se o investimento em mercadorias está tendo o retorno desejado. O ato de comprar deve ser sempre precedido de um bom planejamento. A compra de mercadorias envolve a colocação do pedido, o recebimento e a inspeção das mercadorias encomendadas e o registro da compra. Rigorosamente, o comprador de uma mercadoria somente deveria registrar a compra quando a propriedade legal da mercadoria adquirida passasse do vendedor para o comprador. Caracterizar quando isso acontece envolve tecnicalidades legais associadas ao contrato entre as duas partes. E para que isso aconteça, é de grande importância a elaboração de uma previsão de compras. Nas empresas comerciais, essa previsão é complicada, pois o numero de mercadorias comercializadas é muito grande. As empresas preferem vender tanto quanto possível, com um numero mínimo de capital empatado em estoque. Por isso, a previsão deve ser elaborada pelos diversos setores funcionais da empresa, observando-se as características e peculiaridades do mercado fornecedor e do comportamento das vendas (STICKNEY, 2001). É aconselhável que sejam feitas previsões individuais para cada setor ou departamento e reuni-las posteriormente em uma só, facilitando o planejamento das compras. Depois de preparada a previsão de compras, esta deve ser ajustada ás condições financeiras da empresa. Isso deve ser feito em reunião com os encarregados de compras, os encarregados de vendas e os encarregados pelo controle financeiro para que se encontre um equilíbrio entre os setores. A empresa que não faz a previsão de compras encontra dificuldades para manter seus estoques de forma equilibrada. Acabam comprando mercadorias de acordo com as necessidades surgidas correndo o risco de não ter produtos em épocas que o volume de vendas cresce. Perdendo dessa forma, oportunidade de aumentar suas vendas, perdendo clientes e, consequentemente, diminuído o lucro da empresa. E não tendo a previsão correta de compras, ele pode comprar um volume inadequado de mercadorias aumentando 14

17 o custo de manutenção dos estoques. Para Stickney (2001, p.362): Manter estoques ou como também se diz, carregar estoques - gera custos. Isso ocorre, porque quanto maior a quantidade de mercadorias estocadas, maior será o espaço físico necessário para guardá-las, maior o número de funcionários necessários e maiores os gastos para controle do estoque. Além disso, o mesmo autor destaca que pelo menos uma pequena quantidade de mercadorias precisa ser mantida em estoque para satisfazer às necessidades dos clientes à medida que elas apareçam. ATOS ADMINISTRATIVOS DE USO MAIS FREQUENTES: CIRCULARES, AVISOS, PORTARIAS, OFÍCIOS, DESPACHOS, OR- DENS DE SERVIÇOS.ATO ADMINISTRATI- VO: CLASSIFICAÇÃO DOS ATOS ADMINIS- TRATIVOS, ESPÉCIES DE ATOS ADMINIS- TRATIVOS. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS: ANULAÇÃO DE ATOS ADMINISTRATIVOS, REVOGAÇÃO DE ATOS ADMINISTRATIVOS, CONVALI- DAÇÃO DE ATOS ADMINISTRATIVOS. Os atos administrativos são classificados como: ATOS DE CORRESPONDÊNCIA Aviso: Comunicação pela qual os titulares de órgãos, entidades e presidentes de comissões da Administração do Município comunicam ao público assunto de seu interesse e solicitam a sua participação. Carta: Forma de correspondência por meio da qual os dirigentes da Administração Municipal se dirigem a personalidades e entidades públicas e particulares para tratar de assunto oficial. Circular: Correspondência oficial de igual teor, expedida por dirigentes de órgãos e entidades e chefes de unidades administrativas a vários destinatários. Exposição de Motivos: Correspondência por meio da qual os secretários e autoridades de nível hierárquico equivalente expõem assuntos da Administração Municipal para serem solucionados por atos do Prefeito. Quando a exposição de motivos tratar de assuntos que envolvam mais de uma Secretaria, esta deverá ser assinada pelos Secretários envolvidos. Além do caráter informativo, a exposição de motivos pode propor medidas ou submeter projeto de ato normativo à apreciação da autoridade competente. Memorando: Correspondência utilizada pelas chefias no âmbito de um mesmo órgão ou entidade para expor assuntos referentes a situações administrativas em geral. Pode ser usado no mesmo nível hierárquico ou em nível hierárquico diferente. Mensagem: Instrumento de comunicação oficial do Prefeito para o Presidente da Câmara Municipal, expondo sobre matérias que dependem de deliberação da Câmara. A mensagem versa sobre os seguintes assuntos, entre outros: encaminhamento de projeto de lei complementar ou financeira; pedido de autorização para o Prefeito e o Vice-Prefeito se ausentarem do Município por mais de 15 dias; encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior; abertura da sessão legislativa; comunicação de sanção de veto. Ofício: Meio de comunicação utilizado entre dirigentes de órgãos e entidades e titulares de unidades da Prefeitura ou ainda destes para com a Administração Estadual, Federal e Empresas Privadas. Telegrama: Forma de correspondência em que são transmitidas comunicações de absoluta urgência e com reduzido número de palavras, uma vez que a sua principal característica é a síntese. Requerimento deriva-se do verbo requerer, que, de acordo com seu sentido denotativo, significa solicitar, pedir, estar em busca de algo. E principalmente, que o pedido seja deferido, ou seja, aprovado. ATOS ENUNCIATIVOS Apostila: Documento que complementa um ato oficial, em geral ligado à vida funcional dos servidores públicos, fixando vantagens pecuniárias, retificando ou alterando nomes ou títulos. O ato deve ser publicado e registrado no assentamento funcional. É sempre assinado pelo titular do órgão expedidor. Despacho: Nota escrita pela qual uma autoridade dá solução a um pedido ou encaminha a outra autoridade pedido para que decida sobre o assunto. O despacho pode ser interlocutório ou decisório: O Interlocutório é breve e baseado em informações ou parecer, e consta do corpo do processo (quando houver). Em geral é manuscrito e assinado pela autoridade competente, podendo, contudo, ser elaborado e assinado por outros servidores desde que lhes seja delegada competência. Nesse caso, inicia-se pela expressão: De ordem. O decisório defere ou indefere solicitações. Parecer: Manifestação de órgãos ou entidades sobre assuntos submetidos à sua consideração. É um ato administrativo usado com mais freqüência por conselhos, comissões, assessorias e equivalentes. Relatório: Documento em que se relata ao superior imediato a execução de trabalhos concernentes a determinados serviços ou a um período relativo ao exercício de cargo, função ou desempenho de atribuições. ATOS NORMATIVOS Decreto: Ato emanado do Poder Público, com força obrigatória, que se destina a assegurar ou promover a ordem política, social, jurídica e administrativa. É por meio de decretos que o chefe do Governo determina a observância de regras legais. Ordem de Serviço: Ato pelo qual os titulares de Coordenações, Departamentos, Presidentes de Comissões, além de outras autoridades de nível hierárquico equivalente, determinam providências a serem cumpridas por unidades orgânicas e/ou servidores subordinados. Portaria: Ato pelo qual o Prefeito ou os Secretários (por delegação do Prefeito) expedem determinações gerais ou especiais a seus subordinados; ou designam servidores para substituições eventuais e execução de atividades. 15

18 Resolução: Ato emanado de órgãos colegiados, tendo como característica fundamental o estabelecimento de normas, diretrizes e orientações para a consecução dos objetivos. É válida para assuntos normativos ou de reconhecimento de excepcionalidade. Edital: Ato de caráter obrigatório, emitido pelos titulares de órgãos e entidades e presidentes de comissões, que se destina a fixar condições e prazos para a legitimação de ato ou fato administrativo, a ser concretizado pela Administração Municipal. Regimento: Ato que indica a categoria e a finalidade dos órgãos e entidades, detalha sua estrutura em unidades organizacionais, especifica as respectivas competências, define as atribuições de seus dirigentes e indica seus relacionamentos interno e externo. Os regimentos serão postos em vigor por decreto do Prefeito, referendado pelo titular da Secretaria a que diga respeito o ato. Regulamento: Ato que explica a execução de uma lei ou provê situação ainda não disciplinada por lei. Tem sua aprovação por decreto do Prefeito. ATOS DE AJUSTE Contrato: Acordo bilateral firmado por escrito entre a administração pública e particulares, vislumbrando, de um lado, o objeto do acordo, e de outro, a contraprestação correspondente (remuneração). Convênio: Acordo firmado por entidades públicas, ou entre estas e organizações particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. Termo Aditivo: Ato lavrado para complementar um ato originário - contrato ou convênio - quando verificada a necessidade de alteração de uma das condições ajustadas. ATOS COMPROBATÓRIOS Alvará: Documento firmado por autoridade competente, certificando, autorizando ou aprovando atos ou direitos. Ata: Documento que registra, com o máximo de fidelidade, o que se passou em uma reunião, sessão pública ou privada, congresso, encontro, convenção e outros eventos, para comprovação, inclusive legal, das discussões e resoluções havidas. A ata é lavrada por um secretário, indicado pelos membros da reunião. Sua redação obedece sempre às mesmas normas, quer se trate de instituições oficiais ou entidades particulares. Escreve-se seguidamente, sem rasuras e sem entrelinhas, evitando-se os parágrafos ou espaços em branco. A linguagem utilizada na redação é bastante sumária e quase sem oportunidade de inovações, exatamente por sua característica de simples resumo de fatos. Também, em decorrência disso, os verbos são empregados sempre no tempo passado e, tanto quanto possível, devem ser evitados os adjetivos. Os números fundamentais, datas e valores, de preferência, são escritos por extenso. A redação deve ser fiel, clara e precisa com relação aos fatos ocorridos, sem que o relator emita opinião sobre eles. Registra-se, quando for o caso, na ata do dia, as retificações feitas à anterior. Para os erros constatados no momento da redação, consoante o tipo de ata, emprega-se a partícula retificativa digo. Se forem notados erros após a redação, há o recurso da expressão em tempo. Atestado: Documento em que se comprova um fato e se afirma a existência ou inexistência de uma situação de direito da qual se tenha conhecimento em favor de alguém. Certidão: Documento oficial onde se transcrevem dados de assentamentos funcionais com absoluta precisão. A certidão deve ser escrita sem abertura de parágrafos, emendas ou rasuras. Quando houver engano ou omissão, o certificante o corrigirá com digo, colocado imediatamente após o erro. Declaração: Documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato. Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Conceito MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL. Entende se por Redação Oficial o conjunto de normas e práticas que devem reger a emissão dos atos normativos e comunicações do poder público, entre seus diversos organismos ou nas relações dos órgãos públicos com as entidades e os cidadãos. A Redação Oficial inscreve se na confluência de dois universos distintos: a forma rege se pelas ciências da linguagem (morfologia, sintaxe, semântica, estilística etc.); o conteúdo submete se aos princípios jurídico administrativos impostos à União, aos Estados e aos Municípios, nas esferas dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. Pertencente ao campo da linguagem escrita, a Redação Oficial deve ter as qualidades e características exigidas do texto escrito destinado à comunicação impessoal, objetiva, clara, correta e eficaz. Por ser oficial, expressão verbal dos atos do poder público, essa modalidade de redação ou de texto subordina se aos princípios constitucionais e administrativos aplicáveis a todos os atos da administração pública, conforme estabelece o artigo 37 da Constituição Federal: A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (... ). A forma e o conteúdo da Redação Oficial devem convergir na produção dos textos dessa natureza, razão pela qual, muitas vezes, não há como separar uma do outro. Indicam se, a seguir, alguns pressupostos de como devem ser redigidos os textos oficiais. Padrão culto do idioma A redação oficial deve observar o padrão culto do idioma quanto ao léxico (seleção vocabular), à sintaxe (estrutura gramatical das orações) e à morfologia (ortografia, acentuação gráfica etc.). Por padrão culto do idioma deve se entender a língua referendada pelos bons gramáticos e pelo uso nas situações formais de comunicação. Devem se excluir da Redagão Oficial a erudição minuciosa e os preciosismos vocabulares que criam entraves inúteis à compreensão do significado. Não faz sentido usar perfunctório em lugar de superficial ou doesto em vez de acusação 16

