DISCIPLINA: ARQUIVOLOGIA PROF. SORMANY ALVES

INTRODUÇÃO A ARQUIVOLOGIA

ARQUIVOLOGIA Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos.

ARQUIVOLOGIA Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações

Campo de conhecimento que estuda a informação arquivística, isto é, informação ligada a processos de trabalho

Objetivo da Arquivologia Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu, dando assim acesso à informação utilizando para isso, suas teorias, metodologias e aplicações práticas.

Objetivo do estudo da Arquivologia O ARQUIVO CONJUNTO DOCUMENTAIS PRODUZIDOS E RECEBIDOS. ATA, CARTA, ETC. O DOCUMENTO EM SI MESMO ESTUDO INDIVIDUAL E SUA NATUREZA O ARQUIVO COMO ENTIDADE ADMINISTRAÇÃO DA PRÓPRIA INSTITUIÇÃO ARQUIVÍSTICA.

Arquivo É o conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação natural ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas e privadas. Nas empresas possuem valor administrativo. Tudo que é produzido pela empresa em documentos vai para o arquivo.

FINALIDADE DO ARQUIVO Guarda dos documentos; (cd, fita, papel) Garantir a preservação dos documentos; Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos. Sua importância está relacionada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem de guarda e eliminação de documentos, quanto esses não são mais úteis para a organização

É importante que o arquivo disponha de: Pessoal qualificado e em número suficiente; Instalação em local apropriado; Dispor de instalação e materiais adequados; Utilizar sistemas racionais de arquivamento; Contar com normas de funcionamento. Separar os documentos e enviar ao arquivo ou não.

BIBLIOTECA Conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta; MUSEU - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar peças a disposição do público conjunto de valores culturais.

Documentos É toda informação registrada em um suporte material (físico). É suscetível de consultas, pesquisas ou estudos, e também pode ser utilizado como evidência ou prova, neste caso servindo para, respectivamente, evidenciar ou comprovar a ocorrência ou existência de fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem, em uma determinada época ou lugar. Ex. o livro, o manuscrito, a fotografia, a fita magnética, o disco, um quadro (obra de arte) etc.

DOCUMENTAÇÃO É o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos, servindo para evidenciá-los ou comprová-los.. Alternativamente, também pode se referir à disciplina que trata das atividades de manipulação das informações contidas nos documentos, para posteriormente disponibilizá-las aos usuários

FORMATO E ENTIDADE O que é um Formato? É a união de todas as características de um documento: suas características físicas, as técnicas de registro que foram utilizadas nele, a estrutura da informação nele registrada, e seu conteúdo informativo O que é uma Entidade? Administração da própria instituição arquivística, seus recursos humanos, financeiros materiais e documentais.

SUPORTE O que é um Suporte? É o material no qual as informações são registradas.

Princípios fundamentais da Arquivologia

1. Proveniência ou respeito aos fundos. Respeitabilidade Visa fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor. Os documentos devem ser observados e organizados segundo a competência e às atividades da instituição ou pessoa produtora. Os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. De onde vem? Respeito ao documento. Fixar a identidade

2. Organicidade Qualidade dos arquivos refletindo a estrutura, funções e atividades da instituição. Organizar quanto ao tipo de material, pasta, foto. Organizar o arquivo, tipo de material.

3. Unicidade Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma, espécie ou tipo, conservam caráter único em função de seu contexto de origem. Caráter único.

4. Integridade Um fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido

5. Cumulatividade Formação progressiva, natural e orgânica. Fazer transferência e recolhimento de arquivos.

6. Ordem original. Leva-se em conta as relações estruturais e funcionais que presidem a gênese dos arquivos.

7. Territorialidade Jurisdição a que pertence cada documento de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo, onde foi produzido e recebido. (nacional, regional e institucional

Atribuições do conarq

CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento; estimular a implantação de sistemas de arquivos nos três poderes; estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados ; identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;

estimular a capacitação técnica dos recursos humanos; promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.

SINAR SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO

Atual SINAR o SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ:o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judiciário Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

Classificação dos arquivos da forma como são estudados: 1) Entidades Mantenedoras: Públicos - Arquivo das instituições do Poder Executivo, Poder Legislativo e Poder Judiciário nos níveis federal, estadual, distrital e municipal. Também podem ser classificados como arquivos públicos os arquivos privados (institucionais, comerciais, familiais e pessoais) considerados de interesse público; Institucionais - Arquivo de instituições educacionais, igreja, corporações não-lucrativas, sociedades e associações. Comerciais - firmas, corporações e companhias, Familiares ou pessoais.

2) Extensão de sua atuação: Setoriais - são aqueles estabelecidos juntos aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente; Gerais ou centrais - são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto as atividades de arquivo corrente.

3) Natureza do documento: Arquivo Especial - aquele que tem sob sua guarda documentos de forma físicas diversas fotografias, discos, fitas, disquetes etc. Arquivo especializado - é o que tem sob sua custódias documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem. Ex: Arquivos médicos, arquivos de engenharia

4) Estágio de sua evolução CORRENTE: 1ª IDADE: Os documentos existentes nos diversos setores que estão em curso, sendo objeto de consultas frequentes. INTERMEDIÁRIO: 2ª IDADE: os documentos de relativa importância e que após sua tramitação devem ser mantidos, em lugar apropriado, por um período mais longo, em função de razões legais ou administrativas. PERMANENTE: 3ª IDADE: Perdem o valor de natureza. Valor histórico ou documental.

Ciclo vital dos documentos

A teoria das três idades Com o aumento exponencial na produção documental, surgiu a necessidade de desenvolver uma metodologia que permitisse melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos.

A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).

Arquivo corrente (primeira idade): é o "conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados".

Essa idade corresponde a: a) produção do documento; b) tramitação; c) finalização do seu objetivo; d) guarda.

Arquivo intermediário (segunda idade): "conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final "

Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

Arquivo permanente (terceira idade): "conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privada. Possui valor Histórico.

Identidade dos arquivos Gênero documental: textos, mapas, audiovisuais e eletrônicos; Documentos produzidos e conservados com objetivos funcionais; Documentos não podem ser vistos como objetos de coleção; provém tão somente das atividades públicas ou privadas; Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Trata-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas.

Tipos de Documentos: Quanto ao gênero: São classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo. Escritos ou textuais documentos construídos por textos manuscritos, datilografados ou impressoras; Cartográficos documentos com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (plantas, cartas topográficas e mapas) Iconográficos documentos contendo imagens estáticas (fotografias, dispositivos, desenhos) Filmográficos - documentos contendo imagens em movimento fitas VHS.

