1/8 REVISÕES TE: TIPO EMISSÃO A - PRELIMINAR B - PARA APROVAÇÃO C - PARA CONHECIMENTO D - PARA COTAÇÃO E - PARA CONSTRUÇÃO F - CONFORME COMPRADO G - CONFORME CONSTRUÍDO H - CANCELADO Rev. TE Descrição Por Ver. Apr. Aut. Data C Emissão inicial. DD MAC MAC RPT 3/3/12 ESTE DOCUMENTO SOMENTE PODERÁ SER ALTERADO /REVISADO PELA GERÊNCIA DO SGQ.
2/8 SUMÁRIO 1 OBJETIVO... 3 2 CAMPO DE APLICAÇÃO... 3 3 REFERÊNCIAS... 3 4 DEFINIÇÕES... 3 5 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES... 3 6 DETERMINAÇÕES A SEGUIR PARA... 4 6.1 SOLICITAÇÃO... 4 6.2 EMISSÃO DA PASSAGEM... 4 6.3 RESERVA DE HOTEL... 5 6.4 ALUGUEL DE CARRO... 5 7 ADIANTAMENTO PARA VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO GVS E GVT... 5 7.1 DIÁRIAS DE ALIMENTAÇÃO... 6 7.2 OUTRAS DESPESAS... 6 8 ACERTO DE GUIA DE VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO GVS E GVT... 7 9 CONSIDERAÇÕES FINAIS... 7 1 REGISTROS... 8 11 ANEXOS... 8
3/8 1 OBJETIVO Estabelecer a metodologia para solicitação e concretização de viagens a serviço pela COBRAPI, a fim de otimizar todo o processo, tornando-o eficaz e prático para o colaborador e a organização, desde a solicitação da viagem até a efetivação e prestação de contas da mesma. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a todos os colaboradores e terceiros que venham a utilizar viagens a serviço pela COBRAPI. 3 REFERÊNCIAS MN-Q-1 Manual do Sistema de Gestão Integrado 4 DEFINIÇÕES Adotam-se as definições estabelecidas em GU-E-1-Glossário de termos e siglas. 5 ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES Atividade Responsabilidade Controlar este procedimento Seguir as determinações deste procedimento Analisar este procedimento Emitir e Aprovar este procedimento RD TODOS SA, P SA
4/8 6 DETERMINAÇÕES A SEGUIR PARA 6.1 Solicitação Toda e qualquer solicitação de viagem a serviço deverá, impreterivelmente, ser enviada por meio eletrônico (e-mail) para a Secretária local. A Secretária local deverá encaminhar para a Secretária da AG, em Belo Horizonte, os seguintes dados necessários para emissão de passagem aérea, rodoviária, reserva de hotel ou aluguel de carro: Percurso da viagem; Data de ida e de retorno; Horário do primeiro compromisso e da finalização, para previsão dos horários das passagens; Local que será visitado, para localização de Hotel; Centro de Custos referente à viagem solicitada; Nome completo do profissional que fará a viagem; Data de nascimento;* RG;* CPF;* Nome da mãe,* Número do telefone celular.* *Os dados pessoais deverão ser enviados somente na primeira solicitação de cada profissional, visto que, serão mantidos em um banco de dados. 6.2 Emissão da passagem Os vôos serão escolhidos de acordo com a margem de horário, previamente determinada na solicitação, sempre levando em conta a melhor tarifa. Após a emissão do bilhete, este será encaminhado ao profissional que fará a viagem, sempre com cópia para o Gerente Geral,
5/8 Gerente de Projetos, responsável pelo Centro de Custos desta viagem e para a Secretária local. Se houver alguma situação especial em que o profissional tenha que viajar em voo específico, esta deverá ser relatada ao Gerente Geral e Gerente de Projetos, responsável pela solicitação da viagem, que deverá justificar e autorizar via e-mail a emissão da passagem fora das determinações gerais. 6.3 Reserva de hotel O Hotel será escolhido de acordo com o local do trabalho a ser executado na cidade destino. Após recebimento do voucher do hotel, este será encaminhado ao profissional que fará a viagem, sempre com cópia para o Gerente Geral, Gerente de Projetos, responsável pelo Centro de Custos desta viagem e para a Secretária local. Se houver alguma situação especial em que o profissional tenha que se hospedar em hotel específico, esta deverá ser relatada ao Gerente Geral e Gerente de Projetos, responsável pela solicitação da viagem, que deverá justificar e autorizar via e-mail a solicitação da reserva de hotel fora das determinações gerais. 6.4 Aluguel de Carro Seguir os passos conforme item 6.1. A escolha do carro será de acordo com as especificações e necessidades da viagem em questão. 7 ADIANTAMENTO PARA VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO GVS E GVT A solicitação do adiantamento para viagem deverá ser feita até 48 (quarenta e oito) horas antes da viagem, pela secretária local através do formulário PF-A-1_Adiantamento de Viagem. Este formulário, após preenchido com os dados referentes à viagem, deverá ser assinado pelo profissional e pelo responsável pelo Centro de Custos da viagem, em seguida, enviar ao setor financeiro da empresa, para que o valor seja depositado na conta indicada no próprio formulário do adiantamento.