19 ou calúnia. São descabidos também as citações em língua estrangeira e os latinismos, tão ao gosto da linguagem forense. Os manuais de Redação Oficial, que vários órgãos têm feito publicar, são unânimes em desaconselhar a utilização de certas formas sacramentais, protocolares e de anacronismos que ainda se leem em documentos oficiais, como: No dia 20 de maio, do ano de 2011 do nascimento de Nosso Senhor Jesus Cristo, que permanecem nos registros cartorários antigos. Não cabem também, nos textos oficiais, coloquialismos, neologismos, regionalismos, bordões da fala e da linguagem oral, bem como as abreviações e imagens sígnicas comuns na comunicação eletrônica. Diferentemente dos textos escolares, epistolares, jornalísticos ou artísticos, a Redação Oficial não visa ao efeito estético nem à originalidade. Ao contrário, impõe uniformidade, sobriedade, clareza, objetividade, no sentido de se obter a maior compreensão possível com o mínimo de recursos expressivos necessários. Portarias lavradas sob forma poética, sentenças e despachos escritos em versos rimados pertencem ao folclore jurídico administrativo e são práticas inaceitáveis nos textos oficiais. São também inaceitáveis nos textos oficiais os vícios de linguagem, provocados por descuido ou ignorância, que constituem desvios das normas da língua padrão. Enumeram se, a seguir, alguns desses vícios: - Barbarismos: São desvios: - da ortografia: advinhar em vez de adivinhar; excessão em vez de exceção. - da pronúncia: rúbrica em vez de rubrica. - da morfologia: interviu em vez de interveio. - da semântica: desapercebido (sem recursos) em vez de despercebido (não percebido, sem ser notado). - pela utilização de estrangeirismos: galicismo (do francês): mise en scène em vez de encenação; anglicismo (do inglês): delivery em vez de entrega em domicílio. - Arcaísmos: Utilização de palavras ou expressões anacrônicas, fora de uso. Ex.: asinha em vez de ligeira, depressa. - Neologismos: Palavras novas que, apesar de formadas de acordo com o sistema morfológico da língua, ainda não foram incorporadas pelo idioma. Ex.: imexível em vez de imóvel, que não se pode mexer; talqualmente em vez de igualmente. - Solecismos: São os erros de sintaxe e podem ser: - de concordância: sobrou muitas vagas em vez de sobraram. - de regência: os comerciantes visam apenas o lucro em vez de ao lucro. - de colocação: não tratava se de um problema sério em vez de não se tratava. - Ambiguidade: Duplo sentido não intencional. Ex.: O desconhecido falou me de sua mãe. (Mãe de quem? Do desconhecido? Do interlocutor?) - Cacófato: Som desagradável, resultante da junção de duas ou mais palavras da cadeia da frase. Ex.: Darei um prêmio por cada eleitor que votar em mim (por cada e porcada). - Pleonasmo: Informação desnecessariamente redundante. Exemplos: As pessoas pobres, que não têm dinheiro, vivem na miséria; Os moralistas, que se preocupam com a moral, vivem vigiando as outras pessoas. A Redação Oficial supõe, como receptor, um operador linguístico dotado de um repertório vocabular e de uma articulação verbal minimamente compatíveis com o registro médio da linguagem. Nesse sentido, deve ser um texto neutro, sem facilitações que intentem suprir as deficiências cognitivas de leitores precariamente alfabetizados. Como exceção, citam se as campanhas e comunicados destinados a públicos específicos, que fazem uma aproximação com o registro linguístico do público alvo. Mas esse é um campo que refoge aos objetivos deste material, para se inserir nos domínios e técnicas da propaganda e da persuasão. Se o texto oficial não pode e não deve baixar ao nível de compreensão de leitores precariamente equipados quanto à linguagem, fica evidente o falo de que a alfabetização e a capacidade de apreensão de enunciados são condições inerentes à cidadania. Ninguém é verdadeiramente cidadão se não consegue ler e compreender o que leu. O domínio do idioma é equipamento indispensável à vida em sociedade. Impessoalidade e Objetividade Ainda que possam ser subscritos por um ente público (funcionário, servidor etc.), os textos oficiais são expressão do poder público e é em nome dele que o emissor se comunica, sempre nos termos da lei e sobre atos nela fundamentados. Não cabe na Redação Oficial, portanto, a presença do eu enunciador, de suas impressões subjetivas, sentimentos ou opiniões. Mesmo quando o agente público manifesta se em primeira pessoa, em formas verbais comuns como: declaro, resolvo, determino, nomeio, exonero etc., é nos termos da lei que ele o faz e é em função do cargo que exerce que se identifica e se manifesta. O que interessa é aquilo que se comunica, é o conteúdo, o objeto da informação. A impessoalidade contribui para a necessária padronização, reduzindo a variabilidade da linguagem a certos padrões, sem o que cada texto seria suscetível de inúmeras interpretações. Por isso, a Redação Oficial não admite adjetivação. O adjetivo, ao qualificar, exprime opinião e evidencia um juízo de valor pessoal do emissor. São inaceitáveis também a pontuação expressiva, que amplia a significação (!... ), ou o emprego de interjeições (Oh! Ah!), que funcionam como índices do envolvimento emocional do redator com aquilo que está escrevendo. Se nos trabalhos artísticos, jornalísticos e escolares o estilo individual é estimulado e serve como diferencial das qualidades autorais, a função pública impõe a despersonalização do sujeito, do agente público que emite a comunicação. São inadmissíveis, portanto, as marcas individualizadoras, as ousadias estilísticas, a linguagem metafórica ou a elíptica e alusiva. A Redação Oficial prima pela denotação, pela sintaxe clara e pela economia vocabular, ainda que essa regularidade imponha certa monotonia burocrática ao discurso. Reafirma se que a intermediação entre o emissor e o receptor nas Redações Oficiais é o código linguístico, dentro do padrão culto do idioma; uma linguagem neutra, referendada pelas gramáticas, dicionários e pelo uso em situações formais, acima das diferenças individuais, regionais, de classes sociais e de níveis de escolaridade. 17

20 Formalidade e Padronização As comunicações oficiais impõem um tratamento polido e respeitoso. Na tradição ibero americana, afeita a títulos e a tratamentos reverentes, a autoridade pública revela sua posição hierárquica por meio de formas e de pronomes de tratamento sacramentais. Excelentíssimo, Ilustríssimo, Meritíssimo, Reverendíssimo são vocativos que, em algumas instâncias do poder, tornaram se inevitáveis. Entenda -se que essa solenidade tem por consideração o cargo, a função pública, e não a pessoa de seu exercente. Vale lembrar que os pronomes de tratamento são obrigatoriamente regidos pela terceira pessoa. São erros muito comuns construções como Vossa Excelência sois bondoso(a) ; o correto é Vossa Excelência é bondoso(a). A utilização da segunda pessoa do plural (vós), com que os textos oficiais procuravam revestir se de um tom solene e cerimonioso no passado, é hoje incomum, anacrônica e pedante, salvo em algumas peças oratórias envolvendo tribunais ou juizes, herdeiras, no Brasil, da tradição retórica de Rui Barbosa e seus seguidores. Outro aspecto das formalidades requeridas na Redação Oficial é a necessidade prática de padronização dos expedientes. Assim, as prescrições quanto à diagramação, espaçamento, caracteres tipográficos etc., os modelos inevitáveis de ofício, requerimento, memorando, aviso e outros, além de facilitar a legibilidade, servem para agilizar o andamento burocrático, os despachos e o arquivamento. É também por essa razão que quase todos os órgãos públicos editam manuais com os modelos dos expedientes que integram sua rotina burocrática. A Presidência da República, a Câmara dos Deputados, o Senado, os Tribunais Superiores, enfim, os poderes Executivo, Legislativo e Judiciário têm os próprios ritos na elaboração dos textos e documentos que lhes são pertinentes. Concisão e Clareza Houve um tempo em que escrever bem era escrever difícil. Períodos longos, subordinações sucessivas, vocábulos raros, inversões sintáticas, adjetivação intensiva, enumerações, gradações, repetições enfáticas já foram considerados virtudes estilísticas. Atualmente, a velocidade que se impõe a tudo o que se faz, inclusive ao escrever e ao ler, tornou esses recursos quase sempre obsoletos. Hoje, a concisão, a economia vocabular, a precisão lexical, ou seja, a eficácia do discurso, são pressupostos não só da Redação Oficial, mas da própria literatura. Basta observar o estilo enxuto de Graciliano Ramos, de Carios Drummond de Andrade, de João Cabral de Melo Neto, de Dalton Trevisan, mestres da linguagem altamente concentrada. Não têm mais sentido os imensos prolegômenos e exórdios que se repetiam como ladainhas nos textos oficiais, como o exemplo risível e caricato que segue: Preliminarmente, antes de mais nada, indispensável se faz que nos valhamos do ensejo para congratularmo nos com Vossa Excelência pela oportunidade da medida proposta à apreciação de seus nobres pares. Mas, quem sou eu, humilde servidor público, para abordar questões de tamanha complexidade, a respeito das quais divergem os hermeneutas e exegetas. Entrementes, numa análise ainda que perfunctória das causas primeiras, que fundamentaram a proposição tempestivamente encaminhada por Vossa Excelência, indispensável se faz uma abordagem preliminar dos antecedentes imediatos, posto que estes antecedentes necessariamente antecedem os consequentes. Observe que absolutamente nada foi dito ou informado. As Comunicações Oficiais A redação das comunicações oficiais obedece a preceitos de objetividade, concisão, clareza, impessoalidade, formalidade, padronização e correção gramatical. Além dessas, há outras características comuns à comunicação oficial, como o emprego de pronomes de tratamento, o tipo de fecho (encerramento) de uma correspondência e a forma de identificação do signatário, conforme define o Manual de Redação da Presidência da República. Outros órgãos e instituições do poder público também possuem manual de redação próprio, como a Câmara dos Deputados, o Senado Federal, o Ministério das Relações Exteriores, diversos governos estaduais, órgãos do Judiciário etc. Pronomes de Tratamento A regra diz que toda comunicação oficial deve ser formal e polida, isto é, ajustada não apenas às normas gramaticais, como também às normas de educação e cortesia. Para isso, é fundamental o emprego de pronomes de tratamento, que devem ser utilizados de forma correta, de acordo com o destinatário e as regras gramaticais. Embora os pronomes de tratamento se refiram à segunda pessoa (Vossa Excelência, Vossa Senhoria), a concordância é feita em terceira pessoa. Concordância verbal: Vossa Senhoria falou muito bem. Vossa Excelência vai esclarecer o tema. Vossa Majestade sabe que respeitamos sua opinião. Concordância pronominal: Pronomes de tratamento concordam com pronomes possessivos na terceira pessoa. Vossa Excelência escolheu seu candidato. (e não vosso... ). Concordância nominal: Os adjetivos devem concordar com o sexo da pessoa a que se refere o pronome de tratamento. Vossa Excelência ficou confuso. (para homem) Vossa Excelência ficou confusa. (para mulher) Vossa Senhoria está ocupado. (para homem) Vossa Senhoria está ocupada. (para mulher) Sua Excelência - de quem se fala (ele/ela). Vossa Excelência - com quem se fala (você) Emprego dos Pronomes de Tratamento As normas a seguir fazem parte do Manual de Redação da Presidência da República. Vossa Excelência: É o tratamento empregado para as seguintes autoridades: 18

