02/03/2018 SAGE OFFICE FOLHA DE PAGAMENTO INSTRUÇÕES PARA GERAÇÃO DO ESOCIAL SEGUNDA FASE Este manual possui informações para as empresas que já iniciaram o envio de dados oficiais ao esocial, conforme cronograma de implantação estabelecido pelo Comitê Gestor. Ou seja, para as empresas que já efetuaram o envio dos dados do empregador e tabelas e agora, irão para a segunda fase, sendo a entrega dos dados de trabalhadores e demais eventos não periódicos. Veja abaixo os detalhes para geração dos dados referentes a segunda fase, que se refere aos seguintes arquivos: S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário Início S-2190: Admissão do Trabalhador Registro Preliminar S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalho S-2206: Alterações de Contrato de Trabalho S-2230: Afastamento temporário S-2250: Aviso Prévio S-2299: Desligamento S-2306: Trabalhador sem Vínculo de Emprego Alteração Contratual S-2399: Trabalhador sem Vínculo de Emprego Término Os tópicos estão separados da seguinte forma: VÍNCULO DE CERTIFICADO DIGITAL Para o envio e recebimento dos arquivos ao ambiente do esocial, quando utilizado o certificado digital modelo A1, a transmissão ocorre de forma automática, a partir da configuração feita no Menu esocial > Configuração Para certificado digital modelo A3, é necessária a digitação do token/senha a cada envio, diretamente na tela de transmissão do sistema. Para o envio dos arquivos continua sendo utilizado o vínculo do certificado digital das empresas, que já foi configurado para o envio dos dados da primeira fase. IMPORTANTE: No caso de certificado A3 com o sistema trabalhando em rede, feche o sistema em todos os terminais para transmissão da Carga Inicial de Funcionários e verifique se o certificado está devidamente instalado com o dispositivo conectado à máquina que fará a transmissão. TESTES NO AMBIENTE RESTRITO DO ESOCIAL A rotina para envio dos arquivos em ambiente de testes está disponível para todas as empresas. Porém, para a empresa que já iniciou a entrega dos dados em ambiente oficial, conforme primeira fase, a rotina para geração dos dados em ambiente de testes não será mais habilitada. Ou seja, a fase de testes para estas empresas já foi realizada anteriormente e agora, será possível gerar somente em ambiente de produção (oficial). ENVIO DE DADOS DE EMPREGADOR E TABELAS NO AMBIENTE DE PRODUÇÃO Para a empresa que já iniciou a entrega dos dados em ambiente oficial, conforme primeira fase, o envio destes dados já foi realizado e a rotina estará disponível apenas para consulta. Não será mais executada nenhuma ação nesta rotina. Novas alterações realizadas nos cadastros, como por exemplo, inclusões ou atualização de dados, a transmissão Página 1
ocorre de forma automática, a partir do cadastro e sua transmissão pode ser acompanhada no Menu esocial > Transmissão de Eventos Não INSTRUÇÕES PARA ENVIAR DADOS OFICIAIS NO AMBIENTE DE PRODUÇÃO Para as empresas obrigadas à primeira fase, após realizar os testes, será necessário parametrizar a empresa para fazer o envio oficial no ambiente de produção, conforme o prazo legal. Será necessário primeiro fazer o envio da carga inicial, em um processo semelhante ao executado no ambiente de testes. Uma vez iniciado o processo oficial, não há mais como voltar a trás e, a partir da carga inicial finalizada com sucesso, as alterações ou novas inclusões realizadas nos cadastros também serão enviadas ao esocial, automaticamente, em um ciclo de atualização de dados. Os cadastros no esocial serão um espelho dos cadastros no sistema. ENVIO DE DADOS DE TRABALHADORES O envio dos trabalhadores, que iniciará a partir de 01/03/2018, tem duas partes distintas: 1) Envio da carga inicial dos trabalhadores ativos já cadastrados com admissão até 28/02/2018 2) Envio das admissões iniciadas a partir de 01/03/2018 CARGA INICIAL DOS TRABALHADORES A carga inicial dos trabalhadores não necessariamente precisa ser realizada já no dia primeiro de março. Há um prazo maior para enviar estes dados, porém, precisa ser feito antes da necessidade de enviar algum arquivo não periódico referente a algum destes trabalhadores. Por exemplo, se houver um afastamento ou um desligamento, é preciso que o cadastro do respectivo funcionário tenha sido enviado primeiro. Assim, o sistema fará este controle e caso a carga inicial dos trabalhadores ainda não esteja pronta, antes de enviar o arquivo periódico será gerado o arquivo S-2200 deste funcionário. Para gerar a carga inicial dos trabalhadores, acessar a rotina esocial > Carga Inicial Geração de Arquivos Iniciais/Tabelas e Funcionários. Nesta tela serão gerados os funcionários, diretores