CONTAB-POCE _ Contabilidade para o Setor da Educação Versão 3.2.01 dezembro de 2015 MUITO IMPORTANTE Antes de instalar esta versão ou efetuar qualquer outro procedimento, leia atentamente este documento e cumpra rigorosamente as orientações transmitidas. Este documento deve ser facultado a todos os utilizadores do programa e outros responsáveis pela coordenação e supervisão da contabilidade. 1. Introdução Como já é do V/ conhecimento, a partir de janeiro de 2016 é generalizada a implementação do POC-Educação. Durante o 2º semestre de 2015 foi por esta empresa dinamizada um variado conjunto de atividades de formação, tendo por base as informações que à data estavam disponíveis. Durante este 2º semestre várias situações foram objeto de análise por parte dos competentes serviços do Ministério da Educação, tendo em vista o seu melhor enquadramento neste sistema de contabilidade. Com o objetivo de facultar aos utilizadores os necessários instrumentos de trabalho atualizados para desenvolverem a sua atividade nesta área, foram nesta data disponibilizadas novas versões das aplicações CONTAB-POCE e do GPV, bem como documentos de apoio. A análise dos manuais e outros documentos de apoio agora disponibilizados por parte dos utilizadores e pelos responsáveis pela direção e coordenação destas áreas funcionais, é uma tarefa de extrema importância nesta fase inicial de arranque. Compete a cada entidade (agrupamento/escola) reajustar procedimentos e recursos humanos para que os objetivos definidos por parte da tutela para este projeto, possam mais facilmente ser alcançados. Os serviços de apoio técnico da empresa, embora as suas obrigações contratuais com os clientes se enquadrem apenas no domínio do apoio técnico informático ao manuseamento das aplicações, continuam como sempre disponíveis para prestar também o apoio que estiver ao seu alcance, na vertente do conhecimento técnico no âmbito dos procedimentos e normas contabilísticas. Compreenderão no entanto que, o apoio pontual no esclarecimento de dúvidas mais específicas no âmbito das normas contabilísticas, não pode assumir um caráter permanente de formação à distância. Para colmatar necessidades de apoio em consultoria contabilística e acompanhamento do processo contabilístico, dirigido a escolas que identifiquem essas necessidades, a empresa disponibiliza consultores técnicos para apoio e acompanhamento presencial, seja com caráter regular ou pontual. Os agrupamentos/escolas que pretendam usufruir destes serviços de apoio presencial, devem contactar os nossos serviços comerciais para que seja solicitar a apresentação de uma proposta. Para os utilizadores que frequentaram as atividades de formação realizadas durante o 2º semestre de 2015, o recurso ao email que lhes foi comunicado nas ações de formação para colocarem eventuais dúvidas e questões, deixa de ser utilizado a partir do próximo dia 21 de dezembro. A partir dessa data, qualquer questão deve ser dirigida ao nosso serviço de apoio técnico através dos habituais canais de comunicação que já conhecem. 1
2. Instalação As escolas que ainda não instalaram a versão 3.2.0 disponibilizada no início das atividades de formação realizadas neste 2º semestre de 2015 (versão disponibilizada em setembro), poderão efetuar a instalação inicial com esta nova versão, tendo em atenção as orientações transmitidas nesta adenda e nos documentos de apoio disponibilizados. As escolas que já efetuaram a instalação inicial da versão 3.2.0 deverão atualizar o programa para a versão agora disponibilizada, tendo especial atenção às seguintes informações antes de efetuarem a atualização: a) Faça uma cópia integral da pasta 2016 que se encontra disponível no servidor onde está instalada a versão 3.2.0, sendo este o caminho sugerido por defeito na instalação: \jpm\software\contab-poce\dados\2016 b) Após ter concluído a atualização para a versão agora disponibilizada e ter confirmado que tudo decorreu sem problemas, faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo, podendo de seguida eliminar a cópia da pasta 2016 que efetuou anteriormente. c) A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows), garantindo que as aplicações da JPM (CONTAB-POCE, GPV e CIBE) se encontram encerradas em todos os terminais. d) A atualização para a versão 3.2.01 deve ser efetuada no servidor e em todos os terminais onde o programa esteja a ser utilizado. Na próxima versão (v3.2.02) os terminais são automaticamente atualizados da primeira vez que o programa seja executado após a instalação no servidor de uma nova versão. e) Após a instalação desta nova versão é necessário licenciar a aplicação. Para as escolas que tenham instalado no mesmo servidor as aplicações CIBE e OFICIAR já licenciadas, não é necessário efetuar qualquer procedimento dado que esta versão do CONTAB- POCE vai utilizar o mesmo licenciamento. Para as escolas que não se encontrem na situação anterior, deverão aceder à opção LICENCIAMENTO da área de CLIENTES da nossa página, recolher o ficheiro de licenciamento para os programas CIBE+OFICIAR+POCE. Esse ficheiro deve ser copiado para a pasta \jpm\software do SERVIDOR onde as aplicações estão instaladas. 