BURACOS NEGROS DIGITAIS Gestão eletrônica de Documentos Camila Denículi Vila Verde
Camila Denículi Vila Verde, M.Sc. Sócia fundadora e consultora da empresa Doc Expert Bibliotecária graduada pela UFMG com Mestrado em Ciência da Informação pela UFMG. Experiência de 15 anos em gestão eletrônica de acervos e processos documentais. Colunista e palestrante da área de Gestão Documental camila@docexpert.com.br 12-3207-1495 https://www.linkedin.com/in/camila-denículi-vila-verde-msc-63147b40
Foco
Foco
Foco
Foco na Gestão Documental OBJETIVO PRINCIPAL: O ACESSO À INFORMAÇÃO Benefícios: Redução de espaço físico; Inovação; Uso de tecnologias mais modernas; Controle; Governança; etc...
O Cenário Expectativa Avanço Tecnológico elimina a necessidade do uso de papel nas organizações. Realidade Avanço Tecnológico acelera produção, impressão e cópia de documentos.
Arquivos de documentos em papel O Cenário
Arquivos de documentos em papel O Cenário
Imprevistos O Cenário
O Despertar Em grande parte dos casos, as empresas despertam para a necessidade de gestão de documentos quando ocorre(m): Espaço físico de guarda esgotado; Acidentes ambientais (Incêndio, desmoronamento, etc.) Multa por falta de apresentação de documentos comprobatórios; Processos judiciais perdidos por falta de documentos; Concorrência e licitações perdidas por falta de documentação... PREJUÍZO
O Prejuízo Entretanto o prejuízo gerado pela ausência ou precariedade de gestão de documentos já acontece silenciosamente na empresa... Falta de tomada de decisão ou Tomada de decisão imprecisa por falta de informação; Espaços físicos nobres ocupados indevidamente; Morosidade nos processos; Insalubridade; Insatisfação de funcionários... PREJUÍZO
As Reflexões 75% dos documentos das empresas permanecem em papel; Sustentabilidade? Espaço físico? Conservação? Recuperação? Saúde? Um executivo perde, em média, 4 semanas* de trabalho, por ano, procurando documentos; *Fonte: SEBRAE/SP As condições do ambiente de trabalho afetam diretamente (positivamente ou negativamente) a satisfação e a produtividade dos funcionários.
DIGITALIZAR!!! A Solução
A Solução??? #sqn*só que não
O Fracasso O fracasso da solução de simplesmente digitalizar começa, quando, sem conhecer o acervo documental e suas necessidades, a empresa procura um prestador de serviço desqualificado para executar o serviço necessário.
O Fracasso O fracasso da solução de simplesmente digitalizar continua, quando, sem ter definido uma regra de nomeação dos arquivos eletrônicos gerados, e sem ter estabelecido organização e método de arquivamento digital, a empresa recebe do prestador de serviço um monte de arquivos eletrônicos sem nenhuma identificação que permita recuperação eficaz dos documentos
O Fracasso O resultado do trabalho é um imenso BURACO NEGRO DIGITAL
O Desafio Encontrar um documento em um acervo de 1.000 itens. Abrindo cada arquivo eletrônico: tempo médio de 5 segundos por documento: 5.000 segundos = 83 minutos (1h23m)
O Desafio Encontrar um documento em um acervo de 1.000 itens. Folheando os documentos: tempo médio de 2 segundos por documento: 2.000 segundos = 33 minutos.
Posso descartar os papéis??? A Dúvida
Então não há Solução? Qual é o caminho?
O Caminho A empresa deve procurar um prestador de serviços especializado em gestão documental, para avaliar e mapear o acervo, elaborar a tabela de temporalidade documental, levantar as necessidades de digitalização, regras de nomenclatura, método de organização de arquivamento digital, implantação de sistema de gestão, dentre outras demandas.
O Trabalho
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) *Dados hipotéticos as tabelas de temporalidade devem ser desenvolvidas caso a caso, por profissionais qualificados e equipes multidisciplinares.
*Dados hipotéticos A Análise
Quais tipos de documentos? Qual resolução? Qual agrupamento? P&B ou Colorido? OCR? Espaço disponível para armazenamento? Estrutura de pastas virtuais para armazenamento? Backup? (Cópia de segurança) Qual extensão? (.pdf,.tiff) Autenticação digital? Criptografia? Proteção de acesso? GED... A Digitalização
Estabelecer uma regra (padrão/procedimento) para nomeação dos arquivos eletrônicos, de forma que o conteúdo do documento digitalizado possa ser identificado e recuperado dentro dos computadores. arq001.pdf (???????) A Identificação
A Identificação
Estrutura de pastas Criar níveis que reflitam agrupamentos e sub-agrupamentos; Estruturar com menor quantidade de níveis; Pensar nas permissões de acesso de leitura e escrita; Paralelismo: Ser fiel ao significado/proposta daquele nível...