21 - Do Poder Executivo - Presidente da República; Vice-presidenIe da República; Ministros de Estado; Governadores e vice governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. - Do Poder Legislativo - Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. - Do Poder Judiciário - Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juizes; Auditores da Justiça Militar. Vocativos O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades devem ser tratadas com o vocativo Senhor ou Senhora, seguido do respectivo cargo: Senhor Senador / Senhora Senadora; Senhor Juiz/ Senhora Juiza; Senhor Ministro / Senhora Ministra; Senhor Governador / Senhora Governadora. Endereçamento De acordo com o Manual de Redação da Presidência, no envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, deve ter a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça Brasília. DF A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal Brasília. DF A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da l0ª Vara Cível Rua ABC, nº São Paulo. SP Conforme o Manual de Redação da Presidência, em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) às autoridades na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria: É o pronome de tratamento empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal / Senhora Fulana de Tal. No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, nº Curitiba.PR Conforme o Manual de Redação da Presidência, em comunicações oficiais fica dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. O Manual também esclarece que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Por isso, recomenda-se empregá-lo apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso de doutorado. No entanto, ressalva-se que é costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Vossa Magnificência: É o pronome de tratamento dirigido a reitores de universidade. Corresponde lhe o vocativo: Magnífico Reitor. Vossa Santidade: É o pronome de tratamento empregado em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre. Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima: São os pronomes empregados em comunicações dirigidas a cardeais. Os vocativos correspondentes são: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal. Nas comunicações oficiais para as demais autoridades eclesiásticas são usados: Vossa Excelência Reverendíssima (para arcebispos e bispos); Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima (para monsenhores, cônegos e superiores religiosos); Vossa Reverência (para sacerdotes, clérigos e demais religiosos). Fechos para Comunicações De acordo com o Manual da Presidência, o fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário, ou seja, o fecho é a maneira de quem expede a comunicação despedir se de seu destinatário. Até 1991, quando foi publicada a primeira edição do atual Manual de Redação da Presidência da República, havia 15 padrões de fechos para comunicações oficiais. O Manual simplificou a lista e reduziu -os a apenas dois para todas as modalidades de comunicação oficial. São eles: Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o presidente da República. Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atenderem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores, diz o Manual de Redação da Presidência da República. 19

22 A utilização dos fechos Respeitosamente e Atenciosamente é recomendada para os mesmos casos pelo Manual de Redação da Câmara dos Deputados e por outros manuais oficiais. Já os fechos para as cartas particulares ou informais ficam a critério do remetente, com preferência para a expressão Cordialmente, para encerrar a correspondência de forma polida e sucinta. Identificação do Signatário Conforme o Manual de Redação da Presidência do República, com exceção das comunicações assinadas pelo presidente da República, em todas as comunicações oficiais devem constar o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) Nome Chefe da Secretaria Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) Nome Ministro de Estado da Justiça Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho, alerta o Manual. O Padrão Ofício Padrões e Modelos O Manual de Redação da Presidência da República lista três tipos de expediente que, embora tenham finalidades diferentes, possuem formas semelhantes: Ofício, Aviso e Memorando. A diagramação proposta para esses expedientes é denominada padrão ofício. O Ofício, o Aviso e o Memorando devem conter as seguintes partes: - Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. Exemplos: Of. 123/2002-MME Aviso 123/2002-SG Mem. 123/2002-MF - Local e data. Devem vir por extenso com alinhamento à direita. Exemplo: Brasília, 20 de maio de Assunto. Resumo do teor do documento. Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. - Destinatário. O nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve ser incluído também o endereço. - Texto. Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: Introdução: que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre me informar que,empregue a forma direta; Desenvolvimento: no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; Conclusão: em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura deve ser a seguinte: Introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: Em resposta ao Aviso nº 112, de 10 de fevereiro de 2011, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2010, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 112, de 11 de fevereiro de 2011, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. Desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. - Fecho. - Assinatura. - Identificação do Signatário Forma de Diagramação Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: - deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; - para símbolos não existentes na fonte Times New Roman, poder se ão utilizar as fontes symbol e Wíngdings; - é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; 20

23 - os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares ( margem espelho ); - o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; - o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo 3,0 cm de largura; - o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; - deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; - não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; - a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; - todos os tipos de documento do padrão ofício devem ser impressos em papel de tamanho A 4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; - deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; - dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos; - para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras chave do conteúdo. Exemplo: Of. 123 relatório produtividade ano 2010 Aviso e Ofício (Comunicação Externa) São modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares. Quanto a sua forma, Aviso e Ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete, Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: - nome do órgão ou setor; - endereço postal; - telefone e endereço de correio eletrônico. Obs: Modelo no final da matéria. Memorando ou Comunicação Interna O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar- se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência a tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos. Obs: Modelo no final da matéria. Exposição de Motivos É o expediente dirigido ao presidente da República ou ao vice-presidente para: - informá-lo de determinado assunto; - propor alguma medida; ou - submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. Formalmente a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. De acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. Já a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República a sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo, embora sigam também a estrutura do padrão ofício, além de outros comentários julgados pertinentes por seu autor, devem, obrigatoriamente, apontar: - na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato normativo proposto; 21

24 - no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para equacioná lo; - na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema. Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos, devidamente preenchido, de acordo com o seguinte modelo previsto no Anexo II do Decreto nº , de 28 de março de Anexo à exposição de motivos do (indicar nome do Ministério ou órgão equivalente) nº, de de de 201_. - Síntese do problema ou da situação que reclama providências; - Soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta; - Alternativas existentes às medidas propostas. Mencionar: - se há outro projeto do Executivo sobre a matéria; - se há projetos sobre a matéria no Legislativo; - outras possibilidades de resolução do problema. - Custos. Mencionar: - se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orçamentária anual; se não, quais as alternativas para custeá la; - se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orçamentária anual; se não, quais as alternativas para custeá la; - valor a ser despendido em moeda corrente; - Razões que justificam a urgência (a ser preenchido somente se o ato proposto for medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência). Mencionar: - se o problema configura calamidade pública; - por que é indispensável a vigência imediata; - se se trata de problema cuja causa ou agravamento não tenham sido previstos; - se se trata de desenvolvimento extraordinário de situação já prevista. - Impacto sobre o meio ambiente (somente que o ato ou medida proposta possa vir a tê-lo) - Alterações propostas. Texto atual, Texto proposto; - Síntese do parecer do órgão jurídico. Com base em avaliação do ato normativo ou da medida proposa à luz das questões levantadas no ítem A falta ou insuficiência das informações prestadas pode acarretar, a critério da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução do projeto de ato normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta. O preenchimento obrigatório do anexo para as exposições de motivos que proponham a adoção de alguma medida ou a edição de ato normativo tem como finalidade: - permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver; - ensejar mais profunda avaliação das diversas causas do problema e dos defeitos que pode ter a adoção da medida ou a edição do ato, em consonância com as questões que devem ser analisadas na elaboração de proposições normativas no âmbito do Poder Executivo (v ) - conferir perfeita transparência aos atos propostos. Dessa forma, ao atender às questões que devem ser analisadas na elaboração de atos normativos no âmbito do Poder Executivo, o texto da exposição de motivos e seu anexo complementam-se e formam um todo coeso: no anexo, encontramos uma avaliação profunda e direta de toda a situação que está a reclamar a adoção de certa providência ou a edição de um ato normativo; o problema a ser enfrentado e suas causas; a solução que se propõe, seus efeitos e seus custos; e as alternativas existentes. O texto da exposição de motivos fica, assim, reservado à demonstração da necessidade da providência proposta: por que deve ser adotada e como resolverá o problema. Nos casos em que o ato proposto for questão de pessoal (nomeação, promoção, ascenção, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade, aposentadoria), não é necessário o encaminhamento do formulário de anexo à exposição de motivos. Ressalte-se que: - a síntese do parecer do órgão de assessoramento jurídico não dispensa o encaminhamento do parecer completo; - o tamanho dos campos do anexo à exposição de motivos pode ser alterado de acordo com a maior ou menor extensão dos comentários a serem alí incluídos. Ao elaborar uma exposição de motivos, tenha presente que a atenção aos requisitos básicos da Redação Oficial (clareza, concisão, impessoalidade, formalidade, padronização e uso do padrão culto de linguagem) deve ser redobrada. A exposição de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da República pelos Ministros. Além disso, pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário ou, ainda, ser publicada no Diário Oficial da União, no todo ou em parte. Mensagem É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação final. As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades: - Encaminhamento de projeto de lei ordinária, complementar ou financeira: Os projetos de lei ordinária ou complementar são enviados em regime normal (Constituição, art. 61) ou de urgência (Constituição, art. 64, 1º a 4º). Cabe lembrar que o projeto pode ser encaminhado sob o regime normal e mais tarde ser objeto de nova mensagem, com solicitação de urgência. 22

