1 O que é NF-e? NF-e nada mais é do que a sigla para Nota Fiscal Eletrônica. Esse documento funciona de maneira semelhante a uma nota fiscal impressa, porém é emitido e armazenado eletronicamente, isto é, só existe no formato digital. A NF-e foi criada com o objetivo de documentar uma operação de prestação de serviços ou circulação de mercadorias (compra e venda) entre duas partes. Além disso, busca facilitar a vida das empresas em todo o Brasil, trazendo mais praticidade para lidar com a parte burocrática do dia a dia. A validade jurídica da nota fiscal eletrônica é garantida por meio de uma assinatura digital (token), e faz parte de um projeto do governo conhecido como SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), com decreto firmado em janeiro de 2007. Quais são os benefícios da NF-e? O projeto da nota fiscal eletrônica foi pensado para trazer benefícios a todos os envolvidos, desde os contribuintes até as administrações tributárias. Entenda melhor. Vantagens para as administrações tributárias A nota fiscal torna-se mais confiável; O processo de controle fiscal fica mais apurado, pois o compartilhamento de informações entre os fiscos é facilitado; Os custos no processo de controle das notas fiscais diminuem; A sonegação também diminui, enquanto a arrecadação com impostos aumenta. Vantagens para a sociedade O consumo de papel é reduzido e, consequentemente, o impacto no meio ambiente também; O uso de novas tecnologias e o comércio eletrônico é incentivado, favorecendo a economia; Os relacionamentos eletrônicos entre empresas passam a ser padronizados; Surgem novos empregos e oportunidades de negócios relacionados ligados à prestação de serviços relacionados com a nota fiscal eletrônica. Vantagens para o contribuinte comprador (quem recebe a NF-e) Não há mais necessidade de digitalizar as notas fiscais ao receber mercadorias; É possível planejar a logística de entrega ao receber antecipadamente a informação da nota fiscal eletrônica; Menos erros de escrituração ocorrem devido a erros de digitação; O uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores é incentivado. Vantagens para o contribuinte vendedor (quem emite a NF-e)
2 Os custos relacionados com papel e impressão são reduzidos; Os custos com envio do documento fiscal diminuem; O custo de armazenagem de documentos fiscais também reduz; As obrigações acessórias são simplificadas, como a dispensa de AIDF; O tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira também é reduzindo, otimizando o trabalho das empresas; O uso de relacionamentos eletrônicos com clientes é incentivado. A NF-e é obrigatória? Em que casos? A nota fiscal eletrônica foi criada para, no primeiro momento, substituir as notas fiscais dos modelos 1 e 1-A em todas as situações de uso desses documentos. Estão incluídas nesse caso, por exemplo, a nota fiscal de entrada, operações interestaduais, operações de importação, operações de exportação ou ainda operações de simples remessa. Em relação a qualquer dúvida sobre a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal eletrônica no Brasil, é possível consultar os seguintes o Protocolo ICMS 42/09 que mostra quem é obrigado a utilizar a NF-e pelo critério de CNAE, e outros protocolos no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Portanto, se a sua empresa se enquadrar nas obrigatoriedades acima, você fica vetado de emitir nota fiscal impressa do modelo 1 ou 1-A. Para não errar, confira com cuidado a tabela do protocolo citado acima. Lá você confere quais tipos de empresas devem emitir a NF-e. Como é o processo de uso da NF-e? O uso da nota fiscal eletrônica envolve alguns órgãos e etapas diferentes, conforme você pode ver a seguir: Secretaria da Fazenda Tudo começa quando a empresa que emite a NF-e gera um arquivo eletrônico. Esse arquivo contém as informações fiscais da operação comercial e deverá ser assinado digitalmente. Afinal, é isso que garante a autoria do emissor e a integridade dos dados contidos ali. O arquivo eletrônico é transmitido, via internet, para a Secretaria da Fazenda do seu Estado, e a empresa recebe de volta um protocolo de recebimento (Autorização de Uso). É importante destacar que, sem esse protocolo, nenhuma mercadoria poderá transitar. Receita Federal A nota fiscal eletrônica também é transmitida para a Receita Federal. O órgão funciona como repositório nacional de todas as notas fiscais eletrônicas emitidas em âmbito nacional.
