Manual de integração Soft-Rom/ esocial Etapa 2

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1 Manual de integração Soft-Rom/ esocial Etapa 2

2 Sumário 1. INFORMAÇÕES GERAIS CRONOGRAMA E PRAZOS Cronograma Prazo de Envio EVENTOS Iniciais Tabelas Básicas Eventos Não Periódicos Eventos Periódicos PARAMETRIZAÇÃO SOFT-ROM Certificado Digital Eventos Etapa S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/ Ingresso de Trabalhador S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador e Exame Toxicológico S-2230: Afastamento Temporário S-2250: Aviso Prévio S-2299: Desligamento S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário Início S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Alteração Contratual S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário Término S-3000: Exclusão de Eventos TRANSMITINDO AS INFORMAÇÕES PARA O ESOCIAL FONTES... 31

3 1. INFORMAÇÕES GERAIS Instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, o esocial é um projeto do governo federal que tem como objetivo coletar em um único sistema informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias de empresas privadas e órgãos públicos, armazenando-as em um ambiente nacional virtual, afim de prover aos órgãos participantes do projeto, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS. 2. CRONOGRAMA E PRAZOS 2.1 Cronograma 2.2 Prazo de Envio 3

4 Todos os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte ao mês de envio, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior caso não haja expediente bancário no dia definido. Já os eventos não periódicos devem ser transmitidos anteriormente ao prazo final dos eventos periódicos. Para maiores informações sobre os prazos de cada evento da etapa 2 consulte o manual do E-Social, disponível em sua página oficial. 3. EVENTOS Toda informação a ser transmitida para o esocial é feita por meio de eventos, que são grupos de informações específicas organizados por meio de empilhamento, onde o evento posterior sempre irá depender do evento anteriormente enviado. 3.1 Iniciais O S-1000 é o primeiro evento a ser enviado pelo empregador/ contribuinte/ órgão público. Esse evento é composto pelas informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários para a validação inicial do esocial. 3.2 Tabelas Básicas S-1005 Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos: Identificação dos estabelecimentos e obras de construção civil da empresa, detalhando as informações de cada estabelecimento do empregador/ contribuinte/ órgão público. Tais informações são relativas ao CNAE Preponderante, Fator Acidentário de Prevenção - FAP, alíquota GILRAT, indicativo de substituição da contribuição patronal de obra de construção civil, dentre outras. As pessoas físicas devem cadastrar neste evento seus CAEPF Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física. S-1010 Tabela de Rubricas: Evento que contém as rubricas da folha de pagamento, no qual essas serão vinculadas às rubricas próprias do esocial, ou seja, os eventos utilizados na folha de pagamento em um sistema de terceiros serão vinculados aos eventos padrões do esocial. S-1020 Tabela de Lotações Tributárias: Evento no qual há a identificação da atividade da empresa, para que assim seja atribuído à determinada atividade o código FPAS, código de Outras Entidades, a obra de construção civil, o contratante do serviço ou outra condição diferenciada de tributação. 4