25 Em ambos os casos, a mensagem se dirige aos Membros do Congresso Nacional, mas é encaminhada com aviso do Chefe da Casa Civil da Presidência da República ao Primeiro Secretário da Câmara dos Deputados, para que tenha início sua tramitação (Constituição, art. 64, caput). Quanto aos projetos de lei financeira (que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais), as mensagens de encaminhamento dirigem se aos membros do Congresso Nacional, e os respectivos avisos são endereçados ao Primeiro Secretário do Senado Federal. A razão é que o art. 166 da Constituição impõe a deliberação congressual sobre as leis financeiras em sessão conjunta, mais precisamente, na forma do regimento comum. E à frente da Mesa do Congresso Nacional está o Presidente do Senado Federal (Constituição, art. 57, 5º), que comanda as sessões conjuntas. As mensagens aqui tratadas coroam o processo desenvolvido no âmbito do Poder Executivo, que abrange minucioso exame técnico, jurídico e econômico financeiro das matérias objeto das proposições por elas encaminhadas. Tais exames materializam se em pareceres dos diversos órgãos interessados no assunto das proposições, entre eles o da Advocacia Geral da União. Mas, na origem das propostas, as análises necessárias constam da exposição de motivos do órgão onde se geraram, exposição que acompanhará, por cópia, a mensagem de encaminhamento ao Congresso. - Encaminhamento de medida provisória: Para dar cumprimento ao disposto no art. 62 da Constituição, o Presidente da República encaminha mensagem ao Congresso, dirigida a seus membros, com aviso para o Primeiro Secretário do Senado Federal, juntando cópia da medida provisória, autenticada pela Coordenação de Documentação da Presidência da República. - Indicação de autoridades: As mensagens que submetem ao Senado Federal a indicação de pessoas para ocuparem determinados cargos (magistrados dos Tribunais Superiores, Ministros do TCU, Presidentes e diretores do Banco Central, Procurador Geral da República, Chefes de Missão Diplomática etc.) têm em vista que a Constituição, no seu art. 52, incisos III e IV, atribui àquela Casa do Congresso Nacional competência privativa para aprovar a indicação. O currículum vitae do indicado, devidamente assinado, acompanha a mensagem. - Pedido de autorização para o presidente ou o vice presidente da República se ausentarem do País por mais de 15 dias: Trata se de exigência constitucional (Constituição, art. 49, III, e 83), e a autorização é da competência privativa do Congresso Nacional. O presidente da República, tradicionalmente, por cortesia, quando a ausência é por prazo inferior a 15 dias, faz uma comunicação a cada Casa do Congresso, enviando lhes mensagens idênticas. - Encaminhamento de atos de concessão e renovação de concessão de emissoras de rádio e TV: A obrigação de submeter tais atos à apreciagão do Congresso Nacional consta no inciso XII do artigo 49 da Constituição. Somente produzirão efeitos legais a outorga ou renovação da concessão após deliberação do Congresso Nacional (Constituição, art. 223, 3º). Descabe pedir na mensagem a urgência prevista no art. 64 da Constituição, porquanto o 1º do art. 223 já define o prazo da tramitação. Além do ato de outorga ou renovação, acompanha a mensagem o correspondente processo administrativo. - Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior: O Presidente da República tem o prazo de sessenta dias após a abertura da sessão legislativa para enviar ao Congresso Nacional as contas referentes ao exercício anterior (Constituição, art. 84, XXIV), para exame e parecer da Comissão Mista permanente (Constituição, art. 166, 1º), sob pena de a Câmara dos Deputados realizar a tomada de contas (Constituição, art. 51, II), em procedimento disciplinado no art. 215 do seu Regimento Interno. - Mensagem de abertura da sessão legislativa: Ela deve conter o plano de governo, exposição sobre a situação do País e solicitação de providências que julgar necessárias (Constituição, art. 84, XI). O portador da mensagem é o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Esta mensagem difere das demais porque vai encadernada e é distribuída a todos os congressistas em forma de livro. - Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos): Esta mensagem é dirigida aos membros do Congresso Nacional, encaminhada por Aviso ao Primeiro Secretário da Casa onde se originaram os autógrafos. Nela se informa o número que tomou a lei e se restituem dois exemplares dos três autógrafos recebidos, nos quais o Presidente da República terá aposto o despacho de sanção. - Comunicação de veto: Dirigida ao Presidente do Senado Federal (Constituição, art. 66, 1º), a mensagem informa sobre a decisão de vetar, se o veto é parcial, quais as disposições vetadas, e as razões do veto. Seu texto vai publicado na íntegra no Diário Oficial da União, ao contrário das demais mensagens, cuja publicação se restringe à notícia do seu envio ao Poder Legislativo. - Outras mensagens: Também são remetidas ao Legislativo com regular frequência mensagens com: - encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos gravosos (Constituição, art. 49, I); - pedido de estabelecimento de alíquolas aplicáveis às operações e prestações interestaduais e de exportação (Constituição, art. 155, 2º, IV); - proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada (Constituição, art. 52, VI); - pedido de autorização para operações financeiras externas (Constituição, art. 52, V); e outros. Entre as mensagens menos comuns estão as de: - convocação extraordinária do Congresso Nacional (Constituição, art. 57, 6º); - pedido de autorização para exonerar o Procurador Geral da República (art. 52, XI, e 128, 2º); - pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobilização nacional (Constituição, art. 84, XIX); 23

26 - pedido de autorização ou referendo para celebrara paz (Constituição, art. 84, XX); - justificativa para decretação do estado de defesa ou de sua prorrogação (Constituição, art. 136, 4º); - pedido de autorização para decretar o estado de sítio (Constituição, art. 137); - relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio ou de defesa (Constituição, art. 141, parágrafo único); - proposta de modificação de projetas de leis financeiras (Constituição, art. 166, 5º); - pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem despesas correspondentes, em decorrência de veto, emenda ou rejeição do projeto de lei orçamentária anual (Constituição, art. 166, 8º); - pedido de autorização para alienar ou conceder terras públicas com área superior a ha (Constituição, art. 188, 1º); etc. As mensagens contêm: - a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda: Mensagem nº - vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda: Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal, - o texto, iniciando a 2 cm do vocativo; - o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário. Obs: Modelo no final da matéria. Telegrama Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex etc. Por se tratar de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar se pela concisão. Não há padrão rígido, devendo se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. Obs: Modelo no final da matéria. Fax O fax (forma abreviada já consagrada de fac símile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve se fazê lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, isto é, de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. Correio Eletrônico O correio eletrônico ( e mail ), por seu baixo custo e celeridade, transformou se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. Sempre que disponível, deve se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. Apostila É o aditamento que se faz a um documento com o objetivo de retificação, atualização, esclarecimento ou fixar vantagens, evitando se assim a expedição de um novo título ou documento. Estrutura: - Título: APOSTILA, centralizado. - Texto: exposição sucinta da retificação, esclarecimento, atualização ou fixação da vantagem, com a menção, se for o caso, onde o documento foi publicado. - Local e data. - Assinatura: nome e função ou cargo da autoridade que constatou a necessidade de efetuar a apostila. Não deve receber numeração, sendo que, em caso de documento arquivado, a apostila deve ser feita abaixo dos textos ou no verso do documento. Em caso de publicação do ato administrativo originário, a apostila deve ser publicada com a menção expressa do ato, número, dia, página e no mesmo meio de comunicaçao oficial no qual o ato administrativo foi originalmente publicado, a fim de que se preserve a data de validade. Obs: Modelo no final da matéria. 24

27 ATA É o instrumento utilizado para o registro expositivo dos fatos e deliberações ocorridos em uma reunião, sessão ou assembleia. Estrutura: - Título ATA. Em se tratando de atas elaboradas sequencialmente, indicar o respectivo número da reunião ou sessão, em caixa alta. - Texto, incluindo: Preâmbulo registro da situação espacial e temporal e participantes; Registro dos assuntos abordados e de suas decisões, com indicação das personalidades envolvidas, se for o caso; Fecho termo de encerramento com indicação, se necessário, do redator, do horário de encerramento, de convocação de nova reunião etc. A ATA será assinada e/ou rubricada portodos os presentes à reunião ou apenas pelo presidente e relator, dependendo das exigências regimentais do órgão. A fim de se evitarem rasuras nas atas manuscritas, deve se, em caso de erro, utilizar o termo digo, seguido da informação correta a ser registrada. No caso de omissão de informações ou de erros constatados após a redação, usa se a expressão Em tempo ao final da ATA, com o registro das informações corretas. Obs: Modelo no final da matéria. Carta É a forma de correspondência emitida por particular, ou autoridade com objetivo particular, não se confundindo com o memorando (correspondência interna) ou o ofício (correspondência externa), nos quais a autoridade que assina expressa uma opinião ou dá uma informação não sua, mas, sim, do órgão pelo qual responde. Em grande parte dos casos da correspondência enviada por deputados, deve se usar a carta, não o memorando ou ofício, por estar o parlamentar emitindo parecer, opinião ou informação de sua responsabilidade, e não especificamente da Câmara dos Deputados. O parlamentar deverá assinar memorando ou ofício apenas como titular de função oficial específica (presidente de comissão ou membro da Mesa, por exemplo). Estrutura: - Local e data. - Endereçamento, com forma de tratamento, destinatário, cargo e endereço. - Vocativo. - Texto. - Fecho. - Assinatura: nome e, quando necessário, função ou cargo. Se o gabinete usar cartas com frequência, poderá numerá las. Nesse caso, a numeração poderá apoiar -se no padrão básico de diagramação. O fecho da carta segue, em geral, o padrão da correspondência oficial, mas outros fechos podem ser usados, a exemplo de Cordialmente, quando se deseja indicar relação de proximidade ou igualdade de posição entre os correspondentes. Obs: Modelo no final da matéria. Declaração É o documento em que se informa, sob responsabilidade, algo sobre pessoa ou acontecimento. Estrutura: - Título: DECLARAÇÃO, centralizado. - Texto: exposição do fato ou situação declarada, com finalidade, nome do interessado em destaque (em maiúsculas) e sua relação com a Câmara nos casos mais formais. - Local e data. - Assinatura: nome da pessoa que declara e, no caso de autoridade, função ou cargo. A declaração documenta uma informação prestada por autoridade ou particular. No caso de autoridade, a comprovação do fato ou o conhecimento da situação declarada deve serem razão do cargo que ocupa ou da função que exerce. Declarações que possuam características específicas podem receber uma qualificação, a exemplo da declaração funcional. Obs: Modelo no final da matéria. Despacho É o pronunciamento de autoridade administrativa em petição que lhe é dirigida, ou ato relativo ao andamento do processo. Pode ter caráter decisório ou apenas de expediente. Estrutura: - Nome do órgão principal e secundário. - Número do processo. - Data. - Texto. - Assinatura e função ou cargo da autoridade. O despacho pode constituir se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo. Obs: Modelo no final da matéria. Ordem de Serviço É o instrumento que encerra orientações detalhadas e/ou pontuais para a execução de serviços por órgãos subordinados da Administração. Estrutura: - Título: ORDEM DE SERVIÇO, numeração e data. - Preâmbulo e fundamentação: denominação da autoridade que expede o ato (em maiúsculas) e citação da legislação pertinente ou por força das prerrogativas do cargo, seguida da palavra resolve. - Texto: desenvolvimento do assunto, que pode ser dividido em itens, incisos, alíneas etc. - Assinatura: nome da autoridade competente e indicação da função. A Ordem de Serviço se assemelha à Portaria, porém possui caráter mais específico e detalhista. Objetiva, essencialmente, a otimização e a racionalização de serviços. Obs: Modelo no final da matéria. Parecer É a opinião fundamentada, emitida em nome pessoal ou de órgão administrativo, sobre tema que lhe haja sido submetido para análise e competente pronunciamento. Visa fornecer subsídios para tomada de decisão. Estrutura: - Número de ordem (quando necessário). - Número do processo de origem. 25

