Plataforma de Negociação Manual Avançado

Copyright 2013 Efacec Todos os direitos reservados. Não é permitida qualquer cópia, reprodução, transmissão ou utilização deste documento sem a prévia autorização escrita da Efacec Sistemas de Gestão S.A. Trademarks Todos os conteúdos deste documento são propriedade da Efacec sendo a utilização por terceiros em proveito próprio uma violação aos direitos de autor. Versão 1.0. [25.10.2013] 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 1

Índice 1 - O que é a Plataforma de Negociação Efasst?... 3 2 - Os conceitos + importantes que devo conhecer da Plataforma de Negociação?... 4 3 - Estados de um Pedido de Cotação... 5 4 - Aspectos Gerais de Utilização da Plataforma de Negociação... 5 5 - Negociação Electrónica Fluxo... 6 6 - Como aceder ao efasst?... 7 7 - Como Visualizar os Meus Pedidos de Cotação em Curso?... 8 7.1 - Dados do Pedido de Cotação (Painel de Controlo e Árvore de Navegação)... 8 7.2 - Como Visualizar os Detalhes dos Artigos a Cotar?... 9 7.3 - Como Visualizar os Documentos Efacec?... 10 7.3.1 - Documentos Específicos da Linha... 10 7.3.2 - Documentos Gerais... 10 7.4 - Mensagens do Pedido de Cotação (Comunicador)... 11 8 - Como Registar uma Proposta Técnica e/ou Comercial?... 11 8.1 - Como Registar Nova Cotação Comercial?... 11 8.1.1 - Introduzir Cotações Alternativas... 13 8.1.2 - Editar Cotação... 14 8.1.3 - Inactivar Cotação... 15 8.2 - Como Registar Nova Proposta Técnica?... 15 8.2.1 - Situação 1 Inserir Proposta Técnica Global a todo o Pedido de Cotação... 16 8.2.2 - Situação 2 Inserir Proposta Técnica especifica para um artigo do Pedido de Cotação... 17 8.2.3 - Associar Documentos à Proposta Técnica... 18 8.2.4 - Eliminar Documentos da Proposta Técnica... 19 8.2.5 - Associar uma Proposta Técnica a uma Cotação específica... 20 9 - Como enviar Cotações Comerciais/Propostas Técnicas para a Efacec?... 21 10 - Como Rever Cotações Comerciais?... 24 11 - Como Rever Propostas Técnicas?... 25 12 - Como visualizar o histórico das minhas cotações/propostas técnicas?... 25 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 2

1 - O que é a Plataforma de Negociação Efasst? O efasst é uma aplicação informática que suporta a política de Supplier Relationship Management (SRM) do grupo Efacec, sendo o canal de comunicação privilegiado da empresa com os seus parceiros fornecedores. O efasst tem como principal objectivo agilizar os processos de procurement, negociação e compra com vista a potenciar e dinamizar possíveis alianças estratégicas entre as várias empresas do Grupo Efacec e os seus diversos parceiros fornecedores. Fig. 1 - O que é a Plataforma de Negociação efasst? Nesse sentido foi desenvolvido e integrado uma Plataforma de Negociação no Portal do Fornecedor efasst, através da qual poderá usufruir das seguintes potencialidades: 1. Registar, Enviar e Rever, de forma transparente e segura, todas as suas cotações comerciais e propostas técnicas, via plataforma; 2. Consultar todos os pedidos de cotação em curso que tem com a Efacec; 3. Enviar, via portal, Cotações Alternativas para os diferentes produtos em consulta; 4. Estabelecer toda a comunicação com a Efacec (relativa a um pedido de consulta) através de um canal; 5. Visualizar o histórico das suas cotações comerciais/propostas técnicas. NOTA: A utilização do efasst deverá ser feita integralmente via browser. Recomendamos o uso do Internet Explorer 7.0. ou versões superiores, para uma resolução de 1024*768. 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 3

