NORMAS REGULAMENTARES PARA A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DE 2013

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1 NORMAS REGULAMENTARES PARA A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DE 2013

2 NORMAS REGULAMENTARES PARA A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DE 2013 Artigo 1.º - Definição e Objecto Artigo 2.º -Utilização das Dotações Orçamentais Artigo 3.º - Execução Orçamental Artigo 4.º - Contratos Artigo 5.º - Protocolos Artigo 6.º - Obras por Empreitada Artigo 7.º - Estornos Artigo 8.º - Modificações ao Orçamento e às GOP Artigo 9.º - Registo Contabilístico Artigo 10.º - Gestão dos Bens Móveis e Imóveis da Autarquia Artigo 11.º - Gestão de stocks Artigo 12.º - Outras entidades Artigo 13.º - Princípios gerais para a arrecadação de receitas Artigo 14.º - Documentos de suporte à Liquidação e Cobrança Artigo 15.º - Cobranças pelos serviços municipais Artigo 16.º - Valores recebidos pelo correio Artigo 17.º - Valores recebidos através de terminais de pagamento automático Artigo 18.º - Restituição de importâncias recebidas Artigo 19.º - Cauções Artigo 20.º - Princípios gerais de realização da despesa Artigo 21º - Tramitação dos processos de despesa Artigo 22.º - Conferência e registo da despesa Artigo 23.º - Processamento de remunerações Artigo 24.º - Fundos de maneio Artigo 25.º - Repartição de encargos Artigo 26.º - Autorizações assumidas Artigo 27.º - Equipamentos e soluções informáticas Artigo 28.º - Vertente seguradora Artigo 29.º - Despesas de deslocação Artigo 30.º - Reposições ao Município Artigo 31.º - Despesas de representação Página 2

3 Artigo 32.º - Responsabilidade pela elaboração e celebração de contratos Artigo 33.º - Contratos de tarefa e avença Artigo 34.º - Consulta de processos Artigo 35.º - Gestão da divida administrativa Artigo 36.º - Acordos de pagamento de divida de terceiros Artigo 37.º - Alteração normativo Artigo 38.º - Legislação aplicável Página 3

4 NORMAS REGULAMENTARES PARA A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DE 2013 Pretende o executivo fixar as disposições gerais e comuns de enquadramento do Orçamentos Municipal para 2013 assim como as normas relativas à execução orçamental: Artigo 1.º Definição e Objecto O presente regulamento estabelece as regras e procedimentos complementares necessários ao cumprimento das disposições constantes do Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e da Lei n.º 2/2007, de 15 de Janeiro, com as respectivas alterações, constituindo estes, no seu conjunto, o quadro normativo aplicável à execução do Orçamento do Município no ano de 2013, atentos aos objectivos de rigor e contenção orçamental. Artigo 2.º Utilização das Dotações Orçamentais 1. Durante o ano de 2013, a utilização das dotações orçamentais deverá observar critérios de rigorosa contenção, ficando sujeitas à observação da despesa fixada na estrutura fixa do Município, anexa ao presente documento, Anexo I. 2. O Presidente da Câmara, face à evolução da execução orçamental da receita que vier a verificar-se, autorizará a Divisão Financeira (DF) a alterar as verbas constantes no documento do ponto1, com a exceção das verbas afectas à Assembleia Municipal cuja competência cabe ao Presidente desta. 3. É da responsabilidade do chefe de divisão/responsável de serviço o acompanhamento de todos os compromissos afetos às actividades desenvolvidas por estas divisões ou serviços, respondendo pessoalmente, caso ultrapasse os valores definidos no Anexo I. 4. A violação referida no número anterior faz incorrer o seu responsável em responsabilidade civil, financeira e disciplinar. Artigo 3.º Execução Orçamental 1. Na execução dos documentos previsionais dever-se-á ter sempre em conta os princípios da utilização racional das dotações aprovadas e da gestão eficiente da tesouraria. Segundo estes princípios a assunção de encargos geradores de despesa deve ser justificada quanto à necessidade, utilidade e oportunidade. 2. Os serviços municipais são responsáveis pela gestão do conjunto dos meios financeiros, afectos às respectivas áreas de actividade, e tomarão as medidas necessárias à sua optimização e rigorosa utilização, em obediência às medidas de contenção de despesas e de gestão orçamental definidas pelo Executivo Municipal. Página 4