28 - Ementa (resumo do assunto). - Texto, compreendendo: Histórico ou relatório (introdução); Parecer (desenvolvimento com razões e justificativas); Fecho opinativo (conclusão). - Local e data. - Assinatura, nome e função ou cargo do parecerista. Além do Parecer Administrativo, acima conceituado, existe o Parecer Legislativo, que é uma proposição, e, como tal, definido no art. 126 do Regimento Interno da Câmara dos Deputados. O desenvolvimento do parecer pode ser dividido em tantos itens (e estes intitulados) quantos bastem ao parecerista para o fim de melhor organizar o assunto, imprimindo lhe clareza e didatismo. Obs: Modelo no final da matéria. Portaria É o ato administrativo pelo qual a autoridade estabelece regras, baixa instruções para aplicação de leis ou trata da organização e do funcionamento de serviços dentro de sua esfera de competência. Estrutura: - Título: PORTARIA, numeração e data. - Ementa: síntese do assunto. - Preâmbulo e fundamentação: denominação da autoridade que expede o ato e citação da legislação pertinente, seguida da palavra resolve. - Texto: desenvolvimento do assunto, que pode ser dividido em artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens. - Assinatura: nome da autoridade competente e indicação do cargo. Certas portarias contêm considerandos, com as razões que justificam o ato. Neste caso, a palavra resolve vem depois deles. A ementa justifica se em portarias de natureza normativa. Em portarias de matéria rotineira, como nos casos de nomeação e exoneração, por exemplo, suprime -se a ementa. Obs: Modelo no final da matéria. Relatório É o relato exposilivo, detalhado ou não, do funcionamento de uma instituição, do exercício de atividades ou acerca do desenvolvimento de serviços específicos num determinado período. Estrutura: - Título RELATÓRIO ou RELATÓRIO DE... - Texto registro em tópicos das principais atividades desenvolvidas, podendo ser indicados os resultados parciais e totais, com destaque, se for o caso, para os aspectos positivos e negativos do período abrangido. O cronograma de trabalho a ser desenvolvido, os quadros, os dados estatísticos e as tabelas poderão ser apresentados como anexos. - Local e data. - Assinatura e função ou cargo do(s) funcionário(s) relator(es). No caso de Relatório de Viagem, aconselha se registrar uma descrição sucinta da participação do servidor no evento (seminário, curso, missão oficial e outras), indicando o período e o trecho compreendido. Sempre que possível, o Relatório de Viagem deverá ser elaborado com vistas ao aproveitamento efetivo das informações tratadas no evento para os trabalhos legislativos e administrativos da Casa. Quanto à elaboração de Relatório de Atividades, deve se atentar para os seguintes procedimentos: - abster se de transcrever a competência formal das unidades administrativas já descritas nas normas internas; - relatar apenas as principais atividades do órgão; - evitar o detalhamento excessivo das tarefas executadas pelas unidades administrativas que lhe são subordinadas; - priorizar a apresentação de dados agregados, grandes metas realizadas e problemas abrangentes que foram solucionados; - destacar propostas que não puderam ser concretizadas, identificando as causas e indicando as prioridades para os próximos anos; - gerar um relatório final consolidado, limitado, se possível, ao máximo de dez páginas para o conjunto da Diretoria, Departamento ou unidade equivalente. Obs: Modelo no final da matéria. Requerimento (Petição) É o instrumento por meio do qual o interessado requer a uma autoridade administrativa um direito do qual se julga detentor. Estrutura: - Vocativo, cargo ou função (e nome do destinatário), ou seja, da autoridade competente. - Texto incluindo: Preâmbulo, contendo nome do requerente (grafado em letras maiúsculas) e respectiva qualificação: nacionalidade, estado civil, profissão, documento de identidade, idade (se maior de 60 anos, para fins de preferência na tramitação do processo, segundo a Lei /03), e domicílio (caso o requerente seja servidor da Câmara dos Deputados, precedendo à qualificação civil deve ser colocado o número do registro funcional e a lotação); Exposição do pedido, de preferência indicando os fundamentos legais do requerimento e os elementos probatórios de natureza fática. - Fecho: Nestes termos, Pede deferimento. - Local e data. - Assinatura e, se for o caso de servidor, função ou cargo. Quando mais de uma pessoa fizer uma solicitação, reivindicação ou manifestação, o documento utilizado será um abaixo assinado, com estrutura semelhante à do requerimento, devendo haver identificação das assinaturas. A Constituição Federal assegura a todos, independentemente do pagamento de taxas, o direito de petição aos Poderes Públicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder (art. 51, XXXIV, a ), sendo que o exercício desse direito se instrumentaliza por meio de requerimento. No que concerne especificamente aos servidores públicos, a lei que institui o Regime único estabelece que o requerimento deve ser dirigido à autoridade competente para decidi lo e encaminhado por intermédio daquela a que estiver imediatamente subordinado o requerente (Lei nº 8.112/90, art. 105). Obs: Modelo no final da matéria. 26

29 Protocolo O registro de protocolo (ou simplesmente o protocolo ) é o livro (ou, mais atualmente, o suporte informático) em que são transcritos progressivamente os documentos e os atos em entrada e em saída de um sujeito ou entidade (público ou privado). Este registro, se obedecerem a normas legais, têm fé pública, ou seja, tem valor probatório em casos de controvérsia jurídica. O termo protocolo tem um significado bastante amplo, identificando-se diretamente com o próprio procedimento. Por extensão de sentido, protocolo significa também um trâmite a ser seguido para alcançar determinado objetivo ( seguir o protocolo ). A gestão do protocolo é normalmente confiada a uma repartição determinada, que recebe o material documentário do sujeito que o produz em saída e em entrada e os anota num registro (atualmente em programas informáticos), atruibuindo-lhes um número e também uma posição de arquivo de acordo com suas características. O registro tem quatro elementos necessários e obrigatórios: - Número progressivo. - Data de recebimento ou de saída. - Remetente ou destinatário. - Regesto, ou seja, breve resumo do conteúdo da correspondência 27

30 Exemplo de Ofício Ofício nº 524/1991/SG-PR (Ministério) (Secretaria/Departamento/Setor/Entidade) (Endereço para correspondência) (Endereço continuação) (Telefone e Endereço de Correio Eletrônico) Brasília, 20 de maio de 2011 A Sua Excelência o Senhor Deputado (Nome) Câmara dos Deputados Brasília DF 3 cm 297 mm 1,5 cm Assunto: Demarcação de terras indígenas Senhor Deputado, 1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama nº 154, de 24 de abril último, informo VossaExcelência de que as medidas mencionadas em sua carta nº 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto nº 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa). 2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que na definição e demarcação das terras indígenas fossem levadas emconsideração as características sócio-econômicas regionais. 3. Nos termos do Decreto nº 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1º, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente. 4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhas as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil. 5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das entidades civis acima mencionadas. 6. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os limites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos necessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária transparência e agilidade. Atenciosamente, (Nome) (cargo) 210 mm 28

31 Exemplo de Aviso Aviso nº 45/SCT-PR Brasília, 27 de fevereiro de 2011 A Sua Excelência o Senhor (Nome e cargo) 297 mm 3 cm Assunto: Seminário sobre o uso de energia no setor público 1,5 cm Senhor Ministro, Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do Primeiro Seminário Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Público, a ser realizado em 5 de março próximo, às 9 horas, no auditório da Escola Nacional de Administração Pública ENAP, localizada no Setor de Áreas Isoladas, nesta capital. O Seminário mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional das Comissões Internas de Conservação de Energia em Órgãos Públicos, instituído pelo Decreto nº , de 26 de outubro de Atenciosamente, (Nome do signatário) (cargo do signatário) 210 mm 29

32 Exemplo de Memorando Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 2011 Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Assunto: Administração, Instalação de microcomputadores 1,5 cm 297 mm 1. Nos termos do Plano Geral de Informatização, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadores neste Departamento. 2. Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos e outro gerenciador de banco de dados. 3. O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito. 4. Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste Departa-mento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados. Atenciosamente, (Nome do signatário) 210 mm 30

33 Exemplo de Memorando Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 2011 Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Assunto: Administração, Instalação de microcomputadores 1,5 cm 297 mm 1. Nos termos do Plano Geral de Informatização, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadores neste Departamento. 2. Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos e outro gerenciador de banco de dados. 3. O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito. 4. Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste Departa-mento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados. Atenciosamente, (Nome do signatário) 210 mm 31

34 Exemplo de Mensagem 5 cm Mensagem nº cm 297 mm Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal, 2 cm 1,5 cm 3 cm Comunico a Vossa Excelência o recebimento das mensagens SM nºs 106 a 110, de 1991, nas quais informo a promulgação dos Decretos Legislativos nºs 93 a 97, de 1991, relativos à exploração de serviços de radiodifusão. Brasília, 28 de março de mm 32

35 Exemplo de Telegrama [órgão Expedidorl [setor do órgão expedidor] [endereço do órgão expedidor] Destinatário: Nº do fax de destino: Data: / / Remetente: Tel. p/ contato: Fax/correio eletrônico: Nº de páginas: esta + Nº do documento: Observações: Exemplo de Apostila APOSTILA A Diretora da Coordenação de Secretariado Parlamentar do Departamento de Pessoal declara que o servidor José da Silva, nomeado pela Portaria CDCC-RQ001/2004, publicada no Suplemento ao Boletim Administrativo de 30 de março de 2004, teve sua situação funcional alterada, de Secretário Parlamentar Requisitado, ponto n. 123, para Secretário Parlamentar sem vínculo efetivo com o serviço público, ponto n , a partir de 11 de abril de 2004, em face de decisão contida no Processo n /2004. Brasília, em 26/5/2011 Maria da Silva Diretora Exemplo de ATA CAMARA DOS DEPUTADOS CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Coordenação de Publicações ATA As 10h15min, do dia 24 de maio de 2011, na Sala de Reunião do Cedi, a Sra. Maria da Silva, Diretora da Coordenação, deu início aos trabalhos com a leitura da ala da reunião anterior, que foi aprovada, sem alterações. Em prosseguimento, apresentou a pauta da reunião, com a inclusão do item Projetos Concluídos, sendo aprovada sem o acréscimo de novos itens. Tomou a palavra o Sr. José da Silva, Chefe da Seção de Marketing, que apresentou um breve relato das atividades desenvolvidas no trimestre, incluindo o lançamento dos novos produtos. Em seguida, o Sr. Mário dos Santos, Chefe da Tipografia, ressaltou que nos últimos meses os trabalhos enviados para publicação estavam de acordo com as normas estabelecidas, parabenizando a todos pelos resultados alcançados. Com relação aos projexos concluídos, a Diretora esclareceu que todos mantiveram-se dentro do cronograma de trabalho preestabelecido e que serao encaminhados à gráfica na próxima semana. Às 11h45min a Diretora encerrou os trabalhos, antes convocando reunião para o dia 2 de junho, quarta-feira, às 10 horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada, e eu, Ana de Souza, lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pela Diretora. Diretora Secretária 33