2 - Os conceitos + importantes que devo conhecer da Plataforma de Negociação? Antes de iniciar a utilização da Plataforma de Negociação efasst é recomendável que conheça o significado dos seguintes conceitos inerentes à aplicação: CONCEITO Tabela 1 - Conceitos + Importantes da Plataforma de Negociação efasst SIGNIFICADO RFQ (Request for Quotation) Pedido de Cotação enviado pela Efacec para fornecedores pré-seleccionados. Tipo de Pedido Revisão da Cotação a. Proposta Técnica - Documento(s) que define(m) e explica(m) a solução técnica do Fornecedor para determinado produto para o qual foi convidado a enviar uma proposta. b. Cotação/Proposta Comercial - Cotação comercial do Fornecedor para um determinado produto (definição de preços, prazos de entrega e outras cond. comerciais). c. Proposta Técnico-Comercial - Quando o pedido enviado pela Efacec tem um âmbito técnicocomercial, o Fornecedor deverá enviar as suas cotações comerciais bem como as respectivas propostas técnicas. Sempre que quiser enviar uma revisão a uma cotação já enviada para a Efacec poderá fazê-lo através da opção Rever Cotação. Apenas a última revisão enviada será considerada! Cotação Alternativa Sempre que quiser indicar alternativas ao fornecimento de determinado produto poderá fazê-lo através da opção Alternativa (ex: enviar cotações para propor descontos de quantidade e/ou soluções técnicas alternativas). Todas as alternativas enviadas serão consideradas e carecerão de análise da Efacec para a escolha da melhor alternativa enviada. Tipo de Utilizadores Externos a. Master-User - Utilizador que gere todas as contas/perfis de utilizador associadas ao Fornecedor. Corresponde ao utilizador com código de parceiro (PXXXXXXXX). Este parceiro consegue activar/inactivar contas de utilizador bem como gerir quais os perfis de acesso que cada conta deverá ter. b. Child-User - Utilizador-Secundário do Fornecedor. Corresponde a uma conta de utilizador activada pelo Master-User com determinado perfil de acesso. Não poderá gerir contas de utilizador! 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 4

3 - Estados de um Pedido de Cotação Um pedido de cotação pode estar associado a um dos seguintes estados: Fig. 2 - Estados de um Pedido de Cotação 4 - Aspectos Gerais de Utilização da Plataforma de Negociação Sempre que exista um novo Pedido de Cotação a responder no Portal efasst, os Fornecedores serão avisados via email. Este email (bem como todos os restantes emails automáticos despoletados no âmbito de um Pedido de Cotação) são enviados para os contactos seleccionados pela Efacec. Estes contactos dizem respeito a utilizadores associados à conta do Fornecedor. Apenas os utilizadores activos e com perfil Comercial poderão enviar as cotações comerciais para a Efacec. Recomendámos que, antes da utilização do efasst, o Master-User (utilizador com a conta PXXXXXXXX) verifique e actualize a lista de utilizadores através do menu Gestão de Perfis. O envio/tratamento de consultas via efasst apenas está disponível para fornecedores registados no portal como parceiros potenciais (código de parceiro PXXXXXXXX). É altamente recomendável que não submeta as cotações no dia limite do Pedido de Cotação. Não poderá enviar cotações/propostas técnicas após a Data Limite de Recepção de Cotações. Apenas o Contacto Efacec tem a possibilidade de prolongar a Data Limite de Recepção de Cotações. Após o envio da(s) cotação(ões) para a Efacec, estas não podem ser alteradas a menos que sejam disponibilizadas novamente para o Fornecedor pelo Contacto Efacec. Caso pretenda introduzir nova revisão de uma cotação já enviada para a Efacec poderá fazê-lo a qualquer momento, desde que o pedido ainda esteja em curso. O sistema considerará a última revisão enviada! Poderá enviar mais do que uma alternativa comercial/técnica para cada artigo consultado. O nº de rondas de negociação é ilimitado. Após fecho de um pedido de cotação, não é enviado nenhum email automático para os Fornecedores pelo que deverão fazer o acompanhamento do processo via plataforma. Qualquer dúvida deverá ser esclarecida com o Contacto Efacec! 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 5