3. Principais alterações implementadas na versão 3.2.01 Quando no início das atividades de formação foi disponibilizada a versão 3.2.0, foram os formandos alertados para o facto de existirem procedimentos ainda por definir e cuja análise estava a ser efetuada pela tutela, com particular destaque para a integração da área financeira do ASE no CONTAB-POCE a partir de janeiro de 2016. Clarificadas que foram essas situações e com base na informação que foi prestada pelo IGeFE aos fornecedores das aplicações, chamamos a V/ especial atenção para as seguintes alterações: 3.1 - Passa a ser utilizada a Fonte de Financiamento 121 para registo e entrega ao Tesouro dos saldos finais de receitas próprias nas FF123 e FF129. Esta nova fonte tem reflexo em todas as contas de despesas correntes de material e capital, bem como nas classificações dos saldos (15.xx.xx e 16.xx.xx). Esta fonte de financiamento utiliza-se já no início de janeiro para entrega ao Tesouro dos saldos de 2015. Os saldos das restantes fontes de financiamento (FF242 e 280) continuam a ser entregues nas fontes a que respeitam; 2
3.2 - O registo de receitas e despesas no âmbito do ASE passa a adotar os seguintes procedimentos: a) Bufete e Papelaria Dado que estes dois setores/programas não recebem verbas da DGEsTE, movimentando por conseguinte apenas receitas próprias, são tratados em exclusivo na FF123; b) Refeitórios adjudicados Sendo que este setor/programa não efetua despesas mas apenas arrecada receitas próprias pela venda das refeições, taxas, etc, passa a ser tratado na FF123; c) Refeitórios de gestão direta Este tipo de refeitórios tem receitas próprias pela venda de senhas, taxas, etc, e pode também receber receitas remetidas diretamente pela DGEsTE. Com este cenário as escolas tratam a receita da venda de senhas (receitas próprias) na FF123 e a verba que eventualmente recebam da DGEsTE para este setor/programa na FF119; d) Auxílios Económicos, Seguro Escolar e Leite Escolar As verbas destes setores/programas serão tratadas na FF119, sem prejuízo em situações específicas, serem utilizadas também pontualmente as FF111 ou FF123. 3.3 - Os serviços integrados da administração central (é o caso da DGEsTE) que recebam receitas do OGE na FF111, ao transferi-las para outros organismos e serviços integrados da administração central, esses serviços beneficiários registam-nas na FF119. As verbas registadas nesta fonte de financiamento adotam tratamento igual à FF111, ou seja, não necessitam de entrega ao Tesouro para duplo cabimento e no final do ano o saldo existente é entregue nos cofres do Estado e já não retorna à escola. 3.4 - As autarquias, sendo consideradas como serviços e fundos autónomos, ao transferirem verbas do seu orçamento para outros organismos, incluindo verbas para o ASE, esses serviços beneficiários por regra registam as verbas recebidas na FF129, sem prejuízo de em algumas situações específicas e pontuais terem de ser registadas na FF123. 3.5 - Em consequência das alterações acima mencionados e outras de menor relevância, foram alterados os planos de contas orçamental e financeiro, bem como reajustadas várias opções do programa e reconfigurados diversos mapas e listagens. 3.6 Ao ser criado o plano de conta analítico na versão 3.2.0, na conta 94 - Papelaria 3º Ciclo, a descrição da conta ficou incorretamente identificada com 2º Ciclo. NO CONTAB- POCE esta anomalia fica automaticamente corrigida sem necessidade de qualquer outra intervenção por parte do utilizador. É necessário no entanto aceder ao plano de contas analítico e voltar a confirmar à sua gravação, para que o plano fique também atualizado no GPV de forma a evitar erros na seleção dessa conta. 4. Documentação de apoio Em paralelo com o lançamento desta nova versão, são disponibilizados os seguintes instrumentos de apoio aos utilizadores: a) Manual do programa, revisto e atualizado para a versão 3.2.01; b) Um ficheiro com o nome DocumentosApoioPOCE.zip, contendo alguns dos materiais que foram disponibilizados a partir de setembro de 2015, aos formandos que frequentaram as atividades de formação, contendo: - Manual sobre a LCPA, atualizado para a versão 3.2.01; - Plano de contas em formato XLS, atualizado para a versão 3.2.01; - Vídeo com a explicação de algumas funcionalidades do programa. 3