Sonoros documentos contendo registros fonográficos (discos, fitas K7). Remasterizar documentos. Micrográficos documentos em suporte fílmico devido a reprodução para imagens (microfilmes, microfichas); Informáticos ou eletrônicos documentos produzidos tratados ou armazenados em computador (CD, DVD, disquete). Documento digital diferente de digitalizado.

Natureza do assunto: Ostensivos - documentos que não possuem restrição de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração; Sigilosos - documentos que devem ser de conhecimento restrito. Conforme Decreto 4.553/02 os documentos sigilosos são classificados quanto ao grau de sigilo em : Ultrassecretos assuntos relacionados a política governamental de alto nível e segredos de Estado, que requerem excepcional grau de segurança

Secretos assuntos referentes a planos, programas e medidas governamentais, o acesso pode ser autorizado a pessoas que não estão intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio. Confidenciais assuntos relacionados a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes. Reservados assuntos que não devam ser do conhecimento publico em geral

As categorias dos documentos ESPÉCIE DO DOCUMENTO: Normativos - são os documentos de cumprimento obrigatório emanam de autoridade superior e devem ser acatados por subordinados. Ex leis, regulamentos, estatutos, ordens de serviço; Enunciativos - são os documentos opinativos. Ex. pareceres, relatórios e votos; De assentamento - são documentos que registram fatos ou ocorrências. Ex. atas, termos, autos de infração.

Comprobatórios - são os documentos que derivam dos de assentamento, comprovantes, Ex. certidões, atestados. De ajuste - são documentos pactuais. Ex. contratos, acordos, convênios De correspondência - são os documentos que, em geral, derivam de atos normativos, determinando-lhes a execução. Ex. avisos, cartas, memorandos.

EXERCÍCIOS NÚMERO 1 ARQUIVOLOGIA 16 EXERCÍCIOS COMPLEMENTARES

01-(ESAF/Analista/MPU/2008) Corpo de conceitos e métodos, originalmente desenvolvidos nos séculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a autenticidade e a fidedignidade dos documentos. Essa definição corresponde ao conceito de a) paleografia. b) sigilografia. d) filologia. c) arquivologia. e) diplomática

02 - Cespe Min. Meio Ambiente/2009). Julgue os itens a seguir em certos ou errados. 1 Os arquivos, são constituídos apenas por documentos em suporte papel. 2 Os arquivos, assim como as bibliotecas, são formados por documentos produzidos e conservados com objetivos culturais. 3- Os documentos de arquivos são produzidos em um único exemplar ou em ilimitado número de cópias. 4- A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.. 5- A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.. 6- Os arquivos são formados por documentos colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação.

3) (Cespe CAESB/2008) Os documentos existentes nos diversos setores da CAESB e que estão em curso, sendo objeto de consultas frequentes, compõem o arquivo da fase: a) Inativa b) Corrente c) Permanente d) Inicial e) Vigente

4) (Cespe UNB/PRG-DF/2010) Julgue os itens em Certo ou Errado a partir dos conceitos básicos de arquivo. 1) A literatura apresenta algumas semelhanças e diferenças entre bibliotecas e arquivos. Bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos constituem documentos para fins funcionais..( ) 2) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda..( ) 3) O acervo é um conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo..( ) 4) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivistas.( ) 5) Os documentos produzidos no âmbito da instituição, mesmo que não estejam em suporte papel, são considerados documentos de arquivo..( ) 6) A função principal dos arquivos é facultar o acesso aos documentos..( )

05-(Cespe UNB/TRE-TO/2008) Acerca dos arquivos e do ciclo vital do documento, assinale a opção correta: a) De acordo com o ciclo vital, os documentos classificados como de fase intermediária são de uso eventual para a instituição produtora.. b) Objetivando facilitar a recuperação das informações em um curto período de tempo, os documentos que compõe a fase intermediária de um processo são preservados junto aos órgãos que o produziram. c) O conceito de arquivo abrange, fundamentalmente, os documentos produzidos no âmbito da administração pública. d) Os acervos arquivísticos são constituídos por um mesmo tipo de suporte. e) Atualmente com a evolução da arquivologia, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.

06-(CESGRANRIO/Analista/ANP/2008) Nos arquivos, as informações ou dados cujo conhecimento ou divulgação de forma ampla e irrestrita acarrete risco à segurança do Estado e da sociedade, como também aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da honra e da imagem das pessoas e da intimidade da vida privada, são considerados a) sigilosos.. b) disponíveis. d) circunstanciais. c) averiguáveis. e) desclassificados

07 - (Fund. JPF/Arquivista/CDU-ES/2010) Quanto as características dos arquivos setoriais é correto afirmar que: a) Devem se localizar junto aos órgãos produtores..( ) b) São essencialmente arquivos correntes..( ) c) Podem descartar documentos. ( ) d) Realizar recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central. ( )

08-NCE/Arquivista/Pref. Mesquita/2010) Quanto ao gênero, os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação em diferentes suportes e identificados como: a) textuais, Iconográficos e enunciativos b) textuais, Iconográficos e sonoros.. c) normativos, textuais e filmográficos. d) micrográficos, comprobatórios e sonoros. e) cartográficos, normativos e opinativos.

09-(Cespe UNB/TRT/2010) As fases que compõe o ciclo documental, também denominadas idades, incluem a fase: 1) Média ou mediana. ( ) 2) Corrente.. ( ) 3) Primária e secundária. ( ) 4) Intermediária.. ( ) 5) Permanente.. ( )

10-(Cespe UNB/STJ/2010) Os documentos de arquivo obedecem a um ciclo vital, passando por três fases distintas. Inseridos entre os documentos cuja natureza justifica a guarda permanentemente no arquivo de uma instituição encontram-se: 1) Documentos de divulgação de terceiros.( ) 2) Atos normativos referentes à origem da instituição..( 3) Convênios, fotos e projetos relacionados às atividades iniciais da instituição..( ) 4) Quaisquer documentos destituídos de valor administrativo para a instituição.( ) 5) Quaisquer documentos originais que apresentem interesse administrativo e frequentemente consultados.( )

11-(NCE/Arquivista/Pref. Mesquita/2010) De acordo com a natureza da entidade produtora, o arquivo de uma instituição eclesiástica deve ser considerado um arquivo: a) estadual. b) federal. d) privado.. c) público. e) pessoal.

12 - Segundo a natureza da entidade e que está vinculado, os arquivos podem ser: a) Ativos e Inativos. b) Públicos e Privados.. c) Nacionais e Intermediários. d) Permanentes e de Guarda. e) Históricos e de Pesquisa.