6 - Como aceder ao efasst? Para aceder ao efasst poderá fazê-lo por duas vias distintas: 1. Directamente pelo link: https://ewa.efacec.com/efasst/site/pt/home.html Fig. 4 - Portal do Fornecedor Efacec 2. Pelo site oficial da Efacec através da área Fornecedores Fig. 5 Site Oficial Efacec (Área Fornecedores) 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 7

7 - Como Visualizar os Meus Pedidos de Cotação em Curso? Para visualizar os pedidos de cotação que tem por responder deverá: 1. Aceder à lista de Pedidos de Cotação para Responder, disponível na Agenda Fig. 6 - Visualizar Pedidos de Cotação por Responder Agenda 2. Com a acção anterior aparecerá a listagem de todos os pedidos de cotação que a Efacec lhe enviou. Para aceder a um pedido de cotação específico deverá clicar no seu código, conforme exemplificado na figura seguinte: Fig. 7 - Visualizar Pedido de Cotação em Curso - Seleccionar RFQ 7.1 - Dados do Pedido de Cotação (Painel de Controlo e Árvore de Navegação) Após aceder ao pedido de cotação, o utilizador é encaminhado para o painel de controlo do RFQ, através do qual poderá visualizar os dados gerais da consulta (A - Fig. 8) e a informação-base dos artigos a cotar (B -Fig. 8). Para uma maior facilidade de acesso, a informação do Pedido de Cotação também está acessível por uma Árvore de Navegação (C), conforme ilustra a figura seguinte: Fig. 8 Dados do Pedido de Cotação 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 8

Legenda: A Dados Gerais do Pedido de Cotação B Dados dos Artigos a Cotar C Árvore de Navegação D Ver descrição detalhada do artigo E Info. da Linha (Vermelho: Falta registar Cotações/Prop. Técnicas; Amarelo: Falta enviar Info. para a Efacec; Verde: tudo ok) F Inserir cotação detalhada (permite modificar outros pressupostos negociáveis para além da qtd, preço e prazo) G Não Cotar o artigo 7.2 - Como Visualizar os Detalhes dos Artigos a Cotar? Para visualizar mais detalhes sobre os artigos a cotar (para além dos que estão imediatamente visíveis no painel de controlo do pedido de cotação - C Fig. 5), deverá clicar sobre o sequencial da linha, conforme exemplificado na figura seguinte: Fig. 9 - Visualizar o detalhe dos artigos a cotar Com esta acção aparecerá um formulário com os detalhes de compra do artigo: Fig. 10 - Formulário com detalhes de compra do artigo 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 9

7.3 - Como Visualizar os Documentos Efacec? Para visualizar os documentos Efacec (Gerais ou associados a uma Linha em especifico) deverá utilizar a árvore de navegação. 7.3.1 - Documentos Específicos da Linha Para visualizar os documentos Efacec específicos de uma linha deverá: 1. Seleccionar a linha relativa ao artigo do qual pretende verificar se existem documentos associados, conforme exemplificado na figura em baixo: Fig. 11 - Visualizar documentos Efacec (Específicos da Linha) - Seleccionar Linha 2. Para abrir o documento deverá clicar no símbolo do ficheiro 7.3.2 - Documentos Gerais Fig. 12 Visualizar documentos Efacec (Específicos da Linha) - Seleccionar Linha Todos os documentos colocados pela Efacec com carácter geral ao pedido de cotação devem ser acedidos pelo ramo Docs Gerais Efacec, existente na árvore de navegação conforme ilustrado na figura seguinte: Fig. 13 - Visualização de Docs. Gerais Efacec Nota: Neste ramo da Árvore de Navegação só estão disponíveis os documentos gerais do pedido de cotação associados pela Efacec! 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 10