5 3. A adequação dos fluxos de caixa das receitas às despesas realizadas, de modo a que seja preservado o equilíbrio financeiro, obriga ao estabelecimento das seguintes regras: a. Registo, no início do ano económico, de todos os compromissos assumidos no ano de 2012 e não pagos (dívida transitada); b. Registo, no início do ano económico, de todos os compromissos contratualizados para Todos os compromissos de caracter permanente, e que dependam de consumos a efetuar, como despesas com pessoal, eletricidade, fotocópias, rendas, águas, gás, comunicações, transportes urbanos, transportes escolares, refeições escolares, combustíveis, contratos de assistência técnica em que o montante a liquidar não é apurado no momento da celebração do contrato por depender de consumos variáveis, fotocopiadoras e outros equipamentos similares, entre outros, deverão ser cabimentadas e comprometidas anualmente, conforme documento anexo, Anexo II, aprovado em Reunião de câmara. 5. O procedimento definido no ponto anterior, deve ser tido em consideração para as freguesias no caso dos protocolos de delegação de competências 6. Em todas as atribuições de subsídios e transferências (culturais e sociais), os mesmos ficam condicionados à existência de fundos disponíveis, no âmbito da Lei 8/2012, não havendo lugar a qualquer indemnização dai decorrente. A despesa será previamente cabimentada, para feitos de deliberação dos montantes a atribuir, sendo o compromisso assumido na data do pagamento ou na data dos respectivos pagamentos caso sejam efetuados em prestações mensais. 7. Para o desenvolvimento da actividade das Divisões, Gabinetes e Serviços devem estes efetuar previamente consulta da disponibilidade orçamental, após a qual desenvolvem o procedimento de cabimento ao serviço de Aprovisionamento ou de Contabilidade. 8. Em anexo III junta-se listagem de despesas e de serviços responsáveis por pedirem o cabimento e compromisso das mesmas. Artigo 4.º Contratos 1. Os contratos que não dependam de consumos, celebrados por ajuste direto regime simplificado (até 5.000,00 Euros), deverão ser celebrados trimestralmente, com renovações trimestrais, e limite anual. O cabimento deverá ser efetuado anualmente e o compromisso trimestralmente, após solicitação dos serviços requisitantes. 2. Os contratos celebrados pelos restantes procedimentos previstos no CCP, poderão ser plurianuais, desde que devidamente autorizados. Para efeitos de cabimento e compromisso aplica-se o disposto no número anterior. 3. Para efetuar o pedido de celebração ou renovação do contrato, os serviços requisitantes devem efetuar previamente consulta da disponibilidade orçamental, após a qual desenvolvem o procedimento de pedido de cabimento ao serviço de Aprovisionamento. 4. Compete a cada uma das Divisões ou serviços requisitantes a gestão dos contratos em vigor. Devem estas divisões ou serviços solicitar antecipadamente cabimento e respectivo compromisso. 5. Para cumprimento do disposto no número anterior, cada orgânica deve: a. Nomear responsável pela monitorização da execução dos contratos; Página 5

6 b. Comunicar ao Serviço de Aprovisionamento, com uma antecedência mínima de 1 mês, a necessidade de abertura de novo procedimento; c. Tratando-se de formação de contratos que necessitem de utilizar o procedimento de concurso público ou limitado por prévia qualificação, a antecedência prevista na alínea anterior deverá ser de 3 meses; d. Propor, no caso de abertura de novos procedimentos, as especificações técnicas, bem como outros aspetos de execução do contrato que considerem relevantes. Artigo 5.º Protocolos 1. Os protocolos deverão ser cabimentados anualmente e o compromisso trimestralmente, após solicitação dos serviços requisitantes. 2. Para efetuar o pedido de celebração ou renovação do protocolo, os serviços requisitantes devem efetuar previamente consulta da disponibilidade orçamental, após a qual desenvolvem o procedimento de pedido de cabimento ao serviço de Contabilidade. 3. Compete ao Gabinete Jurídico a elaboração e/ou verificação de todos os protocolos e documentação instrutória dos mesmos, constituindo um arquivo próprio, passível de consulta pelos restantes serviços. 4. Os Protocolos que configurem responsabilidades financeiras para a Autarquia, deverão obter o prévio parecer da DF para efeitos de reconhecimento da respectiva despesa e/ou receita e análise de fundos disponíveis. 5. Competirá à DF proceder aos registos contabilísticos adequados e à execução dos Protocolos referidos no ponto anterior, após a sua receção. Artigo 6º Obras por empreitada 1. A assinatura de contratos de execução de obras por empreitada, nos termos do Código de Contratação Publica deve ser precedida de parecer favorável da Divisão Financeira e de aprovação do Vereador do Pelouro da área, devendo ser analisada a disponibilidade de fundos de acordo com o cronograma financeiro da obra. 2. Mensalmente a Divisão de Obras por Empreitada deve apresentar relatório de acompanhamento financeiro de execução das obras para verificação de compatibilidade das mesmas, com o cronograma financeiro aprovado, devendo todas as alterações ao mesmo ser devidamente fundamentadas. Artigo 7.º Estornos e Restos de Cabimento 1. Deverá ser efetuado controlo mensal de estornos, para tal, o Serviço de Aprovisionamento envia mensalmente aos Chefes de Divisão/Responsáveis de Serviços, até ao 8º dia útil a seguir ao final do mês, as listagens de compromissos por faturar, para que estes se pronunciem no prazo de uma semana. Página 6