13) (CESGRANRIO/Prof. Básico/BNDES/2010) As planilhas eletrônicas, as mensagens de correio eletrônico, os sítios na Internet, as bases de dados e textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras são considerados documentos arquivísticos: a) especializados. b) especiais.. c) digitais. d) operativos. e) funcionais.

14-(ESAF/Analista/MPU/2010) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo não corresponde a uma de suas definições. a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas/ jurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência.. b) Acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais. c) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que são parte constituinte. d) Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos.

15) (Cespe CLDF/2010) Classifique como Certo ou Errado cada afirmação sobre arquivos apresentados a seguir: 1) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica pública ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação, e é conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova/informações..( ) 2) Mapas, fotografias e fitas de vídeo são registros de conhecimento e, portanto denominam-se documentos.. ( )

16) (Cespe MDIC/2006) Julgue Certo ou Errado 1) Conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.. ( ) 2) O conjunto de documentos de um arquivo permanente é também denominado acervo.. ( )

DIAGNÓSTICO Identificar problemas ou falhas como nos procedimentos administrativos que resultam na falta de eficiência do arquivo e propor mudanças necessárias para a melhoria das falhas apresentadas.

DIAGNÓSTICO - Nas instalações físicas infiltrações, goteiras ; - Condições ambientais temperatura (22º) umidade (55%) e luminosidade; - Condições de armazenamento (caixa, clips, etiqueta, etc); - Estado de conservação do documento (digitalizar, microfilmar);

DIAGNÓSTICO - Espaço físico ocupado; - Volume documental (evitar muitas cópias); - Controle de empréstimos (protocolo); - Espécie do documento (normativo, enunciativo, assentamento, comprobatório, ajuste e correspondência); - Recursos humanos

DIAGNÓSTICO - Acesso a informação (Ostensivo,sigiloso) - Gênero dos documentos ( escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, micrográficos e informáticos); - Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados)-corrente, Intermediário e Permanente; - Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados etc.)

De posse desses, o arquivista está habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso a serem adotadas no sistema a ser implantado (Princípio da organização)

GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção ( do documento), tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Lei n.8159/1991. OBS: Evitar acumular muitos documentos. Compromete a veracidade. Prazo de 365 dias para arquivo corrente.

Fases básicas da gestão: Primeira Fase - Produção Segunda Fase Utilização Terceira Fase - Destinação - Primeira Fase - Produção Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.

Elementos da fase de produção: 1 Elaborar e administrar a produção de fichas, formulários e correspondência (ostensivo, sigiloso, secreto); 2 - Controlar a produção e a difusão de documentos de caráter normativo (cumprimento obrigatório); 3 - Utilizar os processadores de palavras e textos. (arquivamento, símbolos);

Segunda Fase Utilização Onde vai ser utilizado-correte/intermediário Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como uma guarda do seu trâmite. Básico dessa fase é o controle relacionado ao protocolo e as técnicas específicas para a classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

Terceira Fase Destinação Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. Usar a tabela de temporalidade. No arquivo Intermediário você elimina os documentos ou faz o recolhimento para o arquivo Permanente.

Relevância da gestão de documentos 1 Assegurar de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos. 2 Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos. 3 Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo-fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

4 Assegurar o uso adequado da micrografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação. 5 Impedir que existam eliminação e inserções indevidas no acervo. 6 otimizar recursos humanos e materiais 7 Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científico.

Observação: Na gestão documental um dos objetivos é a eliminação de documentos; nesse sentido a sistemática de gestão de documentos só se aplica nos arquivos correntes e intermediário.

Gestão de documentos correntes O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência os procedimentos realizados para a sua classificação devem facilitar o acesso ao acervo. 1) Inspeção (Se a organização está correta) 2) Análise (Procedência do documento) 3) Ordenação (Símbolos, numéricos, cores, etc) 4) Arquivamento (O que arquivar/se está certo) 5) Empréstimo ou consulta (Usar o protocolo)

Gestão de documentos intermediários Assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela Administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. Obs. Aplicar a tabela de temporalidade

Observações 1- Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento. 2 Os depósitos de arquivamento intermediário deverão estar localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fácil e rápido.

3 - A construção e os equipamentos são simples, mas devem permitir a conservação adequada do acervo documental contra elementos que possam danificá-los como incêndios, inundações, poluição atmosférica, excesso de umidade e de luz solar. 4 A gestão de documentos na administração pública é regida pela Lei n.8159/1991

Questões - Diagnósticos e Gestão de documentos. 1-(Cespe-UNB/Infraero/2005) As três fases básicas da gestão de documentos arquivísiticos são: a)armazenamento, recuperação e descarte. b) Elaboração, controle e difusão. c) Análise, classificação e destinação. d) Produção, utilização e destinação.. e) Ordenação, tratamento e eliminação.

2 -(Cespe-UNB/STJ/2011) A legislação arquivística brasileira estabelece os fundamentos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal legislação, gestão de documentos é... a) Um dos princípios básicos é o arquivamento e transferência do arquivo intermediário para o permanente. b) Um conjunto de normas externas expedidas pela instituição, visando ao controle da produção documental. c) Uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avaliação de documentos permanentes. d) Um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente..

3 - (CESPE-UnB-CREA/DF/2010) Com relação a gestão de documentos, é correto afirmar que ela (itens certos e errados) 1- Assegura, de forma eficiente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos.. 2 assegura somente a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo fiscal. 3 contribui para o acesso e a preservação dos documentos que devem ser guardados permanentemente por seus valores históricos ou científicos..

4 -(Cespe-UNB/TST/2011) A gestão de documentos inclui o(a) itens certos ou errados. (1) Produção de documentos.. (2) Avaliação de documentos.. (3) Permuta de documentos. (4) Reprodução de documentos. (5) Arquivamento de documentos.. 5 -(ESAF-MPU/Arquivista/2010) Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de gestão de documentos. a) Inspeção b) Avaliação c) Arquivamento d) Eliminação e) Difusão.

6 -(Cespe-UNB/STJ/2012) Julgue os itens a seguir a)para que a produção documental se dê de forma racionalizada, é recomendável evitar a reprodução desnecessária de documentos.. b) Documentos que formam conjuntos, como processos, não devem ser desmembrados dos mesmos.. 7 - (Cespe-UNB/Pol.Federal Papilocopista/2012)Julgue os itens a seguir. - A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, passando pelos estágios corrente e intermediário.. - 8-(Cespe-UNB/Terracap/2011) Julgue os itens a seguir - A gestão de documentos compreende fundamentalmente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.