Estrutura de pastas Área Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação Atividade Desenvolvimento Controle de qualidade Pagamentos Projeto/ Cliente Edifício B25 Prefeitura Municipal de... Tipo de Documento Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião Arquivos Regra para nomear Se necessária ordenação por data usar o formato AAAMMDD ao início do nome do arquivo.
ESTRUTURA DE PASTAS UNIDADE FRANCISCO MELO CONTRATAÇÃO MEMORIAIS DESCRITIVOS PLANILHAS DE PREÇOS DIVERSOS 10-01-2016 ANTIGO ENGENHARIA FOTOS DA OBRA PLANTAS APAGAR FOTOS LUCIMARA LUCIMARA ARQUIVOS PESSOAIS RH FOLHAS DE PONTO FICHAS CADASTRAIS LUCIMARA DA SILVA FERNANDES
ESTRUTURA DE PASTAS PORQUE É TÃO DIFÍCIL ESTRUTURAR PASTAS VIRTUAIS? Cada usuários possui uma função, um foco de trabalho e a sua forma de usar e recuperar as informações está ligada ao seu objetivo. IDEAL: TAXONOMIA DINÂMICA Trabalhar as características no cadastro do documento no sistema e criar agrupamentos e sub-agrupamentos dinâmicos à partir destas informações.
Estrutura de pastas Atributos do cadastro do documento ÁREA ATIVIDADE PROJETO TIPO DOCUMENTAL Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação Desenvolvimento Controle de qualidade Pagamentos Edifício B25 Prefeitura Municipal de... Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião
Estrutura de pastas TIPO DOCUMENTAL Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião PROJETO Edifício B25 Prefeitura Municipal de... Cada usuário constrói seus agrupamentos e subagrupamentos de acordo com a necessidade da sua atividade, para um determinado trabalho. ÁREA Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação ATIVIDADE Desenvolvimento Controle de qualidade Pagamentos
Estrutura de pastas PROJETO Edifício B25 Prefeitura Municipal de... ÁREA Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação TIPO DOCUMENTAL Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião
Escolha do software Recursos indispensáveis Recursos desejáveis Aquisição de Hardware que atenda às necessidades do software Implantação Configuração do software de acordo com os levantamentos da TTD Migração/Validação de dados pré-existentes Cadastro em lote dos documentos digitalizados Treinamento e envolvimento da equipe Vantagens do uso do GED Criação monitorada Tramitação rastreável Distribuição rastreável Guarda com cópia de segurança Recuperação rápida de qualquer lugar Substituir geração de documentos por formulários eletrônicos A Automação
O Planejamento Acervo passivo: Como migrá-los para o meio digital? Seleção de documentos Agrupamentos simplificados Cadastros simplificados Médio/Longo prazo Prioridade para os documentos mais consultados Novos documentos: Como diminuir a geração de papéis? Avaliar documentos que podem ser gerados e tramitados somente em meio eletrônico Adotar GED amigável que facilite recuperação e acesso à informação Conscientizar sobre necessidade de impressão (burocratizar impressão?) Utilizar workflow para tramitação e distribuição Implantar assinatura Digital Usar formulários digitais
O Resultado: Acesso à Informação Encontrar um documento em um acervo de 1.000 itens Tempo médio de 5 segundos Acesso Global
Os Artigos Recomendados Gestão Eletrônica de Documentos Urgente http://www.docexpert.com.br/2016/11/gestao-eletronica-urgente/ Os 4 maiores erros das empresas ao implantarem projetos de gestão documental http://www.docexpert.com.br/2017/03/4erros/ Porque não é possível fazer gerenciamento eletrônico de documentos com o Windows Explorer http://www.docexpert.com.br/2017/05/ged_windows/ Digitalizei, e agora? http://www.docexpert.com.br/2016/12/ttd/ Buracos Negros Digitais http://www.docexpert.com.br/2016/11/buracos-negros-digitais/
A Doc Expert Empresa especializada na gestão de documentos, liderada por profissionais com formação universitária na área (Bibliotecários); Equipes de trabalho multidisciplinares; Know How adquirido em grandes empresas, com certificação de gestão integrada; Soluções personalizadas para cada cliente (considerando segmento, porte e área de atuação) desde o momento do estudo da demanda e elaboração da proposta; Consultoria, coordenação e execução; Gestão física e eletrônica; Soluções para o passivo documental e planejamento do acervo futuro.
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