c) Ao visualizarem o vídeo referido na alínea anterior, instrumento de apoio que foi produzido no início de setembro de 2015 com base nas orientações que à data eram conhecidas, vão constar que algumas das informações prestadas já não se encontram atualizadas neste momento. Deverão pois ter em consideração as alterações mencionadas no ponto 3 desta adenda. d) O ficheiro Excel que agora é disponibilizado em versão atualizada, contém a reprodução dos planos de contas integrados na versão 3.2.01 da aplicação, apresentando algumas anotações sobre as alterações implementadas comparativamente à versão 3.1.4. ATENÇÃO: Todos os utilizadores da aplicação CONTAB-POCE, tenham ou não frequentado as atividades de formação durante o segundo semestre de 2015, deverão analisar o conteúdo dos materiais mencionados na alínea b). 5. Arranque do ano 2016 Em complemento das orientações transmitidas durante as atividades de formação realizadas no 2º semestre de 2015, bem como nos materiais de apoio disponibilizados, resumidamente apresentamos neste ponto os principais procedimentos a observar no arranque de 2016 com a versão 3.2.0.1 ou superior, pelas escolas que utilizaram o CONTAB-POCE em 2015. 5.1 - Procederem à instalação da versão 3.2.xx do CONTAB-POCE, caso ainda não o tenham feito. A aplicação pode ser instalada ainda durante o 2º semestre de 2015, pois o seu funcionamento é autónomo em relação à versão usada em 2015 (v3.1.4). 5.2 - Com a instalação da nova versão, é importado da versão anterior a seguinte informação: a) Ficheiro de serviço / organismo; b) Orçamentos iniciais do ano 2015 para as despesas correntes de material na FF111/153; c) Tabela de Fornecedores e Clientes; d) Ficheiro de Utilizadores, mantendo todos os utilizadores mas apenas atribui permissões para o GESTOR; e) Reconciliação bancária apresentando apenas os cheques que se encontram por levantar, devendo esta informação ser reajustada com reporte à data de 31/12/2015. 5.3 - Na opção Ficheiros Serviço / Organismo verifique e atualize a informação. 5.4 - Na tabela de fornecedores edite cada ficha, altere as contas de acordo com a nova estrutura do plano financeiro, e proceda à gravação de cada ficha para que sejam criadas no plano de contas financeiro as respetivas contas. Tenha em atenção que é necessário incluir nas fichas já existentes a conta 2212. para os fornecedores que também fornecem bens para o ASE, bem como criar novas fichas para os fornecedores que não constam da tabela. Poderão ser removidas as fichas dos fornecedores que deixaram de ter relação comercial com a entidade. 5.5 - Na tabela de Clientes edite cada ficha e proceda à sua gravação para que sejam criadas no plano de contas financeiro as respetivas contas. 5.6 - No ficheiro de utilizadores defina para cada utilizador o nível de permissões pretendido. Tenha em atenção que ao aceder pela primeira vez à versão 3.2.xx do CONTAB-POCE, o acesso ao programa deve ser efetuado com o utilizador GESTOR e o código de acesso definido para o gestor na versão 3.1.4. Isto porque o ficheiro de acessos é importado para a nova versão no momento da instalação inicial. 4
5.7 - Proceda à criação do plano de contas analítico, seguindo as orientações transmitidas no vídeo disponibilizado. 5.8 - Registe os orçamentos iniciais nas diversas fontes de financiamento, observando os seguintes procedimentos: a) O orçamento inicial da FF111/153 para despesas correntes de material é igual ao orçamento inicial de 2015, tendo sido objeto de importação no momento da instalação da nova versão; b) Os orçamentos das FF 123 e 129 devem corresponder às previsões orçamentais elaboradas pela escola, sendo que para 2016 devem também considerar as previsões para os setores do ASE que passam a ser integrados na FF123; c) Na FF119, embora possam elaborar uma previsão anual sujeita a posteriores alterações, pelo menos nas previsões iniciais devem considerar o valor dos saldos do ASE que transitam para 2016 em Auxílios Económicos, Seguro Escolar e Leite Escolar (ver ponto 5.10 desta adenda); d) Nas previsões do orçamento das FF242 e FF280 devem adotar os mesmos procedimentos que no ano anterior; e) Na FF121, cuja utilização por parte das escolas ocorre pela primeira vez em 2016 com a entrega dos saldos transitados de 2015 nas FF123 e 129, não deverão para já considerar qualquer valor no orçamento inicial. Quando receberem a autorização para requisitarem esses saldos, procedem nessa altura ao registo de um crédito especial (reforço na receita e despesa) que vai corresponder ao único movimento a efetuar nesse orçamento. 