09 -(Cesgranrio BNDES/2011) As atividades de análise, seleção e fixação dos prazos de guarda dos documentos caracterizam a fase de a) Destinação de documentos.. b) Utilização de documentos. c) Produção de documentos. d) Criação de documentos. e) Fluxo de documentos. 10 -(Cespe CAESB/2012) Julgue os itens seguinte em certo ou errado. 1- A gestão de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da fase corrente. 2- A produção de documentos corresponde ao momento da elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor..

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente. Na prática é o ato de se criar a TABELA DE TEMPORALIDADE, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição: 1) Arquivista ou responsável pela guarda de documentos; 2) Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos 3) Profissionais da área jurídica 4) Profissional da área financeira 5) Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico etc. ).

Vantagens da avaliação para a instituição: 1) Possibilita a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário. 2) Diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que não haverá necessidade de se conservar tantos documentos inúteis 3) Facilita a recuperação das informações contidas no arquivo uma vez que o volume dos documentos guardados será menor, facilitando a busca.(princípio da Organicidade)

VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS ( Administrativo ou histórico) Administrativo - ( primário ) refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. Arquivo Corrente e Intermediário. Histórico - (secundário) refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram criados. Ex. Lei Áurea-1888.

Valor Administrativo Valor pelo qual foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo). É um valor temporário,ou seja, todo documento,em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição.(valor funcional)

VALOR HISTÓRICO O documento ao perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá. Obs. Enquanto o documento tiver valor administrativo, ele será arquivado em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades nas fases correntes ou intermediárias.(jamais será eliminado ou destruído).

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTO Período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediários Fatores básicos - Frequência de uso das informações contidas nos documentos; - Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos(acompanhamento/ evolução dos documentos); - Existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos.ex. microfilmagem de cheque); - Necessidade de guarda dos documentos por precaução. (comprovar)

OBSERVAÇÃO O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda corrente e, naturalmente, o período definitivo para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda intermediária. Não há que se falar em prazo de guarda permanente, uma vez que na terceira fase não há prazo de guarda, o documento é guardado de forma definitiva.

TABELA DE TEMPORALIDADE É o instrumento resultada da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos.

A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição.

Destinação final dos documentos Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente. 1 Eliminação quando o documento não tiver valor histórico 2 - Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.

Convém destacar que, na eliminação, os processos mais indicados são a fragmentação e a reciclagem. O processo de incineração, por não ser ecologicamente correto, dever ser evitado. É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações se pergunte: 1- Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente? 2- Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária? 3- Como saber se o documento tem ou não valor histórico? TABELA DE TEMPORALIDADE

Eliminação de documentos - A atividade de eliminação de documentos requer antecipadamente a avaliação documental e controles específicos tais como: listagem de eliminação e termo de eliminação. Ex. Documentos obsoletos e ou de pura formalidade ( convites, cartas de agradecimentos).

Questões de Avaliação e valoração 1-(CESPE-UNB/STM/2012) A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística inclui os documentos que; (Julgue em itens certo ou errado) 1- possuam um mesmo tipo de suporte físico. 2- devem ser preservados em função de seu valor.. 3-sejam acumulados por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas.. 4-constituam coleções temáticas. 5-obedeçam a um método de arquivamento único.

2 (Cespe-MI/2011) De acordo com a ABNT, no grupo de documentos de guarda permanente deverão estar inseridos os documentos de valor probatório, relativos a direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas, como da coletividade, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos, cuja memória, do ponto de vista histórico, seja considerado relevante. A propósito desse tema, julgue os itens subsequentes, a respeito da guarda permanente em relação às instituições públicas e privadas..

A- Atos de criação, atos constitutivos e documentos relativos a direitos patrimoniais não pertencem ao grupo de documentos permanentes por prevalecer o interesse administrativo para determinar o valor das informações. B-A guarda permanente deve abranger documentos concernentes à administração de pessoal, como, por exemplo, acordos e reajustes salariais, planos de remuneração e classificação de cargos etc. C- Os documentos relativos às instituições públicas que mesmo originais, detenham interesse administrativo apenas por determinado período, têm a sua guarda permanente

3 -(Cespe-UNB/TRE-AL/2011) Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subsequentes; A) de acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primário e secundário. B) O prazo indicado para o arquivamento de documentos é determinado pela Tabela de Temporalidade.. C) Os documentos que refletem a origem e os objetivos das instituição, possuem valor secundário e, pela fase do ciclo vital dos documentos, são de guarda permanente..

4-(Cespe-UNB/FuncapPA/2012) Julgue os itens seguintes em certos ou errados, de acordo com a valoração e avaliação dos documentos. A) Arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes.. B) São armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histórico. C) Os arquivos são formados apenas por correspondências e processos. D) Os arquivos correntes são mantidos nos escritórios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou em dependências próximas, de forma a facilitar o seu acesso..

5 -Cespe-UNB/TRE/2010 Julgue os itens em certos ou errados. 1 Todos os documentos Do TRE que integram a fase intermediária serão recolhidos diretamente para a guarda permanente sem que haja descartes. 2 Os estágios de vida dos documentos arquivísticos cumprem um ciclo de 2 fases. 3 O valor primário é atribuído aos documentos frequentemente consultados.. 4 Todos os documentos da terceira idade possuem valor secundário.. 5 Considerando que O TRE, enquanto órgão acumulador, preserva uma quantidade significativa de documentos e por questões de liberação do espaço físico é indicada a incineração dos documentos obsoletos.

6 - (Cespe-UNB/TRE/MT2010)- Assinale a questão que contém uma das diretrizes a ser obedecida no estabelecimento dos documentos de cunho arquivístico a serem arquivados em caráter permanente. A) A frequência de utilização dos dados e informações registrados nos documentos. B) O fato de determinados documentos conterem a assinatura dos agentes e diretores das instituições públicas. C) A preservação dos documentos de valor unicamente primário. D) Os documentos definidos pelos acionistas da instituição como sendo de valor histórico.. E) Todo e qualquer documentos com produção anterior ao século XIX.

7-(Cespe-UNB/MEC/2013) O ciclo vital dos documentos compreende três idades: corrente, intermediária e permanente. Acerca dos arquivos correntes, julgue os itens seguintes em certos ou errados. 1) São constituídos basicamente por documentos de valor histórico. 2) São mantidos nos escritórios ou nos setores que os receberam ou os produziram bem como em dependências próximas e de fácil acesso.. 3) Após cinco anos, os documentos dessa fase devem ser completamente eliminados. 4) Normalmente, é pouco frequente a consulta aos documentos dos arquivos correntes.

