Unidade curricular de Gestão Capítulo 4 Apontamentos de Contabilidade 1. A organização da informação financeira: O papel da Contabilidade; Introdução aos principais mapas e conceitos 2. Os principais mapas contabilísticos Prof. João Oliveira Soares Departamento de Engenharia e Gestão 1
A Informação Financeira Elementos de Contabilidade e Análise Financeira 1. A organização da informação financeira: O papel da Contabilidade; Introdução aos principais mapas e conceitos Este texto visa introduzir de forma breve alguns conceitos no domínio das contas das empresas e da análise que é possível fazer a partir das mesmas. Começaremos pelo papel da contabilidade, que se pode definir como um processo estruturado para medir e transmitir informação sobre o património e resultados das empresas e das organizações em geral, incluindo os sectores público e social sem fins lucrativos. Para tal, a contabilidade rege- se por normas estandardizadas segundo convenções de âmbito nacional e internacional, visando tornar transparente a sua leitura e interpretação por parte dos investidores, Fisco, órgãos reguladores externos (como o banco central e a comissão da bolsa de valores mobiliários) e demais interessados. No caso português, o SNC (Sistema de Normalização Contabilística) assimila a transposição das Diretivas contabilísticas da União Europeia, que por sua vez segue princípios em sintonia com as normas internacionais de contabilidade emitidas pelo IASB (International Accounting Standards Board). É usual subdividir a contabilidade em dois ramos Contabilidade Geral e Analítica que correspondem à especialização que abaixo se enuncia. Contabilidade Geral (Financeira ou Externa) É virada para o exterior da organização. Gera informação para os elementos externos à empresa ou instituição (clientes, fornecedores, sócios, bancos, etc.). Segue as normas internacionais de contabilidade emitidas pelo IASB (International Accounting Standards Board) e, no caso português, adotadas pela União Europeia, concretizando- se no SNC (Sistema de Normalização Contabilística), onde se estabelece nomeadamente o código 2
das contas em que classificar os diversos lançamentos contabilísticos e a formatação dos principais Modelos de Demonstrações Financeiras (MDF). Contabilidade Analítica (de Gestão, de Custos ou Interna) É virada essencialmente para o interior da organização, gerando informação específica para apoio à decisão dos gestores da empresa. Nesse sentido, é mais desagregada do que a Contabilidade Geral, permitindo apurar, por exemplo, resultados por produtos, regiões, mercados ou atividades. Dessa análise, e de acordo com o prazo temporal escolhido, a gestão poderá concluir sobre quais os segmentos mais lucrativos e aqueles que nitidamente apresentam desvios em termos de custos ou receitas orçamentadas. Com base nisso será possível atuar. Refira- se finalmente que na contabilidade de gestão se torna essencial a instituição de procedimentos e técnicas adequadas de custeio, envolvendo os engenheiros da empresa, havendo sempre que fazer o balanço entre o custo e o tempo necessários para implementar bons sistemas de informação e os benefícios a retirar com os mesmos. Começaremos por analisar na secção seguinte a contabilidade geral, introduzindo primeiro a noção de património em termos pessoais e organizacionais e detendo- nos depois sobre os principais mapas contabilísticos. Contabilidade Pessoal: um exemplo Imagine que é dono do seguinte: Uma casa que vale 250 000 Um carro que vale 20.000 Depósitos bancários e dinheiro na carteira totalizando 30 000 Estes são os seus bens : 300 000 euros Se, para além disso, lhe deverem 100 000 euros, o conjunto do seu Património Ativo (Bens e Direitos) é: 400 000 euros. E se dever, por exemplo, ao banco 150 000 euros, este 3