36 Exemplo de Despacho CÂMARA DOS DEPUTADOS PRIMEIRASECRETARIA Processo n.... Em... /... / Ao Senhor Presidente da Câmara dos Deputados, por força do disposto no inciso I do art. 70 do Regimento do Cefor, c/c o art. 95, da Lei n /90, com parecer favorável desta Secretaria, nos termos das informações e manifestações dos órgãos técnicos da Casa. Deputado José da Silva PrimeiroSecretário Exemplo de Ordem de Serviço CÂMARA DOS DEPUTADOS CONSULTORIA TÉCNICA ORDEM DE SERVIÇO N. 3, DE 6/6/2010 O DIRETOR DA CONSULTORIA TÉCNICA DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso de suas atribuições, resolve: 1. As salas 3 e 4 da Consultoria Técnica ficam destinadas a reuniões de trabalho com deputados, consultores e servidores dos setores de apoio da Consultoria Técnica. 2. As reuniões de trabalho serão agendadas previamente pela Diretoria da Coordenação de Serviços Gerais Havendo mais de uma solicitação de uso para o mesmo horário, será adotada a seguinte ordem de preferência: 1 reuniões de trabalho com a participação de deputados; 11 reuniões de trabalho da diretoria; 111 reuniões de trabalho dos consultores; IV.... V O cancelamento de reunião deverá ser imediatamente comunicado à Diretoría da Coordenação de Serviços Gerais. José da Silva Diretor 34

37 Exemplo de Parecer De: Departamento Jurídico Para: Gerente Administrativo Senhor Gerente, PARECER JURÍDICO Com relação à questão sobre a estabilidade provisória por gestação, ou não, da empregada Fulana de Tal, passamos a analisar o assunto. O artigo 10, letra b, do ADCT, assegura estabilidade à empregada gestante, desde a confirmação da gravidez até cinco meses após o parto. Nesta hipótese, existe responsabilidade objetiva do empregador pela manutenção do emprego, ou seja, basta comprovar a gravidez no curso do contrato para que haja incidência da regra que assegura a estabilidade provisória no emprego. O fundamento jurídico desta estabilidade é a proteção à maternidade e à infância, ou seja, proteger a gestante e o nascituro, assegurando a dignidade da pessoa humana. A confirmação da gravidez, expressão utilizada na Constituição, refere-se à afirmativa médica do estado gestacional da empregada e não exige que o empregador tenha ciência prévia da situação da gravidez. Neste sentido tem sido as reiteradas decisões do C. TST, culminando com a edição da Súmula n. 244, que assim disciplina a questão: I - O desconhecimento do estado gravídico pelo empregador não afasta o direito ao pagamento da indenização decorrente da estabilidade. (art. 10, II, b do ADCT). (ex-oj nº 88 DJ ). II - A garantia de emprego à gestante só autoriza a reintegração se esta se der durante o período de estabilidade. Do contrário, a garantia restringe-se aos salários e demais direitos correspondentes ao período de estabilidade. (ex-súmula nº 244 Res 121/2003, DJ ). III - Não há direito da empregada gestante à estabilidade provisória na hipótese de admissão mediante contrato de experiência, visto que a extinção da relação de emprego, em face do término do prazo, não constitui dispensa arbitrária ou sem justa causa. (ex-oj nº Inserida em ). No caso colocado em análise, percebe-se que não havia confirmação da gestação antes da dispensa. Ao contrário, diante da suspeita de gravidez, a empresa teve o cuidado de pedir a realização de exame laboratorial, o que foi feito, não tendo sido confirmada a gravidez. A empresa só dispensou a empregada depois que lhe foi apresentado o resultado negativo do teste de gravidez. A confirmação do estado gestacional só veio após a dispensa. Assim, para solução da questão, importante indagar se gravidez confirmada no curso aviso prévio indenizado garante ou não a estabilidade. O TST tem decidido (Súmula 371), que a projeção do contrato de trabalho para o futuro, pela concessão de aviso prévio indenizado, tem efeitos limitados às vantagens econômicas obtidas no período de pré-aviso. Este entendimento exclui a estabilidade provisória da gestante, quando a gravidez ocorre após a rescisão contratual. A gravidez superveniente à dispensa, durante o aviso prévio indenizado, não assegura a estabilidade. Contudo, na hipótese dos autos, embora a gravidez tenha sido confirmada no curso do aviso prévio indenizado, certo é que a empregada já estava grávida antes da dispensa, como atestam os exames trazidos aos autos. A conclusão da ultrossonografia obstétrica afirma que em 30 de julho de 2009 a idade gestacional ecografica era de pouco mais de 13 semanais, portanto, na data do afastamento a reclamante já contava com mais de 01 mês de gravidez. Em face do exposto, considerando os fundamentos jurídicos do instituto da estabilidade da gestante, considerando que a responsabilidade do empregador pela manutenção do emprego é objetiva e considerando que o desconhecimento do estado gravídico não impede o reconhecimento da gravidez, conclui-se que: a) não existe estabilidade quando a gravidez ocorre na vigência do aviso prévio indenizado; b) fica assegurada a estabilidade quando, embora confirmada no período do aviso prévio indenizado, a gravidez ocorre antes da dispensa. De acordo com tais conclusões, entendemos que a empresa deve proceder a reintegração da empregada diante da estabilidade provisória decorrente da gestação. É o parecer. (localidade), (dia) de (mês) de (ano). (assinatura) (nome) (cargo) 35

38 Exemplo de Portaría CÂMARA DOS DEPUTADOS DIRETORIAGERAL PORTARIA N. 1, de 13/1/2010 Disciplina a utilização da chancela eletrônica nas requisições de passagens aéreas e diárias de viagens, autorizadasem processos administrativos no âmbito da Câmara dos Deputados e assinadas pelo DiretorGeral. O DIRETORGERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 147, item XV, da Resolução n. 20, de 30 de novembro de 1971, resolve: Art. 11 Fica instituído o uso da chancela eletrônica nas requisições de passagens aéreas e diárias de viagens, autorizadas em processos administrativos pela autoridade competente e assinadas pelo DiretorGeral, para parlamentar, servidor ou convidado, no âmbito da Câmara dos Deputados. Art. 21 A chancela eletrônica, de acesso restrito, será válida se autenticada mediante código de segurança e acompanhada do atesto do Chefe de Gabinete da DiretoriaGeral ou do seu primeiro substituto. Art. 31 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação. Sérgio Sampaio Contreiras de Almeida DiretorGeral Modelo de Relatório CÂMARA DOS DEPUTADOS ÓRGÃO PRINCIPAL órgão Secundário RELATÓRIO Introdução Apresentar um breve resumo das temáticas a serem abordadas. Em se tratando de relatório de viagem, indicar a denominação do evento, local e período compreendido. Tópico 1 Atribuir uma temática para o relato a ser apresentado.... Tópico 1.1 Havendo subdivisões, os assuntos subseqüentes serão apresentados hierarquizados à temática geral Tópico 2 Atribuir uma temática para o relato a ser apresentado Considerações finais... Brasília,... de de Nome Função ou Cargo 36

39 FUNDAMENTOS ÉTICOS. FUNDAMENTOS LEGAIS. A ética é composta por valores reais e presentes na sociedade, a partir do momento em que, por mais que às vezes tais valores apareçam deturpados no contexto social, não é possível falar em convivência humana se esses forem desconsiderados. Entre tais valores, destacam-se os preceitos da Moral e o valor do justo (componente ético do Direito). Se, por um lado, podemos constatar que as bruscas transformações sofridas pela sociedade através dos tempos provocaram uma variação no conceito de ética, por outro, não é possível negar que as questões que envolvem o agir ético sempre estiveram presentes no pensamento filosófico e social. Aliás, um marco da ética é a sua imutabilidade: a mesma ética de séculos atrás está vigente hoje, por exemplo, respeitar ao próximo nunca será considerada uma atitude antiética. Outra característica da ética é a sua validade universal, no sentido de delimitar a diretriz do agir humano para todos os que vivem no mundo. Não há uma ética conforme cada época, cultura ou civilização: a ética é uma só, válida para todos eternamente, de forma imutável e definitiva. Quanto à etimologia da palavra ética: No grego existem duas vogais para pronunciar e grafar a vogal e, uma breve, chamada epsílon, e uma longa, denominada eta. Éthos, escrita com a vogal longa, significa costume; porém, se escrita com a vogal breve, éthos, significa caráter, índole natural, temperamento, conjunto das disposições físicas e psíquicas de uma pessoa. 1 A ética passa por certa evolução natural através da história, mas uma breve observação do ideário de alguns pensadores do passado permite perceber que ela é composta por valores comuns desde sempre consagrados. Entre os elementos que compõem a Ética, destacam-se a Moral e o Direito. Assim, a Moral não é a Ética, mas apenas parte dela. Neste sentido, Moral vem do grego Mos ou Morus, referindo-se exclusivamente ao regramento que determina a ação do indivíduo. Assim, Moral e Ética não são sinônimos, não apenas pela Moral ser apenas uma parte da Ética; mas principalmente porque enquanto a Moral é entendida como a prática, como a realização efetiva e cotidiana dos valores; a Ética é entendida como uma filosofia moral, ou seja, como a reflexão sobre a moral. Moral é ação, Ética é reflexão. A ética está presente em todas as esferas da vida de um indivíduo e da sociedade que ele compõe e é fundamental para a manutenção da paz social que todos os cidadãos (ou ao menos grande parte deles) obedeçam os ditames éticos consolidados. A obediência à ética não deve se dar somente no âmbito da vida particular, mas também na atuação profissional, principalmente se tal atuação se der no âmbito estatal. O Estado é a forma social mais abrangente, a sociedade de fins gerais que permite o desenvolvimento, em seu seio, das individualidades e das demais sociedades, chamadas de fins particula- 1 CHAUÍ, Marilena. Convite à Filosofia. 13. ed. São Paulo: Ática, res. O Estado, como pessoa, é uma ficção, é um arranjo formulado pelos homens para organizar a sociedade de disciplinar o poder visando que todos possam se realizar em plenitude, atingindo suas finalidades particulares. O Estado tem um valor ético, de modo que sua atuação deve se guiar pela moral idônea. Mas não é propriamente o Estado que é aético, porque ele é composto por homens. Assim, falta ética ou não aos homens que o compõem. Ou seja, o bom comportamento profissional do funcionário público é uma questão ligada à ética no serviço público, pois se os homens que compõem a estrutura do Estado tomam uma atitude correta perante os ditames éticos há uma ampliação e uma consolidação do valor ético do Estado. Alguns cidadãos recebem poderes e funções específicas dentro da administração pública, passando a desempenhar um papel de fundamental interesse para o Estado. Quando estiver nesta condição, mais ainda, será exigido o respeito à ética. Afinal, o Estado é responsável pela manutenção da sociedade, que espera dele uma conduta ilibada e transparente. Quando uma pessoa é nomeada como servidor público, passa a ser uma extensão daquilo que o Estado representa na sociedade, devendo, por isso, respeitar ao máximo todos os consagrados preceitos éticos. Todas as profissões reclamam um agir ético dos que a exercem, o qual geralmente se encontra consubstanciado em Códigos de Ética diversos atribuídos a cada categoria profissional. No caso das profissões na esfera pública, esta exigência se amplia. Não se trata do simples respeito à moral social: a obrigação ética no setor público vai além e encontra-se disciplinada em detalhes na legislação, tanto na esfera constitucional (notadamente no artigo 37) quanto na ordinária (em que se destacam o Decreto n 1.171/94 - Código de Ética - a Lei n 8.429/92 - Lei de Improbidade Administrativa - e a Lei n 8.112/90 - regime jurídico dos servidores públicos civis na esfera federal). Em geral, as diretivas a respeito do comportamento profissional ético podem ser bem resumidas em alguns princípios basilares. Segundo Nalini 2, o princípio fundamental seria o de agir de acordo com a ciência, se mantendo sempre atualizado, e de acordo com a consciência, sabendo de seu dever ético; tomando-se como princípios específicos: - Princípio da conduta ilibada - conduta irrepreensível na vida pública e na vida particular. - Princípio da dignidade e do decoro profissional - agir da melhor maneira esperada em sua profissão e fora dela, com técnica, justiça e discrição. - Princípio da incompatibilidade - não se deve acumular funções incompatíveis. - Princípio da correção profissional - atuação com transparência e em prol da justiça. - Princípio do coleguismo - ciência de que você e todos os demais operadores do Direito querem a mesma coisa, realizar a justiça. - Princípio da diligência - agir com zelo e escrúpulo em todas funções. - Princípio do desinteresse - relegar a ambição pessoal para buscar o interesse da justiça. 2 NALINI, José Renato. Ética geral e profissional. 8. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais,

