MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Departamento: Fiscalidade, Direito Comum e do Trabalho MANUAL DE PROCEDIMENTOS 01 de Janeiro de 2013 NOVO REGIME DE FACTURAÇÃO 2013 ASPETOS A TER EM CONTA NA FATURAÇÃO VIA INFORMATICA Pedro Moreira Fiscalista Rua São João de Deus, nº 72 Edifício D. Sancho I, 1º Sala C - Apartado 524 4764-901 VILA NOVA DE FAMALICÃO +351 252308330 a 38 +351 252308339 geral@agenciamoreira.mail.pt www.agenciamoreira.pt

Através dos Decreto-Lei n.º 197/2012, de 24/08, do Decreto-Lei nº.198/2012, de 24/08, do Ofício-Circulado n.º 30136/2012-19/11, da Portaria nº. 382/2012, de 23/11, da Portaria nº. 426-A/2012, de 28/12, da Portaria nº. 426-B/2012, de 28/12, da Lei 66-B/2012, de 312/12 (O.E. para 2013) e do Ofício-Circulado n.º 30141/2013-04/01, foram clarificadas as novas regras para emissão e comunicação à A.T. dos documentos de venda e documentos de transporte, o que consubstancia uma alteração profunda à realidade até agora existente. 1 - No caso especifico dos documentos de venda, apenas passam a ser genericamente aceites, para efeitos fiscais: - Fatura, - Fatura Simplificada, - Fatura-Recibo, - Fatura Simplificada-Recibo, - Nota de Débito e - Nota de Crédito 2 - No caso especifico dos documentos de transporte, são aceites para efeitos fiscais: - A Guia de Transporte (normalmente utilizada para circulação de bens que não deem origem a fatura), - A Guia de Remessa, - A Guia de Consignação, - A Guia de Devolução Assim sendo e para ajuda na despistagem de eventuais erros na emissão dos documentos acima mencionados, quanto à preparação dos dados para envio do ficheiro SAF-T (PT), em seguida alertamos para alguns aspetos a ter em conta: REQUISITOS RELATIVOS À ABERTURA DE CLIENTES Para não haver problemas/erros, na preparação e envio do ficheiro SAF-T(PT), deve ter em atenção os seguintes aspetos: - Nº de cliente (não deve haver nº de clientes repetidos) Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve existir um nº de cliente genérico (tipo) 999 - Nome do cliente (deve preencher o nome o mais completo possível) Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto: CONSUMIDOR FINAL - Nº Fiscal do cliente (deve preencher o nº fiscal sem dar qualquer espaço, tipo 502070145) Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o seguinte nº (exatamente como aqui está): 999999990 (nove vezes o nº 8 e o ultimo nº o 0 ) - Morada do cliente (deve preencher a morada o mais completo possível) Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto: DESCONHECIDO - Localidade do cliente (deve preencher a localidade o mais completo possível) Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto: DESCONHECIDO - Código Postal (deve preencher o código postal correto, ou, em alternativa, o código postal principal, tipo 4760 e os restantes 3 digitos com o 000 ) Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o código postal genérico criado tipo: 4760-000 ou 4750-000 ou 4775-000 - País (deve preencher obrigatoriamente com o código do pais previsto pela tabela ISO3166 no caso de Portugal PT, França FR, Espanha ES, etc Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever no campo do pais: DESCONHECIDO - Campo da Auto-Faturação (deve preencher. Genericamente, o código 0 caso não haja acordo de autofacturação com o cliente) REQUISITOS RELATIVOS À ABERTURA DE ARTIGOS No Campo de Tipo de Produto ou serviço estão previstos, para exportação SAF-T (PT) os seguintes códigos (por tipos de produtos e/ou serviços), os quais devem fazer já parte da programação: - Para Produtos Acabados ou Mercadorias a vender: Código P - Para Serviços Prestados : Código S - Para Portes, Despesas Bancárias, Encargos com Devoluções e/ou Reformas: Código O - Para Impostos (exceto IVA e Imposto de Sêlo), taxas e encargos parafiscais: Código I A maioria dos programas de faturação, têm tabelas próprias (quando da abertura dos artigos) associadas a este tipo de códigos (caso não as tenham, devem ser pelo utilizador criadas, antes da abertura ou correção aos artigos já abertos): - Opção de Produtos Acabados/Mercadorias Código P aquando da abertura de códigos deste tipo de produtos - Opção de Serviços Prestados Código S aquando da abertura de códigos de serviços prestados (mão-de-obra direta ou subcontratada, aluguer de equipamentos, etc ) - Opção de Juros Código O aquando da abertura de códigos de juros bancários suportados e a debitar ao cliente, bem como outros encargos a estes associados, tais como comissões bancárias, etc - Opção de Portes Código O aquando da abertura de códigos de portes a debitar ao cliente - Opção de Adiantamentos Código P ou S (conforme se relacionem a produtos ou serviços) aquando da abertura de códigos de adiantamentos de clientes - Opção de Taxas/Impostos Código I aquando da abertura de códigos de taxas ecológicas e outros encargos e outros impostos parafiscais (exceto IVA e Imposto do Sêlo) Nota: O Imposto de Sêlo, quando não seja objeto de tributação dos bens e/ou serviços debitados, ou seja, tratando-se de imposto suportado e relacionado com encargos bancários a debitar aos clientes, deve estar enquadrado na opção Juros, mas com código de artigo autónomo. 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QUANDO DEVE EMITIR FATURA SIMPLIFICADA E QUANDO DEVE EMITIR FATURA (GENERICA) Quando o valor da fatura não ultrapasse os 100,00 Euros (1.000,00 Euros no caso especifico dos pequenos retalhistas e dos vendedores ambulantes) Pode optar por emitir a Fatura Simplificada, aplicável a estes limites: A) - Se o cliente solicitar a colocação do NIF, este meio permite simplificar os elementos a constar, pois apenas o referido NIF do cliente é obrigatório (estando por isso dispensado de colocar o nome, morada, localidade e código postal). B) - Se o cliente não solicitar a colocação do NIF, emite este tipo de fatura, indicando no campo do NIF o nº 999999990, tendo ainda que ter em conta que, caso o programa detenha algum quadro especifico para introdução dos restantes dados, nomeadamente; - Campo do nome: escrever a designação (manual) consumidor final - Campo da morada, localidade: escrever a designação desconhecido - Campo do Código Postal: escrever o código genérico 4760-000 ou 4775-000 ou 4750-000 Em alternativa, pode emitir ainda a Fatura (dita normal), mas nestes casos deve abrir a ficha de cliente com os cuidados a ter acima referidos (quanto a abertura dos clientes). Quando o valor da fatura seja superior aos 100,00 Euros (1.000,00 Euros no caso especifico dos pequenos retalhistas e dos vendedores ambulantes) Terá que obrigatoriamente emitir a Fatura (dita GENERICA), sendo que obrigatoriamente deve abrir a ficha e cliente com os cuidados a ter acima referidos (quanto a abertura dos clientes), ou seja: A) - Se o cliente solicitar a colocação do NIF, deve abrir a ficha de cliente com os cuidados a ter acima indicados (abertura de ficha de clientes). B) - Se o cliente não solicitar a colocação do NIF, deve utilizar a ficha do consumidor final, criada nos moldes acima indicados (abertura de ficha de clientes). A fatura deve ser emitida: PRAZOS PARA EMISSÃO DA FATURA - Até ao 5.º dia útil seguinte ao da entrega da mercadoria; Nota: Para evitar a emissão de guias de transporte e posteriormente a fatura nos 5 dias uteis seguintes, bem como a antecipada comunicação das guias de transporte (em vigor a partir de 01/05/2013), aconselha-se a enviar a fatura diretamente com a mercadoria - Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a vendas de bens ou prestações de serviços ainda não efetuadas (Adiantamentos); - Até ao 15.º dia útil do mês seguinte, no caso de prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis noutro Estado membro. MENÇÕES ESPECIFIDAS A CONSTAR NAS FATURAS (QUANDO AS OPERAÇÕES NÃO TÊEM IVA) Existem textos especiais que são de indicação obrigatória nas faturas, os quais se referem á venda de bens ou prestação de serviços a faturar sem IVA. Normalmente, os programas de informática (quando não se aplica IVA) obrigam (linha a linha) a indicar (através de um quadro próprio) o motivo de não aplicação desse imposto. No entanto, para poder ver melhor essas regras segue o quadro em anexo: Página 3 de 6