é o seu Património Passivo, são as suas obrigações. Finalmente, o seu Património Líquido, será a diferença entre bens e direitos, por um lado, e obrigações, por outro. Será no montante de 250 000 euros (ver esquema na fig.1). Figura 1 Património Líquido Contabilidade Geral: um exemplo Passemos agora do âmbito pessoal para o de uma empresa, imaginando como calcular o património líquido de uma nova empresa com as seguintes ocorrências: a) Dois sócios criam uma empresa tendo realizado em capital 20 000 ; b) A empresa compra, a pronto pagamento, computadores no valor de 5 000 ; c) A empresa faz uma prestação de serviço e recebe dos clientes 10 000 d) A empresa pede um empréstimo bancário no valor de 5 000 e) A empresa paga salários no montante de 2 000 Na Tabela 1 representamos essas ocorrências, sendo que adaptamos a designação à contabilidade empresarial. Assim, património líquido é substituído por capital próprio, património ativo e património passivo designam- se simplificadamente por ativo e passivo, e o mapa geral onde fazemos os registos corresponde na sua organização ao de um balanço, sendo que num balanço não aparecem obviamente as ocorrências 4
discriminadas mas sim os saldos das contas. Outro aspeto importante a reter é que os lançamentos que fazemos obedecem à Equação fundamental da contabilidade: ATIVO = PASSIVO + CAPITAL PRÓPRIO e cada ocorrência (ou transação) dá origem a, pelo menos, duas alterações (ou registos) do mesmo sinal em lados opostos do balanço (vide alíneas a, c, d, e, na tabela 1) ou a duas alterações de sinal contrário se no mesmo lado (alínea b). Esta técnica é designada por princípio da dupla entrada ou Método das Partidas Dobradas, apresentado originalmente por Luca Pacioli, monge e matemático italiano que viveu entre 1445 e 1517, no seu livro "Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità" (1494). Tabela 1 Exemplo de ocorrências/transações e registo no Balanço # Ativo (Bens e Direitos) Cap. Próprio + Passivo (Património Líquido + Obrigações) a) b) b) c) d) e) Depósitos Bancários + 20 000 Depósitos (computadores) - 5 000 Ativo fixo (computadores) + 5 000 Depósitos (receb. de clientes) + 10 000 Depósitos (emprést. obtido) + 5 000 Depósitos (renda) - 1 000 Capital Próprio a) Capital + 20 000 c) Resultado Líquido + 10 000 e) Resultado Líquido - 1 000 Passivo d) Dívidas a bancos + 5 000 Ativo 34 000 Cap. Próprio + Passivo = 34 000 Em síntese, as alterações patrimoniais são causadas por ocorrências ou transações que implicam pelo menos dois registos DUPLA ENTRADA. Se existirem: Alterações em 2 elementos do ativo, ou em 2 elementos do passivo, ou em dois elementos do capital próprio, uma terá sinal + e a outra terá sinal - ; Alterações num elemento do ativo por contrapartida de um elemento do capital próprio ou do passivo, ambas terão sinal idêntico; 5
Alterações num elemento do capital próprio por contrapartida de um elemento do passivo, uma terá sinal + e a outra terá sinal -. 2. Os principais mapas contabilísticos De entre os documentos financeiros publicados pelas empresas destacam- se o Balanço e a Demonstração de Resultados, aos quais se poderá associar a Demonstração de Fluxos de Caixa. Vejamo- los um a um. Balanço O Balanço é uma fotografia num dado momento (final do ano, do semestre ou do trimestre, por exemplo) da situação patrimonial da empresa, como aliás vimos no ponto anterior. Do lado esquerdo, do ativo, registam- se as aplicações de fundos em bens ou direitos a receber. Inclui nomeadamente ativos fixos tangíveis (edifícios, equipamentos, etc.), propriedades de investimento, ativos intangíveis (marcas e patentes), inventários, dívidas de terceiros (vide clientes) e valores monetários (dinheiro, depósitos, títulos financeiros). Do lado direito registam- se as origens dos fundos, por contraparte das aplicações relatadas no lado esquerdo. Subdividem- se, como também vimos anteriormente, em rubricas do capital próprio (também designado situação líquida ou património líquido) e do passivo (que também poderemos designar por capital alheio). Sempre que o ativo é menor do que o passivo considera- se que a empresa ou organização se encontra em falência técnica, visto que uma eventual alienação dos bens do ativo, mais o recebimento das dívidas de terceiros aí registadas, mais o saldo de caixa, depósitos bancários e títulos financeiros, tudo isso não cobriria o valor das responsabilidades registadas no passivo. O Balanço em esquema, só com as grandes rubricas, pode ser visto na figura 2. As designações corrente e não corrente referem- se ao prazo inferior ou superior a um ano, no que diz respeito à sua possível transformação em dinheiro. Por sua vez, é de reparar 6
