Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

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1 Proposto por: Analisado por: Aprovado por: Diretor da Divisão de Gestão de Documentos (DIGED) Diretor do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA) Diretor-Geral da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos técnicos para a avaliação, seleção e destinação final (eliminação ou guarda permanente) de documentos do arquivo intermediário no Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA) 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao DEGEA, passando a vigorar a partir de 09/12/ DEFINIÇÕES TERMO Amostragem Apenso Arquivar Arquivo corrente Arquivo intermediário Arquivo permanente Avaliação de documento Baixa DEFINIÇÃO Técnica de seleção em que, de um dado conjunto, elege-se um subconjunto representativo do todo. Quaisquer autos de processos distintos, com número próprio e afinidade de matéria. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Conjunto dos documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam, por razões de interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Conjunto dos documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Toda movimentação de autos de processo que esgote sua tramitação no órgão, procedendo-se ao respectivo registro Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

2 TERMO AVALIAR, SELECIONAR E DESTINAR OS DOCUMENTOS DO ARQUIVO informatizado. DEFINIÇÃO Caixa-arquivo Caixa-arquivo tipo 02 Classificar documento Código de Classificação de Documentos (CCD) do PJERJ Condensação Destinação final de documentos Eliminação de documento Etiqueta ARQGER Seleção de documentos Sistema ARQGER Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do PJERJ Termo de Eliminação de Documentos (TED) Caixa padronizada destinada à acomodação e proteção de documentos, visando ao arquivamento destes. Substitui o maço. Caixa padronizada destinada à acomodação e proteção de documentos de tamanhos especiais, correspondente a três caixas-arquivo, visando ao arquivamento destes. Substitui o maço. Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo. Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico. Junção do conteúdo de duas ou mais caixas-arquivo, visando otimização do espaço físico. Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação. Destruição de documento destituído de valor para guarda permanente e que, de acordo com a tabela de temporalidade, já cumpriu o seu respectivo prazo de guarda. Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação numérica da caixa-arquivo. Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA) para o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ. Instrumento técnico de destinação de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. Formulário por meio do qual são registrados os documentos eliminados. 4 REFERÊNCIAS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

3 Lei Federal nº 8159/91 (Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências); Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 01/2004 (Atualiza o Código de Classificação de Documentos do Poder Judicário do Estado do Rio de Janeiro); Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 02/2004 (Atualiza a Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro); Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 01/2005 (Resolve que os autos processuais findos dos Juizados Especiais Civeis serão eliminados após o prazo de 180 dias da data do arquivamento definitivo); Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 03/2005 (Resolve que os autos processuais findos dos Juizados Especiais Civeis, que já se encontravam sob a guarda do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos antes da edição do Ato Normativo 01/2005, serâo eliminados após o prazo de 180 (cento e oitenta) dias da data de publicação do presente ato); Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 04/2004 (Dispõe sobre a utilização do correio eletrônico para a correspondência interna do Tribunal de Justiça e dá outras providências). Ato Executivo TJ nº 5156/2009 (Altera dispositivos do Ato Normativo Conjunto nº 01, de 06 de janeiro de 2005); Ato Executivo TJ nº 5296/2009 (Dispõe sobre a gestão de documentos nos serviços notariais e de registro do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências); Ato Executivo TJ nº 5157/2009 (Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais dos Juizados Especiais Criminais). Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

4 Ato Executivo TJ nº 4363/2010 (Autoriza a eliminação de processos julgados sem resolução do mérito, com baixa no registro de distribuição, em decorrência do cumprimento da Meta 2 de 2009, do Conselho Nacional de Justiça CNJ). Ato Executivo TJ nº 4364/2010 (Autoriza a eliminação de processos judiciais de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, a publicação de editais para manifestação das partes e dá outras providênicas). Recomendação CNJ nº 37/2011 ( Disciplina a gestão de documentos no Poder Judiciário e a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário PRONAME) 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão de Gestão de Documentos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIGED) Diretor da Divisão de Operações da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIOPE) Chefe de Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEGIA) RESPONSABILIDADES Coordenar o processo de avaliação, seleção e destinação final de documentos sob responsabilidade do Arquivo Central. gerir as informações referentes aos documentos avaliados e eliminados pelo SEGIA. coordenar a avaliação dos processos judiciais indicados para eliminação para fins de validação e revalidação dos módulos de descarte do sistema ARQGER. Coordenar o processo de avaliação, seleção e destinação final de documentos sob responsabilidade dos Arquivos Regionais; gerir as informações referentes aos documentos avaliados e eliminados pelo SEAIT e SEARB. Classificar os tipos documentais que não estejam contemplados no CCD. orientar as atividades de avaliação, seleção e destinação final de documentos; orientar a atividade de coleta de amostras de documentos; assinar o TED do acervo acumulado do PJERJ, sob guarda do DEGEA; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