7.4 - Mensagens do Pedido de Cotação (Comunicador) Para visualizar/trocar mensagens sobre um pedido de cotação deverá aceder ao ramo Mensagens, disponível na Árvore de Navegação. Fig. 14 - Ramo "Mensagens" Este é o canal de comunicação privilegiado para a troca de comunicações sobre um processo de negociação com a Efacec visto que ficarão concentradas num único local, sem o risco de perder este tipo de informação e com a possibilidade de aceder a qualquer altura. Para mais informações sobre as potencialidades do Comunicador, por favor, consultar o respectivo Manual de Utilização. 8 - Como Registar uma Proposta Técnica e/ou Comercial? Após receber um email-convite para enviar uma cotação comercial/proposta técnica para um conjunto de artigos deverá aceder ao Portal do Fornecedor efasst e ao respectivo Pedido de Cotação a Responder. Os subcapítulos seguintes exemplificam, respectivamente, como registar uma cotação comercial e uma proposta técnica no efasst. 8.1 - Como Registar Nova Cotação Comercial? 1 Para registar uma Nova Cotação Comercial deverá: 1. Clicar em Inserir Nova Cotação Fig. 15 Registar nova cotação comercial - opção "Inserir Nova Cotação" 1 Durante o manual de utilização é explicada a forma mais tradicional de registo/envio de cotações comerciais. Contudo poderá utilizar o separador Resposta Expresso para um registo/envio de cotações comerciais em bloco para todos os artigos para os quais a Efacec o consultou. 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 11

2. Colocar Pressupostos/Documentos Gerais às cotações (passo opcional) Fig. 16 - Registar nova cotação comercial inserir pressupostos/documentos gerais à cotação 3. Inserir Preço Unitário 2 e Prazo de Entrega, para cada artigo em consulta Fig. 17 - Registar nova cotação comercial inserir preço e prazo de entrega 4. Após a introdução da informação anterior tem duas alternativas: a. Gravar e Enviar para a Efacec Caso pretenda enviar imediatamente a(s) cotação(ões) inseridas para a Efacec. b. Gravar Caso queira enviar o registo da cotação comercial mais tarde Nota: Caso pretenda propor pressupostos de negociação diferentes dos solicitados pela Efacec para além do preço/prazo/quantidade deverá detalhar a sua cotação através da opção, conforme ilustrado de seguida: Fig. 18 - Inserir Nova Cotação Detalhada 2 Durante o manual de utilização é explicada a forma mais tradicional de registo/envio de cotações comerciais. Contudo a Efacec poderá, se assim entender, agilizar o processo de cotação permitindo que o fornecedor registe/envie apenas um preço global para todos os artigos em consulta. Contudo deverá ter em conta que, nesses casos, as cotações serão tratadas como globais! 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 12

Aparecerá um formulário detalhado da cotação onde poderá sugerir pressupostos de negociação diferentes dos indicados: 8.1.1 - Introduzir Cotações Alternativas Fig. 19 - Formulário de Cotação Detalhada Caso já tenha registado uma cotação comercial e pretenda propor alternativas ao fornecimento de determinado produto (ex: enviar cotações para propor descontos de quantidade e/ou soluções técnicas alternativas) deverá: 1. Aceder à listagem de Cotações (na Árvore de Navegação) 2. Clicar na opção Alternativa Fig. 20 - Introduzir Cotações Alternativas - Aceder à Listagem das Cotações Fig. 21 - Introduzir Cotações Alternativas Opção Alternativa 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 13

3. Preencher formulário da cotação alternativa (nota: o sistema pré-preenche com a informação da cotação seleccionada e da qual pretende enviar uma cotação alternativa) 4. Gravar / Gravar e Enviar para a Efacec ao gravar a cotação alternativa o sistema cria um código QXXXXXXXXABX) Nota: Todas as alternativas enviadas serão consideradas e carecerão de análise da Efacec para a escolha da melhor alternativa enviada. 8.1.2 - Editar Cotação Sempre que quiser alterar uma cotação que ainda não tenha enviado para a Efacec poderá fazê-lo efectuando os seguintes passos: 1. Aceder à lista de Cotações (Árvore de Navegação) 2. Clicar em Editar Fig. 22 - Editar Cotação - Lista de Cotações Fig. 23 - Editar Cotação - Opção "Editar" 3. Com a acção anterior, aparecerá o formulário da Cotação onde poderá efectuar as alterações pretendidas 4. Clicar em Gravar / Gravar e Enviar para a Efacec Nota: Só poderá editar uma cotação caso esta ainda não tenha sido enviada para a Efacec. Caso já tenha enviado por favor entre em contacto com o interface-efacec. 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 14