40 - Princípio da confiança - cada profissional de Direito é dotado de atributos personalíssimos e intransferíveis, sendo escolhido por causa deles, de forma que a relação estabelecida entre aquele que busca o serviço e o profissional é de confiança. - Princípio da fidelidade - Fidelidade à causa da justiça, aos valores constitucionais, à verdade, à transparência. - Princípio da independência profissional - a maior autonomia no exercício da profissão do operador do Direito não deve impedir o caráter ético. - Princípio da reserva - deve-se guardar segredo sobre as informações que acessa no exercício da profissão. - Princípio da lealdade e da verdade - agir com boa-fé e de forma correta, com lealdade processual. - Princípio da discricionariedade - geralmente, o profissional do Direito é liberal, exercendo com boa autonomia sua profissão. - Outros princípios éticos, como informação, solidariedade, cidadania, residência, localização, continuidade da profissão, liberdade profissional, função social da profissão, severidade consigo mesmo, defesa das prerrogativas, moderação e tolerância. Vale destacar que, se a Ética, num sentido amplo, é composta por ao menos dois elementos - a Moral e o Direito (justo); no caso da disciplina da Ética no Setor Público a expressão é adotada num sentido estrito - ética corresponde ao valor do justo, previsto no Direito vigente, o qual é estabelecido com um olhar atento às prescrições da Moral para a vida social. Em outras palavras, quando se fala em ética no âmbito do Estado não se deve pensar apenas na Moral, mas sim em efetivas normas jurídicas que a regulamentam, o que permite a aplicação de sanções. Veja o organograma: Considerados os princípios administrativos basilares do art. 37 da CF, destaca-se a existência de um diploma específico que estabelece a ação ética esperada dos servidores públicos, qual seja o Decreto n 1.171/94. Vale lembrar que o Código de Ética foi expedido pelo Presidente da República, considerada a atribuição da Constituição Federal para dispor sobre a organização e o funcionamento da administração pública federal, conforme art. 84, IV e VI da Constituição Federal: IV - sancionar, promulgar e fazer publicar as leis, bem como expedir decretos e regulamentos para sua fiel execução; [...] VI - dispor, mediante decreto, sobre: a) organização e funcionamento da administração federal, quando não implicar aumento de despesa nem criação ou extinção de órgãos públicos; b) extinção de funções ou cargos públicos, quando vagos. Exatamente por causa desta atribuição que o Código de Ética em estudo adota a forma de decreto e não de lei, já que as leis são elaboradas pelo Poder Legislativo (Congresso Nacional). O Decreto n 1.171/94 é um exemplo do chamado poder regulamentar inerente ao Executivo, que se perfaz em decretos regulamentares. Embora sejam factíveis decretos autônomos 3, não é o caso do decreto em estudo, o qual encontra conexão com diplomas como as Leis n 8.112/90 (regime jurídico dos servidores públicos federais) e Lei n 8.429/92 (lei de improbidade administrativa), além da Constituição Federal. Disto extrai-se que a adoção da forma de decreto não significa, de forma alguma, que suas diretrizes não sejam obrigatórias: o servidor público federal que desobedecê-las estará sujeito à apuração de sua conduta perante a respectiva Comissão de Ética, que enviará informações ao processo administrativo disciplinar, podendo gerar até mesmo a perda do cargo, ou aplicará a pena de censura nos casos menos graves. DECRETO Nº 1.171, DE 22 DE JUNHO DE 1994 Aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, e ainda tendo em vista o disposto no art. 37 da Constituição, bem como nos arts. 116 e 117 da Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e nos arts. 10, 11 e 12 da Lei n 8.429, de 2 de junho de 1992, Logo, as regras éticas do setor público são mais do que regulamentos morais, são normas jurídicas e, como tais, passíveis de coação. A desobediência ao princípio da moralidade caracteriza ato de improbidade administrativa, sujeitando o servidor às penas previstas em lei. Da mesma forma, o seu comportamento em relação ao Código de Ética pode gerar benefícios, como promoções, e prejuízos, como censura e outras penas administrativas. A disciplina constitucional é expressa no sentido de prescrever a moralidade como um dos princípios fundadores da atuação da administração pública direta e indireta, bem como outros princípios correlatos. Assim, o Estado brasileiro deve se conduzir moralmente por vontade expressa do constituinte, sendo que à imoralidade administrativa aplicam-se sanções. DECRETA: Art. 1 Fica aprovado o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal, que com este baixa. Art. 2 Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta e indireta implementarão, em sessenta dias, as providências necessárias à plena vigência do Código de Ética, inclusive mediante a Constituição da respectiva Comissão de Ética, integrada por três servidores ou empregados titulares de cargo efetivo ou emprego permanente. 3 LENZA, Pedro. Direito constitucional esquematizado. 15. ed. São Paulo: Saraiva,

41 Parágrafo único. A constituição da Comissão de Ética será comunicada à Secretaria da Administração Federal da Presidência da República, com a indicação dos respectivos membros titulares e suplentes. Art. 3 Este decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 22 de junho de 1994, 173 da Independência e 106 da República. ITAMAR FRANCO Romildo Canhim Este texto não substitui o publicado no DOU de ANEXO Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal CAPÍTULO I Seção I Das Regras Deontológicas I - A dignidade, o decoro, o zelo, a eficácia e a consciência dos princípios morais são primados maiores que devem nortear o servidor público, seja no exercício do cargo ou função, ou fora dele, já que refletirá o exercício da vocação do próprio poder estatal. Seus atos, comportamentos e atitudes serão direcionados para a preservação da honra e da tradição dos serviços públicos. II - O servidor público não poderá jamais desprezar o elemento ético de sua conduta. Assim, não terá que decidir somente entre o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o conveniente e o inconveniente, o oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre o honesto e o desonesto, consoante as regras contidas no art. 37, caput, e 4, da Constituição Federal. III - A moralidade da Administração Pública não se limita à distinção entre o bem e o mal, devendo ser acrescida da ideia de que o fim é sempre o bem comum. O equilíbrio entre a legalidade e a finalidade, na conduta do servidor público, é que poderá consolidar a moralidade do ato administrativo. IV- A remuneração do servidor público é custeada pelos tributos pagos direta ou indiretamente por todos, até por ele próprio, e por isso se exige, como contrapartida, que a moralidade administrativa se integre no Direito, como elemento indissociável de sua aplicação e de sua finalidade, erigindo-se, como consequência, em fator de legalidade. V - O trabalho desenvolvido pelo servidor público perante a comunidade deve ser entendido como acréscimo ao seu próprio bem-estar, já que, como cidadão, integrante da sociedade, o êxito desse trabalho pode ser considerado como seu maior patrimônio. VI - A função pública deve ser tida como exercício profissional e, portanto, se integra na vida particular de cada servidor público. Assim, os fatos e atos verificados na conduta do dia-a-dia em sua vida privada poderão acrescer ou diminuir o seu bom conceito na vida funcional. VII - Salvo os casos de segurança nacional, investigações policiais ou interesse superior do Estado e da Administração Pública, a serem preservados em processo previamente declarado sigiloso, nos termos da lei, a publicidade de qualquer ato administrativo constitui requisito de eficácia e moralidade, ensejando sua omissão comprometimento ético contra o bem comum, imputável a quem a negar. VIII - Toda pessoa tem direito à verdade. O servidor não pode omiti-la ou falseá-la, ainda que contrária aos interesses da própria pessoa interessada ou da Administração Pública. Nenhum Estado pode crescer ou estabilizar-se sobre o poder corruptivo do hábito do erro, da opressão ou da mentira, que sempre aniquilam até mesmo a dignidade humana quanto mais a de uma Nação. IX - A cortesia, a boa vontade, o cuidado e o tempo dedicados ao serviço público caracterizam o esforço pela disciplina. Tratar mal uma pessoa que paga seus tributos direta ou indiretamente significa causar-lhe dano moral. Da mesma forma, causar dano a qualquer bem pertencente ao patrimônio público, deteriorando-o, por descuido ou má vontade, não constitui apenas uma ofensa ao equipamento e às instalações ou ao Estado, mas a todos os homens de boa vontade que dedicaram sua inteligência, seu tempo, suas esperanças e seus esforços para construí-los. X - Deixar o servidor público qualquer pessoa à espera de solução que compete ao setor em que exerça suas funções, permitindo a formação de longas filas, ou qualquer outra espécie de atraso na prestação do serviço, não caracteriza apenas atitude contra a ética ou ato de desumanidade, mas principalmente grave dano moral aos usuários dos serviços públicos. XI - 0 servidor deve prestar toda a sua atenção às ordens legais de seus superiores, velando atentamente por seu cumprimento, e, assim, evitando a conduta negligente. Os repetidos erros, o descaso e o acúmulo de desvios tornam-se, às vezes, difíceis de corrigir e caracterizam até mesmo imprudência no desempenho da função pública. XII - Toda ausência injustificada do servidor de seu local de trabalho é fator de desmoralização do serviço público, o que quase sempre conduz à desordem nas relações humanas. XIII - 0 servidor que trabalha em harmonia com a estrutura organizacional, respeitando seus colegas e cada concidadão, colabora e de todos pode receber colaboração, pois sua atividade pública é a grande oportunidade para o crescimento e o engrandecimento da Nação. Seção II Dos Principais Deveres do Servidor Público XIV - São deveres fundamentais do servidor público: a) desempenhar, a tempo, as atribuições do cargo, função ou emprego público de que seja titular; b) exercer suas atribuições com rapidez, perfeição e rendimento, pondo fim ou procurando prioritariamente resolver situações procrastinatórias, principalmente diante de filas ou de qualquer outra espécie de atraso na prestação dos serviços pelo setor em que exerça suas atribuições, com o fim de evitar dano moral ao usuário; c) ser probo, reto, leal e justo, demonstrando toda a integridade do seu caráter, escolhendo sempre, quando estiver diante de duas opções, a melhor e a mais vantajosa para o bem comum; d) jamais retardar qualquer prestação de contas, condição essencial da gestão dos bens, direitos e serviços da coletividade a seu cargo; e) tratar cuidadosamente os usuários dos serviços aperfeiçoando o processo de comunicação e contato com o público; 39