que as rubricas do lado do ativo se apresentam, de cima para baixo, por uma ordem de liquidez (i.e., de facilidade em converter em dinheiro) crescente, enquanto as rubricas do passivo se apresentam, de cima para baixo, por uma ordem de exigibilidade crescente. Note- se também que os ativos não correntes são registados pelo seu valor líquido, deduzindo aos valores de aquisição, produção ou reavaliação desses ativos as depreciações/amortizações acumuladas e as perdas por imparidade acumuladas até à data do balanço. O que são estas depreciações e amortizações? Trata- se, no caso das depreciações, da contabilização durante um período contabilístico da quebra do valor das propriedades de investimento, dos ativos biológicos não consumíveis e dos ativos fixos tangíveis; no caso das amortizações a quebra do valor refere- se a ativos fixos intangíveis (p.ex. software). São ambas consideradas um gasto do período na Demonstração de Resultados, correspondendo usualmente a uma fração do valor dos ativos proporcional à sua duração média expectável estipulada legalmente 1. Por exemplo, um computador tem uma taxa de 33,33%, deprecia- se em 3 anos; um automóvel tem uma taxa de 25%, deprecia- se em 4 anos; um software tem uma taxa de amortização de 33,33%, amortiza- se em 3 anos (ver tabela de depreciações e amortizações em anexo, no fim deste texto). As depreciações e amortizações acumuladas são obviamente os valores acumulados das depreciações e amortizações à data do Balanço (= soma das depreciações e amortizações das D.R. até essa data). Subtraídas aos valores de aquisição, produção ou reavaliação desses ativos dão origem aos valores dos ativos que aparecem registados no Balanço em cada período. 1 Estamos a referir- nos ao método mais usual de quotas constantes, ou método de linha reta, mas é possível um método de quotas decrescentes. 7
ATIVO ATIVO NÃO CORRENTE Ativos fixos tangíveis Propriedades de Investimento Ativos intangíveis Participações financeiras ATIVO CORRENTE Inventários Clientes Outras contas a receber Outros ativos financeiros Meios Financeiros Líquidos (Caixa e depósitos à ordem) CAPITAL PRÓPRIO Capital realizado Reservas Legais Outras Reservas Resultados transitados Resultado líquido do Período PASSIVO PASSIVO NÃO CORRENTE PASSIVO CORRENTE Outras contas a pagar Fornecedores Financiamentos obtidos Estado e outros entes públicos Figura 2 Esquema do balanço (grandes rubricas) Repare- se ainda que o capital próprio corresponde ao capital realizado pelos sócios ou acionistas, a que se somam lucros presentes (resultado líquido do período) ou passados (reservas, lucros que os sócios ou acionistas decidiram que ficariam na empresa; resultados transitados, resultados anteriores que ainda não foram objeto dessa decisão ou constituíram prejuízos). Uma apresentação mais detalhada do balanço pode ser vista na figura 3, tendo como fonte a Comissão de Normalização Contabilística: http://www.cnc.min- financas.pt/pdf/snc/portaria_986_2009_mdf.pdf. 8
Figura 3 Balanço Demonstração de Fluxos de Caixa A Demonstração dos Fluxos de Caixa é o documento financeiro que mostra o saldo inicial e as variações da caixa ou tesouraria da empresa, sendo o saldo final registado no lado do Ativo do balanço. As rubricas de recebimentos e pagamentos deste mapa apresentam- se 9