8.1.3 - Inactivar Cotação Caso pretenda inactivar uma cotação que ainda não tenha sido enviada para a Efacec deverá efectuar os seguintes passos: 1. Aceder à lista de Cotações (Árvore de Navegação) 2. Clicar em Inactivar Fig. 24 - Inactivar Cotação - Lista de Cotações 3. Confirmar a inactivação Fig. 25 - Inactivar Cotação - Opção "Inactivar" Nota: Com a inactivação da cotação, esta não será considerada na análise efectuada pela Efacec! 8.2 - Como Registar Nova Proposta Técnica? Caso o pedido de cotação enviado pela Efacec requeira uma proposta técnica (RFQ Técnico ou Técnico- Comercial) ficará com a possibilidade de registar propostas técnicas. Poderá associar uma proposta técnica global a todo o pedido de cotação ou especifica a um determinado artigo em consulta os subcapítulos seguintes explicam estas duas situações e outras funcionalidades inerentes à introdução de uma proposta técnica no efasst. 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 15

8.2.1 - Situação 1 Inserir Proposta Técnica Global a todo o Pedido de Cotação Para inserir uma proposta técnica global a todos os artigos do Pedido de Cotação deverá efectuar os seguintes passos: 1. Clicar em Inserir Nova Proposta Técnica disponível ao nível geral do Pedido de Cotação Fig. 26 - Inserir Nova Proposta Técnica (Global) 2. Preencher a informação solicitada (os campos com * são de preenchimento obrigatório) Fig. 27 - Inserir Nova Proposta Técnica Global - Inserir Documento 3. Escolher a opção Gravar e Enviar para a Efacec ou Gravar Fig. 28 - Inserir Nova Proposta Técnica Global Gravação Nota: Também pode inserir uma proposta técnica global ao pedido de cotação quando faz Inserir Nova Cotação (ver ponto 2 do subcapítulo 8.1). 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 16

8.2.2 - Situação 2 Inserir Proposta Técnica especifica para um artigo do Pedido de Cotação Para inserir uma proposta técnica específica para um determinado artigo do Pedido de Cotação deverá efectuar os seguintes passos: 1. Aceder à linha que corresponde ao artigo para o qual quer inserir proposta técnica (pode usar a árvore de navegação ou directamente pelo painel de controlo do RFQ) 2. Clicar em Inserir Nova Proposta Técnica Fig. 29 - Inserir Nova Proposta Técnica de um Artigo - Seleccionar Artigo Fig. 30 - Inserir Nova Proposta Técnica de um Artigo opção Inserir Nova Proposta Técnica 3. Preencher a informação solicitada (os campos com * são de preenchimento obrigatório) Fig. 31 - Inserir Nova Proposta Técnica de um Artigo adicionar documento 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 17

4. Escolher a opção Gravar e Enviar para a Efacec ou Gravar 8.2.3 - Associar Documentos à Proposta Técnica Fig. 32 Inserir Nova Proposta Técnica de um Artigo Gravação Caso pretenda associar mais do que um documento a uma proposta técnica ainda não enviada para a Efacec deverá: 1. Aceder à listagem das Propostas Técnicas (Árvore de Navegação) Fig. 33 - Associar Docs. à Prop. Técnica - Ramo Prop. Técnicas 2. Escolher a Proposta Técnica para a qual pretende adicionar documento 3. Clicar em Novo Documento Fig. 34 - Associar Docs. à Prop. Técnica - Seleccionar Prop. Técnica Fig. 35 - Associar Docs. à Prop. Técnica opção Novo Documento 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 18