Atenção que estas menções, não são obrigatórias nas faturas simplificadas (nem, aparentemente, estão previstas pelos programas de informática nesse tipo de faturas) Códigos dos Motivos da isenção a indicar (código interno no programa faturação) M01 M02 M03 Menção a constar na fatura (aparentemente sai automaticamente ao digitar o código certo) Artigo 16.º n.º 6 alínea c) do Artigo 6.º do Decreto Lei n.º 198/90, de 19 de Junho Exigibilidade de caixa Tipo de Venda de Bens e/ou Prestação de Serviços Isenção nas Despesas suportadas em nome do cliente, normalmente, relacionadas com taxas de justiça, emolumentos, etc Isenção nas Exportações indiretas (venda a um exportador nacional, consequentemente destinadas a posterior exportação), com valor superior a 1.000,00 Euros/por fatura Regime especial de exigibilidade do IVA nas empreitadas e subempreitadas de obras públicas Regime especial de exigibilidade do IVA nas entregas de bens às cooperativas agrícolas Regime especial de exigibilidade do IVA nos serviços de transporte rodoviário nacional de mercadorias Norma aplicável Artigo 16.º n.º 6 alínea c) do Artigo 6.º do Decreto Lei n.º 198/90, de 19 de junho Decreto Lei n.º 204/97, de 9 de agosto Decreto Lei n.º 418/99, de 21 Lei n.º 15/2009, de 1 de abril M04 Isento Artigo 13.º do Isenção nas importações Artigo 13.º do M05 Isento Artigo 14.º do Isenção nas exportações diretas Artigo 14.º do Isenção nas operações M06 Isento Artigo 15.º do relacionadas com regimes suspensivos (bens colocados em Artigo 15.º do entrepostos alfandegários) M07 Isento Artigo 9.º do Isenções em várias operações internas Artigo 9.º do Regime inversão sucatas, etc..- Anexo E Artigo 2.º n.º 1 alínea i) do Regime inversão construção civil Artigo 2.º n.º 1 alínea j) do Regime inversão Regra da localização dos bens e prestação Artigo 6.º do M08 IVA autoliquidação de serviços entre PT e outro EM Regime inversão emissão de Artigo 2.º n.º 1 alínea l) do gases efeito de estufa Regime dos SP que renunciaram à Decreto Lei n.º 21/2007, de 29 isenção nas operações com de janeiro imoveis (imobiliárias) Regime especial aplicável ao ouro para investimento Decreto Lei n.º 362/99, de 16 de setembro Regime especial dos pequenos retalhistas Artigo 60.º do Artigo 60.º M09 IVA não confere direito a dedução Regime de tributação dos combustíveis líquidos, aplicável Artigo 72.º n.º 4 do aos Revendedores M10 IVA Regime de isenção Regime especial de isenção Vendas/Serviços inferiores a Artigo 53.ºdo 10.000,00 Euros/Ano M11 Não tributado Regime especial do Tabaco e Decreto Lei n.º 346/85, de 23 fósforos de agosto M12 M13 M14 M15 M16 Agências de viagens Bens em segunda mão Objetos de arte Objetos de coleção e antiguidades Isento Artigo 14.º do RITI Agências de viagens Bens em segunda mão (automóveis usados e outros) Objetos de arte Objetos de coleção e antiguidades Venda genérica Intracomunitária de Bens Decreto Lei n.º 221/85, de 3 de julho Decreto Lei n.º 199/96, de 18 Decreto Lei n.º 199/96, de 18 Decreto Lei n.º 199/96, de 18 Artigo 14.º do RITI Página 4 de 6

SITUAÇÕES PARTICULARES NA EMISSÃO DE FATURA 1º - ENCARGOS BANCÁRIOS COM DESCONTOS/DEVOLUÇÃO DE CHEQUES/LETRAS: No caso de ser necessário debitar este tipo de encargos ao cliente, deve ser emitida única e exclusivamente a FATURA, sendo que se aconselha à criação de uma serie de Faturação para este tipo de débitos (podendo incluir nesta serie de faturação, também, eventuais vendas (alienação) de ativos fixos da empresa. Referir ainda que, os artigos criados com estas designações, devem ser identificados (aquando da criação) no tipo de O Outros, sem o respetivo IVA, acrescentando-se o facto de, em princípio, ao emitir a fatura (que o código criado para estas despesas não deixar previamente memorizar na sua ficha de criação) irá ser necessária a indicação do motivo da não aplicação desse mesmo imposto, pelo que deve optar pela escolha da opção Isento/Isenção (art.º 9 do ). 2º - ADIANTAMENTOS DE CLIENTES: No caso dos adiantamentos, deve proceder da seguinte forma: 1º Paço - Emitir sempre fatura e correspondente recibo (nenhum outro documento serve) por cada adiantamento, colocando um código com a designação Adiantamento por conta de encomenda, bem como a % de adiantamento. 