7 2. Sempre que se verifique que o cabimento solicitado não vai ser executado, deve o serviço que requisitou o cabimento solicitar o seu estorno. 3. Sempre que a aquisição do bem ou serviço se revele posteriormente em valor inferior, quer por desconto, por quantidade entregue ou qualquer outra situação, deve o serviço executor solicitar o estorno da diferença. 4. Nos casos de necessidade de reparação dos equipamentos municipais, o serviço responsável deve solicitar cabimento previsional com um valor estimado. 5. Não pode um resto de cabimento que ocorreu por qualquer natureza ser utilizado para a aquisição de outro bem, ainda que da mesma natureza. Artigo 8.º Modificações ao Orçamento e às GOP A Câmara Municipal, baseada em critérios de economia, eficácia e eficiência, tomará as medidas necessárias à gestão rigorosa das despesas públicas locais, reorientando através do mecanismo das modificações orçamentais, as dotações disponíveis de forma a permitir uma melhor satisfação das necessidades colectivas, com o menor custo financeiro, no cumprimento estrito do disposto no número do POCAL, atenta as seguintes regras: 1. As dotações inscritas no Orçamento, comparticipadas por Fundos Comunitários, ou outros, só poderão ser utilizadas para reforços de outras iniciativas no valor da contrapartida do próprio Município. 2. As dotações inscritas no Orçamento, não poderão ser utilizadas para reforços de outras iniciativas em montante idêntico ao da sua dotação pelo que as solicitações de modificações orçamentais não podem anular qualquer rubrica pelo total esvaziamento da sua dotação, com excepção das dotações de Divisões ou Gabinetes a extinguir em consequência da implementação da nova estrutura orgânica já aprovada.~ 3. As modificações do PAM e PPI, devem ser solicitadas com a devida antecedência pelos responsáveis dos serviços, em impresso próprio devidamente preenchido, que deve ser apresentado via IPDMS em processo próprio, com justificação anexa e programadas com a devida antecedência: a. Os pedidos para modificações Orçamentais só poderão ser solicitados até ao dia 10 de cada mês para estarem disponíveis após o dia 20; b. O Serviço de Orçamentos e Planos está autorizado a efectuar uma alteração orçamental mensal que decorrerá entre os dias 10 a 20 de cada mês e contemplará apenas as solicitações efectuadas aquele serviço, até ao dia 10 de cada mês; c. Podem ocorrer outras modificações a título excepcional, desde que autorizadas pelo presidente do executivo Municipal, ou por quem tiver competência delegada para o efeito. d. Não podem ser solicitadas alterações por redução da dotação das acções financiadas com comparticipações de fundos comunitários, contratos programa ou similares. Página 7

