MAPA DO PROCESSO Página 1 de 18 Fornecedores Principais Entradas Requisitos das Entradas 1. Governo Federal 1.1 Políticas, legislação, normatização e diretrizes 1.1.1 Acesso às informações em tempo hábil 1.1.2 Apoio técnico para implementação das normas e políticas 2. Organizações fornecedoras de produtos e serviços 1.2 Sistemas informatizados 1.3 Recursos financeiros 2.1 Proposta comercial 1.2.1 Disponibilidade 1.2.2 Apoio técnico 1.3.1 Disponibilizado e liberado em tempo hábil 2.1.1 Atendimento às especificações de compra conforme definição 2.1.2 Atendimento aos prazos 2.2 Documentação de habilitação e qualificação técnica 3. Procuradoria 3.1 Parecer jurídico 3.2 Consultoria 2.2.1 Atendimento aos requisitos de habilitação e qualificação técnica 2.2.2 Atendimento aos prazos 3.1.1 Agilidade 3.1.2 Clareza da informação 3.1.3 Conciso 3.2.1 Disponibilidade 3.2.2 Clareza 3.2.3 Atualização sobre a legislação vigente 4. Núcleo de Tecnologia da Informação 4.1 Suporte técnico e manutenção 4.2 Infraestrutura e rede 5.1.1 Agilidade 5.1.2 Eficiência 5.1.3 Resolubilidade 4.2.1 Eficiência 4.2.2 Disponibilidade 4.2.3 Dimensionamento adequado às necessidades 4.2.4 Segurança
MAPA DO PROCESSO Página 2 de 18 Atividades do Processo Solicitante Responsável pelo Setor Solicitante Departamento de Compras e Contratos Reitoria ou PROAD Preencher o formulário de Requisição de Materiais e Serviços Realizar cotação com no mínimo um fornecedor Assinar a Requisição de Materiais e Serviços Anexar à Requisição de Materiais e Serviços os documentos necessários (ver em Definições, os documentos necessários) Encaminhar para o DCC o formulário de Requisição de Materiais e Serviços e os documentos correspondentes Analisar preenchimento do formulário de Requisição de Materiais e Serviços e documentos correspondentes Realizar as adequações necessárias Preencher formulário de devolução Solicitação atendeu aos requisitos? Cadastrar solicitação na planilha de controle de compras Analisar solicitação de compras M Comunicar formalmente o indeferimento da solicitação ao solicitante Aprovada solicitação? Registrar na planilha de controle de compras A Enquadramento da solicitação
MAPA DO PROCESSO Página 3 de 18 Departamento de Compras e Contratos A Limite da Despesa B Inexigibilidade Enquadramento da Solicitação Dispensa de Licitação Tipos de Dispensa de Licitação J Natureza da Contratação F Licitação L H Concorrência Concurso H Modalidades de Licitação Tomada de Preço Convite I H Pregão Eletrônico G
MAPA DO PROCESSO Página 4 de 18 Compras Protocolo Contabilidade Compras B É aquisição de bem comum? Realizar pesquisa de mercado referencial Protocolar processo de compra Realizar classificação contábil e orçamentária Realizar cotação eletrônica Realizar pesquisa de mercado direto com fornecedores 2 1 Cotação eletrônica fracassada ou deserta? Adjudicar a compra N Repetir cotação? 1 Cotação fracassada? L 2 Cotação deserta? M Analisar propostas Analisar habilitação do fornecedor Protocolar processo de compra Realizar classificação contábil e orçamentária Registrar a compra no sistema SIASG O
MAPA DO PROCESSO Página 5 de 18 Reitoria Orçamento Contabilidade Compras Patrimônio Almoxarifado N Homologar a compra Empenhar a despesa S Assinar empenho Assinar empenho Encaminhar para fornecedor e solicitante comunicado formal através de e-mail com a nota de empenho e as orientações de fornecimento Encaminhar processo de compra para setor responsável pelo recebimento É bem permanente? Proceder com o recebimento do bem conforme MPR de Gestão do Patrimônio Proceder com o recebimento do bem O Empenhar a despesa Assinar empenho Assinar empenho É compra Emergencial? P Q
MAPA DO PROCESSO Página 6 de 18 Compras Contratos Fiscal do Contrato Contabilidade P Formalizar contrato? Formalizar contrato 3 Encaminhar ao fornecedor e ao solicitante a nota de empenho Encaminhar processo ao solicitante Encaminhar processo para Fiscal do Contrato Q Acompanhar a execução do serviço contratado Atestar a execução do serviço contratado junto ao DCC 3 Encaminhar processo para a Contabilidade Analisar certidões do processo Realizar liquidação - Lançar nota fiscal no sistema contábil Aguardar liberação do recurso para pagamento Efetuar o pagamento Arquivar o processo
MAPA DO PROCESSO Página 7 de 18 Compras Protocolo Contabilidade F Protocolar processo de compra Realizar classificação contábil e orçamentária Instruir o processo R
MAPA DO PROCESSO Página 8 de 18 PROAD Reitoria Procuradoria DCC R Despachar o processo para Reitoria Encaminhar processo para a Procuradoria Analisar processo de compra e emitir parecer jurídico Deliberar Despachar o processo para a PROAD Despachar o processo para a Reitoria Executar as deliberações, se necessário Registrar a compra no sistema SIASG V K
MAPA DO PROCESSO Página 9 de 18 Orçamento Reitoria Contabilidade V Empenhar a despesa Assinar empenho Assinar empenho É aquisição de serviço? S P