5 S-1030 Tabela de Cargos/Empregos Públicos: Evento composto por informações de todos os cargos, inclusive carreiras e patentes, apresentando em sua estrutura o código e validade do registro. S-1050 Tabela de Horários/ Turnos de Trabalho: Evento composto por informações do horário contratual, apresentando em sua estrutura o código e validade do registro. Detalha também, quando for o caso, os horários de início e término do intervalo para a jornada de trabalho. S-1070 Tabela de Processos Administrativos/Judiciais: As informações consolidadas dessa tabela serão utilizadas para validação de outros eventos do esocial e influenciaram na forma e no cálculo dos tributos devidos e FGTS. Evento utilizado para inclusão, alteração e/ou exclusão de registros na Tabela de Processos Administrativos/Judiciais do empregador/contribuinte/órgão público, de entidade patronal com representação coletiva, de trabalhador contra um dos órgãos governamentais envolvidos no projeto do esocial e que tenha influência no cálculo das contribuições, dos impostos ou do FGTS, e de outras empresas, quando influenciem no cumprimento das suas obrigações principais e acessórias. 3.3 Eventos Não Periódicos Os eventos não periódicos são aqueles que não tem uma data pré-fixada para ocorrer, ou seja, são eventos que podem ocorrer a qualquer momento entre o empregador/ órgão público e empregado, por exemplo, uma admissão, um acidente de trabalho, uma demissão, etc. As informações pertinentes aos eventos não periódicos serão enviadas no evento S-2200 após o envio do grupo de eventos de tabelas. S-2200: Este evento registra as admissões de colaboradores a partir da data de obrigatoriedade do E-Social e serve também para o cadastramento inicial de todos os vínculos ativos pela empresa/órgão público, no início da implantação, com seus dados cadastrais e contratuais atualizados. Na etapa 2 do E-Social o evento S-2200 deve ser o primeiro evento a ser transmitindo, antecedendo os demais. S-2205: Este evento registra toda e qualquer alteração cadastral dos colaboradores, como endereço, documentações pessoais, escolaridade, estado civil, contato, etc. Este evento abrange tanto os trabalhadores com vínculos trabalhistas quanto os sem vínculos trabalhistas. S-2206: Este evento registra as alterações do contrato de trabalho, tais como: remuneração e periodicidade de pagamento, duração do contrato, local, cargo ou função, jornada, entre outros. S-2210: Este evento é utilizado pelo empregador/contribuinte/órgão público para comunicar ao E-Social qualquer acidente de trabalho, inclusive aqueles no qual não ocorreram a necessidade de afastamento do colaborador de suas atividades laborais. S-2220: Este evento é utilizado pelo empregador/contribuinte/órgão público para registrar toda e qualquer movimentação relacionada ao 5

6 monitoramento da saúde do colaborador, tais como: exames admissionais, demissionários, etc. S-2230: Este evento é utilizado pelo empregador/contribuinte/órgão público para enviar ao E-Social toda e qualquer informação referente aos afastamentos dos colaboradores da empresa por motivos elencados na tabela 18 do E-Social (Motivos de afastamentos). S-2250: Este evento é utilizado pelo empregador/contribuinte/órgão público para transmitir ao E-Social as informações referentes à comunicação e o possível cancelamento do aviso prévio do empregado, por iniciativa do empregado ou do empregador. Aviso prévio é o documento de comunicação, antecipada e obrigatória, em que uma das partes contratantes (empregador ou empregado) deseja rescindir, sem justa causa, o contrato de trabalho vigente. S-2299: Este evento é utilizado pelo empregador/contribuinte/órgão público para informar ao E-Social o desligamento do colaborador da empresa/ órgão público. S-2300: Este evento é utilizado para informar ao E-Social as informações cadastrais relativas aos trabalhadores que não possuem vínculo de emprego/estatutário com a empresa/órgão público. S-2306: Este evento é utilizado para enviar ao E-Social as informações utilizadas para a atualização dos dados contratuais relativos aos colaboradores que não possuem vínculo emprego/estatutário com a empresa/órgão público. S-2399: Este evento é utilizado para enviar ao E-Social as informações utilizadas para o encerramento da prestação de serviço dos colaboradores sem vínculo de emprego/estatutário. S-3000: Este evento é utilizado pelo empregador/contribuinte/órgão público para transmitir ao E-Social a invalidação/ anulação de um dos eventos anteriormente já transmitidos. 3.4 Eventos Periódicos Os eventos periódicos são aqueles que tem uma periocidade de ocorrência previamente definida. Tais eventos são compostos por informações de folha de pagamento, apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural, e do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos realizados a pessoa física. Salientamos que o esocial recepciona e registra os fatos geradores relativos aos eventos periódicos S-1200 Remuneração do Trabalhador ou S Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social RPPS utilizando-se do regime de competência, enquanto que o evento periódico S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho" se submete ao regime de Caixa. 6