8 Artigo 9.º Registo Contabilístico 1. Os serviços municipais são responsáveis pela correcta identificação da receita, a cobrar pela tesouraria da DF, sendo igualmente responsáveis pela realização da despesa, bem como pela entrega atempada, junto da DF, dos correspondentes documentos justificativos. 2. As facturas ou documentos equivalentes devem ser enviadas pelos fornecedores directamente para o Município, para a morada Praça da Republica, edifício Paços do Concelho. 3. Os documentos, registos, circuitos e respectivos tratamentos, são os constantes da Norma de Controlo Interno. Artigo 10.º Gestão dos Bens Móveis e Imóveis da Autarquia 1. A Gestão do Património Municipal executar-se-á nos termos do Regulamento de Inventário e Cadastro do Património da Câmara Municipal (RINCAPAB). 2. As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com as grandes opções do plano, nomeadamente o plano plurianual de investimentos e com base nas orientações do Órgão Executivo, através de requisições externas. 3. Previamente à proposta de aquisição de bens móveis e imóveis de pequeno montante devem os serviços solicitar informação no serviço de Património se existe o bem na Autarquia. Após o fornecimento da listagem desses bens, deve o serviço requisitante solicitar cedência do bem às divisões respectivas. No caso de não existir possibilidade de cedência, deve posteriormente efetuar o pedido anexando as diligências efetuadas. 4. Para a aquisição de bens móveis e imóveis de montante superior a 5.000,00 Euros, deverão apresentar a fundamentação da necessidade do bem, assim como a respectiva análise custo-beneficio. Artigo 11.º Gestão de Stocks 1. O armazém Municipal serve todas as orgânicas municipais. 2. O stock de bens será um recurso de gestão a usar apenas no estritamente necessário à execução das actividades desenvolvidas pelos serviços. 3. A regra será a de aquisição de bens por fornecimento contínuo, sem armazenagem, ou com um período de armazenagem mínimo, efectuando-se a reposição dos stocks numa gestão just in time. 4. Todos os bens saídos de armazém, afectos a obras por administração directa, deverão ser requisitados por meio de RQI através da aplicação de obras municipais com identificação do processo de actividade e respectiva ficha, associada aos respectivos centros de custo. 5. Os procedimentos, responsabilidades específicas e documentação de suporte no âmbito de gestão de Stocks,constam do Manual de procedimentos, Anexo IV. Página 8

9 Artigo 12.º Outras Entidades A subscrição, por parte do Município, de candidaturas aos fundos comunitários cuja execução física ficará a cargo de entidades terceiras, deverá ser precedida de elaboração do respectivo Contrato- Programa. Artigo 13.º Princípios Gerais para a Arrecadação de Receitas 1. Nenhuma receita poderá ser liquidada e arrecadada se não tiver sido objecto de inscrição na rubrica orçamental adequada, podendo, no entanto, ser cobrada além dos valores inscritos no Orçamento. 2. As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do Orçamento do ano em que a cobrança se efectuar. 3. A liquidação e cobrança de taxas e outras receitas municipais serão efectuadas de acordo com o disposto nos regulamentos municipais em vigor que estabeleçam as regras a observar para o efeito, bem como os respectivos quantitativos e outros diplomas legais em vigor. É da responsabilidade de cada divisão ou serviço o acompanhamento da cobrança das receitas municipais relativas às actividades desenvolvidas por estas divisões ou serviços. 4. Deverão ainda ser cobradas todas as receitas próprias da Autarquia relativamente a bens e serviços prestados, facturação, sempre que se torne exigível, mediante informação justificada da Divisão ou Serviço prestador, a apresentar com a definição de valor, por meio de nota de serviços prestados à DF- Serviço de contabilidade. Artigo 14.º Documentos de Suporte à Liquidação e Cobrança 1. O POCAL garantirá a uniformização de todo o suporte documental ao processo associado à liquidação e cobrança da receita municipal. 2. Deverá existir em cada serviço municipal que cobre receita um diário por serviço emissor e por login se for mais do que um login emissor. É da responsabilidade destes serviços emissores a análise destes diários. Artigo 15.º Cobranças pelos serviços municipais 1. As receitas cobradas pelos diversos serviços municipais darão entrada na Tesouraria, no próprio dia da cobrança até à hora estabelecida para o encerramento das operações. Quando se trate dos serviços externos, a entrega far-se-á no dia útil imediato ao da cobrança, mediante guias de recebimento previamente assinadas pelo responsável do serviço que cobrar as receitas. Página 9

10 2. Quando se trate de cobranças feitas por entidade diversa do tesoureiro (posto de cobrança externo), a receita deverá ainda ser depositada diariamente pelos serviços na agência bancária mais próxima do local de cobrança, sendo o número de conta indicado pela tesouraria. 3. A entrega de receita na Tesouraria deverá ser acompanhada da guia de receita eventual à qual terão de ser anexados, para conferência, os talões ou recibos que lhe deram origem bem como os comprovativos do depósito. Artigo 16.º Valores recebidos pelo correio 1. O serviço que recepcione um valor por correio, cheque ou vale postal, deve elaborar uma lista de valores recebidos, mencionando o banco, sacador, número do cheque, data e valor. Estes elementos devem ser entregues, no próprio dia, na DF- serviço de Contabilidade. A cópia ou outros elementos identificativos deverão ser remetidos ao serviço emissor para emissão da respectiva guia de receita. A lista de valores e respectivos documentos devem ser enviados de imediato ao serviço emissor, que emite as correspondentes guias para entrega na Tesouraria, nas 24 horas subsequentes. 2. A lista de valores deverá ser arquivada pela Tesouraria, mencionando o número da guia de recebimento a que deu origem, procedendo ainda à verificação da validade dos documentos. Artigo 17.º Valores recebidos através dos terminais de pagamento automático Os terminais de pagamento automático existentes nos serviços municipais são encerrados diariamente, permitindo a transmissão da informação e crédito na conta da autarquia. A Tesouraria relaciona as guias de recebimento com os fechos diários dos respectivos TPAs, validando a entrada de valores nas instituições de crédito respectivas. Artigo 18.º Restituição de importância recebidas A restituição de importâncias recebidas é da competência do Presidente do Município, mediante proposta prévia dos Serviços Municipais, que deverão obrigatoriamente fundamentar as razões que a justificam. Artigo 19.º Cauções 1. As importâncias a depositar no cofre municipal, a título de caução ou garantia de qualquer responsabilidade ou obrigações, darão entrada diariamente na Tesouraria, até à hora e pela forma estabelecida para as receitas do Município. 2. Os serviços que recepcionem cauções sob qualquer forma, nomeadamente no que respeita a empreitadas de obras públicas, aquisição de bens e serviços, processos de licenciamento e processos de Página 10