42 f) ter consciência de que seu trabalho é regido por princípios éticos que se materializam na adequada prestação dos serviços públicos; g) ser cortês, ter urbanidade, disponibilidade e atenção, respeitando a capacidade e as limitações individuais de todos os usuários do serviço público, sem qualquer espécie de preconceito ou distinção de raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, religião, cunho político e posição social, abstendo-se, dessa forma, de causar-lhes dano moral; h) ter respeito à hierarquia, porém sem nenhum temor de representar contra qualquer comprometimento indevido da estrutura em que se funda o Poder Estatal; i) resistir a todas as pressões de superiores hierárquicos, de contratantes, interessados e outros que visem obter quaisquer favores, benesses ou vantagens indevidas em decorrência de ações imorais, ilegais ou aéticas e denunciá-las; j) zelar, no exercício do direito de greve, pelas exigências específicas da defesa da vida e da segurança coletiva; l) ser assíduo e frequente ao serviço, na certeza de que sua ausência provoca danos ao trabalho ordenado, refletindo negativamente em todo o sistema; m) comunicar imediatamente a seus superiores todo e qualquer ato ou fato contrário ao interesse público, exigindo as providências cabíveis; n) manter limpo e em perfeita ordem o local de trabalho, seguindo os métodos mais adequados à sua organização e distribuição; o) participar dos movimentos e estudos que se relacionem com a melhoria do exercício de suas funções, tendo por escopo a realização do bem comum; p) apresentar-se ao trabalho com vestimentas adequadas ao exercício da função; q) manter-se atualizado com as instruções, as normas de serviço e a legislação pertinentes ao órgão onde exerce suas funções; r) cumprir, de acordo com as normas do serviço e as instruções superiores, as tarefas de seu cargo ou função, tanto quanto possível, com critério, segurança e rapidez, mantendo tudo sempre em boa ordem. s) facilitar a fiscalização de todos atos ou serviços por quem de direito; t) exercer com estrita moderação as prerrogativas funcionais que lhe sejam atribuídas, abstendo-se de fazê-lo contrariamente aos legítimos interesses dos usuários do serviço público e dos jurisdicionados administrativos; u) abster-se, de forma absoluta, de exercer sua função, poder ou autoridade com finalidade estranha ao interesse público, mesmo que observando as formalidades legais e não cometendo qualquer violação expressa à lei; v) divulgar e informar a todos os integrantes da sua classe sobre a existência deste Código de Ética, estimulando o seu integral cumprimento. Seção III Das Vedações ao Servidor Público XV - E vedado ao servidor público; a) o uso do cargo ou função, facilidades, amizades, tempo, posição e influências, para obter qualquer favorecimento, para si ou para outrem; b) prejudicar deliberadamente a reputação de outros servidores ou de cidadãos que deles dependam; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro ou infração a este Código de Ética ou ao Código de Ética de sua profissão; d) usar de artifícios para procrastinar ou dificultar o exercício regular de direito por qualquer pessoa, causando-lhe dano moral ou material; e) deixar de utilizar os avanços técnicos e científicos ao seu alcance ou do seu conhecimento para atendimento do seu mister; f) permitir que perseguições, simpatias, antipatias, caprichos, paixões ou interesses de ordem pessoal interfiram no trato com o público, com os jurisdicionados administrativos ou com colegas hierarquicamente superiores ou inferiores; g) pleitear, solicitar, provocar, sugerir ou receber qualquer tipo de ajuda financeira, gratificação, prêmio, comissão, doação ou vantagem de qualquer espécie, para si, familiares ou qualquer pessoa, para o cumprimento da sua missão ou para influenciar outro servidor para o mesmo fim; h) alterar ou deturpar o teor de documentos que deva encaminhar para providências; i) iludir ou tentar iludir qualquer pessoa que necessite do atendimento em serviços públicos; j) desviar servidor público para atendimento a interesse particular; l) retirar da repartição pública, sem estar legalmente autorizado, qualquer documento, livro ou bem pertencente ao patrimônio público; m) fazer uso de informações privilegiadas obtidas no âmbito interno de seu serviço, em benefício próprio, de parentes, de amigos ou de terceiros; n) apresentar-se embriagado no serviço ou fora dele habitualmente; o) dar o seu concurso a qualquer instituição que atente contra a moral, a honestidade ou a dignidade da pessoa humana; p) exercer atividade profissional aética ou ligar o seu nome a empreendimentos de cunho duvidoso. CAPÍTULO II DAS COMISSÕES DE ÉTICA XVI - Em todos os órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, indireta autárquica e fundacional, ou em qualquer órgão ou entidade que exerça atribuições delegadas pelo poder público, deverá ser criada uma Comissão de Ética, encarregada de orientar e aconselhar sobre a ética profissional do servidor, no tratamento com as pessoas e com o patrimônio público, competindo-lhe conhecer concretamente de imputação ou de procedimento susceptível de censura. XVII - (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007) XVIII - À Comissão de Ética incumbe fornecer, aos organismos encarregados da execução do quadro de carreira dos servidores, os registros sobre sua conduta ética, para o efeito de instruir e fundamentar promoções e para todos os demais procedimentos próprios da carreira do servidor público. XIX - (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007) 40

43 XX - (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007) XXI - (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007) XXII - A pena aplicável ao servidor público pela Comissão de Ética é a de censura e sua fundamentação constará do respectivo parecer, assinado por todos os seus integrantes, com ciência do faltoso. XXIII - (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007) XXIV - Para fins de apuração do comprometimento ético, entende-se por servidor público todo aquele que, por força de lei, contrato ou de qualquer ato jurídico, preste serviços de natureza permanente, temporária ou excepcional, ainda que sem retribuição financeira, desde que ligado direta ou indiretamente a qualquer órgão do poder estatal, como as autarquias, as fundações públicas, as entidades paraestatais, as empresas públicas e as sociedades de economia mista, ou em qualquer setor onde prevaleça o interesse do Estado. XXV - (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007) FUNDAMENTOS DE LINGUAGEM: IMPES- SOALIDADE, CORREÇÃO E OBJETIVIDA- DE, CLAREZA E CONCISÃO, COERÊNCIA E COESÃO, PADRONIZAÇÃO. A ARTE É COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL Além das palavras, existe um mundo infinito de nuances e prismas diferentes que geram energias ou estímulos que são percebidos e recebidos pelo outro, através dos quais a comunicação se processa. Um olhar, um tom de voz um pouco diferente, um franzir de cenho, um levantar de sobrancelhas, podem comunicar muito mais do que está contido em uma mensagem manifestada através das palavras. Em 15 anos atuando como professor de Comunicações Verbais, tendo treinado mais de pessoas, tenho observado algumas curiosidades que creio interessantes para que cada um possa refletir e tirar algum proveito. PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO Uma dessas constatações de pessoas que se dizem com grandes problemas de comunicação é que, de fato, os problemas são relativamente simples e de fácil solução. O que ocorre é que esse problema, por menor que seja, compromete todo o sistema de comunicação. Por exemplo, uma pessoa pode ter boa cultura, ser extrovertida e desinibida, saber usar bem as mãos, possuir um rico vocabulário e dominar uma boa fluência verbal. Pode possuir tudo isso, mas se falar de forma linear, com voz monótona irá provocar desinteresse e sonolência aos ouvintes e, consequentemente, a comunicação ficou limitada. O somatório desses pequenos problemas impede que uma pessoa se comunique com fluidez e naturalidade. É o mesmo princípio de que: A união faz a força, ou seja, o conjunto dessas dificuldades neutraliza o efeito que a comunicação poderia provocar, impedindo-a de mostrar o seu potencial e a sua competência, gerando frustrações na vida pessoal e profissional: a) Timidez: Há pessoas que possuem muito conhecimento e muito talento mas na hora de falar em público, em uma reunião ou quando convidadas para proferir uma palestra, ficam totalmente apavoradas e preferem fugir do que enfrentar. Se observarmos bem, uma pessoa não é valorizada por aquilo que sabe ou conhece, mas por aquilo que faz com aquilo que sabe. Por isso, a timidez tem impedido muitas pessoas de conseguirem galgar melhores possibilidades de sucesso na vida. Basicamente, os problemas de timidez manifestam-se por medos, tais como de não ser bem sucedido, de errar, de ter o famoso branco. Outra evidência é a baixa auto-estima, ou a sensação de incapacidade para se expressar diante de situações desafiadoras. Além disso, há o excesso de manifestações no próprio corpo, tais como tremedeira, gagueira, sudorese, taquicardia, chegando, em alguns casos até a desmaios; b) Saber Ouvir: Saber ouvir é muito mais do que escutar e darmos a nossa interpretação conforme desejarmos ou baseada nas nossas próprias limitações. Saber ouvir é cultivar a difícil arte da empatia que é a habilidade de se colocar no lugar do outro e prestar muita atenção no significado das palavras, na maneira em que a pessoa está transmitindo, no seu estado emocional, seus limites e conhecimentos; é olhar para os seus olhos, é perguntar se houver dúvidas, é evitar interpretar ou alucinar a partir do que foi dito; Este mesmo princípio de empatia se processa para quem deseja se comunicar. Para conseguir um ótimo resultado, basta colocarse no lugar do outro e gerar estímulos adequados conforme o jeito do outro funcionar, de processar informações, de entender conforme o seu nível cultural ou limitações de vocabulário, conceitos e experiências pessoais. A pergunta ideal para termos a evidência se, de fato, o outro entendeu o que dissemos é O que você entendeu do que eu disse?. O mundo seria, certamente, bem melhor e as pessoas conseguissem relacionar-se melhor se pudessem fazer e responder a essa pergunta; d) Voz: Outra grande dificuldade para muitos (e o problema é que desses, poucos sabem) é sobre a utilização adequada da voz. Há pessoas que falam muito devagar, outras ainda que tem dicção ruim ou falam de forma linear ou ainda com volume muito baixo. A questão é simples: Como posso esperar, de fato, que alguém me compreenda ou preste atenção no que digo se nem sequer consigo entender o que estou dizendo? e) Corpo: Curiosamente, a expressão corporal assume até mais importância do que a voz e, em alguns casos, do que o próprio conteúdo. Medo de olhar nos olhos, expressão facial incongruente com o conteúdo, aparência mal cuidada, ausência de gestos ou excessiva gesticulação, bem como posturas inadequadas são suficientes para tirarem o brilho de um processo de comunicação; f) Vícios: Quantas vezes ouvimos, ou melhor, tentamos ouvir pessoas, acompanhar seu raciocínio, mas fica difícil pois ouvimos alguns ruídos, tais como aaaa..., éééé..., tá, né, certo, percebe repetidos inúmeras vezes. Deixamos de prestar atenção no conteúdo e ficamos incomodados com esses sons que dificultam a compreensão; 41