Serviços Partilhados para um Estado Inteligente

Serviços Partilhados para um Estado Inteligente

Compras Públicas para um Estado Inteligente 1. O Sistema Nacional de Compras Públicas 1.1 - Enquadramento da ESPAP 1.2 - Resumo da Situação Atual 1.3 - Alavancas de Valor para as Compras Públicas 2.Proposta de Atuação 2.1 - Aumentar a Centralização na Execução Alterando e aumentando o âmbito de intervenção da ESPAP 2.2 - Criar um modelo de decisão de responsabilidade partilhada para os procedimentos de aquisição 2.3 - Melhorar o processo de planeamento e o processo de monitorização e controlo Conclusão 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 7

1.1 - Enquadramento da espap Caracterização do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) A espap, através da Direção de Compras Públicas (DCP) gere o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), caracterizado pela celebração de acordos quadro (AQ) que abrangem as necessidades transversais de aquisição de bens e serviços da Administração Direta do Estado e Institutos Públicos enquanto entidades compradoras vinculadas. Podem integrar ainda o SNCP todas as outras entidades da Administração Regional, Local e Sector Empresarial do Estado; Operacionalmente o SNCP, integra as Unidades Ministeriais de Compras, que funcionam das Secretarias-Gerais e tem como principal missão desencadear procedimentos de aquisição centralizada ao abrigo dos AQ, de forma a assegurar melhores condições negociais aos organismos. seus serviços e Objetivos Estratégicos Racionalizar, analisar e auditar a despesa pública; Gerar poupanças quantitativas e processuais; Desburocratizar e Modernizar a Administração Pública. Dados Relevantes Atualmente a espap têm em vigor 11 AQ; Integram os AQ 140 cocontratantes, dos quais 73%, são PME; Em 2013 foram gerados 40,7 M de poupança; Integram como entidades compradoras voluntárias 571 entidades. Aceleradores de desenvolvimento da atividade da DCP Alteração do Decreto-Lei 37/2007, no qual consagre: a flexibilização de compras de baixo valor =< 5.000,00, dado que em 2013, 77% do n.º total de pedidos de exceção (3057) dizem respeito a este tipo de aquisições, mas representaram 2,45% do volume total da despesa dos pedidos de exceção (137,8 M ), isto é, 2353 pedidos cifraram-se em 3,4 M ; Determine o Setor Empresarial do Estado como entidade compradora vinculada do SNCP; Aumento de iniciativas de aquisição centralizada de bens e serviços transversais na espap, I.P., de forma a alcançar poupança por efeito de escala, assim como a redução de custos de tramitação procedimental (Possibilidade de regulação deste tipo de aquisições na revisão do DL n.º 37/2007). 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 8

1.2 - Resumo da Situação Atual A No que se refere à contratação, a ESPAP tem a sua actividade principal na negociação de Acordos Quadro que abrangem necessidades transversais. Estes cobrem 43% do âmbito previsto no OE 2014; São as Unidades Ministeriais de Compras (UMC), assim como as restantes Entidades Adjudicantes que desencadeiam os procedimentos de aquisição, quer seja para os bens transversais (recorrendo aos acordos quadro) quer seja por procedimentos de contratação para bens não transversais (ou sem cobertura de Acordo Quadro); Adicionalmente a ESPAP faz a gestão da categoria do Parque de Viaturas do Estado. Valores Globais PNCP 2014 Âmbito A verba do OE aprovado para 2014 ascende a 890.366.712,00 e o valor abrangido pelos bens e serviços dos AQ será de 383.163.329,66, nos termos do seguinte gráfico: Elevado Valor da Compra 43% Reduzido Compra Específica Procedimentos de aquisição sem Acordo Quadro Compra Transversal Acordos Quadro (1) OE 2014 - Somatório das classificações económicas que suportam os AQ da espap tendo como referencial o Orçamento de Estado Aprovado (3) Σ Abrangido pelo AQ PMC - Valor abrangido pelos bens e serviços constantes dos AQ da espap declarado no PMC face às classificações económicas que os suportam 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 9