2º Paço - Emitir uma Nota de Crédito, para anulação total ou parcial do adiantamento, colocando um código ou texto simples com a designação Anulação do Adiantamento referente á nossa Factura nº XXX de XX/XX/XXXX. 3º Paço No momento da emissão da Nota de Crédito descrita no paço 2, emitir a Fatura Final com os códigos dos Bens/Serviços a debitar efetivamente. DOCUMENTOS RETIFICATIVOS DA FATURA - Quando estejamos perante uma correção à fatura, a qual implique, apenas a alteração de quantidades, preços, valores sujeitos a IVA ou valores do próprio IVA, ou outros elementos quantitativos, deve sempre e apenas emitir - Nota de Débito (se essa correção possa dar origem a um aumento do valor da fatura a corrigir) - Nota de Crédito (se essa correção possa dar origem a uma redução do valor da fatura a corrigir) - Quando estejamos perante uma devolução de mercadoria (seja ela parcial ou total), deve sempre e apenas emitir a Nota de Crédito Nota: Nos termos das novas regras, para estes casos acima indicados, não são admissíveis outros documentos para além destes - Quando estejamos perante uma correção à fatura, por erro em código de produtos, texto ou denominação de produtos, NIF s, Nome ou Endereços de clientes, ou demais elementos meramente qualitativos, deve: 1º - Anular a Fatura errada 2º - Emitir nova fatura, nos termos normais, mas escrevendo (em texto) ou fazendo referência à fatura anulada e a substituir, com indicação do seu número e data, tipo Esta fatura substitui a fatura nº XXXX emitida em XX/XX/XXX. - Quando estejamos perante prémios ou descontos de rapel, deve sempre e apenas utilizar ou a Nota de Débito e/ou Nota de Crédito, não esquecendo a colocação da referência á fatura e/ou faturas a que os mesmos digam respeito) ou, em alternativa (caso essa referencia materialmente não seja possível) a indicação do período temporal a que os mesmos digam respeito. Página 5 de 6

DOCUMENTOS DE TRANSPORTE DOCUMENTOS DE TRANSPORTE DÊEM ORIGEM A FATURAS Os documentos de transporte que deem origem a faturas, têm obrigatoriamente que ser certificados (embora o inicio da sua comunicação (prévia) ao fisco seja só a partir de 01/01/2005, e para empresas que em 2012 e seguintes, não tenham faturado (volume de vendas e serviços) mais que 100.000 Euros. Nos casos de falha de energia ou, impossibilidade de emitir por meio informático a guia, pode ser feita uma guia manual, sendo que, posteriormente e no ia seguinte, a mesma deve ser reportada (transcrita) para o programa e com a indicação do nº e data da guia manual que lhe deu origem. Aconselhamos, que devem ter um serie própria para este tipo de guias que deem origem a fatura, designada por GUIA DE REMESSA e devem ser emitidas tendo em conta os seguintes moldes: - Código dos artigos e quantidades (sem preços de venda) - Taxa do IVA dos artigos - Data, Hora e local de carga, bem como de descarga Nota: Para evitar a emissão de guias de remessa e posteriormente a fatura nos 5 dias uteis seguintes, bem como a antecipada comunicação das guias de transporte (em vigor a partir de 01/05/2013), aconselha-se a enviar a fatura diretamente com a mercadoria. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE QUE NÃO DÊEM ORIGEM A FATURAS Os documentos de transporte que não deem origem a faturas, os quais possam ser utilizados para transporte entre estabelecimentos do mesmo sujeito passivo, para bens em garantia, para bens a efetivar fabrico/reparação/acabamentos em regime de subcontratação, etc., não vão ser de comunicação obrigatória, no entanto, devem ter uma serie própria, devem se designar por GUIA DE TRANSPORTE e devem, também, ser emitidas tendo em conta os seguintes moldes: - Código dos artigos e quantidades (sem preços de venda) - Taxa do IVA dos artigos - Data, Hora e local de carga, bem como de descarga - Menção da não origem a fatura, tipo: Bens transportados reparados ou abrigo da garantia de fabrico Bens transportados para acabamento/fabrico/reparação, em entidade subcontratada Transferência de bens entre armazéns/estabelecimentos da mesma empresa Nota: No caso de transferência de bens entre armazéns/estabelecimentos da mesma empresa, a entidade a indicar no campo de cliente/destinatário, deve ser a identificação da própria empresa (com o endereço do armazém/estabelecimento destino), sendo que na ficha de cliente deve ser criado um nº de cliente tendo em conta os aspetos particulares de preenchimento completo acima indicado (para não dar erro na exportação do SAF-T (tabela de clientes) Página 6 de 6