7 4. PARAMETRIZAÇÃO SOFT-ROM Para que o sistema SR-Folha transmita o arquivo para o esocial, faz-se necessário algumas parametrizações internas que devem ser feitas pelo usuário final junto a este manual, e caso necessite, a equipe de suporte da Soft-Rom Sistemas estará qualificada e de prontidão para orientar na parametrização. 4.1 Certificado Digital O esocial não é como os demais sistemas que aceitam a importação por arquivo texto, o mesmo dispõe de um canal de comunicação direto com o ambiente virtual do esocial por meio de um WebService, que necessita de uma assinatura digital do tipo A1 ou A3 para a transmissão. Segue abaixo os passos a serem seguidos para configurar o certificado digital no sistema. 1º Passo: Menu Cadastro, Geral, Empresas. 2º Passo: Selecionar na aba lista a empresa desejada e clicar em Alterar o registro. 3 Passo: Clique na aba Específicos, Folha, E-Social, botão Configuração. A seguinte tela será aberta: 4º Passo: Em ambiente, selecione Homologação para transmissões de teste e Produção para transmissões oficiais. 7

8 5º Passo: Para modelos A1 que não estiverem instalados no computador, e o usuário possui somente o arquivo de instalação, clique no botão em caminho, selecione a pasta onde consta o certificado e selecione o mesmo. Em seguida informe a senha do mesmo. Para modelos A1 e A3 previamente instalados no computador, clique no botão em Número de Série e selecione o certificado digital. 6º Passo: Confira os dados do certificado selecionado em seus respectivos botões. 7º Passo: Clique em gravar para finalizar a configuração e salvar os dados. 4.2 Eventos Etapa S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/ Ingresso de Trabalhador O evento S-2200 é o principal evento da segunda fase do E-Social. Para transmiti-lo faz-se necessário uma conferência minuciosa no cadastro de funcionários, afim de parametrizar todos os campos obrigatórios para o envio. Para efetuar a parametrização no sistema SR-Folha, clique no menu Cadastro, Funcionário, selecione o funcionário em questão e altere o cadastro do mesmo. Na imagem (Imagem 1) abaixo é possível conferir todos os campos que devem ser verificados. 8

9 Imagem 1 Os campos Código de Município, Endereço, CEP e UF estão localizados na aba Dados Pessoais, aba Endereço, conforme a imagem (Imagem 2) abaixo: Imagem 2 Os campos Indicativo de Admissão, Vínculo, Sindicato, Tipo de Admissão, Regime Previdenciário, Regime Trabalhista e Regime da Jornada de Trabalho estão localizados na aba Dados Funcionais, conforme a imagem (Imagem 3) abaixo: 9

10 Imagem 3 O campo Cor/Raça está localizado na aba Dados Pessoais, aba Outras Informações, conforme a imagem (Imagem 4) abaixo: Imagem 4 Os campos Horário, Tipo de Jornada e Descanso estão localizados na aba Controle de Ponto, conforme a imagem (Imagem 5) abaixo: 10

11 Imagem 5 Os campos Código de Município de Nascimento, PIS e CPF estão localizados na aba Dados Pessoais, aba Documentação, aba Documentos Pessoais, conforme imagem (Imagem 6) abaixo: Imagem 6 Após a parametrização de todos os campos acima o evento S-2200 já pode ser transmitido ao E-Social, provavelmente sem pendências. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador O evento S-2205 deverá ser transmitido toda vez que houver alterações cadastrais dos colaboradores da empresa, sejam elas documentações pessoais, endereço, escolaridade, estado civil, contato, etc. Tanto os colaboradores com vínculo quanto os sem vínculos serão contemplados nesse evento. Não há a necessidade de nenhuma parametrização extra para a transmissão deste evento, toda vez que um dado cadastral for alterado o usuário deverá efetuar o lançamento do mesmo na tela de transmissão, selecionando as datas e os funcionários que sofreram alterações. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 11

12 4.2.3 S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho O evento S-2206 deverá ser transmitido toda vez que houver alterações contratuais dos colaboradores da empresa, ou seja, toda vez que houver alterações na remuneração e periodicidade de pagamento, duração do contrato, local, cargo ou função, jornada, entre outros. Não há a necessidade de nenhuma parametrização extra no sistema, basta transmitir o arquivo toda vez que houver alterações contratuais dos funcionários. A transmissão do evento é simples, o usuário deverá selecionar o evento e a data de alteração dos dados, em seguida selecione todos os colaboradores que tiveram alterações e grave para a transmissão. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 12