8- (ESAF-Aneel/2010) As atividades realizadas nos arquivos correntes são as seguintes, exceto: a) Preservação de documentos históricos.. b) Expedição de documentos. C) Empréstimo e consulta. D) Arquivamento. e) Protocolo.

9 -Cespe-UNB/TER-PA-2009) Tomando como base os conceitos fundamentais da arquivologia, assinale com as opções de certo ou errado. A) O processo de transferência corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.. B) Documentos que esgotam seus prazo de vigência devem ser descartados de imediato. C) Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção. D) O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os arquivos correntes e os arquivos intermediários. E) Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades principais o empréstimo de documentos para o usuário externo.

10 (Cespe/UNB/STJ/2011) Ao implantar um programa de gestão de documentos, o arquivo do STJ fará uso de instrumentos auxiliares. Com referência a esses instrumentos e às práticas arquivísticas, julgue os itens subseqüentes.certo ou Errado. A) A Tabela de temporalidade é o instrumento a ser utilizado na etapa de avaliação dos documentos e irá determinar o prazo de guarda dos documentos.. B) O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos. C) Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados.. D) Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente, aqueles que não forem descartados devem ser recolhidos a fase intermediária.

11 - (ESAF-Aneel/2011) O ciclo vital dos documentos compreende três idades : os arquivos correntes, que mantém os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor, e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idade estão localizados normalmente: A) fora da cidade, arquivo nacional. B) próximo ao corrente, lugar descentralizado.. C) acima da estrutura,área de segurança. D) em torno da capital, perto do centro. E) junto ao produtor, local afastado.

12- (NCE/Arquivista/Pref. Mesquita/2010) Julgue os itens a seguir, acerca do processo de avaliação de documentos de arquivo. Certo ou Errado 1) Conhecer o funcionamento da instituição a que está subordinado o arquivo e conhecer as atividades típicas referentes às várias fases de arquivamento são requisitos para o processo de avaliação.. 2) Há inúmeras possibilidades de serem inventadas técnicas que reduzam o trabalho de decidir sobre os valores dos documentos a um operação mecânica. 3) A avaliação de documentos não fornece subsídios à fixação de prazos para guarda ou eliminação de documentos.

13 - (UNB/ANCINE/2012) A principal diferença entre os arquivos correntes e os intermediários é: a) O valor histórico dos documentos. b) A classificação dos documentos. c) A organicidade dos documentos. d) A frequência de uso dos documentos.. 14 - (UNB/ANCINE/2012) O processo de avaliação de documentos resulta na elaboração a) Do quadro de arranjo. b) De instrumento de pesquisa. c) Da tabela de temporalidade.. d) Do código de classificação.

15 - (Cesgranrio BNDES/2012) Sobre arquivos é correto afirmar que: I o arquivo de primeira idade mantém documentos e papéis de consulta e referência correntes.. II O arquivo permanente contém obras que são objeto de consulta constante. III- O arquivo intermediário deve ser necessariamente organizado do mesmo modo que o arquivo ativo. IV O arquivo intermediário guarda documentos que podem ser descartados.. São corretas, somente, as afirmações a) I e II b) I e IV c) I e III d) II e III e) III e IV

PROTOCOLO Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. Obs.: A atividade de protocolo é típica da fase corrente pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante. Pode ser utilizado também na fase Intermediária quando houver necessidade de transferência desse para a fase corrente e de recolhimento para o permanente.

O PROTOCOLO realiza as seguintes atividades: 1) Recebimento 2) Registro e autuação 3) Classificação do documento 4) Expedição / Distribuição 5) Controle / Movimentação do documento liberado

RECEBIMENTO Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas.

REGISTRO E AUTUAÇÃO É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).

CLASSIFICAÇÃO - Identificar os assuntos dos documentos - classificar de acordo com o Plano de Classificação da instituição. - quando no recebimento de envelope abri-lo no protocolo ( não abrir os sigilosos e particulares). Esse procedimento da classificação : - facilita a recuperação das informações contidas; - maximiza a gestão fornece as bases de uma metodologia de trabalho; - elimina toda e qualquer possibilidade de dispersão dos arquivos ativos, semi-ativos e definitivos.

EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO O que é uma correspondência toda espécie de comunicação formal escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos, classificando-se em: interna - aquela mantida entre as Unidades Organizacionais da Agência, por meio de memorando; externa - aquela mantida entre os órgãos ou entidades;

CONTROLE TRAMITAÇÃO / MOVIMENTAÇÃO É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes.

Cabe ainda ao protocolo: Verificar se não houve erro na numeração das páginas dos processos que derem entrada no mesmo,devolvendo-os para correção, se necessário. Tal numeração é importante, pois não se admite a retirada de folhas de processos, devendo as mesmas ser corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.

ARQUIVAMENTO É o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura. Pode se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: 1) Direto 2) Indireto

Sistema direto - é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.(alfabético, cores). Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários.

Podemos identificar como os métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichários os seguintes: 1) Método alfabético organizar a partir de nomes. 2) Método numérico, que se divide em : numérico simples (organiza por um número relativo ao documento), cronológico ( organiza por data) ou dígito terminal.(numeração sequencial). 3) Método geográfico pela localização de onde veio a produção.(país,cidade,estado). 4) Método ideográfico pelo assunto do documento. (Conferência, congresso)

Método alfabético - Regras de alfabetação 1 Nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome Ex. Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Araújo Santos Arquivam-se : Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Santos, Marcos Roberto Araújo Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome

2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam, quando transpostos para o início. Ex.: Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Eduardo Villa-Lobos Arquivam-se : Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Eduardo

3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo ou um substantivo. Não se separam. Ex. Ricardo Santa Rita João do Santo Cristo Arquivam-se : Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, João do

4 As iniciais abreviadas de prenomes tem precedência na classificação de sobrenomes iguais. Ex. E. Silva Estevão Silva Everaldo Silva Arquivam-se : Silva, E. Silva, Estevão Silva, Everaldo

5 Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, não são considerados Ex. Pedro de Almeida Ricardo d Andrade Lúcia de Câmara Arquivam-se : Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Câmara, Lúcia de

6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Ex. Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se : Cerqueira Sobrinho, Márcio Miranda Júnior, Edison Miranda Neto, Osório

7 Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Ex. Ministro Jorge Cardoso Prof. Carlos Fernandes Coronel Emerson Pontes Arquivam-se : Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emerson (Coronel)

8 Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. Ex. George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se : Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf

9 Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se : Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de La Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo

10 Os nome orientais japoneses, chineses e os árabes são registrados como se apresentam Ex. Xi Jinping - (chinês) Osama Bin Laden (árabe) Sasazaki Yonoyama ( japonês) Arquivam-se : Xi Jinping Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama

11 Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parêntese após o nome. Ex. Fundação Getúlio Vargas A Crise de 1929 Arquivam-se : Fundação Getúlio Vargas Crise de 1929 (A)

12 Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias os números arábicos ou romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Ex. IVº Encontro Nacional de Arquivistas 5º Congresso de Biblioteconomia Arquivam-se : Congresso de Biblioteconomia (5º) Encontro Nacional de Arquivistas (IVº)

Método Numérico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico simples. De acordo com o registro ou ordem de entrada.(01,02,03). Método Numérico Cronológico Método indireto em que existe a combinação da ordem numérica, data ou ano. 0001500/23-02(data) 0001500/2009(ano)

Método Numérico Dígito Terminal Este método consiste em decompor o número do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois últimos dígitos. Ex. Número de documento : 834.695 Para fins de arquivamento teremos 83-46-95. O arquivamento é feito considerando-se em primeiro lugar o grupo primário, depois o secundário e o terciário. No exemplo o 95 é o grupo primário, o 46 secundário e o 83 o terciário.

Método Geográfico 1 Organizar por Estado. Arquivar o estado, cidade e o correspondente. Curitiba Paraná Jorge Justino Rio de Janeiro Rio de Janeiro Flávio Costa Varginha Minas Gerais Antônio Alves Arquivam-se : Paraná Curitiba Justino, Jorge Rio de Janeiro Rio de Janeiro(capital) Costa, Flávio Minas Gerais Varginha Alves, Antônio

Método Geográfico 2 Organizar por Cidade. Ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. Franca São Paulo João de Morais Paraná Londrina Luís da Costa Arquivam-se : Franca São Paulo Morais, João de Londrina Paraná Costa, Luís da

Método Geográfico 3 Organizar por País País, seguido da capital e do correspondente. Londres Inglaterra Wagner Lorena Brasil Brasília Carolina Machado Arquivam-se : Inglaterra Londres Lorena, Wagner Brasil Brasília Machado, Carolina

Método Ideográfico (por assunto) É aquele que separa os documentos por assunto. Ex. FINANCEIRO - Contas a pagar - Contas a receber MATERIAL - Compra de material - Compra de estoque PESSOAL - Abono - Demissão de pessoal - Férias - Salários

No exemplo em questão, poderíamos exemplificar a utilização do método duplex: 1- Financeiro 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber 2 Material 2-1 Compra de material 2-2 Compra de estoque 3 Pessoal 3-1 Abono 3-2 Demissão de pessoal 3-3 Férias 3-4 Salários

Método Alfabético de Ordem Enciclopédica Os assuntos relacionados são agrupados em um título geral. EX. Informática Economia Medicina Método Alfabético de Ordem Dicionária Os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, não fazendo nenhuma relação com o método enciclopédico. Ex. História Contemporânea História Medieval História Moderna

Método Decimal O método divide os grupos em nove classes e mais uma, que é reservada para assuntos gerais. EX. 000- Administração Geral 010- Organização e funcionamento 020- Pessoal 030- Material 040- Patrimônio 050- Orçamento e finanças 060- Documentação e informação 070- Vago 080- Comunicações 090- Outros assuntos referentes à Administração Geral.

Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método visa localizar e identificar os documentos a partir das suas palavras-chave. Ex. Financeiro. Método Variadex O método consiste na combinação de letras e cores com o objetivo de facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. Ex. {} Nota Fiscal 2010 Método Alfanumérico O método consiste na combinação de nomes e números. Deve ser feita pelo arquivista. EX. Bb Bc = 1

Como determinar o Método a ser aplicado Não é possível identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a ser tratada. É aconselhável utilizar unicamente, um dos critérios de arquivamento e, de preferência, o mais simples. O melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão.

QUESTÕES - PROTOCOLO E GRAUS DE SIGILO 1-(Cespe- UNB/FEDF/2012)- Recebimento e classificação, registro, autuação e controle de tramitação e expedição de documentos são atividades inerentes ao setor de a) expedição b) recebimento c) registro d) consulta e) protocolo

2- (Cesgranrio BNDES/2011) Na gestão de documentos correntes o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo o acesso à informação refere-se em arquivística, às atividades de a) Seleção b) Tratamento c) Arquivamento d) Avaliação e) Protocolo

3-) (Cesgranrio/BNDES/Técnico de Arquivo/2012) Assinale a opção que não contém uma das atividades realizadas por um setor de protocolo. a) Avaliação.. b) Classificação. c) Registro. d) Expedição. e) Recebimento.

4-) (Cesgranrio/BNDES/Técnico de Arquivo/2010) Um setor de protocolo, de acordo com a natureza do assunto, a) Somente os documentos contendo a informação de reservado ou de confidencial são classificáveis. b) Somente os documentos de caráter particular são classificáveis. c) Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, antes de serem encaminhados aos respectivos destinatários.. d) Os documentos de natureza sigilosa poderão ser abertos e analisados, antes de serem encaminhados aos respectivos destinatários. e) Os documentos de natureza ostensiva deverão conter um carimbo com a indicação de confidencial.

5 -(Cespe MDIC/2011) Com relação ao protocolo e ao grau de sigilo, julgue os itens seguintes. Certo ou Errado. 1) O registro e a expedição de correspondências são atividades do arquivo geral, não fazendo parte do protocolo. 2) Quando o envelope contiver as indicações de confidencial, reservado,particular ou equivalente, a correspondência oficial deverá ser aberta estritamente pelo destinatário.. 3) Quanto a natureza do assunto, os documentos classificam-se em ostensivos e sigilosos. Ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica a administração; sigilosos são os que devem ter conhecimento restrito, pois requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação..

6 -(Cespe UNB/TRE-TO/2011) Em toda organização pública brasileira, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na tradição administrativa, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo. Acerca desse tema, julgue os itens que se seguem em Certo ou Errado 1) A atividade de protocolo é responsabilidade típica do arquivo permanente. 2) As correspondências de caráter particular recebidas pelas unidades de protocolo deverão ser encaminhadas diretamente ao destinatário.. 3) Além das rotinas de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição, cabe também ao protocolo fazer a avaliação e eliminação dos documentos. 4) Não é necessário manter o controle da expedição de correspondências.

7 - (Cetro Radiobrás/2011) Constituem atividades de protocolo, exceto: A) Receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular. B)Eliminar a correspondência destituída de valor secundário.. C) Controlar o trâmite dos documentos na organização. D) Receber a correspondência para expedição. E) Ler a correspondência ostensiva e verificar a existência de antecedentes.

