Serviço Público Federal Ministério da Educação Universidade Federal Rural do Semi-Árido Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação Guia de Utilização do Módulo de Férias Perfil: Servidor sem cargo de chefia Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH Versão 0.2 Novembro de 2012
Sumário Apresentação... 3 Sobre o Módulo de Férias... 4 Perfis Envolvidos... 5 Sobre a solicitação de férias no SIGRH... 6 1. Inclusão de Férias... 8 2. Consulta/Alteração/Exclusão de Férias... 10 2.1. Visualizar Mapa de Férias... 12 2.2. Alterar Férias... 13 2.3. Histórico de Modificação do Exercício... 14 2.4. Remover Férias... 15 3. Cronograma de Férias da Unidade... 16 FAQ Férias... 18 Referências... 19
Apresentação O SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos) informatiza os procedimentos de recursos humanos, tais como marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de frequência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, dentre outros. A maioria das operações possui algum nível de interação com o sistema SIAPE (Sistema Integrado de Administração de Pessoal), enquanto outras são somente de âmbito interno. O servidor que possuir usuário no SIPAC e SIGAA não precisa realizar um novo cadastro para ter acesso ao SIGRH, pois o acesso entre os sistemas é unificado. Porém, se o servidor não possuir usuário ele pode realizar seu auto-cadastro e acessar o sistema.
Sobre o Módulo de Férias O módulo de férias, o qual é tratado neste manual, tem o objetivo de permitir o gerenciamento das informações relacionadas às marcações de férias dos servidores da Instituição. Através deste módulo é possível cadastrar, consultar, alterar, homologar ou suspender as férias dos servidores, assim como gerar um calendário de bloqueio de férias e emitir relatórios. Além disso, o módulo de férias comunica-se com o SIAPE por meio de arquivos gerados por ambos os sistemas. Através deste módulo é possível informar ao SIAPE as marcações de férias dos servidores da Instituição que, por sua vez, realiza o processamento das informações enviadas pelo SIGRH e retorna o resultado deste processamento. O presente guia foi criado para auxiliar os servidores sem cargo de chefia na utilização do módulo de férias. Qualquer servidor ativo da Instituição terá acesso às funcionalidades apresentadas neste manual.
Perfis Envolvidos Abaixo estão descritos os perfis envolvidos no módulo de Férias. Chefe e Vice-Chefe de Unidade Habilita o usuário a exercer o perfil de chefia e vice chefia da unidade. Esta permissão não é atribuída ao usuário manualmente pela SUTIC, pois é dada automaticamente ao usuário assim que ele entra no sistema, com base nas responsabilidades pelas unidades que o servidor tem cadastradas. No momento em que ele não for mais responsável pela unidade com nível de chefia, o acesso como chefia é retirado. Em relação a férias, um usuário com este perfil pode cadastrar, alterar, excluir e homologar férias de todos os servidores lotados nas unidades em que ele tem responsabilidade. Secretário da Unidade Habilita o usuário a exercer o perfil de secretaria da unidade. Esta permissão não é atribuída ao usuário manualmente pela SUTIC, pois é dada automaticamente ao usuário assim que ele entra no sistema, com base nas responsabilidades pelas unidades que o servidor tem cadastradas. No momento em que ele não for mais responsável pela unidade com nível de secretaria, o acesso como secretário da unidade é retirado. Em relação a férias, um usuário com este perfil pode cadastrar, alterar e excluir férias de todos os servidores lotados nas unidades em de que ele é secretário. Servidor Um servidor comum (aquele que não recebe papéis especiais como os citados acima) poderá solicitar a inclusão, alteração ou remoção das suas próprias férias. Porém, é necessário que o responsável da unidade na qual ele está lotado homologue tais solicitações para que surtam efeito.
Sobre a solicitação de férias no SIGRH Ao solicitar férias o servidor deverá atentar para o calendário de solicitação de férias e as possíveis divergências de informações funcionais no sistema no intuito de evitar transtornos com a solicitação via SIGRH. Calendário de solicitação de férias O calendário tem como base o fechamento da folha de pagamento e objetiva o atendimento, sem prejuízos ao servidor, do pagamento referente ao gozo das férias. As férias que forem solicitadas sem atendimento aos prazos estabelecidos pelo calendário, serão recusadas e encaminhadas para alteração por parte do servidor. O calendário encontra-se disponível para consulta na página da PRORH: http://www2.ufersa.edu.br/portal/divisoes/dap/3161. Possíveis divergências de informação Algumas informações podem divergir das informações que estão cadastradas no SIAPE, principalmente a lotação do servidor, visto que há casos de servidores que estão exercendo suas atividades em unidades distintas das que estão cadastradas no SIAPE. Além disso, há informações que ainda não estarão disponíveis no SIGRH, visto que nem todas as informações são importadas durante o processamento mensal da fita espelho. Durante esse processamento, são sincronizadas informações pessoais, financeiras e funcionais entre o SIAPE e nossos sistemas. Vale ressaltar ainda que nem todas as informações são sincronizadas, visto que o SIAPE não permite a exportação de todos os dados. Com a implantação do módulo de férias (1º módulo), as demais informações serão, progressivamente, adicionadas ao sistema.