e autônomos admitidos até 28/02/2018, cujo indicativo será de carga inicial e também, serão enviados trabalhadores com admissão a partir de 01/03/2018 que já estejam cadastrados no sistema. Para estas admissões novas, o indicativo não será de carga inicial, ou seja, o arquivo S2200 será de uma nova admissão. Os funcionários serão gerados no arquivo S-2200 e os trabalhadores sem vínculo empregatício serão gerados no arquivo S-2300. Alguns trabalhadores cadastrados como funcionário, serão gerados no arquivo S-2300 por serem de categoria de trabalhador sem vínculo empregatício, como por exemplo, estagiários. Os diretores e autônomos serão gerados no arquivo S-2300, conforme o tipo de salário e categoria informados. O processo de envio destes arquivos é semelhante ao do empregador e tabelas. Na tela, serão listados ambos os arquivos, com os correspondentes cadastros. Primeiro o sistema faz o diagnóstico dos cadastros e só permite a geração dos arquivos se todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos. Estando aptos os cadastros, clicar em Gerar e aguardar a geração e envio/retorno dos arquivos, fazendo as devidas correções se retornar com algum erro. Durante o processo, ou seja, se o status da rotina estiver Em andamento, não será permitido alterar os respectivos cadastros. Página 2
Acessando a opção para ver os detalhes, é possível verificar quais funcionários retornaram com erro: Página 3
Ao clicar no botão Histórico de Protocolos e acessar os detalhes da situação do evento, são apresentadas informações do problema. No exemplo abaixo, ocorreu uma divergência no nome do funcionário pela falta da qualificação cadastral. Isso significa que o nome que consta na base do esocial é diferente do nome que consta no sistema de folha de pagamento. Página 4
Depois de processado tudo com sucesso (todos registros com status verde), nenhuma outa ação é necessária nesta rotina e novas inclusões, alterações e exclusões passam a ser enviadas automaticamente, a partir dos cadastros de origem. Página 5
ADMISSÕES A PARTIR DE 01/03/2018 Sendo cadastrada uma nova admissão, a partir de 01/03/2018, o envio ao esocial será automático a partir da tela do cadastro, assim que todos os campos obrigatórios forem preenchidos (deve estar apto no diagnóstico esocial). Isto para trabalhadores com e sem vínculo empregatício (funcionários, diretores e autônomos). Lembrando, que para admissões iniciadas em 01/03/2018 o prazo de envio é neste mesmo dia. Para admissões iniciadas a partir do dia 02/03/2018, o prazo de envio do arquivo é até o dia anterior ao início do trabalho. Assim, para início em 02/03/2018 o envio deve ser efetuado no dia 01/03/2018. O controle da transmissão das novas admissões será através da rotina esocial > Transmissão de Não Ao finalizar o cadastro (com status apto), será automaticamente gerado o arquivo e enviado para a fila de transmissão. Este arquivo será considerado como um evento não periódico. IMPORTANTE: Esta rotina deve ser constantemente verificada e, se algum arquivo retornar com erro, este deve ser corrigido o mais rápido possível, a exemplo de como ocorre na carga inicial. É preciso cuidar com os prazos de envio de cada arquivo. Página 6
Este cadastro que está em processo de transmissão ficará bloqueado para alterações até que tenha o retorno com sucesso do esocial. OUTROS ARQUIVOS NÃO PERIÓDICOS Há diversos outros arquivos não periódicos que podem ocorrer e precisam ser enviados ao esocial. Estes arquivos são gerados a partir das respectivas rotinas de cadastro/processamento, conforme segue: Há diversos outros arquivos não periódicos que podem ocorrer e precisam ser enviados ao esocial. Estes arquivos são gerados a partir das respectivas rotinas de cadastro/processamento, conforme segue: S-2205: ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS DO TRABALHO Neste arquivo serão geradas as alterações cadastrais efetuadas para os trabalhadores com ou sem vínculo empregatício. Refere-se a alterações de campos do cadastro que compõe o layout do arquivo S-2205, como por exemplo: Endereço, Grau de Escolaridade, Estado Civil, etc. Este arquivo será gerado no momento que a alteração for gravada, ou seja, ao gravar o cadastro será automaticamente gerado o arquivo com esta alteração e será imediatamente enviado para a fila de transmissão. A data da alteração será a data em que ocorre o registro, ou seja, a data do Windows. Neste arquivo é controlada também a alteração relacionada aos dependentes do trabalhador, tais como, a inclusão de um novo dependente ou alterações em dependente já existente. S-2206: ALTERAÇÕES DE CONTRATO DE TRABALHO Neste arquivo serão geradas as alterações contratuais efetuadas para os trabalhadores com vínculo empregatício (funcionários). Refere-se a alterações de campos do cadastro que compõe o layout do arquivo S-2206, como por exemplo: Salário, Função, Horário, etc. Página 7