1.3 - Alavancas de valor para as Compras de Bens e Serviços Transversais na AP Os diferentes ministérios não têm o mesmo volume de compras previsto ao abrigo dos AQ; Nem todos os AQ s tem a mesma relevancia em todos os ministérios; Será possivel ter ganhos de tempo na redução do número de procedimentos. Evolução de... Ministério OE 2014 (1) Ʃ Abrangido AQ_PMC (3) MAM 34.642.720,00 6.782.899,36 MAOTE 9.424.837,00 2.738.348,81 MDN 126.622.638,00 41.309.487,66 MF 101.745.843,00 20.861.351,26 MSESS 59.120.648,00 46.908.034,15 MAI 110.931.566,00 48.724.000,07 MJ 130.230.077,00 55.413.589,96 MNE 15.570.966,00 1.960.123,00 PCM 44.367.070,00 13.325.758,09 ME 34.976.890,00 13.548.356,77 MS 125.052.324,00 64.196.996,20 MEC 97.681.133,00 67.394.384,34 Total 890.366.712,00 383.163.329,66 Modelo Descentralizado Cada UMC é responsável pelas suas compras Para... Maior Centralização Partilhada A UMC participa nos processos agregados Problemas Não aproveita o factor escala Múltiplos procedimentos de aquisição Equipas diferentes tratam os mesmos tipos de compras Virtudes Maximização do efeito de market power e captura do efeito de volume Uniformidade dos procedimentos Maior rapidez no processo de negociação e contratação (1) OE 2014 - Somatório das classificações económicas que suportam os AQ da espap tendo como referencial o Orçamento de Estado Aprovado (3) Σ Abrangido pelo AQ PMC - Valor abrangido pelos bens e serviços constantes dos AQ da espap declarado no PMC face às classificações económicas que os suportam 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 10

INDÍCE 1. O Sistema Nacional de Compras Públicas 1.1 - Enquadramento da ESPAP 1.2 - Resumo da Situação Atual 1.3 - Alavancas de Valor para as Compras Públicas 2.Proposta de Atuação 2.1 - Aumentar a Centralização na Execução Alterando e aumentando o âmbito de intervenção da ESPAP 2.2 - Criar um modelo de decisão de responsabilidade partilhada para os procedimentos de aquisição 2.3 - Melhorar o processo de planeamento e o processo de monitorização e controlo Conclusão 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 11

2 - Proposta de Actuação Sendo objectivos estatégicos da ESPAP racionalizar, analisar e auditar a despesa pública, gerar poupanças quantitativas e processuais e desburocratizar e modernizar a despesa pública é natural a evolução da sua intervenção para um modelo mais interventivo no controlo da despesa e no processo de aquisição. Modelo Atual Definição Centralizada Execução Descentralizada ESPAP estabelece regras e propõe políticas e estratégias globais de compras para o Estado. Define a informação necessária à gestão e monitorização do SNCP Modelo Futuro Definição Centralizada Execução Partilhada ESPAP estabelece regras e propõe políticas e estratégias globais de compras para o Estado. Define a informação necessária à gestão e monitorização do SNCP ESPAP com foco nos Acordos Quadro e na optimização dos processos administrativos de compra ESPAP sem papel de gestão e condução de procedimentos de aquisição (com exceção do Parque de Viaturas) UMCs com âmbito de intervenção limitada, intervenção e visibilidade apenas sobre as suas contratações Muitas entidades adjudicantes ESPAP com foco nos Acordos Quadro e na optimização dos processos administrativos de compra e com papel de gestão e condução de procedimentos de aquisição para bens e serviços transversais ESPAP com papel de gestor de categoria em alguns bens e serviços transversais (de forma faseada e após piloto) ESPAP e UMCs fazem a condução de procedimentos de aquisição para bens e serviços não transversais em função do valor UMCs com objectivos claros de centralização de âmbito ministerial. 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 12

2.1- Aumentar a Centralização na Execução Alterando e aumentando o âmbito de intervenção da ESPAP Para poder ter impacto na racionalização da despesa pública é necessário aumentar a intervenção da Central de Compras da Administração Pública na execução dos procedimentos de aquisição. Não é possivel desempenhar este papel recorrendo apenas aos acordos quadro. Várias Opções para aumentar o nível de intervenção da ESPAP A. Aumento dos Acordos Quadro: Elevado C B 1. Aumentar o âmbito das compras ao abrigo de acordo quadro para bens transversais; Valor da Compra Reduzido A 2. Aumentar o número de fornecedores e de produtos e serviços em Acordo Quadro. B. Condução de procedimentos de aquisição centralizados na ESPAP com base em Acordo Quadro para compras transversais. C. Condução de procedimentos de aquisição centralizados na ESPAP para compras específicas. Compra Específica Procedimentos de aquisição sem Acordo Quadro Compra Transversal Acordos Quadro D. Centralização dos procedimentos de aquisição para algumas categorias de compras transversais, independente do valor (p.e. Equipamento de Microinformática). 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 13