5 FUNÇÃO RESPONSABILIDADES informar ao Diretor da DIGED o quantitativo de documentos eliminados no processo de seleção, avaliação e destinação final dos documentos. Serviço de Arquivamento de Documentos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEARQ) Serviço de Desarquivamento de Documentos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEDES) Cadastrar documentos encaminhados pelo SEGIA Receber listagem do SEGIA para desarquivamento das caixas-arquivo; disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados pelo SEGIA. Classificar os tipos documentais que não estejam contemplados no CCD. Serviço de Arquivo de Itaipava, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEAIT) orientar as atividades de avaliação, seleção e destinação final de documentos; orientar a atividade de coleta de amostras de documentos; assinar o TED do acervo acumulado do PJERJ, sob guarda do DEGEA; informar ao Diretor da DIOPE o quantitativo de documentos eliminados no processo de seleção, avaliação e destinação final dos documentos Classificar os tipos documentais que não estejam contemplados no CCD. orientar as atividades de avaliação, seleção e destinação final de documentos; Serviço de Arquivo de Rio Bonito, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEARB) orientar a atividade de coleta de amostras de documentos; assinar o TED do acervo acumulado do PJERJ, sob guarda do DEGEA; informar ao Diretor da DIOPE o quantitativo de documentos eliminados no processo de seleção, avaliação e destinação final dos documentos. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

6 FUNÇÃO Servidores da DGJUR/SEGIA Equipe de avaliação RESPONSABILIDADES Acompanhar a avaliação, seleção e destinação final priorizando os documentos históricos; conferir a separação dos documentos pelo corte cronológico que define a guarda permanente;. conferir a avaliação da destinação final; acompanhar a coleta de documentos amostrais; acompanhar a validação dos documentos indicados para eliminação pelos novos módulos de descarte do ARQGER; revalidar quadrimestralmente, por amostragem, os módulos de descarte do ARQGER; controlar a numeração do Termo de Eliminação de Documentos Sem Condições de Guarda ; conferir o Termo de Eliminação de Documentos Sem Condições de Guarda, com o documento a ser eliminado, e assiná-lo; emitir TED em caso de solicitação da Unidade Organizacional. Avaliar por amostragem para fins de validação do ARQGER os processos judiciais indicados para eliminação; avaliar, selecionar e destinar os documentos de acordo com a TTD; avaliar os documentos priorizando a identificação da documentação histórica; separar a documentação pelo corte cronológico que define a guarda permanente carimbar documentos, indicando sua destinação; coletar amostras de documentos; preencher o TED; conferir o TED com o documento a ser eliminado e assiná-lo; inserir e conferir no sistema ARQGER os processos judiciais avaliados manualmente cuja destinação final seja a eliminação; executar conferência por amostragem e/ou correção da digitação no sistema ARQGER dos Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

7 FUNÇÃO RESPONSABILIDADES documentos eliminados; operar o sistema ARQGER. receber caixas-arquivo, organizando-as; movimentar as caixas-arquivo. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis devendo ser selecionados de acordo com os critérios estabelecidos pela legislação em vigor e pelo PJERJ; 6.2 A eliminação é realizada de acordo com as atividades de avaliação e seleção dos documentos, observando-se os prazos de guarda e a destinação final estipulados na TTD. 6.3 Os procedimentos descritos nesta RAD são aplicados ao Arquivo Central e aos Arquivos Regionais. 6.4 O documento, cujo prazo de guarda em arquivo corrente tenha sido cumprido no arquivo intermediário e tenha como destinação final a eliminação, será descartado no DEGEA. 6.5 No caso de dúvidas quanto à necessidade de baixa em relação aos processos judiciais (tipos de ação ou assunto e classe), o SEGIA consulta a Comissão Permanente de Avaliação Documental (COPAD) 7 PROCEDIMENTOS PARA VALIDAR OS MÓDULOS DO ARQGER QUE INDICAM PROCESSOS PARA ELIMINAÇÃO. 7.1 A DGTEC disponibiliza ao SEGIA arquivos eletrônicos contendo processos judiciais indicados para descarte e que posteriormente serão publicados em Editais de Eliminação. 7.2 O SEGIA seleciona dentre os processos indicados uma amostra estatística representativa dos processos que serão eliminados. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