11 execução fiscal entre outros, deverão efectuar o respectivo registo e remeter cópia à Contabilidade e arquivar o original em processo próprio. 3. Para as cauções de obras e empreitadas, passarão a ser constituídas com contas bancárias específicas de depósito de cauções, a constituir por obra e por fornecedor, à ordem do município. Este procedimento passará a ocorrer nas cauções a efetuar partir do corrente ano. 4. Cabe à Contabilidade registar a diminuição, assim como a devolução das cauções. 5. As garantias referidas no número 2 ficarão à guarda da Divisão responsável pela garantia, assim como é da sua inteira responsabilidade o seu respectivo registo. 6. Para efeitos de libertação de cauções os serviços responsáveis devem enviar proposta justificada com autorização do responsável superior à DF informação fundamentada, nos termos do contrato e da legislação em vigor, onde constem as condições para libertar as cauções existentes com a identificação da referência de cada uma e dos processos que as originaram. Artigo 20.º Princípios Gerais para a Realização da Despesa 1. Na execução do orçamento da despesa devem ser respeitados os princípios e regras definidos no Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, nomeadamente: a. As despesas só podem ser cabimentadas, comprometidas, autorizadas e pagas, se para além de serem legais, estiverem devidamente justificadas, tiverem cobertura orçamental, ou seja, no caso dos investimentos, se estiverem inscritas no Orçamento e no PPI, com dotação igual ou superior ao valor do cabimento e compromisso; no caso das restantes despesas, se o saldo orçamental na rubrica respectiva for igual ou superior ao valor do encargo a assumir; b. As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização; c. As ordens de pagamento da despesa caducam a 31 de Dezembro, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até 31 de Dezembro ser processados por conta das verbas adequadas do orçamento do ano seguinte. 2. Tendo em vista o pagamento dos encargos assumidos por conta do orçamento do ano, em prazo exequível, fica a DF autorizada no final do ano a definir uma data limite para apresentação das requisições externas para aquisição de bens e serviços e para a recepção das facturas nos serviços competentes da DF. 3. Cada serviço que tenha a seu cargo a execução de obras, deverá ter uma conta-corrente da obra, para que, em qualquer momento, se possa conhecer o seu custo. Artigo 21.º Tramitação dos processos de despesa 1. Em 2013 os serviços responsáveis devem utilizar obrigatoriamente a plataforma electrónica para todas as aquisições de bens, serviços ou empreitadas quer tenham contrato de fornecimento contínuo ou não. Página 11