4. Preencher Descrição do Documento e fazer Upload do mesmo 5. Clicar em Gravar Fig. 36 - Associar Docs. à Prop. Técnica Upload do Documento Fig. 37 - Associar Docs. à Prop. Técnica Gravar inserção de documento 8.2.4 - Eliminar Documentos da Proposta Técnica Para eliminar um ou vários documentos de uma Proposta Técnica deverá: 1. Aceder à listagem das Propostas Técnicas Fig. 38 - Eliminar Docs da Prop. Técnica - Ramo "Prop. Técnicas" 2. Escolher a Proposta Técnica para a qual pretende eliminar o documento Fig. 39 - Eliminar Docs da Prop. Técnica Selecção da Prop. Técnica 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 19

3. Clicar em Remover Documento 4. Confirmar eliminação do documento Fig. 40 - Eliminar Docs da Prop. Técnica Opção Eliminar Documento Com a acção anterior, o documento será eliminado da proposta técnica e não será considerado na análise a realizar pela Efacec! 8.2.5 - Associar uma Proposta Técnica a uma Cotação específica Quando está a detalhar uma cotação para um determinado artigo poderá associar uma proposta técnica a essa cotação. 1. Caso as Propostas Técnicas já tenham sido inseridas poderá escolher a PT que quer associar à cotação através do campo Proposta Técnica (caso ainda não tenha inserido nenhuma proposta técnica no pedido de cotação, o sistema não retornará nenhuma opção no campo Proposta Técnica ) Fig. 41 - Associar Prop. Técnica a Cotação (1) 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 20

2. Caso ainda não tenha inserido propostas técnicas no pedido de cotação e pretenda associar uma PT a uma cotação poderá clicar na opção Inserir Nova Proposta Técnica, como exemplificado na figura seguinte: Fig. 42 - Associar Prop. Técnica a Cotação (2) Com a acção anterior aparecerão os campos para introduzir a Proposta Técnica Fig. 43 Campos para inserir nova proposta técnica 9 - Como enviar Cotações Comerciais/Propostas Técnicas para a Efacec? Sempre que regista uma cotação/proposta técnica tem a hipótese de enviar imediatamente essa informação para a Efacec (opção Gravar e Enviar para a Efacec ). Contudo poderá gravar o trabalho em curso e enviar as cotações/propostas técnicas quando pretender (opção Gravar ). Neste último caso, poderá enviar as cotações comerciais/propostas técnicas para a Efacec de 2 formas distintas: A - Enviar Todas as Cotações/Propostas Comerciais (de uma só vez) mais aconselhável Fig. 44 - Enviar Todas as Cotações/Prop. Técnicas 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 21

B - Enviar Cotações/Propostas Técnicas individualmente Para enviar cotação a cotação deverá: 1. Aceder à listagem das cotações 2. Clicar na opção Enviar para Efacec Fig. 45 - Enviar Cotação para a Efacec Individualmente - Ramo "Cotações" 3. Confirmar o envio Fig. 46 - Enviar Cotação para a Efacec Individualmente Opção Enviar para Efacec Fig. 47 - Enviar Cotação para a Efacec Individualmente Confirmação 4. Com a acção anterior, o sistema confirmará o envio através da seguinte mensagem: Operação efectuada com sucesso. O envio de cada cotação não implica o envio das Propostas Técnicas que lhe estejam associadas. Por isso, se optar pelo envio individual das cotações não deverá esquecer de enviar as Propostas Técnicas. 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 22