6/8 O Financeiro da COBRAPI está autorizado a pagar ao empregado qualificado da GVS/GVT, devidamente aprovada e assinada, o valor correspondente ao adiantamento para cobertura de despesas com a viagem programada. 7.1 Diárias de Alimentação Na ocorrência de deslocamento de colaboradores, para localidade diferente de onde for lotado, por intermédio de Guia de Viagem a Serviço (GVS) ou Guia de Viagem de Terceiro (GVT), estes farão jus a Diária no valor total de R$ 5, (Cinquenta Reais) para despesas de alimentação. Quando o colaborador tiver Tiket ou Cartão Alimentação o valor da Diária será de R$ 4, (Quarenta Reais). Será adicionado ao valor da diária de alimentação o valor de R$ 1, (Dez Reais) para os casos de estadia mensal em locais onde o café da manhã não está incluso na mensalidade. Não será necessária a comprovação dos gastos efetuados com alimentação. Quando o início ou término da viagem ocorrer apenas em um período do dia, manhã, tarde ou noite, o valor da despesa com alimentação referente a este período, será calculado como meia diária, isto é, R$ 25, (Vinte cinco Reais) ou R$ 2, (Vinte Reais) no caso de colaborador que tenha Tiket ou Cartão Alimentação. 7.2 Outras Despesas Poderão ser reembolsadas outras despesas eventuais tais como telefone, internet e lavanderia, desde que devidamente justificadas, mediante apresentação de Notas Fiscais. As despesas de transportes ao aeroporto ou rodoviária e destes à residência ou sua base, bem como aquelas necessárias ao cumprimento do objetivo da viagem serão reembolsadas aos colaboradores, desde que apresentados os comprovantes respectivos. Para o deslocamento em veículo alugado será necessária a aprovação do Gerente Geral ou Gerente de Projetos, responsável pelo Centro de Custos da viagem. A Cobrapi reembolsará o deslocamento dos colaboradores em viagem em veículo próprio, desde que o veículo tenha cobertura de seguro. Neste caso, o colaborador terá o reembolso calculado da seguinte forma:
7/8 Reembolso = Distância percorrida (km) x preço do combustível (R$) x,25 O colaborador deverá apresentar comprovante do preço por litro de combustível, devido a variação de valores por região. Caso ocorram pedágios os mesmos serão reembolsados desde que apresentados os recibos respectivos. Para viagens ao exterior e/ou de longa duração, considerado como tal, deslocamento superior a 1 (dez) dias, o Gerente Geral responsável deverá apresentar, por intermédio da AGP (Gerência de Gestão de Pessoas), plano específico para aprovação da Presidência. Nos casos de atendimento a necessidades contratuais específicas em que seja indispensável utilizar condições e valores não previstos na presente instrução de trabalho, tais condições e valores deverão ser submetidos previamente à Presidência, por intermédio da AGP (Gerência de Gestão de Pessoas). 8 ACERTO DE GUIA DE VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO GVS E GVT O colaborador deverá fazer a prestação de contas, conforme especificações desta instrução. Os recibos deverão ser entregues às secretárias locais ou para a pessoa responsável pela abertura de GVS/GVT em sua base em até 48 (quarenta e oito) horas após o retorno da viagem. O fechamento da GVS/GVT será feito conforme formulário PF-A-2_Acerto de Guia de Viagem, depois de fechada a GVS/GVT, anexos os recibos referentes, o profissional e o responsável pelo Centro de Custos da viagem assinam o acerto, este será encaminhado ao setor contábil para lançamentos e, em seguida, ao setor financeiro para devido acerto de contas.... 9 CONSIDERAÇÕES FINAIS A COBRAPI fará adiantamento para as despesas de viagem. O valor do adiantamento será estimado de acordo com o período de duração da viagem, diárias e dos deslocamentos necessários.
8/8 Um novo adiantamento para as despesas de viagem não será concedido se houver prestação de contas de viagens anteriores em aberto. Casos excepcionais devem ser aprovados pelo Gerente Geral e Gerente de Projetos, responsável pelo Centro de Custos da viagem. 1 REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados conforme Tabela 1-1. Tabela 1-1: Controle de registros. Nome do Registro PF-A- 1_Adiantamento de Viagem PF-A-2_Acerto de Guia de Viagem Responsável pela coleta Secretaria da AG Secretaria da AG Indexação Acesso Proteção Numeração codificada Numeração codificada Secretaria Gerência Diretoria Secretaria Gerência Diretoria Acesso restrito pasta servidor Acesso restrito pasta servidor Local do arquivo Secretaria da Diretoria/Dir etoria 212 Secretaria da Diretoria/Dir etoria 212 Tempo de Retenção Permanente Permanente Disposição Servidor Servidor 11 ANEXOS Não constam. CONTRIBUIÇÕES E SUGESTÕES Sugestões de melhoria referentes ao conteúdo deste documento são importantes para manutenção do conhecimento aqui registrado, atualizando e agregando valor a todo o ciclo de vida do documento. O envio de contribuições é possível através do endereço sipad@cobrapi.com.br, sendo necessário informar o código numérico identificador do documento (procedimento, manual, formulário etc).