2.2 - Criar um modelo de decisão de responsabilidade partilhada para os procedimentos de aquisição Para os procedimentos de aquisição devem ser criadas Equipas Pluridisciplinares com as seguintes funções: Análise técnica garantida pela entidade vinculada que tenha o conhecimento especializado necessário; Gestão do procedimento concursal feito pela Entidade de Compras com competência para o efeito; Aprovação da compra por juri com elementos da Entidade de Compras e da Entidade Vinculada com a necessidade de contratação. Embora trabalhando de uma forma colaborativa, devem existir claras responsabilidades de cada uma das partes. Entidades Vinculadas (Ministério Tutela) Avaliar as propostas do ponto de vista técnico; Apoiar negociações de acordo com solicitado pelas Compras; Esclarecer dúvidas técnicas; Assegurar o cumprimento de prazos definidos para a fase de consulta. Entidade de Compras (ESPAP, UMCs, Ent.Adjudicantes) Elaborar Caderno de Encargos, com base nas especificações definidas pela área cliente na fase anterior; Selecionar fornecedores a consultar; Lançar consultas, RFIs e projetos piloto;. Receber propostas e distribuir por áreas utilizadoras; Avaliar propostas na vertente comercial; Liderar as negociações do seu âmbito; Negociar contratos; Assegurar a existência e finalizar minutas de contrato; Assegurar o cumprimento de prazos definidos para a fase de consulta. Aprovador de compra (Júri) Aprovar procedimentos de consulta; Deliberar quanto à aprovação de propostas de contratação. 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 14

2.3 - Melhorar o processo de planeamento e o processo de monitorização e controlo Planeamento Consulta ao mercado Gestão e Monitorização OE Plano Ministerial De Compras Plano Nacional de Compras Públicas Preparação e lançamento Concurso Negociação Adjudicação Gestão Contratos Monitorização de Performance Planeamento Ênfase na elaboração do plano nacional de compras públicas (PNCP) para permitir a identificação e quantificação das adjudicações previstas e posterior calculo de poupanças financeiras e processuais; Possibilidade de agregar volume para as compras com adjudicação centralizada; Possibilidade de alinhar cronogramas de aquisição e projetos de aquisição conjunta para diversas UMCs ou entidades adjudicantes com eficiências de tempo e volume. Gestão e Monitorização Ênfase na criação de um tableux integrado de informação de compras para as UMCs, Entidades Adjudicantes com volumes adjudicados, poupanças conseguidas, cronogramas concretizados, por categoria de compras; Auditorias à conformidade dos processos a ao adequado cumprimento dos contratos. 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 15

Em Conclusão, são propostos os seguintes eixos de actuação: 1. Manter o papel da ESPAP como gestor do Sistema Nacional de Compras (SNCP), integrando as Unidades Ministeriais de Compras; 2. Aumentar o âmbito de intervenção da ESPAP nas duas vertentes que compõem a contratação centralizada, nomeadamente: a. Nos Acordos Quadro: mantendo a sua intervenção atual e renovando e estabelecendo novos acordos quadro e alargando o âmbito de cobertura dos mesmos; b. Nos procedimentos de de aquisição, procurar capturar benefícios na negociação que advém da especialização, segregação de funções e de volume: i. Estabelecendo como responsabilidade da ESPAP ou das UMCs, a condução de procedimentos centralizados para bens e serviços transversais em função do valor. ii. iii. Estabelecendo como responsabilidade da ESPAP ou das UMCs, a condução de procedimentos centralizados para bens e serviços não transversais em função do valor. Alargando as categorias de compras de gestão centralizada para além das viaturas e seguros; 3. Melhorar os procedimentos de planeamento das aquisições com especial enfase nas categorias de compra transversais; 4. Melhorar os procedimentos de gestão e monitorização dos contratos adjudicados, com particular atenção nos sistemas de informação de suporte às compras e nas análises de conformidade. 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 16

Macro Plano de Ação: Ação Calendário 1. Apresentação e Aprovação da Estratégia para as Compras Públicas 2014 1. Revisão do plano nacional de compras públicas e apuramento dos impactos financeiros no OE 2014 e OE 2015 2015 2. Revisão do enquadramento jurídico 2014 3. Revisão do âmbito de intervenção da ESPAP e UMCs i. Reforço dos Acordos Quadro 2014-2015 ii. Aumento do número de procedimentos de aquisição centralizados iii. Aumento do número de categorias de compras centralizadas 2014 (piloto) 2015 (10 procedimentos) 2014 (piloto) 4. Melhoria dos procedimento de planeamento das aquisições 2014 5. Melhoria dos procedimentos de gestão e monitorização 2015 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 17

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