MALA DIRETA O primeiro passo que você deve fazer é criar uma lista de nomes e endereços. Se você é um profissional liberal ou empresário e ainda não tem uma, é hora de fazê-la! Para isso, crie uma tabela de 6 colunas x n linhas, onde n é o número de pessoas que sua mala direta terá. Se você ainda não sabe quantos endereços sua mala direta terá, comece com 10 e depois se for preciso, basta inserir novas linhas à tabela. Em seguida, na primeira linha da tabela que você criou, escreva as seguintes palavras, uma em cada uma das seis colunas: Nome, Endereço, Bairro, Cidade, Estado, CEP. Se você quiser aproveitar para adicionar outros dados de seus amigos ou clientes, como telefone, celular e e-mail, basta adicionar quantas colunas forem necessárias. Veja abaixo o exemplo: Nome: Endereço: Bairro: Cidade: Estado: CEP: João Marcos Luiz Rua Brasil, 781 Bairro das Acácias Sumaré SP 13170-000 Maria Cecília Rosa Rua das Azaléias, 321 Jd. Sereno Campinas SP 13520-000 Claudia Ribas Rua 12, 346 Jd. Nazaré Americana SP 13210-000 Roberto Freitas Av. Rio Claro, 769/404 Bairro Nobre I Campinas SP 13520-000 Antônio Ribeiro Rua das Amoreiras, 332 Jd. Novo Mundo Americana SP 13210-000 Carla Esmeralda Rua das Araras, 407 Jd. Freitas Sumaré SP 13170-000 Natalia Barros Av. do Milho, 567 Bairro do Leste Sumaré SP 13170-000 Luiz Vieira de Souza Rua 18, 32 --- Campinas SP 13520-000 José Ribeiro Silva Av. das Berinjelas Bairro das Frutas Hortolândia SP 13130-000 Após criar a tabela, você terá de digitar o nome das pessoas e os demais dados (endereço completo). Não se preocupe com a formatação. Isso será feito automaticamente pelo Word. Salve esse arquivo e lembre muito bem onde ele esta, pois ele será o seu banco de dados. Salve por exemplo dentro da pasta Meus Documentos, com o nome Clientes. Ele será usado como base para a criação da nossa MALA DIRETA. ETIQUETAS: Vamos primeiro criar uma Mala Direta com etiquetas: Primeiro, clique no menu EXIBIR / BARRAS DE FERRAMENTAS / MALA DIRETA. Vai aparecer esta barra de ferramentas. Clique neste botão: CONFIGURAÇÃO DO DOCUMENTO PRINCIPAL. Prof. Jairo Pinheiro - Modulo 8 MALA DIRETA PAG. 1
Vai aparecer a Janela Tipo de Documento Principal, clique em etiquetas e depois em OK Agora Aparece a Janela Opções de Etiqueta. Escolha a etiqueta PIMACO e o Número de Série Pimaco 6082 Endereço. Pode clicar em OK. Apenas escolhemos este numero para exemplificar, mas sempre deve ser escolhido o tipo de etiqueta que você estiver utilizando. Vai surgir na sua folha uma tabela com duas colunas e sete linhas. Agora clique no botão ABRIR FONTE DE DADOS: Vai aparecer a janela Selecionar Fonte de Dados, selecione o local onde você salvou sua tabela com o nomes e endereços, no nosso exemplo, o documento clientes.doc dentro da pasta Meus documentos. Quando for clicado em Abrir, vai aparecer em cada célula da tabela a frase «Próximo registro», menos na primeira célula. Clique agora no botão DESTINATÁRIOS DA MALA DIRETA: Prof. Jairo Pinheiro - Modulo 8 MALA DIRETA PAG. 2
Vai aparecer a Janela Destinatários da mala direta, veja que do lado de cada nome existe um quadrado de ativação, se você clicar em algum deles e desmarcar o mesmo, este nome não vai aparecer na lista de etiquetas. Pode clicar em OK. Agora clique no botão INSERIR CAMPOS DE MESCLAGEM. Vai aparecer a janela Inserir campo de mesclagem. Veja que os campos são os mesmos que você criou na sua tabela. Veja o cursor piscando na sua primeira célula. O campo que esta selecionado é o campo Nome, clicando no botão Inserir, vai aparecer na sua célula o campo «Nome». Agora insira cada campo de uma vez, sempre clicando no botão ENTER para que cada campo fique em uma linha da célula, ou ao lado um do outro, veja o exemplo e, tente deixar sua célula assim: Agora clique no botão EXIBIR DADOS MESCLADOS: Somente sua primeira célula ficará com dados escritos, no nosso caso deve ficar assim. Prof. Jairo Pinheiro - Modulo 8 MALA DIRETA PAG. 3
Agora clique no Botão DIVULGAR RÓTULOS e veja o resultado na sua folha de etiquetas. CARTAS: Para a impressão de cartas em uma mala direta, a forma é muito parecida com a de impressão de etiquetas. Usaremos o nosso mesmo Banco de Dados. Primeiro, crie o Documento Principal (a sua carta), pode ser como no exemplo abaixo. Na Barra de Ferramentas Mala Direta, clique no botão ABRIR FONTE DE DADOS. Vai aparecer a janela Selecionar Fonte de Dados, selecione o local onde você salvou sua tabela com o nomes e endereços, no nosso exemplo, o documento clientes.doc dentro da pasta Meus documentos. Selecione a fonte de dados e clique em abrir. Prof. Jairo Pinheiro - Modulo 8 MALA DIRETA PAG. 4
Agora clique no botão DESTINATÁRIOS DA MALA DIRETA. Novamente vai aparecer a Janela Destinatários da mala direta, veja que do lado de cada nome existe um quadrado de ativação, se você clicar em algum deles e desmarcar o mesmo, este nome não vai aparecer na sua carta. Veja que na sua carta, entre as palavras Sr(a). e Gostaríamos, foram deixados três espaços, antes de inserir um campo, deixe seu cursor no meio destes três espaços Agora clique no botão INSERIR CAMPOS DE MESCLAGEM. Vai aparecer a janela Inserir campo de mesclagem. Veja o cursor piscando na sua primeira célula. O campo que esta selecionado é o campo Nome, clicando no botão Inserir, vai aparecer na sua célula o campo «Nome». Na nossa carta, será o único campo que vai ser inserido em nossa carta, vai ficar assim. Veja onde o campo nome ficou, por isso colocamos o cursor entre as duas palavras. Prof. Jairo Pinheiro - Modulo 8 MALA DIRETA PAG. 5
Agora clique no botão EXIBIR DADOS MESCLADOS: Veja que na sua carta vai aparecer o nome do primeiro destinatário do Banco de Dados. Agora clique no botão MESCLAR PARA NOVO DOCUMENTO. Vai Aparecer esta Janela: Deixe Todos marcado e clique em OK. Agora use a barra de rolagem do lado direito de seu documento, puxando ela para baixo e veja o que acontece com seu documento. Prof. Jairo Pinheiro - Modulo 8 MALA DIRETA PAG. 6