Mudança de Hábito - GESTOR
Presidente da República Luiz Inácio Lula da Silva Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão Paulo Bernardo Silva INSTITUTO BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATÍSTICA - IBGE Presidente Eduardo Pereira Nunes Diretor-Executivo Sérgio da Costa Côrtes ÓRGÃOS ESPECÍFICOS SINGULARES Diretoria de Pesquisas Wasmália Socorro Barata Bivar Diretoria de Geociências Luiz Paulo Souto Fortes Diretoria de Informática Paulo Cesar Moraes Simões Centro de Documentação e Disseminação de Informações David Wu Tai Escola Nacional de Ciências Estatísticas Sérgio da Costa Côrtes (Interino) UNIDADE RESPONSÁVEL Diretoria-Executiva Sérgio da Costa Côrtes
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística Diretoria-Executiva - DE MUDANÇA DE HÁBITO: ADMINISTRAR PARA GASTAR MELHOR Um guia de boas práticas para o Gestor do IBGE Rio de Janeiro Novembro de 2010
Av. Franklin Roosevelt, 166 - Centro - 20021-120 - Rio de Janeiro - RJ - Brasil Mudança de Hábito: Administrar para gastar melhor Um guia de boas práticas para o Gestor do IBGE Diretoria-Executiva Apresenta informações e recomendações importantes para orientar o Gestor do IBGE a administrar para gastar melhor. Coordenação Sérgio da Costa Côrtes Autores Ernesto Dorneles Saraiva, Unidade Estadual do RS Maria de Fátima Ribeiro, Diretoria-Executiva, RJ Programação Visual e Editoração Mauro Emílio Araújo
Mudança de Hábito - GESTOR Programa de Melhoria da Qualidade do Gasto - PMQGasto prevê O que atitudes mais conscientes incluem práticas responsáveis que se incorporam no cotidiano de trabalho e criam novos hábitos e rotinas que reduzirão desperdícios, com reflexos positivos no ambiente de trabalho e no desempenho coletivo. Este imperativo alcança todos os servidores do IBGE, sobretudo cada gestor, que deve adotar e incentivar atitudes voltadas para a diminuição de gastos, sem prejuízo para a eficiência. Prioritariamente, serão estabelecidas metas mensais de redução para aspectos relativos à infra-estrutura de funcionamento das instalações e ao consumo de material de trabalho. Isto significa dar maior atenção ao que é gasto com aluguéis, água, energia elétrica, combustível, manutenção de veículos e equipamentos, material de consumo, passagens e diárias, etc. Sistemas informatizados já estão disponíveis para monitoramento e avaliação dos gastos, como por exemplo, o Sistema de Contratos Essenciais SCE e o Sistema de Caderneta de Despesas SCD, ambos com informações vinculáveis ao Cadastro Nacional de Infraestrutura para Fins de Planejamento. As ferramentas em rede podem ser acessadas por qualquer servidor, em qualquer parte do Brasil ou do exterior, via internet, o que quebra as barreiras da distância e potencializa a troca de informações, a criação de redes de colaboradores e fortalece os vínculos profissionais. Ao agregar e interligar informações de diferentes áreas do IBGE, o PMQGasto também dá transparência a seus processos (permite comparações, avaliações e correções) e presta conta dos resultados alcançados.