12 2. O número anterior é aplicável a todas as aquisições mesmo que o procedimento a adoptar seja o ajuste directo simplificado. 3. Os processos de despesa solicitados por cada divisão ou serviço são da sua inteira responsabilidade, pelo que a inexistência de solicitação expressa de cabimento e requisição faz incorrer o seu responsável em responsabilidade civil, financeira e disciplinar. 4. Em cada requisição apresentada na plataforma deve estar justificada a necessidade de realização da despesa. 5. Cumpre ao Serviço de Aprovisionamento realizar e coordenar toda a tramitação administrativa dos processos aquisitivos, em articulação com os serviços, com excepção dos processos de empreitadas, os quais competem à Divisão de Obras de Empreitada. 6. Para efeitos do referido no número anterior cada Divisão ou Serviço, responsabilizar-se-á pela definição exacta das características específicas dos bens ou serviços a adquirir, as quais constarão do caderno de encargos a elaborar pela Divisão Finançeira- serviço de aprovisionamento, com excepção dos relativos a empreitadas os quais competem à Divisão de Obras de Empreitada. 7. Os pedidos só serão tratados se devidamente instruídos, conforme consta no manual de procedimentos para Aquisição de Bens e Serviços. Anexo V. Artigo 22.º Conferência e Registo da despesa 1. A conferência e registo inerentes à realização de despesas efectuadas pelos serviços municipais, deverão obedecer ao conjunto de normas e disposições legais aplicáveis e às regras de instrução de processos sujeitos a fiscalização prévia do Tribunal de Contas. 2. A conferência e registo referidos no número anterior serão efectuados, consoante a especificidade e a fase de realização da despesa, pela DF e DRH, nos termos referidos a seguir: a. As funções de registo das operações de cabimento, compromisso, tratamento de facturas e liquidação de despesas são asseguradas pela DF, nos respectivos serviços; b. A DRH assegura a informação necessária ao processamento das Despesas com Pessoal nos termos do artigo seguinte. Artigo 23.º Processamento de remunerações 1. As despesas relativas a remunerações do pessoal serão processadas pela DRH acordo com as normas e instruções em vigor. 2. Deverão acompanhar as folhas de remunerações, a remeter à DF, as guias de entrega de parte dos vencimentos ou abonos penhorados, as relações dos descontos para a Caixa Geral de Aposentações e os documentos relativos a pensões de alimentos, ou outros, descontados nas mesmas folhas. 3. As respectivas folhas de remuneração devem dar entrada na DF Serviço de Contabilidade até ao dia 20 de cada mês. Página 12

13 4. Quando se promover a admissão ou mudança de situação de trabalhadores e trabalhadores nomeados depois de elaborada a correspondente folha, os abonos serão regularizados no processamento do mês seguinte. 5. A DRH deve enviar mensalmente à DF a distribuição das despesas com pessoal pelos respectivos serviços e trimestralmente com inicio em Janeiro a previsão dos compromissos por trimestre para efeitos de registo de compromissos de acordo com a Lei 8/2012 de 21 de Fevereiro, Decreto-Lei 127/2012 de 21 de Junho e Manual de Apoio à Aplicação da LCPA no Sub-Sector da Administração Local. Artigo 24º Fundos de Maneio 1. Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada pelo executivo do Município, a constituição de fundos de maneio, por forma a obter uma resposta pronta e eficaz dos serviços em relação a pequenas despesas urgentes e inadiáveis por conta da respectiva dotação orçamental, visando o pagamento destas pequenas despesas desses serviços, relativamente a aquisição de bens e serviços de natureza corrente. 2. O montante máximo de fundo de maneio a atribuir será de 1.000, salvo situações devidamente fundamentadas pelos Serviços e autorizadas pelo Presidente da Câmara. 3. O fundo de maneio será constituído de acordo com a tipologia das despesas para que se destina e reconstituído no final de cada mês, ou sempre que a sua execução o justifique. 4. Não é autorizada a utilização do Fundo de Maneio para aquisição de bens de investimento. 5. A competência para a realização e pagamento de despesas por conta do Fundo de Maneio é do responsável pelo mesmo, este implica a responsabilidade pessoal de quem assumiu a respectiva gestão. 6. Os montantes máximos por documento de pagamento efectuados por esse mesmo fundo não poderão ultrapassar os 150, exceptuando casos devidamente justificados e autorizados pelo vereador do pelouro das Finanças. 7. O Fundo de Maneio será saldado até ao penúltimo dia útil do mês de Dezembro de 2013, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas. 8. Os titulares dos fundos respondem pessoalmente pelo incumprimento das regras aplicáveis à utilização dos mesmos. 9. Tratando-se de despesas com alimentação, devem os titulares do fundo de maneio identificar, no documento, os participantes que sendo colaboradores deverão conter o respectivo nº mecanográfico, bem como o justificativo da despesa. 10. Os demais procedimentos, responsabilidades específicas e documentação de suporte, constam do Regulamento de Fundo de Maneio. Artigo 25.º Repartição de encargos 1. Os encargos a assumir com repercussões para anos financeiros seguintes, carecem sempre de autorização do Executivo, excepto quando se verifique alguma das seguintes situações: Página 13

