5º - Regra sobre a gestão de deslocações, Nacionais e Internacionais

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1 5º - Regra sobre a gestão de deslocações, Nacionais e Internacionais Como se pode constatar na regra 3, a filosofia de imputação de despesas com deslocações e subsistência, está directamente relacionada com o projecto e até com a relevância da mesma para a sua execução, quer seja deslocação de dentro para fora, como de fora para dentro. Por norma as deslocações feitas têm 3 fases distintas. A 1ª, normalmente com bastante antecedência em relação à data em que se efectiva, é a da inscrição em congressos, cursos, etc. a 2ª, por vezes também com muita antecedência, a da marcação e compra da viagem, e finalmente a 3ª em que se apresentam as contas respeitantes ás despesas efectuadas naquela deslocação. Associado a isso, estão diversas situações que vão desde o garantir um documento fiscalmente aceite para a justificação da despesa, até ao saber a quem pertence um pedido de patrocínio para a efectivação de uma determinada deslocação, pois alguns bolseiros pedem a outras entidades que as financiem e não comunicam esse facto. - Como garantir que estes custos ficam todos juntos no mesmo projecto e com documento válidos e preferencialmente no mesmo Pedido de Pagamento? E como garantir que para cada uma das deslocações se junta os comprovativos necessários e exigidos? E também, como será possível melhorar a gestão do controle dos fluxos financeiros gerados pelas deslocações? Para tentar encontrar respostas a estas perguntas, é agora criada a ficha de Comunicação de deslocação, que deve ser preenchida e entregue na gestão de projectos logo que se saiba da necessidade de efectuar a deslocação. O preenchimento dessa ficha pretende dar conhecimento aos serviços administrativos das envolventes da missão de forma a garantir que no final, tudo se encontra devidamente justificado. Não é mais do que uma checklist da deslocação. Nesse documento deve ser identificado o projecto, nome da pessoa que irá fazer a viagem, local de destino, datas de início e fim, e motivo da deslocação. Este deve ser suficientemente exaustivo para relacionar a deslocação com as tarefas do projecto. Deverá também indicar quais os elementos necessários à deslocação, onde os pensa comprar e quando. Deve também indicar se irá necessitar de adiantamento e qual o seu valor. Importante é ainda referir se tem conhecimento de que o ibet poderá vir a ser reembolsado por alguma entidade e sobre que montante. Quanto às viagens é necessário ter atenção às empresas de Low Cost, pois algumas delas funcionam bastante mal, e torna-se difícil nesses casos obter facturas legalmente aceites. Aqui cabe apenas uma recomendação. Contactem os serviços administrativos do ibet sempre que pretendam fazer uma compra a uma dessas empresas, pois a prática já começa a ser grande e poderemos dar indicação de quais as mais fiáveis. No adiantamento de estadias em hotel ou outro local, normalmente o problema é idêntico ao que acontece quando é pago pelo próprio na altura do chek out. Garantir que o documento factura ou recibo venha em nome do ibet e não em nome da pessoa que lá pernoitou. Basta alguma atenção por