8-(UNB/ANCINE/2010) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo. a) Registro b) Avaliação c) Autuação d) Expedição e) Recebimento

9- (UNB/Assistente/CEARÁPORTOS/2010) Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática de Marilena Leite Paes, receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de: a) Protocolo b) Arquivo corrente c) Arquivo intermediário d) Arquivo permanente e) Sala de consulta

10-(Cespe UNB/TRE-DF/2011) Julgue os itens a seguir em certos ou errados. 1) Os documentos com características de particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados. 2) Todas as folhas dos processos que tramitam na TRE/DF devem ser corretamente enumeradas.. 3) É de competência do setor de protocolo o empréstimo de documentos sigilosos. 11-(Cespe UNB/TRE-DF/2011) Julgue o item a seguir em certo ou errado. - No setor de Protocolo, os documentos de natureza sigilosa devem ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários..

12 -(CESPE-UNB/ Infraero/2009) Os métodos básicos de arquivamento de documentos, mais comumente utilizados em arquivística, são: a) numérico, cronológico, histórico e classificatório. b) Decimal, por assunto, ideográfico e alfabético. c) Enciclopédico, cronológico, indexatório e numérico. d) Analítico, geográfico, numérico e cronológico. e) Alfabético, geográfico, numérico e ideográfico..

13-(F.C. Chagas/Arquivologia/MPU/2011) No arquivamento da correspondência, processos e documentos, vários critérios podem ser adotados: alfabético, por assunto, numérico, geográfico, cronológico. A forma mais eficiente é a)adotar um ou mais critérios, combinados entre si, de acordo com o tipo dos documentos e a estrutura da organização. b) Utilizar unicamente, um dos critérios, de preferência, o mais simples.. c) Experimentar, em cada ocasião diferente, os critérios do arquivamento, variando de funcionário para funcionário encarregado do serviço. d) Determinar a escolha do critério na ocasião do arquivamento, variando de funcionário para funcionário encarregado do serviço. e) adotar, simultaneamente, todos os critérios procurando aparentar maior eficiência da organização.

14 -As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação. I Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa. II XX Congresso de Biblioteconomia e Ciência da Informação. III 9 Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América Latina. IV Décimo Sétimo Encontro de Indexadores de Periódicos. V 15 Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica. A ordem correta de arquivamento é: a) I III V IV II. b) I IV II V III. c) II IV V I III.. d) II V IV I III. e) IV V II III I.

15) (UNB/ANCINE/2011) Considerando-se as regras de alfabetização para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue os itens em Certo ou Errado: a) Laureano, Carlos Roberto.. ( ) b) Presidente Fernando Collor. ( ) c) Faria Júnior, Luiz Roberto.. ( ) d) Neto, Alberto Francisco de Souza. ( ) e) De Albuquerque, Renata. ( )

Indexação e inventário de acervos Indexação - Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavraschaves que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações. Ex. Documento : relatório sobre viagens e diárias de funcionários da empresa no ano de 2012. Palavras-chave utilizadas : viagens, diárias, 2012.

Quais as regras a respeitar? Com efeito, é importante que a indexação seja bem assimilada pelo nosso motor de pesquisa para devolver os melhores resultados possíveis.

Regras gerais A principal regra é utilizar um número limitado de palavras-chave (nem poucas nem demasiadas). De acordo com o tipo de foto que é descrita, pode ser necessária uma dúzia de palavra-chave ou 20 mas não mais do que isso.).

Indexação e inventário de acervos

Indexação e inventário de acervos Quanto menos palavras-chave utilizar, mais relevantes elas serão. É esse o princípio do nosso motor de pesquisa. A segunda regra mais importante é a ordem das palavras-chave. Relativamente ao idioma, deve-se indexar um arquivo num único idioma.

ARQUIVOS PERMANENTES Conjunto de documentos preservados por possuírem valor secundário. Utilizados para pesquisa histórica, podendo ser úteis para a administração.

Extremamente necessário para um bom funcionamento de um arquivo permanente: 1 - Arranjo

2 - Descrição

3 - Difusão

ARRANJO Processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, relação significativa, de tais unidades entre si. O conceito de arranjo é o reflexo do princípio da organicidade. Arranjo é uma terminologia usada exclusivamente nos arquivos permanentes para designar a mesma atividade de classificação na gestão documental. Reunião e ordenação adequada dos documentos (Classificação)

IMPORTANTE: O arranjo é ao mesmo tempo uma atividade intelectual, conforme explicitada anteriormente, e uma atividade de materiais, deve-se organizar os documentos internamente uns em relação aos outros, colocá-los em caixas ou pastas e ordená-los em estantes. Reunião e ordenação adequada dos documentos (Classificação)

DESCRIÇÃO A descrição é a atividade também exclusiva de arquivo permanente,utilizando vocabulários controlados que servem de recuperação da informação. Nos arquivos correntes e intermediários são substituídos por planos de classificação.

As tarefas de descrição levam à elaboração dos chamados instrumentos de pesquisas que possibilita a identificação, o rastreamento, a localização e atualização de dados, e é utilizado principalmente na administração do arquivo permanente. Avaliação é nos arquivos corrente e intermediário.

Guia permite uma visão do acervo

GUIA Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.

Inventário descrição sumária enumerar o que tem descrição sunsita.

Inventário descrição sumária Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente Sua finalidade é descrever a composição do fundo ou parte dele, pela enumeração de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo.

Inventário descrição sumária Deve conter breve notícia histórica sobre a instituição, a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente; explicação sobre o modo de consulta do inventário.o inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos constituídos de documentos de caráter oficial quanto para os de arquivos privados

Catálogo descrição unitária

Catálogo descrição unitária Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos

Catálogo seletivo descrição minuciosa

Catálogo seletivo descrição minuciosa É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, ou geográfico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra

Índices apresentação de nomes, locais etc.

ÍNDICE É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto

ÍNDICE

DIFUSÃO Nesta fase que se completam as funções do arquivista: aproximar o arquivo da comunidade, com atividades voltadas para as áreas social, educativa e cultural. Não se empresta documentos do arquivo permanente. Cabem duas ações na difusão: 1) Lançar os elementos de dentro para fora.(divulgação) 2) Promover atrativos no recinto do arquivo.(teatro, filmes).

Tipos de difusão documental

Exemplos de atividades difusora em um arquivo: - Visitas nos arquivos - Exposições - Trabalhos conjuntos entre escolas e arquivos Devem sempre servir as necessidades das administrações a que servem.

AUTOMAÇÃO DE DOCUMENTOS

MICROFILMAGEM É um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico, sendo juridicamente amparado

Benefícios - Validade legal.(possui o mesmo valor do documento original) - Redução de espaço(mais de 90%) - Acesso fácil e rápido - Segurança(arquivado em caixas-forte, devido ao pequeno volume, livre sinistros) - Confidencialidade(restrito acesso) - Durabilidade

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas e a baixo custo.