Mudança de Hábito - GESTOR Minimizar custos e maximizar resultados deve ser o objetivo de todos os gestores, sempre priorizando diminuir os custos da sociedade que, em última instância, é quem custeia o Estado. Este é o objetivo maior do Programa de melhoria da Qualidade do Gasto PMQGasto. A informação é uma poderosa ferramenta de persuasão e sensibilização, princípio gerador de atitudes colaborativas. É necessário que todos os servidores compreendam o objetivo maior a ser alcançado e cabe a cada gestor a habilidade para buscar a participação consciente de sua equipe. Leia as instruções do Guia de boas práticas para os servidores do IBGE. Discuta o PMQGasto com outros gestores. Divulgue o objetivo e as orientações do PMQGasto para sua equipe. Incentive a participação colaborativa de todos. Decida, em conjunto com sua equipe, estratégias para a implantação do PMQGasto. Explore cada potencial de redução de consumo e custos em sua área. Abra canais de comunicação para críticas e sugestões relativas à melhoria dos padrões praticados. 8 Diretoria-Executiva - DE
Mudança de Hábito - GESTOR Agregue as sugestões que considerar pertinentes. Procure, dentro e fora do IBGE, exemplos bem sucedidos de racionalização de custos que possam ser adotados. Ajuste à realidade específica as atitudes e ações gerais preconizadas pelo Programa. Delegue responsabilidades para o monitoramento do Programa. Mantenha sua equipe informada dos progressos. Valorize e divulgue os resultados alcançados. Acesse regularmente os sistemas do PMQGasto para informar e informar-se. Estes procedimentos aqui apresentados integram ações de planejamento, direção, organização e controle, funções da administração e têm como foco reforçar atitudes cooperativas que favoreçam e estimulem a identificação e a correção de rotinas e situações irregulares, antieconômicas, ineficientes e ineficazes. Como será visto a seguir, cada gestor deve analisar, comparar e avaliar o que pode ser imediatamente mensurável. E o primeiro passo para o consumo responsável deve começar pela análise do que é gasto, mês a mês, nas Unidades Organizacionais Físicas de Operação (UORGFO) sob sua responsabilidade: energia elétrica, água, material de consumo, combustível, descarte de lixo, etc. Diretoria-Executiva - DE 9
10 Diretoria-Executiva - DE Mudança de Hábito - GESTOR EM RELAÇÃO AO CONSUMO DE ENERGIA ELÉTRICA E ÁGUA A média de consumo está dentro dos padrões? Houve algum aumento injustificado de consumo? Qual o nível de consumo em comparação com outras unidades? Que fatores estariam vinculados a estes resultados? Há quanto tempo não é feita uma vistoria minuciosa nas instalações? As contas estão sendo pagas em dia, para evitar o pagamento de multas e juros? Energia elétrica INVESTIGUE: Em que condição está a fiação? Há fios mal isolados, emendas mal feitas ou desgastadas? Há sobrecarga em algum circuito? Os disjuntores e reatores estão em bom estado de conservação? Condicionadores de ar e demais aparelhos elétricos e eletrônicos estão em bom estado de funcionamento e recebem manutenção regular e adequada? Há poeira ou sujeira diminuindo a eficiência de lâmpadas e luminárias? IDENTIFIQUE oportunidades de ganho de eficiência no uso da energia elétrica e o correspondente potencial de redução de despesa. AVALIE: Os critérios de eficiência de energia estão sendo considerados na aquisição de bens e serviços que envolvam eletricidade? Que mudanças no ambiente físico podem favorecer a economia de energia? Será preciso mudar a cor de paredes ou a disposição dos móveis? É possível substituir as lâmpadas
Mudança de Hábito - GESTOR comuns por lâmpadas frias? Vale a pena instalar sensores de presença em locais de passagem? É viável trocar aparelhos antigos de alto consumo por novos, de baixo consumo? Água INVESTIGUE: Em que condição estão os equipamentos hidráulicos e a tubulação? As torneiras estão fechando perfeitamente? As caixas ou válvulas de descarga dos sanitários estão reguladas? Como é feita a limpeza das instalações e dos veículos? IDENTIFIQUE oportunidades de ganho de eficiência no uso da água e o correspondente potencial de redução de despesa. AVALIE: Os critérios de eficiência estão sendo considerados na aquisição de bens e serviços hidráulicos? Que mudanças no ambiente físico podem favorecer a economia de água? É possível substituir as torneiras e descargas comuns por outras, de baixo consumo? Vale a pena instalar torneiras com fechamento automático ou descargas sanitárias inteligentes? VEÍCULOS: CONSUMO DE COMBUSTÍVEL e MANUTENÇÃO Monitore o cumprimento dos prazos de manutenção periódica determinada pela fábrica de cada veículo e determine prazos para manutenção preventiva da frota, como regulagem de consumo, velas, freios, etc. Planejando, é possível usar cada veículo para atender um maior número de necessidades de trabalho com menor deslocamento, seja agrupando um maior número de servidores por deslocamento, seja reunindo um maior número de atividades e tarefas em determinados horários ou locais. DIÁRIAS e PASSAGENS O IBGE, nos últimos anos, investiu e fez importantes avanços na área de tecnologia de informação e comunicação. Hoje, a internet Diretoria-Executiva - DE 11
12 Diretoria-Executiva - DE Mudança de Hábito - GESTOR e a telefonia Voip rapidamente aproximam e integram servidores de Norte a Sul do Brasil. Cada vez mais, devemos aproveitar essa moderna estrutura não só para encurtar distâncias e economizar tempo, mas também para cortar gastos (e desgastes) com deslocamentos. Estão aí os sistemas corporativos, os grupos de trabalho on line, as teleconferências e reuniões on line, o treinamento à distância na Escola Virtual do IBGE. Sugerimos que cada gestor incentive que suas equipes de trabalho ampliem a utilização das ferramentas de integração de pessoas existentes no Portal da DE. Assim, certamente, todos ganharão agilidade e, consequentemente, reduzirão gastos em diárias e passagens. MATERIAL DE CONSUMO Ao analisar o consumo de material, deve-se observar se a média de consumo está dentro dos padrões, se houve algum aumento injustificado de consumo e buscar fatores que poderiam ter interferido para os resultados encontrados. Comparar, eqüitativamente, o consumo de sua unidade com o de outras pode ser um bom indicador. O uso responsável de material de consumo pressupõe zelo com os recursos públicos e preocupação com o meio-ambiente. Todo gestor sabe que nada é mais antiquado do que a postura consumistaburocrática de uso abusivo de papel, de gastos dispensáveis com material de consumo. Se a palavra de ordem no mundo atual é reciclagem, reaproveitar material é o jeito imediato de cada um reciclar sua produção de lixo. LIXO É LUXO! A Coleta Seletiva Solidária é um viés importante para o PMQGasto. Muito do que se produz de lixo pode se transformar em oportunidade de trabalho e renda. Entretanto, é preciso, que cada servidor perceba que seus pequenos atos cotidianos de separação de resíduos recicláveis se refletirão em benefícios sociais para inúmeras famílias que vivem da coleta.