2 vezes para resolver a questão. É sempre mais fácil resolver presencialmente do que mais tarde por ou telefone. Nos pagamentos para inscrições em cursos e conferências, basicamente se aplica o mesmo que para as estadias. É possível solicitar o abono de um adiantamento para fazer face aos custos, no entanto esse adiantamento é limitado ao valor máximo de 100,00 Euros diários para deslocações no estrangeiro e Euros no território nacional. Estes limites serão reduzidos em 50% nos casos em que o IBET tenha pago em adiantado a estadia. (Os valores estão indexados ao limites das ajudas de custo, pelo que serão anualmente actualizados com a publicação do diploma respectivo.) Os requerentes deverão apresentar contas da importância avançada, nos 10 dias subsequentes ao regresso. Para justificação dessas verbas apenas serão aceites documentos elegíveis em projectos (Regra 2 e 3). Assim, e tendo estas considerações em atenção; 1º - Torna-se obrigatória a apresentação da ficha de Comunicação de deslocação, logo que se saiba da necessidade de efectuar a deslocação. (Seja um investigador do ibet que vai para fora, como do convite a pessoas externas para se deslocarem ao ibet). 2º - Torna-se obrigatório a entrega do relatório de viagem devidamente preenchido acompanhando qualquer despesa a incluir na rubrica deslocações, mesmo que de uma simples refeição. 3º - Os pedidos de pagamento de inscrições e de compra de viagem deve ser sempre efectuados utilizando o registo na Ordem de Compra. 4º - Nos casos de pagamento adiantado de acto de inscrição, ou qualquer outro adiantamento efectuado para realização da viagem, deve ser pedido com uma antecedência mínima de 1 semana, sendo que após esse período devem pagar directamente e pedir reembolso. 5º - Os adiantamentos serão só efetuados em Euros e por transferência bancária. É da inteira responsabilidade do requerente, a justificação ao ibet, quer pela apresentação de documentos válidos segundo a regra 2, ou pela devolução da verba não utilizada, por transferência bancária. ou até devolução integral da verba adiantada, o que não deverá em situação normal ultrapassar o prazo de um mês. 6º - A responsabilidade do requerente pela totalidade das verbas envolvidas na viagem só se esgota quando saldadas todas as contas e entregues todos os documentos obrigatórios referido no ponto seguinte. É sempre obrigatória a entrega do Relatório de Viagem, com ou sem despesas: - quando a viagem foi paga pelo IBET, com os respectivos boarding pass - quando a conferência/workshop/etc. foi paga pelo IBET a entrega do certificado de presença. 7º - Mantém-se a obrigatoriedade de entrega dos boarding pass no caso das viagens de avião, e a obrigatoriedade da entrega do certificado de presença. Apenas quando este não é possível obter, se permitirá sucessivamente a apresentação de Programa do evento que refira a participação da pessoa, Cópia dos posters apresentados com indicação e referencia ao projecto, Folha da acta do evento com referencia à lista de presenças, Convite ou outro documento idóneo. O FUNDAMENTAL É GARANTIR A APRESENTAÇÃO DE UM DOCUMENTO IDÓNEO QUE COMPROVE O RELACIONAMENTO PESSOA/PROJECTO.

3 Anexo à Regra 5ª Chamamos a atenção para o Decreto-Lei nº 192/95 em que se regula atribuição de ajudas de custo em deslocações ao Estrangeiro e cujas regras devem ser seguidas por imposição legal para garantir a elegibilidade das despesas com deslocações em projectos FCT. Decreto-Lei n.º 192/95 de 28 de Julho O abono de ajudas de custo no estrangeiro encontra-se actualmente disciplinado por regulamentação emitida pelo Ministério das Finanças, ao abrigo do artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 519-M/79, de 28 de Dezembro. Torna-se, nessa medida, necessário aprovar um quadro legal adequado e mais consentâneo com as necessidades da Administração e dos funcionários e agentes que se deslocam ao seu serviço. O presente diploma visa, pois, regular a atribuição de ajudas de custo por deslocações em serviço ao estrangeiro, a exemplo do que já sucede relativamente às ajudas de custo atribuídas em território nacional, que se encontram reguladas pelo Decreto-Lei n.º 519-M/79, de 28 de Dezembro, suprindo-se dessa forma a lacuna existente e contribuindo-se para uma maior eficácia da gestão dos serviços públicos. Foram ouvidas, nos termos da lei, a Associação Nacional de Municípios Portugueses e as organizações representativas dos trabalhadores. Assim: No desenvolvimento do regime jurídico estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 184/89, de 2 de Julho, e nos termos das alíneas a) e c) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte: Artigo1.º Objecto 1 O presente diploma regula a atribuição de ajudas de custo por deslocações em serviço público ao estrangeiro e no estrangeiro. 2 O âmbito de aplicação do presente diploma corresponde ao definido no artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 519-M/79, Artigo 2.º Abono das ajudas de custo 1 O pessoal que se desloque ao estrangeiro e no estrangeiro, por motivo de serviço público, tem direito, em alternativa e de acordo com a sua vontade, a uma das seguintes prestações. a) Abono da ajuda de custo diária, em todos os dias da deslocação, de acordo com a tabela em vigor; b) Alojamento em estabelecimento hoteleiro de três estrelas, ou equivalente, acrescido do montante correspondente a 70 % da ajuda de custo diária, em todos os dias da deslocação, nos termos da tabela em vigor. 2 Em situações excepcionais, devidamente justificadas, pode ser autorizado, por despacho conjunto do Ministro das Finanças: e do membro do Governo competente, alojamento em estabelecimento hoteleiro superior a três estrelas, sem prejuízo da atribuição de 70% da ajuda de custo diária, nos termos da alínea b) do número anterior. 3 Quando a frequência das deslocações a uma dada cidade o justifique, o alojamento referido na alínea b) do n.º 1 terá lugar em estabelecimentos hoteleiros com quem tenham sido celebrados acordos. 4 Anualmente será publicitado, por despacho do Ministro das Finanças, o elenco dos acordos a que se refere o número anterior. 5 No caso de na deslocação se incluir o fornecimento de uma ou de ambas as refeições diárias, a ajuda de custo será deduzida de 30% por cada uma, não podendo a ajuda de custo a abonar ser de valor inferior a 20% do montante previsto na tabela em vigor.