Em ambos os casos, solicitamos que entrem em contato com a Pró-Reitoria de Recursos Humanos (PRORH) para correção de tais informações que podem impactar na homologação das suas férias.
1. Inclusão de Férias Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Servidores Perfil Servidores Última Atualização 12/11/2012 Vídeo Esta operação possibilita que o servidor cadastre o período em que deseja obter férias. As férias representam um período anual de descanso remunerado com duração prevista em Lei. Após determinado tempo de serviço, o servidor poderá realizar seu cadastro de férias no SIGRH e o chefe do setor deverá homologá-la. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Férias Inclusão de Férias. O sistema exibirá a tela que permite a Identificação do Servidor. Figura 1: Identificação do Servidor Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. Será exibida a Identificação do Servidor incluindo os dados funcionais cadastrados no sistema. sigrh.ufersa.edu.br Página 8
Além disso, serão apresentados os Dados das Férias para consulta ou inclusão das mesmas. Será possível observar os Exercícios Próximos referentes aos períodos em que o servidor consultado estará em férias. Se desejar consultar as férias marcadas, clique no link. Desta forma, será exibida a tela que permite a busca por servidor cujas férias deseja consultar. Para mais informações sobre esta operação, consulte o manual Consulta/Alteração/Exclusão de Férias listado neste manual. Caso queira realizar a inclusão de férias nos Dados do Exercício, o usuário deverá informar os Dados do Parcelamento fornecendo o Número de Parcelas para dividir o benefício. Para isso, selecione dentre as opções 1, 2 ou 3 parcelas. Exemplificaremos ao informar o Número de Parcelas 1. Os Períodos estarão disponíveis para seleção conforme o Número de Parcelas informado anteriormente. Para cada período das férias, o usuário deverá informar a quantidade de Dias que deseja. Será necessário ainda informar a data de Início de cada período, fornecendo a data ou clicando no ícone para selecioná-la no calendário virtual. Deste modo, ao informar a data de Início, o sistema calculará a data de Término com base no número de Dias informado em cada período. O usuário poderá optar se deseja o adiantamento salarial ou a gratificação natalina, selecionando Adiant. Salarial e/ou Grat. Natalina, respectivamente. Se a data de Início das férias para o 1º Período for a partir da segunda metade do ano, não será possível a marcação da Grat. Natalina como adiantamento do 13º salário, pois a petição deverá ser feita até o último mês do primeiro semestre. Exemplificaremos ao informar os Dias 30 e o Início 01/01/2013. Ao informar todos os dados, clique em Cadastrar. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso confirmando a inclusão das férias do servidor. Figura 2: Mensagem de Sucesso sigrh.ufersa.edu.br Página 9
2. Consulta/Alteração/Exclusão de Férias Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Servidores Perfil Servidor Última Atualização 12/11/2012 Vídeo Esta operação possibilita que o usuário consulte ou modifique as informações referentes às férias previamente registradas. Durante a consulta, será possível visualizar detalhadamente as informações das férias assim como alterá-las ou removê-las. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Férias Consulta/Alteração/Exclusão de Férias. O sistema exibirá a tela que permite a busca por férias cadastradas: Figura 1: Buscar por Servidor O sistema informará o Servidor, a Unidade de Exercício e a Categoria automaticamente. O usuário poderá realizar a busca com base nos seguintes parâmetros disponíveis: sigrh.ufersa.edu.br Página 10
Incluir Unidades Vinculadas: Selecione este item para incluir as unidades vinculadas à unidade a qual o usuário pertence; Período de Férias: A busca poderá ser realizada com base no período de férias registrado; Período de Homologação: Se desejar, realize a busca baseada no período em que as férias foram homologadas; Período de Suspensão: Será possível buscar pelas férias informando o período de suspensão das mesmas; Ano do Exercício: Informe o ano de exercício correspondente ao período de férias; Situação: O usuário poderá realizar a busca, optando dentre as situações Alterada, Excluída, Incluída, Negado SIAPE ou Paga/Marcada; Apenas Marcações Judiciais: Se desejar visualizar no resultado da busca apenas as marcações judiciais, selecione este item; Exibir em Formato de Relatório: Caso queira visualizar o resultado da busca em formato de relatório para impressão, selecione este item. Nos campos Período de Férias, Período de Homologação e Período de Suspensão, será possível informar a data ou selecioná-la no calendário virtual, ao clicar no ícone. Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta função será válida sempre que estiver presente. Exemplificaremos ao informar o Período de Férias 01/01/2009 a 31/12/2013. Para prosseguir, clique em Buscar. Em seguida, serão exibidos os Exercícios de Férias Encontrados que serão apresentados de forma semelhante à tela anterior, conforme os parâmetros informados na busca. Ao colocar o cursor sobre o ícone, o sistema possibilitará ao usuário Visualizar Crítica SIAPE de Férias Negadas pelo SIAPE. É importante salientar que a exibição da informação apenas poderá ser visualizada enquanto o cursor estiver sobre este ícone. Caso as férias solicitadas já tenham sido homologadas pela chefia da unidade, serão destacadas pelo ícone. Se durante a homologação, a chefia negou a solicitação de férias do usuário, o seguinte ícone será exibido. Nas solicitações pendentes de homologação, o ícone estará presente. Além disso, o usuário poderá visualizar as alterações realizadas no processo. Para isso, será preciso colocar o cursor sobre o Status da requisição de férias destacada na cor vermelha. Assim, as informações sobre a alteração serão exibidas e poderão ser visualizadas somente enquanto o cursor estiver sobre o Status destacado. Para visualizar detalhadamente as informações da requisição de férias do usuário, clique no ícone. Deste modo, serão exibidos os dados detalhados sobre as férias consultadas e o período em que serão usufruídas. sigrh.ufersa.edu.br Página 11
Figura 2: Exercício de Férias Encontradas Após visualizar os dados das férias do servidor, caso queira ocultar as informações exibidas pelo sistema, clique no ícone. Então, os dados serão omitidos e deixarão de ser visualizados na tela. Será possível consultar detalhadamente os dados registrados das férias do servidor incluindo o mapa de férias cadastrado no sistema. Se desejar, o usuário poderá alterar suas férias bem como removêlas de acordo com seu critério. Essas operações serão descritas separadamente em tópicos ao longo deste manual. 2.1. Visualizar Mapa de Férias Para visualizar detalhadamente o mapa de férias do usuário, clique no ícone. Assim, será possível consultar detalhadamente, em formato de relatório para impressão, as informações registradas no mapa de férias do usuário. sigrh.ufersa.edu.br Página 12
Figura 3: Mapa de Férias Clique em Voltar, para retornar à tela anterior. Caso queira imprimir o mapa de férias, clique no ícone. 2.2. Alterar Férias O sistema possibilitará que o usuário realize a modificação dos dados das férias registrados, ao clicar no ícone. Em seguida, será exibida a Identificação do Servidor incluindo os Dados das Férias disponíveis para alteração. Figura 4: Alterar Dados das Férias sigrh.ufersa.edu.br Página 13
Nesta tela, será possível consultar as férias marcadas no sistema, ao clicar no link. Deste modo, o usuário será encaminhado a tela inicial desta funcionalidade com os Exercícios de Férias Encontrados, como já apresentado anteriormente. O usuário poderá consultar seus Exercícios Próximos de férias e alterar os Dados do Parcelamento que deseja. Os Períodos estarão disponíveis para seleção conforme o Número de Parcelas informado. Será possível optar pelo adiantamento salarial ou a gratificação natalina, selecionando Adiant. Salarial e/ou Grat. Natalina, respectivamente. Se a data de Início das férias para o 1º Período for a partir do segundo semestre do ano, não será possível a marcação da Grat. Natalina como adiantamento do 13º salário, pois a petição deverá ser feita até o último mês do primeiro semestre. O sistema possibilitará que o usuário modifique os seguintes critérios: Número de Parcelas: Altere o número de parcelas em que as férias serão divididas, optando dentre 1,2 ou 3 parcelas; Dias: Modifique os dias que serão concedidos para as férias de acordo com o Número de Parcelas escolhido anteriormente; Início: O usuário poderá alterar a data de início das férias, informando-a ou selecionando-a no calendário virtual, ao clicar no ícone ; Adiant. Salarial: Selecione este item, para indicar se o servidor receberá o adiantamento salarial das férias; Grat. Natalina: Selecione este item, para indicar se o servidor receberá a gratificação natalina. Ao informar o Início das férias, o sistema exibirá automaticamente o Término das mesmas de acordo com os dias e o período informados. Utilizaremos