8 7.3 Estipula prazo de conclusão da avaliação de acordo com o número de processos amostrais e com a equipe disponível para execução da atividade. 7.4 Avalia manualmente os processos selecionados com intuito de validar as regras de negócio do módulo ARQGER e os critérios de gestão documental definidos, priorizando a verificação da baixa e do arquivamento definitivo do documento. 7.5 Após o término da atividade registra a validação por correio eletrônico direcionado ao Diretor da Divisão 7.6 Caso constate inconsistência na validação do módulo aciona a DGTEC para as questões de sistema operacional ou a DGJUR/DIGED para as questões relacionadas à gestão de documentos. 7.7 Concluída a validação, a DGJUR/DIGED autoriza a publicação dos Editais de Eliminação. 7.8 A cada 4 (quatro) meses é realizada a revalidação do sistema ARQGER em relação aos módulos que indicam processos a serem eliminados. A revalidação é registrada em correio eletrônico. 8 PROCEDIMENTOS PARA AVALIAR, SELECIONAR E DESTINAR OS DOCUMENTOS DO ARQUIVO 8.1 O DGJUR/SEGIA, o DGJUR/SEAIT e o DGJUR/SEARB consultam e/ou informam ao respectivo Diretor, por correio eletrônico, sobre o acervo a ser avaliado. 8.2 Após a indicação do acervo, solicita ou efetua o desarquivamento, por correio eletrônico, das caixas-arquivo à DGJUR/DIOPE. 8.3 Registra a entrada das caixas-arquivo no Sistema ARQGER Organiza fisicamente as caixas-arquivo, identificando-as como Documentos aguardando avaliação. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

9 8.4 O funcionário retira, gradualmente, as caixas-arquivo da estante para avaliar o seu conteúdo, identificando o tipo documental (documento administrativo ou processo judicial) e a sua classificação. 8.5 Caso o tipo documental não esteja contemplado no CCD, consulta o Chefe de Serviço, por correio eletrônico, para identificar a classificação do documento Após resposta do Chefe de Serviço, o funcionário classifica o documento. 8.6 No caso de documento administrativo, verifica seu último movimento e aplica a TTD. 8.7 No caso de processo judicial, verifica se houve baixa na distribuição Havendo baixa, verifica a destinação final do documento na TTD Não havendo baixa, acondiciona o documento na caixa-arquivo de origem, para posterior devolução ao DGJUR/SEDES. 8.8 Separa o documento de acordo com a sua destinação final O documento de guarda permanente é identificado por meio de carimbo próprio (Modelo nº 01, conforme anexo 2), anotando-se a data de avaliação e em seguida, acondiciona-o na caixa-arquivo de origem para posterior devolução ao DGJUR/SEDES O documento cujo prazo de guarda ainda não tenha expirado é identificado por meio de carimbo próprio (Modelo nº 01, conforme anexo 2), anotando-se a data de avaliação e da futura eliminação, se for o caso, acondicionando-o, em seguida, na caixa-arquivo de origem para posterior devolução ao DGJUR/SEDES O documento cujo prazo de guarda tenha expirado, sem caráter permanente, é eliminado conforme critérios estipulados neste capítulo, preservando-se 10% (dez por cento) de amostragem para guarda permanente, identificado por carimbo próprio (Modelo nº 02, conforme anexo 2), acondicionando-o, em seguida, na caixa-arquivo de origem para posterior devolução ao DGJUR/SEDES. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

10 8.8.4 O funcionário identifica as amostras de documentos no FRM-DGJUR Escala de Eliminação e Amostragem, definindo a ação/artigo e o ano. 8.9 Para controle da atividade preenche o FRM- DGJUR Controle Individual de Avaliação e Eliminação, considerando também os apensos Após avaliar, consulta o ARQGER para confirmar o cadastro do documento Confirmado o cadastramento, exclui da base de dados os processos eliminados No caso de documentos não cadastrados, os funcionários do SEGIA os encaminham para o DGJUR/SEARQ para efetuar o respectivo cadastro. No caso do SEAIT e SEARB, os documentos são encaminhados à Recepção, para cadastramento Caso a caixa-arquivo avaliada apresente 100% (cem por cento) de sua capacidade de armazenagem desocupada, efetua a eliminação da etiqueta e encaminha a caixaarquivo vazia para reciclagem O registro da eliminação dos documentos administrativos por abrangência é realizado no FRM- DGJUR Termo de Eliminação de Documentos - ADM Após o registro confere-se o FRM- DGJUR Termo de Eliminação de Documentos - ADM com o documento a ser eliminado e assina o termo, encaminhando-o, sem o documento, para o Chefe do SEGIA, do SEAIT ou do SEARB assinar O registro da eliminação dos processos administrativos por unidade é realizado no FRM- DGJUR Termo de Eliminação de Documentos - JUD / ADM A eliminação dos processos judiciais é registrada na etiqueta ARQGER, após a devida conferência da avaliação Confere a digitação. Constatando inconsistências, revisa os dados no sistema ARQGER Em caso de revisão da inconsistência no sistema ARQGER, reconfere os dados alterados. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

