Conferência: Impacto da Factura Electrónica na Redução do Deficit Público 30 de Junho de 2010 Auditório do Centro de Informação Urbana de Lisboa O papel da Administração Pública P na adopção da Factura Electrónica Luís Vidigal Patrocinadores Específicos: Patrocinadores Globais
Conferência Impacto da Factura Electrónica na Redução do Deficit Público O papel da Administração Pública na adopção da Factura Electrónica Luís Vidigal 30 de Junho de 2010 1
De que vamos falar Enquadramento jurídico Requisitos funcionais e de segurança Os formatos Arquitectura da efact (II-MFAP) 2
Processo analógico Emissor da Factura Emitir Factura Imprimir Custos Elevados Receptor da Factura Pagamentos Recebidos Recolher Dados Envelopar Enviar Aviso de Conta Corrente Receber Pagamento Processos Lentos Falhas Verificar Registo Autorizar Pagamento Arquivar 3
Mais rápido, barato e ecológico 4
Enquadramento jurídico Decreto-Lei nº 196/2007-15.05.2007 Regula as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica, nos termos do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, aprovado pelo Decreto-Lei nº 394-B/84, de 26 de Dezembro. Lei nº 60-A/2005-30.12.2005 Aprova o Orçamento do estado para 2006 e procede a alterações no regime da factura electrónica. Resolução do Conselho de Ministros nº 137/2005-17.08.2005 Determina, a adopção pela Administração Pública do sistema de facturação electrónica e a preferência pelo recebimento das facturas correspondentes às operações realizadas enquanto adquirente de bens e serviços por via electrónica e incumbe a UMIC de promover o respectivo processo de acompanhamento e avaliação da execução. Decreto-Lei nº 256/2003-21.10.2003 Transpõe para a ordem jurídica interna a Directiva 2001/115/CE do Conselho Europeu, de 20 de Dezembro, relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado (IVA). Portaria nº 52/2002-12.01.2002 Aprova o modelo de impresso para pedido de autorização para utilização ou alteração de um sistema de facturação electrónica. Directiva 2001/115/CE do Conselho Europeu - 20.12.2001 Simplifica, moderniza e harmoniza as condições aplicáveis à facturação em matéria de imposto sobre o valor acrescentado. Decreto regulamentar nº 16/2000-02.10.2000 Estabelece as condições e os requisitos de utilização da factura ou documento equivalente transmitidos por via electrónica. Decreto-Lei nº 375/1999-18.09.1999 Estabelece a equiparação entre a factura emitida em suporte papel e a factura electrónica. Resolução do Conselho de Ministros nº 94/1999-25.08.1999 Documento orientador da Iniciativa Nacional do Comércio Electrónico, no âmbito do qual é enunciado o objectivo de promoção do uso de meios de comércio electrónico pela Administração Pública e de preparação de legislação para o reconhecimento jurídico da factura electrónica. 5
Funcionalidades exigidas pelo Artigo 2º do Decreto-Lei nº 196/2007 a)a autenticidade da origem b)a integridade do conteúdo c) A integridade da sequência d)a validação cronológica das mensagens emitidas e) O arquivamento, em suporte informático f) A manutenção, durante o período de 10 anos, da autenticidade, integridade e disponibilidade do conteúdo original g)o não repúdio da origem e recepção das mensagens h)a não duplicação i) Mecanismos que permitam verificar a validade do certificado utilizado pelo emissor na respectiva 6
Benefícios para o Estado Incremento da capacidade fiscalizadora do Estado, nomeadamente em termos de IVA, por parte dos subscritores do sistema efact: Interoperabilidade e integração de aplicações de facturação e contabilidade; Inexistência de erros no lançamento de movimentos contabilísticos com origem na facturação electrónica; Reduções no custo de emissão, recepção e tratamento de facturas; Armazenamento seguro e fiável dos documentos processados durante o prazo de 10 anos; Possibilidade de consulta on-line e de download de facturas ou documentos equivalentes. 7
A Babel dos formatos O desafio da Interoperabilidade 8
Do centro para a periferia Sistemas de Apoio à Decisão Estratégico SISTEMAS Sistemas Centrais de Consolidação de Informação Repositórios Comuns Táctico Recursos Financeiros Sistemas Operacionais Recursos Humanos Recursos Patrimoniais Operacional RECURSOS 9
Modalidades de Emissão da e- Factura Factura Electrónica Standard Facturas emitidas pelo fornecedor destinadas ao adquirente de um bem ou serviço. (A numeração é atribuída pelo fornecedor). Emitir Factura Electrónica em Lugar de Outrem Factura emitida por uma terceira entidade em substituição do fornecedor. (A numeração é atribuída pela entidade emissora). Emitir Factura Electrónica em Auto-facturação Factura emitida pelo cliente em lugar do fornecedor com base nos dados da sua própria requisição. (A numeração é atribuída pela entidade emissora). 10
Diagrama de Contexto Junho 2006 11
P1 Emissão da Factura Junho 2006 12
Matriz de Processos vs Unidades Organizacionais Organização Processos ASP Subscritor DGCI Cliente Fornecedor Emitir factura electrónica standard F P A Emitir factura electrónica em lugar de outrem F P A Emitir facturas electrónicas Emitir factura electrónica em auto-facturação P F Anular Facturas Electrónicas F P Corrigir Facturas Electrónicas F P Fazer contrato com subscritor P P Gerir Subscritores Alterar dados de subscritor P P Cancelar contrato de subscritor P P Manutenção de ficha dos dados de Cliente ou de fornecedor A P Receber / Tratar Facturas Electrónicas Aprovar recepção de Facturas Electrónica F P Gerir Requisições Electrónicas Produzir Informação de Gestão e Fiscal Receber facturas electrónicas F P A Gerir Requisições Electrónicas F P A Produzir Informação de Gestão e Fiscal P A F P = Poder de Autorização e Decisão; F = Forte Participação; A = Alguma Participação 13
Arquitectura de Dados Tabela resumo Nome Definição Identificador da entidade Factura Emitida Factura electrónica Emitida pelo Subscritor do serviço. Nº factura electrónica Factura Recebida Requisição electrónica Subscritores do serviço Fornecedores Clientes Factura electrónica Recebida pelo subscritor do serviço. Requisição electrónica Organismos que se propõem utilizar o serviço efact Fornecedores de Subscritores que enviam facturas electrónicas ao serviço efact Clientes de Subscritores que recebem facturas electrónicas emitidas pelo sistema e Fact) Nº de factura electrónica Nº Requisição electrónica Nº de utilizador / Nº contribuinte Nº de fornecedor / nª contribuinte Nº cliente / Nº fornecedor Junho 2006 14
Descrição das Entidades de Informação (Exemplo) Junho 2006 15
Tabela de Aplicações Nome Descrição Emissão de Facturas Electrónicas Processa a emissão de facturas electrónicas considerando os três tipos de solicitações possíveis. Gestão de Subscritores Recepção de Facturas Electrónicas Gestão de Requisições Electrónicas Produção de Informação de Gestão e Fiscal Faz a gestão dos subscritores e dos seus clientes e fornecedores. Processa a recepção de facturas electrónicas. Faz a gestão das requisições electrónicas. Produz todo o tipo de informação de gestão e de informação fiscal prevista na arquitectura de negócio. Junho 2006 16
Grandes fornecedores 17
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