como exemplo ao informar o Número de Parcelas 2, os Dias 10, 20 com data de Início 01/03/2013, 03/04/2013 e o item Adiant. Salarial selecionado para o 1ºPeríodo. Após modificar os dados desejados, clique em Alterar e a seguinte mensagem de sucesso será exibida sobre a atualização das informações: Figura 5: Mensagem de Sucesso 2.3. Histórico de Modificação do Exercício Ao clicar no ícone, o usuário poderá visualizar o histórico de modificação do exercício. Neste histórico, constarão as informações sobre as alterações realizadas sobre o exercício das funções do usuário. O documento será exibido em formato de relatório para impressão, conforme a figura a seguir: sigrh.ufersa.edu.br Página 14
Figura 6: Histórico de Modificação do Exercício Clique em Voltar, para retornar à tela anterior. Caso queira imprimir o histórico, clique no ícone. 2.4. Remover Férias Caso queira, o usuário poderá remover as requisições de férias do sistema, clicando no ícone. É importante salientar que não será permitido remover as férias que já foram ou estão sendo usufruídas. Ao optar por remover, será exibida uma caixa de diálogo sobre a confirmação de remoção da requisição de férias. Figura 7: Caixa de diálogo Clique em OK para confirmar a exclusão e a seguinte mensagem de sucesso será exibida: Figura 8: Mensagem de Sucesso sigrh.ufersa.edu.br Página 15
3. Cronograma de Férias da Unidade Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Servidores Perfil Servidor Última Atualização 12/11/2012 Vídeo Esta funcionalidade permite que seja realizada a emissão do relatório do cronograma de férias da unidade. Esse cronograma só poderá ser visualizado de acordo com a unidade que o servidor faz parte. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulo Portal do Servidor Férias Cronograma de Férias da Unidade. A tela permitindo que o usuário informe o Período do Cronograma será gerada pelo sistema. Figura 1: Período do Cronograma Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Para realizar a emissão do cronograma de férias da unidade, o usuário deverá informar o período Desde (Mês/Ano) e Até (Mês/Ano), selecionando o mês e o ano dentre as opções disponibilizadas pelo sistema. Exemplificaremos com Desde (Mês / Ano) Janeiro/2012 e Até (Mês/Ano) Junho/2012. Prosseguindo com a operação, clique em Ver Cronograma. A página a seguir será fornecida pelo sistema, possibilitando ao usuário visualizar o Relatório de Cronograma de Férias. sigrh.ufersa.edu.br Página 16
Figura 2: Relatório de Cronograma de Férias Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. sigrh.ufersa.edu.br Página 17
FAQ Férias 1. Ainda não tenho acesso ao SIGRH? O que devo fazer? O próprio servidor pode realizar o seu cadastro de usuário para ter acesso ao SIG. Para mais informações acesse o manual auto cadastro. 2. A unidade em que estou lotado (a) ou exercício no SIGRH está incorreta. Como devo proceder? Verifique sua unidade de lotação/exercício no SiapeNet e caso haja divergências procure a Seção de Cadastro da PRORH para corrigir sua unidade de lotação no Siape. 3. Preciso de permissão para solicitar férias no SIGRH? Não. Apenas ser servidor ativo da Instituição. 4. O chefe e vice-chefe de unidade precisa de permissão no SIGRH para homologar minhas férias? Não. É uma permissão dada automaticamente ao usuário assim que ele entra no sistema, com base nas responsabilidades pelas unidades que o servidor tem cadastradas. No momento em que ele não for mais responsável pela unidade com nível de chefia, o acesso como chefia é retirado. 5. Posso solicitar a interrupção/suspensão de minhas férias diretamente no SIGRH ou tenho que ir à PRORH? A interrupção/suspensão de férias deve ser feita diretamente na Seção de Cadastro da PRORH. 6. Posso alterar minhas férias depois de homologadas pelo chefe? Pode. Desde que as férias não já tenham sido gozadas ou não estejam em período de gozo. Porém, quando as férias forem alteradas pelo servidor, o seu chefe terá de homologá-las novamente. 7. Qual o prazo mínimo de antecedência para marcação/remarcação de férias? O prazo mínimo de antecedência para marcação/remarcação de férias varia de mês a mês, de acordo com o que foi definido no calendário que encontra-se disponível para consulta na página da PRORH: http://www2.ufersa.edu.br/portal/divisoes/dap/3161. sigrh.ufersa.edu.br Página 18
Referências Wiki dos sistemas integrados de gestão (SIG): http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:manuais:sigrh:ferias:lista http://www2.ufersa.edu.br/portal/divisoes/dap/3161. sigrh.ufersa.edu.br Página 19