14 a. A despesa que resulte de adjudicação, efectuada no último bimestre do ano económico, de toda e qualquer aquisição de serviços ou bens, ou de celebração de contratos de arrendamento cujos efeitos se iniciem no começo do ano económico imediato e cuja finalidade corresponde à gestão corrente do Município. 2. Qualquer encargo resultante da aplicação do disposto no número anterior, só poderá ser assumido desde que previamente cabimentado. Artigo 26.º Autorizações assumidas 1. Consideram-se autorizadas na data do seu vencimento as seguintes despesas: a. Vencimentos e salários; b. Subsídio familiar crianças e jovens; c. Gratificações, pensões de aposentação e outras; d. Encargos de empréstimos; e. Rendas; f. Contribuições e impostos, reembolsos e quotas ao Estado ou organismos seus dependentes; g. Água, energia eléctrica, gás; h. Comunicações telefónicas e postais; i. Prémios de seguros; j. Quaisquer outros encargos que resultem de contratos legalmente celebrados. 2. Consideram-se igualmente autorizados os pagamentos às diversas entidades por Operações de Tesouraria. Artigo 27.º Equipamentos e soluções informáticas 1. As necessidades de hardware e software devem ser encaminhadas para a DAG, a quem cabe avaliar as solicitações apresentadas. 2. Os procedimentos de negociação ficam centralizados no serviço de Aprovisionamento Compras. 3. Quaisquer necessidades de soluções informáticas deverão ser endereçadas à DAG/Informática, de forma clara e fundamentada. A DAG avaliará a oportunidade dos pedidos sob o ponto de vista técnico - financeiro. Estes pedidos deverão ser enviados via Aplicação GIP, baseando-se na estrutura de pedido definida no sistema, e deverão também ser acompanhados de um primeiro caderno de requisitos de carácter genérico. 4. Todo e qualquer projecto informático, validado pela DAG para desenvolvimento, deverá ter um custo orçamental estimado de acordo com os respectivos plano de projecto e caderno de requisitos detalhado. Eventuais desvios ao caderno de requisitos (acordado no início do projecto com a DAG) que revelem Página 14

15 custos financeiros adicionais ao projecto deverão ser imputados ao orçamento da respectiva divisão Municipal na modificação orçamental seguinte. Artigo 28.º Vertente Seguradora 1. Cabe à Divisão Financeira Serviço de Aprovisionamento, desenvolver todos os procedimentos relativos à contratação de seguros do Município, sendo da responsabilidade dos serviços requisitantes elaborar as cláusulas técnicas a constar no caderno de encargos. 2. Os elementos relativos à participação de sinistros devem ser remetidos pelos serviços das áreas correlacionadas. À DOM fica incumbido o seguro automóvel, à Divisão de Recursos Humanos os seguro de pessoal e à Divisão Financeira os seguros de imóveis, de responsabilidade civil e de outros. 3. Em todos os casos devem ser efectuadas as respectivas participações no prazo de 2 dias úteis da sua ocorrência, para comunicação imediata à seguradora. Artigo 29.º Despesas de deslocação 1. A utilização de viatura própria ou transporte aéreo e as deslocações ao estrangeiro carecem sempre de autorização prévia e expressa do Presidente da Câmara. 2. As despesas decorrentes de deslocações em serviço no país carecem de autorização prévia dos chefes de Divisão Municipal ou equiparada. 3. Na solicitação para deslocações que contemplem estadia, tem de ser identificado o local preciso de destino para facilitar a escolha da localização de alojamento. 4. Os trabalhadores e trabalhadores nomeados que beneficiem de adiantamentos para ajudas de custo e deslocações ficam obrigados a apresentar a documentação justificativa das despesas realizadas no prazo de 2 dias úteis, contados da data do seu regresso ao serviço. Artigo 30.º Reposições ao Município 1. As reposições ao Município de dinheiros indevidamente pagos devem obedecer aos seguintes procedimentos: a. Por meio de guia ou por desconto em folhas de abonos; b. Devem realizar-se no prazo máximo de 30 dias a contar da recepção da respectiva comunicação. Página 15