13 4.2.4 S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho O evento S-2210 deverá ser transmitido toda vez que houver algum acidente de trabalho, independente se houve o afastamento do colaborador de suas atividades laborais ou não. Para que seja possível o envio do evento S-2210 o usuário deve preencher os dados do Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) no cadastro do funcionário. No sistema SR-Folha, clique no menu Cadastro, Funcionário, selecione o funcionário requerido, altere o cadastro do mesmo, clique no botão CAT à esquerda da tela, conforme o exemplo abaixo, e preencha os dados. 13

14 4.2.5 S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador e Exame Toxicológico O evento S-2220 deve ser transmitido toda vez que houver a inclusão/ alteração das avaliações clínicas do colaborador durante todo o seu vínculo laboral com o empregador/contribuinte/órgão público. Devem ser registrados nesse evento os exames admissionais e de rotina, relacionados ao trabalho, também são registradas nesse evento as informações relativas ao exame toxicológico realizado pelo motorista profissional. Para que seja possível o envio do evento S-2220 o usuário deve preencher os dados do Monitoramento da Saúde do Trabalhador no cadastro do funcionário. No sistema SR-Folha, clique no menu Cadastro, Funcionário, selecione o funcionário requerido, altere o cadastro do mesmo, clique no botão Monit. Saúde à esquerda da tela, conforme o exemplo abaixo, e preencha os dados. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 14

15 4.2.6 S-2230: Afastamento Temporário O evento S-2230 deve ser transmitido toda vez que houver a inclusão/ alteração de informações relativas a afastamento do serviço por motivos diversos, elegíveis na Tabela 18 do E-Social, por exemplo, acidente de trabalho ou doença, licença maternidade, etc. Caso o colaborador tenha mais de um vínculo, o evento deverá ser transmitido para todos os vínculos cadastrados. Para que seja possível o envio do evento S-2230 o usuário deve preencher os dados pertinentes ao afastamento. No sistema SR-Folha, clique no menu Cadastro, Funcionário, selecione o funcionário requerido, altere o cadastro do mesmo, clique no botão Afastamentos à esquerda da tela, conforme o exemplo abaixo, e preencha os dados. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 15

16 4.2.7 S-2250: Aviso Prévio O evento S-2250 tem como objetivo registrar a comunicação e o possível cancelamento do aviso prévio de iniciativa do empregador ou do empregado. Este evento deve ser enviado em um prazo máximo de até 10 dias após a aplicação do aviso trabalhado sem justa causa. O evento também deve ser transmitido quando houver o cancelamento do aviso. Este evento só é utilizado em Avisos Trabalhados, caso a rescisão seja indenizada ou sem aviso os dados serão transmitidos posteriormente no evento S Para que seja possível o envio do evento S-2250 o usuário deve preencher os dados pertinentes ao aviso. No sistema SR-Folha, clique no menu Cadastro, Funcionário, selecione o funcionário requerido e clique no botão rescisão, normal. Preencha os dados da rescisão, incluindo os campos Opção de Redução e Indicador de cumprimento aviso prévio, e em seguida salve a rescisão. Se por algum motivo uma das partes desejar cancelar o aviso e continuar o vínculo com a empresa, o usuário deverá excluir a rescisão e em seguida preencher os campos Data de Cancelamento e Motivo Cancelamento para informar ao E-Social que houve o cancelamento do aviso. O informe do cancelamento é feito por este mesmo evento (S-2250). Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 16

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19 4.2.8 S-2299: Desligamento O evento S-2299 tem o objetivo de enviar ao E-Social as informações destinadas a registrar o desligamento do trabalhador da empresa/órgão público, independentemente do tipo de rescisão ou aviso. As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento, desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200 Remuneração, para o empregado a que se refere o desligamento. Para que seja possível o envio do evento S-2299 o usuário deve preencher os dados pertinentes à rescisão. No sistema SR-Folha, clique no menu Cadastro, Funcionário, selecione o funcionário requerido e clique no botão rescisão, normal. Preencha os dados da rescisão e em seguida salve. Em seguida efetue o envio das informações para o E-Social na tela de transmissão. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 19

