1. O que é centro de custo Toda organização costuma ser dividida em partes: Áreas: uma agência de marketing pode ter área financeira, comercial, de recursos humanos, etc Projetos: uma consultoria pode fazer projetos de gestão ou de design Serviços: uma empresa de turismo pode ter serviços para operadoras e para agências de viagem Unidades de Negócio: uma empresa pode ter a matriz e filiais ou um empresária pode ser dono de diversas franquias Essas partes são conhecidas como centros de custos e, dependendo do seu negócio, pode fazer mais sentido usar uma estrutura ou outra. De toda forma, independentemente de como a empresa está estruturada, vai ser necessário entender como fazer o seu fluxo de caixa. Resumindo, o centro de custo é uma maneira simples e prática de agrupar receitas e despesas da sua empresa para te dar uma visão mais detalhada de áreas do seu negócio. Para começar, vale a pena fazer uma distinção entre categorias e centros de custo. Em qualquer fluxo de caixa você deve categorizar suas receitas e despesas de acordo com seu plano de contas, isso vai te mostrar com o que você gastou. Por exemplo, ao comprar uma planilha de fluxo de caixa com controle de centro de custo da LUZ, devo categorizar esse gasto como uma despesa operacional. Agora, se eu tenho uma matriz e uma filial e o gasto foi realizado para a matriz, assinalo esse gasto como uma despesa do centro de custo matriz. Isso me diz onde o dinheiro está sendo gasto ou recebido. 2. Quando usar centro de custo Primeiramente é importante você entender que não é porque uma funcionalidade financeira existe que você deve usar. Escolher entre utilizar centro de custo ou não vai depender da 1
estrutura do seu negócio e da sua maturidade financeira, afinal, isso vai exigir mais tempo e trabalho, tanto de preenchimento do seu sistema ou planilha financeira, como de análise. Por isso não existe uma regra certa sobre centro de custo. Você deve analisar a realidade e estrutura da sua empresa. Se você estiver começando, provavelmente vai ser melhor usar uma estrutura simplificada, agora se você tiver uma empresa que já abriu uma filial regional, se tiver mais de uma franquia sobre seu controle ou mesmo se tiver 2 negócios totalmente diferentes, mas quiser controlar seu fluxo de caixa de maneira única, pode (e deve) usar o centro de custo. 3. Passo a passo Filiais como Centros de Custos Vamos imaginar um caso onde eu tenho uma empresa de venda de livros e apostilas com 3 filiais regionais. Uma localizada no Rio de Janeiro, outra em Porto Alegre e uma terceira em Recife. Meu objetivo é entender se essas filiais estão sendo lucrativas ou não. A pergunta é, por onde começar? 3.1. Plano de Contas Compartilhado entre Centros de Custos A primeira coisa que você precisa entender é se todas as filiais são exatamente iguais, ou seja, se tem a mesma estrutura. A resposta mais comum é que sim, já que eu vou ter os mesmos fornecedores, estrutura de pessoal similar e vender os mesmos produtos. Se for esse o caso é importante que você crie um plano de contas compartilhado entre as filiais. O que quero dizer é que na estrutura do seu fluxo de caixa você só terá um plano de contas. Abaixo mostro o exemplo do plano de contas de despesas da nossa planilha de fluxo de caixa com centro de custos. 2
Depois de definir as suas contas de receitas e despesas você chegará na definição dos seus centros de custo. No nosso caso, como eu já falei, são 3 filiais: 3
3.2. Registro de Receitas e Despesas por Filial Com a parte de centro de custo já criada e definida, podemos partir para o registro de receitas e despesas por filial. Vamos pensar em 4 itens. Gasto de pagamento do benefício de um funcionário da Filial do Rio de Janeiro Venda do Livro Gênesis na Filial do RJ Gasto com deslocamento para participação em palestra em Gramado RS Venda do Livro Palestina na Filial RS Esses registro deveriam ficar mais ou menos assim: E, se ao longo do mês você consegue fazer o preenchimento de forma correta dos seus lançamentos de receitas e despesas, pode ficar com uma planilha mais ou menos assim: 4