16 Artigo 31.º Despesas de representação As despesas relativas a encargos de representação e aquisição de bens para oferta no âmbito daquela, que ultrapassem os 250 mensais, despendidos de uma só vez carecem de autorização expressa do Presidente da Câmara. As de valor inferior carecem de autorização do respectivo Vereador do Pelouro. Artigo 32.º Responsabilidade pela elaboração e celebração de contratos 1. Compete ao Gabinete Jurídico a elaboração de todos os contratos administrativos referentes a procedimentos aquisitivos. Este Gabinete será responsável pela verificação da regularidade dos documentos instrutórios: a. Em todos os contratos deverá constar a cláusula que obrigue à emissão das respectivas facturas ou documento equivalente em nome do Município, com indicação do serviço responsável pela correspondente contratação e referência aos documentos que lhe deram origem; b. Todos os contratos serão numerados sequencialmente, correspondendo os dois últimos dígitos à identificação do ano da contratação. c. Em todos os contratos deverá constar a cláusula que define a taxa de juro aplicável em caso de mora no pagamento. 2. O outorgante em representação do município é o responsável pelo Gabinete Jurídico ou equiparado de cada serviço nos termos da delegação de competências do Presidente da Câmara. 3. Compete ao Gabinete Jurídico a remessa ao Tribunal de Contas para efeitos de fiscalização prévia, dos contratos celebrados pelo Município, nos termos do art. 46º da Lei nº 98/97, de 26 de Agosto, com as alterações constantes da Lei nº 48/2006, de 29 de Agosto. Artigo 33.º Contratos de tarefa e avença 1. A celebração de contratos de prestação de serviços nas modalidades de contratos de tarefa e de avença apenas pode ter lugar desde que preenchidos os requisitos da Lei nº 12-A/2008, de 27 de Fevereiro, na sua actual redacção e demais legislação complementar. 2. A tramitação de todo o procedimento com vista à celebração dos contratos referidos no número anterior é da responsabilidade da Divisão de Recursos Humanos, competindo-lhe verificar a conformidade dos mesmos com o disposto no artº 35º, da Lei nº 12-A/2008, de 27.02, na sua actual redacção. 3. Os contratos de tarefa e de avença celebrados com violação dos requisitos previstos nos nºs 2 e 4, do artº 35º, da Lei nº 12-A/2008, de 27.02, na sua actual redacção são nulos. 4. A violação referida no número anterior faz incorrer o seu responsável em responsabilidade civil, financeira e disciplinar. Página 16

17 Artigo 34.º Consulta de Processos 1. A DF poderá consultar nas Divisões, Gabinetes e serviços equiparados, ou requisitar, para exame e verificação, toda a documentação relacionada com a arrecadação da receita e a realização da despesa, devolvendo-a depois de consultada. 2. O Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento e o Serviço de Planos e Orçamentos poderão adoptar idêntico procedimento no âmbito exclusivo das suas atribuições. 3. As consultas ou cópias de elementos de processos que corram ou estejam arquivados na Divisão Financeira devem ser solicitadas com fundamentação escrita, assinada pelo dirigente do serviço interessado. Artigo 35.º Gestão da dívida administrativa 1. O Presidente da Câmara fica autorizado a liquidar a dívida administrativa através da dação em pagamento com imóveis. 2. O valor dos imóveis será determinado por uma comissão de avaliação. Artigo 36.º Acordos de pagamento de dívidas de terceiros 1. Os acordos de pagamento a efetuar, relativos a dívidas de terceiros, devem ser elaborados pelo gabinete jurídico por solicitação do serviço de origem da receita. 2. O controlo e acompanhamento dos acordos celebrados são da responsabilidade da DAG. 3. Para os casos de incumprimento: a. Após os primeiros 30 dias contactar o devedor informando-o que entrou em incumprimento, solicitando a regularização da situação; b. Decorridos 60 dias sobre o incumprimento a DAG entrega o processo no gabinete jurídico; c. O gabinete jurídico recepciona o processo e activa os meios legais. 4. Para elaboração de acordo: a. A possibilidade de acordo deve ser despoletada pelo serviço de origem da receita, por meio de informação à DAG; b. É da responsabilidade da DAG a negociação do acordo para pagamento do atraso do devedor solicitando apoio ao gabinete de desenvolvimento social nos casos que considere ou possam ter origem em situações económicas deficitárias. Página 17

18 Artigo 37.º Alteração normativo As dúvidas que se suscitarem na execução do Orçamento e na aplicação ou interpretação das Normas de Execução do Orçamento serão resolvidas por despacho do Presidente da Camara. Artigo 38.º Legislação aplicável Os procedimentos aquisitivos serão efetuados de harmonia com as regras de contratação pública estabelecidas pelos diplomas legais aplicáveis à data. Presentemente aplica-se o Código dos Contratos Públicos (aprovado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro e legislação complementar), para as aquisições de bens e serviços, incluindo locação operacional e financeira. À realização de trabalhos de construção, reconstrução, restauro, reparação, conservação ou adaptação de bens imóveis, bem como às concessões de obras públicas e fornecimentos de obras públicas aplica-se o mesmo regime. Em todos os processamento de despesas deverá sempre ser verificado o cumprimento do disposto na Lei 8/2012 de 21 de Fevereiro, Decreto-Lei 127/2012 de 21 de Junho e Manual de Apoio à Aplicação da LCPA no Sub Sector da Administração Local. Página 18