O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.

MICROFILME A adoção da microfilmagem exigirá da instituição equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado.

Importante sobre microfilmagem: Eventualmente, há a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservação dos mesmos. As principais técnicas de atualização de arquivos (MUDANÇA DE SUPORTE) SÃO :

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS MICROFILME DE COMPLEMENTO - Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou suplementar acervo. MICROFILME DE PRESERVAÇÃO - Microfilme que serve à preservação de documentos, protegendo-os do uso e manuseio constantes. MICROFILME DE SEGURANÇA - Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferência em câmara de segurança. MICROFILME DE SUBSTITUIÇÃO - Microfilme que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço

DIGITALIZAÇÃO

DIGITALIZAÇÃO Consiste na utilização de equipamentos para captura de imagens (scanners), que permitem criar uma imagem do documentos em meio digital.

Esta técnica permite à instituição novas possibilidades de acesso às informações, pois os documentos poderão ser disponibilizados na Intranet ou mesmo na Internet, e serem acessados simultaneamente por diversos usuários, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que está arquivado.

TECNOLOGIA DE AUTOMAÇÃO APLICADAS À ARQUIVOLOGIA Com o advento da informática, cada vez mais os arquivos têm se utilizado das novas tecnologias e de forma a implementar soluções que busquem a otimização do trabalho realizado. Dentre as modernas técnicas de informatização de arquivos, podemos destacar o Workflow e o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Situação das informações nas empresas

Workflow - Fluxo de Trabalho (em inglês: Workflow) É um sistema que permite dizer exatamente onde está cada documento que tramita dentro da sua organização. Consiste em um gerenciamento eletrônico de qualquer processo de informação de uma empresa, gerando ao usuário rotinas e ações pré-definidas, de forma organizada e com monitoramento automático dos fluxos dos documentos através dos diferentes departamentos das organização.

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É o processo que converte documentos em suporte de papel ou microfilme para um formato eletrônico representado pela figura de uma página e o seu gerenciamento por meio de um software permite que estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados.

É a tecnologia do GED que alicerça todas as informações referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negócio. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

OBSERVAÇÃO A implantação do GED não assegura à instituição a eliminação completa de seus arquivos em suporte papel, pois muitos documentos devem ter seus originais arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo seu valor histórico.

CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO A conservação e a preservação dos acervos garantem o imprescindível acesso à informação tanto em arquivos quanto em outras unidades de informação.

CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO O estado em que se encontram os acervos documentais e bibliográficos de instituições públicas e privadas é o que nos leva a enfatizar a importância de se adotar uma política de preservação.

Higienização de processos e documentos textuais Passar a trincha ou pincel no documento para remover as sujidades superficiais, sempre no sentido contrário ao operador. Passar o saquinho com pó de borracha, se necessário, por toda a superfície do documento em movimentos leves e circulares. Retirar o pó de borracha com o auxílio do pincel

Higienização de processos e documentos textuais Se houver dejetos de insetos, restos de alimentos ou outras sujidades, remover com um bisturi, tendo o máximo de cuidado possível.

Remoção de grampos Apoiar sobre a mesa o documento grampeado com o verso para cima. Abrir o grampo, com o auxílio da espátula. Puxar o grampo com delicadeza, para não rasgar o papel. Passar o pincel no documento, retirando a sujidade de oxidação

Remoção de grampos Aplicar o saquinho com pó de borracha, para retirar as manchas de oxidação.

Remoção de clipes Apoiar o documento sobre a mesa. Retirar o clipe, puxando-o com delicadeza no caso de estar oxidado. Passar o pincel no documento, retirando a sujidade da oxidação. Aplicar o saquinho com o pó de borracha, para retirar as manchas de oxidação

Remoção de clipes

Os principais fatores que contribuem para a deterioração das fotografias Áreas de armazenamento inadequadas, materiais de acondicionamento de baixa qualidade e práticas de manuseio inapropriadas estão entre os maiores fatores que contribuem para a deterioração das fotografias

CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Ex. - desinfestação (exterminar animais macroscópicos que possam se transformar em transmissores para o homem ou ambientes) - limpeza(a limpeza periódica é a base da prevenção). - alisamento (estender a vida útil dos documentos, retomando a forma lisa dos documentos) - restauração (recuperar documentos danificados. Conservar e preservar para não restaurar)

Agentes exteriores que danificam os documentos: 1) Luminosidade a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a exposição dos documentos a luz natural e à várias reproduções pois tais fatores causam o envelhecimento do papel. 2) Temperatura - temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra na casa aproximada dos 22º graus sua temperatura ideal. 3) Umidade o excesso de umidade, bem como o clima muito seco também contribuem para a aceleração do processo de envelhecimento do documento. Geralmente 55%.

Fatores químicos que danificam os documentos: 1) Poluição atmosférica poeira/fumaça. 2) Tintas utilizadas para escrever nos documentos. 3) Gordura e oleosidade manuseio dos documentos. 4) Objetos metálicos uso de grampos, clips e colchetes pois enferrujam o material. 5) Acidez do Papel muito alta no Brasil, além do efeito das altas temperaturas predominante no nosso país tropical.

Fatores biológicos que danificam os documentos: 1) Insetos Vários são os insetos que atacam como baratas, traças,etc. 2) Microorganismos fungos 3) Roedores ratos 4) Homem utilização constante.

Fotografias-preservação 1 Devem receber proteção individual de boa qualidade; 2 - Devem ser manuseadas com luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço; 3 Não forçar a separação de uma fotografia da outra; 4 - Escrever o necessário somente no verso, com lápis macio.

Microfilmes- preservação 1) Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários a prova de fogo, vedadas a umidades 2) Devem ser feitas duplicatas.(em caso de destruição) 3) A sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecidos com Kodak Film Cleaner. Não use álcool. Disquetes e CD-Rom-preservação - Usar os disquetes de boa qualidade - Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador - Usar programas antivírus - Proteger CD contra arranhões e poeira.

Caixas de arquivo 1 Utilizar caixas de papelão ao invés das de plásticos, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas. 2 Na identificação das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, evitando o uso de canetas hidrográficas ou esferográficas.

Limpeza do assoalho: 1) Não utilizar água no arquivo,e sim panos úmidos ou aspirador de pó. 2) Remover a poeira depositada no assoalho com cuidado. 3) Nunca utilizar panos molhados que respinguem pelo ambiente.

Restauração

Conservação