20 Exemplo dos prazos de envio das rescisões: 20

21 4.2.9 S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário Início O evento S-2300 tem o objetivo de enviar ao E-Social as informações cadastrais dos trabalhadores sem vínculos empregatícios com a empresa, por exemplo, Autônomos, Sócios, Estagiários, etc. Para o envio do evento S-2300 o usuário deve estar com o cadastro de todos os trabalhadores atualizados, conforme já explicado anteriormente no evento S-2200, em seguida é só ir para a tela de transmissão, lançar o evento e efetuar a transmissão. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 21

22 S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Alteração Contratual O evento S-2306 tem o objetivo de enviar ao E-Social as alterações cadastrais feitas para os funcionários sem vínculo empregatício, ou seja, alterações na remuneração e periodicidade de pagamento, duração do contrato, entre outros. Alterações nos dados pessoais do trabalhador devem ser feitas através do evento S Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador e não neste evento (S-2306). O envio do evento é simples e não demanda parametrizações, quando ocorrer alterações em fatores contratuais cabe ao usuário do sistema lançar o evento S-2306 informando a data da alteração e os colaboradores que fazem parte da mesma, em seguida é só iniciar o processo de transmissão. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 22

23 S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário Término O evento S-2399 tem o objetivo de enviar ao E-Social as informações de término de contrato do empregado sem vínculo empregatício. No sistema SR-Folha, para sócios e autônomos por exemplo, o usuário deve desativar o seu cadastro quando houver o fim do contrato, para que assim seja possível gerar os dados para a transmissão ao E-Social. Para desativar um colaborador, clique com o botão direito do mouse no mesmo e selecione desativar, a partir daí o mesmo já estará disponível para o lançamento de transmissão do evento S Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 23

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25 S-3000: Exclusão de Eventos O evento S-3000 é utilizado para tornar sem efeito um evento enviado indevidamente, o qual deve estar incluído entre as faixas S-1200 a S-2400, com exceção dos eventos S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos e S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos. Só é possível invalidar eventos que já foram transmitidos, ou seja, só serão exibidos na tela de lançamento os eventos com status transmitidos. Veja o exemplo abaixo no qual o evento S-2200 está transmitido e o S-2205 está como aguardando transmissão, ao inserir os registros no S-2300 somente o evento S aparece para ser selecionado. Para entender como efetuar a transmissão consulte o tópico 5 desse manual. 25

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27 5. TRANSMITINDO AS INFORMAÇÕES PARA O ESOCIAL Após compreender as parametrizações necessárias no sistema SR-Folha para a transmissão da segunda fase do e-social o usuário deverá efetuar o envio dos eventos, seguem abaixo os passos a serem seguidos para concluir o processo. Para efetuar a transmissão, clique no menu Lançamentos, Eventos E- Social, Não Periódicos, conforme a imagem (imagem 7) abaixo: 27

28 Imagem 7 A tela de lançamentos e transmissão dos registros será exibida em seguida, imagem 8, e para efetuar a transmissão siga os passos abaixo: Imagem 8 1º Passo: Clique no botão novo Registro. 2º Passo: Selecione o evento a ser lançado e clique no botão Registro. 28

29 3º Passo: Clique no botão Buscar para que todos os registros que atendam aos requisitos de envio sejam apresentados na tela, em seguida clique em Selecionar Todos para carrega-los para a transmissão. Se algum registro estiver destacado em vermelho significa que há alguma pendência a ser corrigida no cadastro do mesmo, selecione-o e clique no botão pendência para compreender o que deve ser corrigido. Caso não tenha pendências clique no botão Gerar. 29

30 4º Passo: Na tela seguinte é possível lançar novos eventos, ou gravar os já lançados para a transmissão. 5º Passo: Marque os eventos a serem transmitidos e clique no botão Transmitir Evento E-Social, em seguida, após a transmissão, marque novamente os eventos e clique no mesmo botão, que agora terá a descrição de Consultar Eventos E-Social. Para imprimir o recibo de transmissão ou verificar as pendências clique no botão Resumo Evento. 30

31 As explicações acima contemplam de forma completa a metodologia a ser utilizada no sistema SR-Folha para a transmissão da segunda fase do E-Social, caso ainda tenha dúvidas entre em contato com nosso Suporte Técnico. 6. FONTES esocial Governo Federal Acessado em outubro de