Mudança de Hábito - GESTOR O IBGE já tem a estrutura necessária para a Coleta Seletiva Solidária ser uma realidade em todas as suas Unidades e depende agora do empenho de cada gestor para informar e conscientizar sua equipe e o pessoal terceirizado. Ações das Comissões Estaduais da Coleta Seletiva Solidária e dos integrantes do PMQGasto devem estar sintonizadas. PREVENIR É MELHOR QUE REMEDIAR Planejar é a palavra de ordem. Planejar é prever, prevenir; prevenir gastos desnecessários, prevenir aborrecimentos. Leia atentamente o guia Mudança de Hábito: economizar para gastar melhor, integrante deste Programa de Melhoria da Qualidade do Gasto. Lá você encontrará orientações detalhadas aplicáveis no dia-a-dia de trabalho, voltadas para todos os servidores do IBGE, inclusive os gestores. Mas, além da orientação à sua equipe quanto aos cuidados cotidianos, é importante estabelecer um cronograma de serviços e rotinas de manutenção preventiva. Conferência para manutenção preventiva: Semanalmente: Lâmpadas e luminárias limpeza ou substituição Torneiras reparo de vazamento Descargas hidráulicas regulagem de pressão e vazão d água Semestralmente: Corrente (amperagem) reparo em caso de aquecimento Fiação (isolamento, possibilidade de curtos-circuitos conserto Reatores troca em caso de ruído ou falha Condicionador de ar limpeza de filtros, conserto, troca Veículos automotores conferir cumprimento de prazos de peças e serviços Diretoria-Executiva - DE 13
Mudança de Hábito - GESTOR Como resultado da gestão focada na prioridade de controle dos gastos - ao observar com atenção as instalações visando à redução do consumo de energia, ao pensar e discutir sobre tema, ao trocar informações com outras unidades - é certo que haverá um enriquecimento profissional, pautado na integração das diversas atividades. É possível que se chegue à identificação de situações que demandem alterações de rotinas e processos de trabalho. E este será um novo desafio. Este Guia de boas práticas para o gestor do IBGE foi elaborado com base em registros disponíveis na Internet. Para saber mais: Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão: http://www.planejamento.gov.br/secretarias/upload/arquivos/sof/prog_ eficiencia/coletanea_melhores_praticas.pdf Governo do Estado da Bahia: http://www.saeb.ba.gov.br/compromisso/downloads/cartilha%20 Servidor%20SAEB%20-%20final%20para%20web.pdf JUGLER, Osnir J. Educação Superior e Concepções de Formação em Administração. Dissertação de Mestrado. Curitiba: PUC-PR, 2006. http://www.biblioteca.pucpr.br/tede/tde_arquivos/3/tde-2006-10- 04T073652Z-418/Publico/Osnir%20Educa.pdf RÔLLO, Marilene F. Os Sistemas de Controle Interno na Administração Pública. Revista CRCRS, n.5, dez.2007. http://www.crcrs.org.br/revistaeletronica/artigos/05_marilene.pdf Vários autores. Prêmio Serzedello Correia. Perspectivas para o Controle Social e a Transparência da Administração Pública. Monografias. Brasília: TCU, 2002. http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/tcu/concursos/premio_ serzedello/concursos_anteriores/monografias_2001.pdf#page=21 BARBOSA, Evanir L. Controle Interno da Administração Pública: Instrumento de Controle e de Gerenciamento. Monografia. Porto Alegre: UFRS, 2002. http://www.tce.rs.gov.br/artigos/pdf/contr-interno-adm-publ.pdf 14 Diretoria-Executiva - DE
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