3 Já no caso de operações interestaduais, a NF-e vai para a Secretaria de Fazenda do Estado de destino. Acompanhando o trânsito da mercadoria Se você trabalha com produtos físicos, vai imprimir uma representação gráfica simplificada da NF-e, chamada de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Esse documento é impresso em papel comum, em uma única via. Ele terá as seguintes informações: Chave de acesso para poder consultar a NF-e on-line; Código de barras bidimensional. Esse tipo de código facilitará a confirmação e a captura de informações da nota fiscal eletrônica pelas unidades fiscais. Vale lembrar que o DANFE não substitui a NF-e, ok? Ele serve apenas como um instrumento auxiliar para quem deseja consultar a nota fiscal eletrônica. Com ele, é possível checar se a nota realmente existe, seja por meio do site da SEFAZ ou do Ambiente Nacional (RFB). Como emitir NF-e? Após compreender o que é NF-e, seus benefícios e como ela é usada, é preciso saber como fazer a emissão da nota fiscal eletrônica. Para facilitar a sua vida, separamos um passo a passo que você pode seguir. Confira: Passo 1: adquirir um certificado digital Lembra que comentamos que, para ter validade jurídica, a NF-e precisa ser assinada digitalmente? Para isso você precisa adquirir um certificado digital. É ele que vai comprovar que foi realmente a sua empresa que emitiu a nota. Também é ele que vai confirmar que a nota fiscal eletrônica é autêntica. O certificado digital pode ser adquirido por meio de uma Autoridade Certificadora que seja credenciada pela ICP, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. O ICP é o órgão nacional que mantém a estrutura de emissão de chaves públicas. Está baseado no princípio da terceira parte confiável, já que seu papel é oferecer uma mediação de confiança e credibilidade em transações entre diferentes partes que utilizam certificados digitais. Afinal de contas, não basta você utilizar uma assinatura digital. É fundamental, para fins legais e contábeis, que esse certificado seja válido e confiável.
4 Para isso, o ICP define um conjunto de práticas, técnicas e procedimentos que devem ser adotados pelas entidades credenciadas, sempre com o objetivo de estabelecer um sistema confiável. Passo 2: realizar seu credenciamento na Secretaria da Fazenda Em segundo lugar, após adquirir um certificado digital, você precisará fazer um cadastro para emissão de notas fiscais eletrônicas na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada. O cadastro costuma ser simples, porém varia de um estado para o outro. Por causa disso, é recomendável que você procure o auxílio de um contador que esteja habituado com a legislação local. Uma dica aqui é que, em um primeiro momento, você pode optar pela modalidade de credenciamento Em homologação. Isso significa que suas notas ainda não serão enviadas oficialmente, servindo apenas como um teste. Assim pode você receber o treinamento adequado até estar apto a emitir a NF-e. Quando estiver com tudo pronto, é só mudar a opção de credenciamento para Em produção. Passo 3: instalar um software emissor de Nota Fiscal Eletrônica O terceiro e último passo para emitir notas fiscais eletrônicas é instalar em sua empresa ou computador um software gerador de NF-e. Em alguns Estados, o download do sistema pode ser feito gratuitamente no site da Secretaria de Fazenda. Contudo, vale prestar atenção a um ponto em particular. Em geral, os programas disponibilizados pela SEFAZ não são ideais para empresas que precisam emitir muitas notas fiscais. Isso porque os programas gratuitos exigem que as informações sejam digitadas manualmente, ou incluídas novamente em todas as notas emitidas no sistema de faturamento. Obviamente, essa limitação gera muito mais trabalho e toma bastante tempo dos envolvidos. Por outro lado, hoje existem diversos sistemas de gestão que emitem NF-e a custos bastante reduzidos. A grande vantagem é que esses softwares especializados não exigem o mesmo trabalho extra. Portanto, se você tem necessidade de emitir notas, vale a pena considerar essa opção, procurando um sistema que esteja de acordo com a realidade da sua empresa. Definitivamente, contabilidade é um assunto sério e sua importância nunca deve ser subestimada pelo empreendedor.
5 Felizmente, hoje as informações estão acessíveis a todos para tirar dúvidas, inclusive sobre o que é NF-e. Mas lembre-se: nada substitui o aconselhamento de um profissional contábil. A menos que você seja Microempreendedor Individual, será obrigado a ter um contador e registrar todas as suas movimentações de entrada e saída de dinheiro, prestando contas à Receita Federal.