MAPA DO PROCESSO Página 10 de 18 Licitações Protocolo Contabilidade PROAD Reitoria Procuradoria G Realizar pesquisa de mercado referencial Consolidar Termos de Referência Protocolar processo licitatório Realizar classificação contábil e orçamentária Instruir o processo Despachar processo para a Reitoria Encaminhar processo licitatório para a Procuradoria Analisar processo licitatório Executar as deliberações, se necessário Deliberar Despachar o processo para a PROAD Emitir parecer jurídico U Lançar o edital no sistema SIASG Tornar público o edital Marcar a abertura da licitação T
MAPA DO PROCESSO Página 11 de 18 Licitações PROAD T Edital foi impugnado? Responder a impugnação e registrar no sistema SIASG Abrir sessão na data agendada Impugnação procedente? Relizar os ajustes necessários U Licitação deserta? Analisar propostas recebidas Analisar habilitação do fornecedor Emitir ata via sistema SIASG Licitação fracassada? Comunicar DCC Realizar aceite e habilitar a proposta M Foi aberto recurso? Recurso procedente? Ratificar, adjudicar e homologar o pregão V Adjudicar o processo Homologar o pregão
MAPA DO PROCESSO Página 12 de 18 Protocolo Contabilidade Licitações PROAD Reitoria Procuradoria H Protocolar processo de compra Realizar classificação contábil e orçamentária Instruir o processo Despachar processo para a Reitoria Encaminhar processo licitatório para a Procuradoria Analisar processo licitatório Executar as deliberações Deliberar Despachar o processo para a PROAD Emitir parecer jurídico Arquivar Processo seguiu adiante? X Lançar o edital no sistema SIASG Y Tornar público o edital Marcar a sessão presencial W
MAPA DO PROCESSO Página 13 de 18 Licitações Autoridade Competente W Edital impugnado? Impugnação procedente? Realizar ajustes necessários X Abrir sessão presencial na data agendada Licitação deserta? Proceder com a abertura dos envelopes de habilitação dos fornecedores 4 Emitir ata via sistema SIASG Todos os fornecedores estão presentes e abriram mão do prazo recursal? Abrir os envelopes das propostas Julgar e classificar as propostas V Comunicar DCC 5 Foi aberto recurso? Ratificar, adjudicar e homologar licitação M Publicar resultado da habilitação de fornecedores Alterar e publicar o resultado da habilitação de fornecedores Recurso procedente? Recurso procedente? Houve recurso? 5 Alterar e publicar resultado Marcar nova sessão de abertura das propostas Todos os fornecedores estão presentes? Proceder com a abertura dos envelopes das propostas Julgar e classificar as propostas Publicar e enviar para os fornecedores o resultado da análise das propostas 5 4
MAPA DO PROCESSO Página 14 de 18 Protocolo Contabilidade Licitações PROAD Reitoria Procuradoria I Protocolar processo de compra Realizar classificação contábil e orçamentária Instruir o processo Despachar processo para a Reitoria Encaminhar processo licitatório para a Procuradoria Analisar processo licitatório Executar as deliberações, se necessário Deliberar Despachar o processo para a PROAD Emitir parecer jurídico Lançar o edital no sistema SIASG Encaminhar carta convite para no mínimo três fornecedores Y
MAPA DO PROCESSO Página 15 de 18 Protocolo Contabilidade Compras J Protocolar o processo de compra Realizar classificação contábil e orçamentária Instruir o processo Valor da compra permite dispensa de licitação? R K
MAPA DO PROCESSO Página 16 de 18 Produtos Clientes Requisitos dos Clientes 1.1 Membros da comunidade interna 1. Bem de consumo e/ou permanente 1.1.1 Qualidade 1.1.2 Conformidade com as especificações 1.1.3 Recebimento no prazo 1.1.4 Garantia 1.1.5 Assistência técnica 2. Serviço prestado 2.1 Membros da comunidade interna 2.1.1 Qualidade 2.1.2 Conformidade com as especificações 2.1.3 Execução no prazo 2.1.4 Garantia 2.1.5 Serviço prestado com segurança Fatores Críticos de Sucesso 1. Especificações corretas e informações completas do objeto de compra 2. Informações que permitam o acompanhamento do processo de compra 3. Enquadramento correto da modalidade de contratação 4. Formação do preço de referência para o processo de compra 5. Gestão e fiscalização da execução do contrato 6. Capacitação e qualificação da equipe técnico-administrativa 7. Análise e aprovação, por parte do solicitante, quanto ao atendimento das especificações técnicas do objeto Indicadores de Desempenho do Processo 1. Percentual de sucesso nas contratações 2. Tempo médio para autorização da contratação prevista no cronograma 3. Percentual de licitações que geraram contratações 4. Percentual de solicitações atendidas das que foram autorizadas 5. Tempo médio entre a data final da entrega do pedido, conforme cronograma, e a homologação da contratação Documentos de Referência para o Processo 1. Lei 8.078/90 2. Lei 8.666/93 3. Lei 10.520/02 4. Lei Complementar 123/06 5. Decreto 5.450/05 6. Decreto 7.892/2013 7. Decreto 7.983/2013 8. Decreto 8.224/2014 9. Decreto 8.194/2014 10. Decreto 8.184/2014 11. Decreto 8.538/2015 12. Decreto 8.626/2015 13. Instrução Normativa 02/2008 (compilada) 14. Instrução Normativa 01/2010 15. Instrução Normativa 02/2010 (compilada) 16. Instrução Normativa 03/2011 17. Instrução Normativa 04/2014 (compilada) 18. Instrução Normativa 05/2014 (compilada) 19. Normas e procedimentos institucionais da UFCSPA Definições Adjudicar: Ato de transferir ou vincular o objeto de contratação ao fornecedor vencedor do certame. Cotação e Licitação Desertas: Procedimentos de contratação onde não há proponentes interessados na participação do certame.