Este arquivo será gerado no momento que a alteração for gravada, ou seja, ao gravar o cadastro será automaticamente gerado o arquivo com esta alteração. S-2306: TRABALHADOR SEM VÍNCULO DE EMPREGO ALTERAÇÃO CONTRATUAL Neste arquivo serão geradas as alterações contratuais efetuadas para os trabalhadores sem vínculo empregatício. Refere-se a alterações de campos do cadastro que compõe o layout do arquivo S-2206, como por exemplo: Salário, Função, etc. Este arquivo será gerado no momento que a alteração for gravada, ou seja, ao gravar o cadastro será automaticamente gerado o arquivo com esta alteração. S-2230: AFASTAMENTO TEMPORÁRIO Neste arquivo são geradas as informações de afastamento temporário, registradas no Menu Afastamento/Retorno > Cadastro. São gerados os afastamentos por doença, acidente de trabalho, maternidade, etc. conforme as regras definidas no manual do esocial. Os arquivos de início e retorno de afastamento serão gerados automaticamente ao efetuar o registro do afastamento e serão enviados imediatamente para a fila de transmissão. Porém, o retorno deve ser cadastrado no momento em que o funcionário realmente retornar, pois o esocial não aceita o envio desta informação com antecedência, exceto para o período de gozo de férias do funcionário que deve ser enviado para o esocial e será recebido com até 60 dias de antecedência. Ao gravar as Férias, a rotina de Afastamento/Retorno será habilitada para cadastro do período de gozo. É necessário informar cadastrar o início do afastamento, clicar no botão Gerar Transmissão, aguardar o retorno com sucesso e depois cadastrar o fim do afastamento e realizar o mesmo procedimento. S-2250: AVISO PRÉVIO Neste arquivo são geradas as informações de aviso prévio, emitido no Menu Contratos > Aviso Prévio Empregado/Empregador. Este arquivo será gerado no momento que o aviso for gravado, ou seja, ao gravar o aviso será automaticamente gerado o arquivo com esta informação e será imediatamente enviado para a fila de transmissão. São gerados ao esocial somente os avisos por pedido de dispensa e por dispensa sem justa causa com aviso trabalhado. Os demais motivos de aviso não são gerados ao esocial. Após enviado o aviso, se o mesmo for cancelado, será também gerado este cancelamento ao esocial. S-2299: DESLIGAMENTO O arquivo de desligamento do funcionário é gerado ao efetuar o cálculo de sua rescisão. O envio é efetuado somente ao gravar o cálculo da rescisão, ou seja, na simulação o sistema ainda não envia o arquivo e sim, somente ao confirmar o cálculo. Página 8
Nesta segunda fase de obrigatoriedade de envio, o arquivo de desligamento será enviado sem os eventos pagos/descontados na rescisão. Os eventos serão gerados somente quando da obrigatoriedade dos arquivos periódicos. S-2399: TRABALHADOR SEM VÍNCULO DE EMPREGO TÉRMINO O arquivo de término do trabalhador sem vínculo empregatício também é gerado a partir de uma rescisão para este tipo de trabalhador. Nesta segunda fase de obrigatoriedade de envio, o arquivo de término será enviado sem os eventos pagos/descontados no respectivo mês. Os eventos serão gerados somente quando da obrigatoriedade dos arquivos periódicos. GERAÇÃO DE ARQUIVOS NÃO PERIÓDIOS A PARTIR DE OUTRAS ROTINAS Algumas rotinas do sistema, quando executadas poderão gerar dados ao esocial, referentes ao cadastro dos funcionários. Como por exemplo, no Menu Arquivos > Reajuste Salarial/Alteração de Cargo. O reajuste salarial gera alteração contratual para todos os funcionários afetados pela alteração. INSTRUÇÕES PARA ENVIAR DADOS OFICIAIS NO AMBIENTE DE PRODUÇÃO Em maio, inicia a obrigatoriedade de entrega da terceira fase da primeira etapa. As empresas que iniciaram em janeiro, devem a partir de maio enviar os eventos periódicos, ou seja, os eventos de processamento da Folha de Pagamento: S-1200: Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social S-1202: Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previd. Social S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S-1250: Aquisição de Produção Rural S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos S-1300: Contribuição Sindical Patronal Continuarão sendo gerados os eventos não periódicos e também passarão a ser gerados estes novos arquivos. Para esta fase, será liberada nova versão do sistema, com as funcionalidades necessárias, bem como, serão divulgadas as informações para execução. Página 9