11 Efetua a eliminação da etiqueta ARQGER, no último dia útil do mês da avaliação, para registrar a eliminação do documento No caso de documentos sem identificação e sem condições de guarda, é utilizado o FRM-DGJUR Termo de Eliminação de Documentos Sem Condições de Guarda, cuja numeração é controlada pelo FRM-DGJUR Controle de Termo de Eliminação de Documentos Sem Condições de Guarda O funcionário arquiva os FRM- DGJUR Termo de Eliminação de Documentos - JUD / ADM, FRM-DGJUR Termo de Eliminação de Documentos - ADM, FRM-DGJUR Termo de Eliminação de Documentos Sem Condições de Guarda e FRM-DGJUR Controle de Termo de Eliminação de Documentos Sem Condições de Guarda em pastas, separando-os por UO e/ou data da avaliação, para eventuais consultas Disponibiliza para o DGJUR/SEDES em caixas-arquivo tipo 02 ou em maços, conforme a disponibilidade de caixa, os documentos indicados para reciclagem No caso dos Arquivos Regionais, os documentos indicados para reciclagem são encaminhados para o Arquivo Central, em caixa-arquivo tipo 02 ou em maços, conforme a disponibilidade de caixa para reciclagem Após analisar todas as caixas-arquivo, registra a saída no sistema ARQGER, devolvendo-as DGJUR/SEDES 8.18 O Chefe do SEGIA, do SEAIT e do SEARB informam, mensalmente por correio eletrônico, aos respectivos Diretores, o quantitativo dos documentos eliminados. 9 INDICADORES NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Quantidade de Documentos Avaliados [ (documentos avaliados pelo SEGIA) + (documentos avaliados pelo SEAIT) + (documentos avaliados pelo SEARB)] Mensal Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

12 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Escala de Eliminação e Amostragem (FRM- DGJUR ) b SEGIA / SEAIT / SEARB Caixa arquivo Assunto/ data/uo Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Controle de Termo de Eliminação de Documentos sem Condições de Guarda (FRM- DGJUR ) a SEGIA / SEAIT / SEARB Caixa arquivo Assunto/ data/uo Condições apropriadas 5 anos DGJUR/ DEGEA*** Controle Individual de Avaliação e Eliminação (FRM- DGJUR ) b SEGIA / SEAIT / SEARB Caixa arquivo Assunto/ data/uo Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Cópia de correspondência expedida ( ) j SEGIA / SEAIT / SEARB Disco rígido Assunto/ data Backup e condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Termo de Eliminação de Documentos JUD / ADM (FRM- DGJUR ) a SEGIA/SEAI T/ SEARB Caixa arquivo Assunto/ data/uo Condições apropriadas 5 anos DGJUR/ DEGEA*** Termo de Eliminação de Documentos ADM (FRM- DGJUR ) a SEGIA / SEAIT / SEARB Caixa arquivo Assunto/ data/uo Condições apropriadas 5 anos DGJUR/ DEGEA*** Termo de Eliminação de Documentos sem Condições de Guarda (FRM- DGJUR ) Legenda: Notas: a SEGIA / SEAIT / SEARB Caixa arquivo *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. Assunto/ data/uo Condições apropriadas 5 anos DGJUR/ DEGEA*** ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD- DGJUR Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD- DGJUR- 035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGJUR Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD- DGJUR- 047 Gerir Arquivo Permanente. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

13 c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Validar os Módulos do ARQGER que Indicam Processos para Eliminação. Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário; Anexo 3 Modelo dos carimbos utilizados no processo de trabalho Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

14 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO VALIDAR OS MÓDULOS DO ARQGER QUE INDICAM PROCESSOS PARA ELIMINAÇÃO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

15 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO AVALIAR, SELECIONAR E DESTINAR OS DOCUMENTOS DO ARQUIVO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16

16 ANEXO 3 - MODELO DOS CARIMBOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE TRABALHO AVALIAR, SELECIONAR E DESTINAR OS DOCUMENTOS DO ARQUIVO Modelo Nº 01 Avaliado em / / Destinação final: Guarda Permanente Eliminar em / / Modelo Nº 02 AMOSTRAGEM Tipo: Ano: Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 16