MAPA DO PROCESSO Página 17 de 18 Cotação e Licitação Fracassadas: Procedimentos de contratação em que há interessados no processo de contratação, mas que não preenchem os requisitos necessários, sendo, portanto, inabilitados ou desclassificados. DCC: Departamento de Compras e Contratos. Dispensa de Licitação por Limite de Despesa: Modalidades previstas no Artigo 24, Incisos I e II para a contratação de obras e serviços de engenharia e para compras e outros serviços limitados aos valores de R$ 15.000,00 e R$ 8.000,00, respectivamente. Dispensa de Licitação: Modalidade de contratação direta, mediante licitação dispensada ou licitação dispensável. (Fonte: Licitações e contratos: Orientações básicas /Tribunal de Contas da União. 3. ed, rev. atual. e ampl. Brasília: TCU, Secretaria de Controle Interno, 2006). Dispensa por natureza da contratação: Modalidades previstas no artigo 24, incisos III e seguintes, para aquisição de materiais e serviços, conforme natureza do objeto. Edital: É o instrumento pelo qual a Administração leva ao conhecimento público a abertura do procedimento licitatório, fixa suas condições de realização e convoca os interessados para apresentação de suas propostas. Fiscal do Contrato: Servidor designado para auxiliar o gestor do contrato quanto à fiscalização do objeto do contrato. Requisição de Materiais e Serviços: formulário interno utilizado para solicitações de aquisições. Habilitação do fornecedor: Análise da documentação relativa às exigências previstas no art. 27 da Lei Federal nº 8.666/93 ou Instrumento Convocatório. Inexigibilidade: Modalidade de contratação que trata das situações em que a competição entre os licitantes não é viável, seja em razão da singularidade do objeto contratado ou da existência de um único agente apto a fornecê-lo. Instrução processual: É a etapa do processo administrativo em que é realizada a juntada da documentação necessária para atendimento a legislação pertinente a cada modalidade de contratação. Licitação: Processo pelo qual o poder público adquire bens e/ou serviços destinados à sua manutenção e expansão. São modalidades de licitação: convite, tomada de preços, concorrência pública, leilão e concurso público (Fonte: Tesouro Nacional). O seu procedimento é regido por uma lei que traça as diretrizes e regras que os profissionais envolvidos na licitação: Lei Federal n.º 8.666 de 21 de junho de 1993, e demais alterações posteriores, e o pregão regido pela Lei 10.520/02. Licitação por concorrência: modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto. Licitação por tomada de preço: modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação. Licitação por concurso: modalidade de licitação entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias. Licitação por convite: modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas. Licitação por pregão eletrônico: modalidade de licitação, destinada à aquisição de bens e serviços comuns, no âmbito da União, caracterizada por ser a única em que as fases de julgamento são invertidas. Membros da comunidade interna: Docentes, colaboradores voluntários, discentes, técnicos-administrativos e estagiários.
MAPA DO PROCESSO Página 18 de 18 Pesquisa de mercado para a contratação direta: é utilizada para a modalidade de dispensa e inexigibilidade de licitação com a efetiva intenção de contratação da melhor proposta apresentada pelos fornecedores à Administração. Pesquisa de mercado referencial: é a utilizada para estimar o preço médio que servirá como valor máximo da possível aquisição do bem ou serviço. PROAD: Pró-Reitoria de Administração. SIASG: Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais. CONTROLE DAS ALTERAÇÕES Data da Revisão Revisão Nº. Descrição da Alteração Elaborado/Revisado por 11/08/2016 00 Elaboração da versão inicial do Bianca Riboldi MPR. Elaine Reis Karen Eifler Karina Silva Luciana Duerrewald Michel Oliveira Ricardo Maurício Tiago Falcão Aprovado por, Data e Rubrica Comitê Gestor 09/10/2016