discriminadas respetivamente por atividades operacionais, de investimento e de financiamento. Na figura 4 apresenta- se este mapa tendo novamente como fonte a página da Comissão de Normalização Contabilística: http://www.cnc.min- financas.pt/pdf/snc/portaria_986_2009_mdf.pdf. Figura 4 Demonstração dos Fluxos de Caixa 10
Num exemplo mais simples, pode- se simular a variação da caixa de uma empresa no ano de 2014 (valores em milhares de euros): Saldo de caixa no início de 2014 = saldo de caixa no fim de 2013 = + 80 Recebimento dívida de clientes no ano = +20 Venda, no valor de 700, com recebimento a pronto pagamento de 400 = +400 Recebimento de clientes = + 200 Pagamento de salários = - 500 Pagamento a fornecedores = - 10 Compra de máquina para a produção; apenas 10% do valor pago este ano = - 100 Contração de empréstimo bancário = +300 Reembolso (pagamento) de parte de empréstimo bancário contraído anteriormente)= - 50 Pagamento de juros referente aos empréstimos bancários = - 10 Distribuição de dividendos pelos acionistas = - 30 Saldo da conta caixa no final do ano de 2014 = +1000 700 = + 300 Demonstração de Resultados O saldo da Demonstração de Resultados corresponde ao resultado líquido do período, que encontramos no lado direito do Balanço, no capital próprio. Nesse sentido, a Demonstração de Resultados é no essencial um mapa que exprime para um dado período de tempo a diferença entre os fluxos de rendimentos de, p. ex., vendas de produtos ou mercadorias, ou serviços prestados, e os diferentes tipos de gastos (matéria- prima, energia, gastos de distribuição, gastos com vencimentos do pessoal, juros, etc.). Essa diferença dá lugar ao designado resultado antes de impostos, após o que se calcula o imposto a pagar (em Portugal, o imposto é o IRC Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas). Importa sublinhar que, ao contrário do Balanço, a Demonstração de Resultados não fornece uma fotografia num dado dia de tudo o que se passou para trás. Antes exprime a variação ocorrida num período. Não remete pois para a noção de stock mas de fluxo. 11
Para além disso, a Demonstração de Resultados também não se orienta pelo tempo da Demonstração de Fluxos de Caixa, mas pelo tempo económico. Pode, por exemplo, ter- se registado uma venda com a emissão da respetiva fatura. O tempo económico a que essa transação diz respeito é o do período ou exercício em que se facultou o bem ou serviço ao cliente, independentemente de ele ter pago a pronto pagamento ou não. Assim, aquela ocorrência dará origem a: i) um aumento da dívida de clientes no lado esquerdo (ativo) do Balanço; ii) ao registo da venda na Demonstração de Resultados, com consequente aumento do resultado líquido do período e consequente aumento no capital próprio, no lado direito do Balanço; iii) a uma diminuição do inventário, no lado esquerdo do Balanço, pelo custo do que foi vendido; iv) ao registo desse mesmo custo (negativo), que será subtraído na Demonstração de Resultados, com a consequente diminuição do capital próprio, no lado direito do Balanço. Posteriormente, no período ou exercício 2 em que o cliente vier a pagar faz- se: i ) a anulação da dívida do cliente no lado esquerdo do balanço (ativo); ii ) e, por contrapartida, o aumento eventual da caixa, também no lado esquerdo do balanço (ativo). É nessa altura que o recebimento será registado na Demonstração de Fluxos de Caixa. A diferença entre os dois tempos considerados, correspondente a uma ótica de caixa e outra de exercício, é realçada na figura 5: 2 Usamos alternativamente a período (período de tempo) a designação de exercício contabilístico (p. ex.: exercício de 1 janeiro 2010 a 31 dezembro 2015) 12