Para enviar uma Proposta Técnica (de forma individual) deverá: 1. Aceder à listagem de Propostas Técnicas (Árvore de Navegação) 2. Clicar na opção Enviar para Efacec Fig. 48 - Enviar Proposta Técnica para a Efacec Individualmente - Ramo "Prop. Técnicas 3. Confirmar o envio Fig. 49 - Enviar Proposta Técnica para a Efacec Individualmente Opção Enviar para Efacec Fig. 50 - Enviar Proposta Técnica para a Efacec Individualmente Confirmação 5. Com a acção anterior, o sistema confirmará o envio através da seguinte mensagem: Operação efectuada com sucesso. Nota: As Cotações/Propostas Técnicas só são válidas após o seu envio para a Efacec. Caso contrário não teremos acesso a esta informação e não será considerada no nosso processo de avaliação! Após o envio de toda a informação registada, o sistema assinalará esta situação com um sinal verde (na coluna Info)! O RFQ deixará de aparecer no separador Em Curso e ficará disponível no separador Em Avaliação. Fig. 51 - Indicação de que toda a informação foi enviada com sucesso para a Efacec 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 23

10 - Como Rever Cotações Comerciais? Sendo uma plataforma de negociação, todas as cotações das rondas de negociação deverão ser enviadas via efasst. Sempre que exista interesse por parte da Efacec numa revisão das suas cotações comerciais, esta intenção serlhe-á comunicada via e-mail (a figura seguinte mostra um exemplo de um email enviado a solicitar revisão de uma cotação comercial): Fig. 52 - Email a solicitar revisão de cotação comercial Após receber um email semelhante ao da figura anterior deverá aceder ao Portal do Fornecedor efasst (link: https://ewa.efacec.com/efasst/site/pt/home.html) e efectuar os seguintes passos: 1. Aceder ao Pedido de Cotação identificado no e-mail Fig. 53 - Aceder ao Pedido de Cotação a Rever 2. Clicar na mensagem a amarelo para identificar quais as cotações para as quais a Efacec está a solicitar revisão Fig. 54 - Rever Cotação Comercial - Visualizar quais as cotações a rever 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 24

3. Clicar em Rever Cotação Fig. 55 - Opção "Rever Cotação" 4. Aparecerá o formulário da cotação (pré-preenchido com a informação enviada para a Efacec). Poderá efectuar todas as alterações que pretender e enviar para a Efacec. 5. Ao gravar a nova revisão o sistema cria um código QXXXXXXXXAAX) 11 - Como Rever Propostas Técnicas? Conforme referido anteriormente, o tratamento de revisões de Propostas Técnicas é diferente do tratamento de revisões de Cotações Comerciais. Caso a Efacec lhe tenha solicitado para rever uma proposta técnica colocada no Portal deverá Inserir Nova Proposta Técnica. Para mais informações de como registar uma nova proposta técnica e enviá-la para a Efacec, consultar Capítulo 8.2 (Como Registar Nova Proposta Técnica?) e Capítulo 9 (Como enviar Cotações Comerciais/Propostas Técnicas para a Efacec) 12 - Como visualizar o histórico das minhas cotações/propostas técnicas? Para aceder ao histórico de processos de negociação deverá: 1. Aceder ao menu Pedidos de Cotação Fig. 56 - Visualizar histórico de processos de negociação - Menu "Pedidos de Cotação" 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 25

2. Navegar nos separadores Em Curso ; Em Avaliação ; Arquivados, consoante o estado em que se encontra o Pedido de Cotação Fig. 57 - Visualizar histórico de processos de negociação - Separadores 3. Seleccionar o Pedido de Cotação do qual pretende visualizar o histórico Fig. 58 - Visualizar histórico de processos de negociação Seleccionar Pedido de Cotação Nota: Caso conheça o código do Pedido de Cotação do qual pretende visualizar o histórico poderá utilizar a área de pesquisa, conforme exemplificado em baixo. Fig. 59 - Área "Pesquisa" 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 26

Suporte Para esclarecimento de dúvidas contacte-nos: e-mail: efasst.support@efacec.com Telefone: (+351) 229562910 Fax: (+351) 229562750 2013, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Todos os direitos reservados. 27

Sistemas de Gestão, S.A. Arroteia - Leça do Balio Apartado 1018 4466-952 S. Mamede de Infesta Portugal Tel.: (351) 229 562 300 Fax: (351) 229 518 933 e-mail: efasst.support@efacec.com web: www.efacec.com