4 Artigo 3.º Deslocações para participação em estágios e cursos 1 Os funcionários ou agentes autorizados a frequentar no estrangeiro cursos ou a fazer estágios em escolas ou estabelecimentos de qualquer natureza, que forneçam alojamento e refeições, terão a respectiva ajuda de custo reduzida a 50%. 2 No caso de, pela frequência do curso ou do estágio, ser concedida pela entidade organizadora qualquer subsídio ou bolsa e o subsídio ou bolsa for inferior à correspondente ajuda de custo que o Governo Português concederia, será abonada a diferença até àquele montante. 3 Nas situações a que se refere o número anterior, se o subsídio ou bolsa for igual ou superior, nada se abonará de ajuda de custo. 4 Quando circunstâncias excepcionais o justificarem, e sob proposta fundamentada dos respectivos serviços e despacho favorável do Ministro das Finanças, as ajudas de custo abonadas nos termos dos números anteriores não serão objecto de dedução. Artigo 4.º Tabela de ajudas de custo A tabela de ajudas de custo por deslocações ao estrangeiro é aprovada por portaria do Ministro das Finanças e anualmente revista no diploma que actualiza as remunerações dos funcionários e agentes da Administração Pública. Artigo 5.º Casos excepcionais de representação 1 Em casos excepcionais de representação, os encargos com o alojamento e alimentação inerentes a deslocações em serviço público podem ser satisfeitos contra documento comprovativo das despesas efectuadas, não podendo, em qualquer caso, o abono de ajuda de custo ser inferior a 20% do valor fixado na tabela em vigor. 2 A aplicação do disposto no número anterior deve ser objecto de proposta fundamentada e depende de despacho conjunto do Ministro das Finanças e do membro do Governo competente. Artigo 6.º Falta por falecimento de familiar e por doença 1 As faltas por falecimento de familiar não interrompem o abono de ajudas de custo. 2 Os funcionários e agentes que adoeçam enquanto deslocados da sua residência oficial mantêm o direito ao abono de ajudas de custo quando a doença os obrigue a permanecer nesse local ou quando a duração previsível do período de doença não determinar prejuízo para a manutenção nessa situação, desde que observado o disposto no artigo 30.º do Decreto-Lei n.º 497/88, de 30 de Dezembro. Artigo 7.º Responsabilidade 1 Os funcionários ou agentes que tenham recebido indevidamente quaisquer abonos de ajudas de custo ficam obrigados à sua reposição, independentemente da responsabilidade disciplinar que ao caso couber. 2 Ficam solidariamente responsáveis pela restituição das quantias indevidamente recebidas os dirigentes do serviço que autorizarem o pagamento de ajudas de custo quando se verifique, pelos elementos levados ao seu conhecimento ou por si conhecidos, que não havia justificação para essa autorização. Artigo 8.º Deslocações em conjunto Nas deslocações ao estrangeiro, sempre que uma missão integre funcionários ou agentes de diversas categorias, o valor das respectivas ajudas de custo será idêntico ao auferido pelo funcionário ou agente de mais elevada categoria.

5 Artigo 9.º Abonos adiantados 1 Os funcionários e agentes que se desloquem em serviço público por tempo determinado têm direito ao abono adiantado das respectivas ajudas de custo. 2 Nos casos em que não for possível determinar previamente a duração da deslocação, os dirigentes dos serviços poderão autorizar o abono adiantado de ajudas de custo até 30 dias, sucessivamente renováveis, devendo os interessados prestar contas da importância avançada nos 10 dias subsequentes ao regresso à respectiva residência. Artigo 10.º Pessoal das missões no estrangeiro e postos consulares As condições especiais a que eventualmente deve ficar sujeito o pessoal em serviço nas missões no estrangeiro e postos consulares serão fixadas por despacho conjunto dos Ministros das Finanças e dos Negócios estrangeiros.

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