3.3. Demonstrativo do Fluxo de Caixa por Centro de Custo No final das contas, sempre o mais importante vai ser a análise dos demonstrativos dentro da sua planilha de fluxo de caixa com centros de custos. Eu acredito que é importante você ter 6 tipos de visão diferente: Fluxo de Caixa geral DRE geral Contas a Pagar geral Contas a Receber geral DRE por centro de custo Fluxo de Caixa por centro de custo Abaixo mostro como ficaria o fluxo de caixa da filial 1: Como você pode ver, a filial 1 só teve prejuízo em Fevereiro. Tirando esse mês, até julho foram só meses positivos, o que indica um bom resultado geral, resultando inclusive em um valor acumulado substancial. Agora é só repetir o mesmo processo para as outras filiais e entender se todas tem fluxo positivo ou se alguma está te levando a ter prejuízo. 5
3.4. Análise Visual das Filiais (Centros de Custos) Por fim, se você fez um bom trabalho de controle financeiro, nada melhor do que fazer análises visuais com gráficos de cada uma das suas filiais. Veja o resultado da Filial 1 (RJ): Como já havia comentado, você consegue ver facilmente que apenas o mês de fevereiro foi negativo (linha cinza que indica lucro só está abaixo de zero em Fev). E, com um simples toque do mouse, você pode analisar outra filia. Nese caso, selecionando a Filial 2 (RS), esse é o resultado visto: Mais uma vez, você pode olhar para as colunas verdes (receitas) e vermelhas (despesas) ou diretamente para linha cinza (lucro) para avaliar como está a saúde financeira dessa filial especificamente. Simples e prático né?! Como todo financeiro deveria ser Vou mostrar mais um exemplo para você ver que mesmo não sendo gigantesco, você pode (e deve) controlar mais de uma filial com centros de custo. 6
4. Exemplo Hare Burguer Para quem não conhece, o Hare Burguer (de forma bem resumida) é um fast food vegetariano bem legal que começou na Zona Sul do Rio de Janeiro. Para você ter uma ideia, esse é um negócio como muitos outros que começou com o esforço do Rapha (fundador) vendendo hamburgueres nas praias do RJ sozinho. O negócio é tão bacana que cresceu (você pode ler um pouco da história aqui) e agora conta com uma matriz no Centro do RJ e outra em Ipanema, além de participação em eventos. Agora você imagina calcular o quanto cada loja fatura e gasta sem ter um centro de custo para matriz e filial? Seria complicado pra caramba, dado que ambas recebem insumos e transferem alimentos entre si. Vamos fazer um estudo de caso fictício (e bem simplificado) das contas do Hareburguer para a matriz e filial. Supondo os seguintes números: Produtos 7
Custos Vendas Hareburguer Custo R$4 e Preço de Venda R$8 Mini Hare (Hamburguinho) Custo R$2 e Preço de Venda R$5 Custos Matriz R$15.000 Custos Filial R$10.000 Vendas Matriz 4.000 Hareburgueres e 5.000 Hamburguinhos Vendas Filial 1.500 Hareburgueres e 2.000 Hamburguinhos Vamos fazer as contas: Centro de Custo 1 Matriz Receitas = (4.000 x 8) + (5.000 x 5) = 32.000 + 25.000 = 57.000 Despesas Diretas = (4.000 x 4) + (5.000 x 3) = 16.000 + 15.000 = 31.000 Margem de Contribuição = 57.000 31.000 = 26.000 Custos Fixos = 15.000 Lucro = 26.000 15.000 = 11.000 Centro de Custo 2 Filial Receitas = (1.500 x 8) + (2.000 x 5) = 12.000 + 10.000 = 22.000 Despesas Diretas = (1.500 x 4) + (2.000 x 3) = 6.000 + 6.000 = 12.000 Margem de Contribuição = 22.000 12.000 = 10.000 Custos Fixos = 10.000 Lucro = 10.000 10.000 = 0 Se a gente fosse analisar um resultado geral do Hare Burguer (lembrando que esses números são hipotéticos), veríamos que o lucro da empresa foi de R$11.000, mas como acabamos de analisar, sabemos que isso não é tudo. É essencial entender se todos os centros de custo são positivos ou não. Nesse caso, percebemos que todo o lucro vem da matriz e que a filial apenas empata receitas e despesas. A partir da análise podem surgir boas ideias de como fazer que as vendas da filial aumentem e por aí vai. O importante é entender os motivos do resultado e trabalhar em cima dele. 8
O que ainda falta? Uma boa projeção financeira no seu fluxo de caixa por centro de custo pode te ajudar a entender as metas que você tinha e o que conseguiu realizar de fato. Experimente estabelecer um planejamento com o valor que desejaria ter de receitas e despesas para cada filial. Acompanhe os resultados e veja se estão acima ou abaixo do planejado. Se estiver pior tente entender o porque e realize planos de ação para melhorar. 9