5.9 Nos primeiros cinco dias de janeiro registe a previsão de fundos disponíveis para o primeiro trimestre de 2016. 5.10 - Proceda aos lançamentos de abertura para o exercício de 2016, seguindo o exemplo que consta no manual da aplicação (pagina 40 do manual da versão 3.2.01). Relativamente ao ASE, tendo por base as orientações que sobre este assunto foram divulgadas a todas as escolas pelo IGeFE, as verbas não utilizadas (saldos) após o pagamento das despesas de 2015, serão registadas como receitas no primeiro dia útil de 2016, tal como se as receitas fossem arrecadas nesse dia. Não serão por conseguinte considerados no lançamento de abertura à data de 01/01/2016. Os saldos que possam existir no Bufete (antes da transição dos lucros do 4º trimestre para o OCR), Papelaria e Refeitório, são registados como receitas na FF123. Os saldos de Auxílios Económicos, Seguro Escolar e Leite Escolar, deverão ser registados como receita na FF119. No caso do saldo que possa existir no refeitório resulte de verbas transferidas pela DGEstE para esse setor, coloca-se a dúvida se esse valor deve ser registado como receita na FF123 ou na FF119. A verificar-se essa situação, a escola deve clarificar o assunto diretamente com a DGEstE. 5.11 - Complete, se necessário, o plano de contas financeiro, tendo em atenção as seguinte condicionantes: a) Com exceção das contas 1212 e subcontas quando a escola trabalha apenas com uma entidade bancária, todas as restantes contas que já vão criadas no plano não devem ser eliminadas; b) A criação de subcontas apenas deve ocorrer quando as mesmas se justifiquem, tendo em atenção que a criação de subcontas em algumas das contas utilizadas de forma automatizada pelo programa, pode impedir o correto funcionamento dos automatismos. 5
c) Na criação de subcontas deverá o utilizador respeitar as normas técnico-contabilísticas subjacentes a essas alterações. 5.12 - No separador Centro de Custos do ficheiro de pessoal do GPV, proceda à introdução dos dados necessários para imputação das despesas com pessoal na contabilidade analítica. Esta informação deve estar introduzida antes de efetuado o processamento de janeiro de 2016. Ao ser efetuado o processamento, caso seja identificado algum trabalhador a quem estejam a ser processados valores e para o qual não tenha sido preenchida a informação no separador Centro de Custos, é apresentada uma mensagem de alerta ao utilizador. Se o utilizador avançar com o processamento sem introduzir os dados em falta, a remuneração desse trabalhador será imputada por defeito ao centro de custos 99124 6. Escolas que utilizaram o CONTAB-POCE em 2015 apenas para efeitos de exportação No arranque de 2016 deverão proceder de acordo com as orientações que constam nesta adenda e nos restantes documentos disponibilizados, tendo no entanto em atenção que na instalação da versão 3.2.xx não poderão ser importados dados que não estejam registados na versão anterior. NOTAS FINAIS: Face às alterações que vão ocorrer a partir de janeiro de 2016 no âmbito do funcionamento da contabilidade e outros procedimentos relacionados, estamos a prever um fluxo muito elevado de contactos com os nossos serviços de apoio técnico nesta fase final de 2015 e durante o primeiro trimestre de 2016. A análise detalhada de toda a informação por nós disponibilizada é a primeira tarefa a realizar pelos utilizadores das aplicações e outros responsáveis pela área administrativa e financeira. Recomendamos pois a todos os utilizadores das nossas aplicações que recorram à comunicação por email sempre que não consigam estabelecer contacto telefónico, preferencialmente através da opção CORREIO da nossa página na internet. Na mensagem deverão descrever em detalhe a situação para a qual pretendem apoio. Relativamente a questões que não se enquadrem no âmbito do apoio técnico informático ao manuseamento da aplicação, nomeadamente questões relacionadas com consultoria técnico-contabilística, as mesmas devem-nos ser remetidas preferencialmente através da opção CORREIO da nossa página para que sejam previamente analisadas pelos nossos consultores. A resposta a este tipo de questões de natureza técnico-contabilística poderá demorar mais algum tempo, atendendo ao tipo de questões colocadas. Durante a primeira quinzena de janeiro serão abertas inscrições para uma nova fase de formação a realizar durante o 1º semestre de 2016, seja ao nível da formação inicial para novos utilizadores ou formação complementar para os atuais utilizadores. Consulte regularmente www.jpmabreu.pt para manter o software atualizado e tomar conhecimento em tempo útil das informações que serão divulgadas. 6