Figura 5 Relação entre documentos financeiros Ótica de exercício vs. ótica de caixa Quanto ao mapa com a Demonstração de Resultados importa ainda realçar que ocorrem usualmente dois tipos de apresentações, diferindo no essencial quanto à agregação da parte dos gastos. Vejam- se para isso as figuras 6 e 7. É comum a ambas a separação entre rendimentos e ganhos de cariz operacional, que dão lugar ao resultado operacional em inglês, EBIT: Earnings Before Interests and Taxes e encargos e rendimentos provenientes de financiamento ou aplicações financeiras, donde se calcula o resultado financeiro. Ambos somados, tem- se o resultado antes de impostos já falado. Por sua vez, dentro dos resultados operacionais, vemos que a fig. 6 agrega os gastos quanto à sua natureza (custo das matérias primas, das mercadorias, gastos com pessoal, fornecimentos e serviços externos à empresa, etc.), enquanto a fig. 7 os agrega de acordo com as funções dentro da empresa (custo das vendas e dos serviços prestados, correspondentes ao custo de produção de produtos industriais ou de serviços, ou ao valor de compra a montante numa empresa comercial; gastos de administração; gastos administrativos; de investigação e desenvolvimento; e outros). 13
Figura 6 Demonstração de Resultados por naturezas 14
Figura 7 Demonstração de Resultados por funções A diferença entre esses dois modelos de Demonstração de Resultados decorre ainda de outra característica. Enquanto na Demonstração de Resultados por funções o custo das vendas se refere logo ao custo das unidades de produto vendidas, na Demonstração de Resultados por naturezas o custo é o das unidades produzidas no período e o mesmo é depois deduzido do custo das novas unidades em inventário, fabricadas mas não vendidas Variação nos Inventários da Produção (ver fig. 6). Vejamos a diferença com um exemplo: Uma empresa tem de inventário inicial 100 000. Nesse ano fabrica 1 000 unidades de um produto, que vende por 120 a unidade, tendo um custo unitário de fabrico de 80. Admitindo que só vende 600 unidades, tem um aumento de inventário de 400 x 80 = 15
32000. Por sua vez, o custo das vendas será de 600 x 80 = 48000 e os gastos totais de fabrico serão de 1 000 x 80 = 80 000 (40 000 de matéria prima; 30 000 de gastos com o pessoal relativos a mão- de- obra direta; 10 000 de custos indiretos de fabrico: 5 000 em fornecimentos e serviços externos e 5000 em depreciações). Temos ainda : Gastos administrativos e de distribuição = 20 000 ( = 10 000 de gastos de pessoal, 5 000 de depreciações/amortizações e 5 000 de f.s.e.) Gastos de financiamento líquidos (= juros suportados juros obtidos) = 10 000 As duas demonstrações de resultados, seriam: Demonstração de resultados por funções : Vendas = 72 000 Custo das Vendas = - 48 000 Resultado Bruto = 24 000 Gastos administrativos e de distribuição = - 20 000 Resultado Operacional = 4 000 Gastos de financiamento líquidos - 10 000 Resultado Antes de Impostos - 6 000 Demonstração de resultados por naturezas : Vendas = 72 000 Variação nos Inventários da Produção = 32 000 Custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas = - 40 000 Fornecimentos e Serviços Externos (F.S.E) = - 10 000 Gastos com o Pessoal = - 40 000 Depreciações / amortizações = - 10 000 Resultado Operacional = 4 000 Juros suportados juros obtidos = - 10 000 Resultado Antes de Impostos = - 6 000 16
Aquelas duas demonstrações de resultados dão obviamente o mesmo resultado, usando- - se uma ou outra conforme nos for mais conveniente do ponto de vista da análise. A estas duas formas de apresentação podemos ainda acrescentar uma última, não contemplada no Sistema de Normalização Contabilística mas que pode ser útil no âmbito da análise Custo- Volume- Resultado, como veremos numa secção mais adiante. Nesta demonstração de resultados, por margem de contribuição, separam- se os custos em variáveis (custos que variam com a quantidade produzida) e fixos (que não variam): Rendimentos (vendas e serviços prestados) - Custos Variáveis = Margem de Contribuição - Custos Fixos = Resultado Operacional (antes de gastos de financiamento e impostos) Gastos de financiamento líquido Resultado antes de impostos Imposto sobre o rendimento do período Resultado Líquido do Período Figura 8 Demonstração de Resultados por margem de contribuição 17
Anexo Tabela de Amortizações (taxas genéricas) 18
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