Ambiente Organizacional Administrativo UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E RECURSOS HUMANOS Câmpus Samambaia Prédio da Reitoria Caixa Postal 131 CEP 74001 970 Goiânia Goiás Brasil Módulo 01 - Rotinas Administrativas da PRODIRH 14 de Setembro de 2009 1
Contextualização do Planejamento Estratégico (PE) 1º - O QUE é PE? 2º - DE ONDE surgiu o PE? 3º - POR QUE fazer o PE? 4º - Por QUEM e QUANDO realizar o PE? 5º - COMO realizar o PE? 2
O que é PE? Planejar é conceber um futuro desejado e, também, os meios práticos para atingí-lo - Ackoff; Plan. Estratégico é uma técnica que procura, através da análise do ambiente de uma instituição, traçar rumos que esta instituição deverá seguir para aproveitar oportunidades, potencializar pontos fortes e minimizar ameaças e riscos; Ou seja, determinar objetivos e meios eficazes para alcançálos; Instrumento coletivo de gestão dentro de uma instituição pública (não restringindo-se apenas à Direção); 3
De onde surgiu o PE? Foi idealizado e contextualizado, respectivamente, pelas principais universidades e organizações/instituições norteamericanas; Difundido através de amplo pensamento sobre a administração estratégica, cujo maiores exponenciais iniciais desse movimento são Ansoff e Ackoff. Atualmente o pensamento estratégico é bastante elucidado por Michael Porter (Harvard Bussines School), considerado por muitos representantes da academia como o Guru da Administração Estratégica recente. 4
Por que o PE? Este planejamento visa sistematizar as ações dos servidores, em uma instituição pública, na aplicação/utilização de todos os recursos (financeiros, materiais, patrimoniais, pessoas, conheci_ mento, produção acadêmica no caso da UFG ensino, pesquisa e extensão, entre outros); Permite uma gestão educacional transparente através de ampla divulgação das ações e resultados na comunidade acadêmica; Incentiva a participação e o conhecimento da comunidade acadêmica na realidade (dificuldades e/ou facilidades de gestão) da Unidade/Órgão; Possibilita conhecer/acompanhar/avaliar o Histórico do próprio Planejamento da Unidade/Órgão, ou seja, a evolução da gestão no decorrer do tempo; 5
Por quem e quando realizar o PE? COMPROMISSO de todos da Unidade/Órgão quando houver a decisão de planejar; PARTICIPAÇÃO ATIVA do grupo de planejamento (alcance dos objetivos/metas estabelecidos); ENVOLVER e INFORMAR toda a comunidade acadêmica, sobre o andamento das atividades planejadas e os resultados obtidos com o plano, através de comunicação eficaz; ADEQUAÇÃO do plano a todo momento (o ambiente é um sistema aberto passível de constantes mudanças); PRATICIDADE e SIMPLICIDADE no planejamento, objetivando a concretização de um plano que transforme-se em um instrumento de fácil manuseio e consulta (diária, semanal e/ou mensal). 6
Como realizar o PE? 1º - Missão 2º - Visão 3º - Valores 4º - Cenários INFORMAÇÕES INSTITUCIONAIS 5º - Ambiente Externo Oportunidades x Ameaças 5º - Ambiente Interno Forças x Debilidades ANÁLISE AMBIENTAL 6º - Problemas Estratégicos 6º - Causas 6º - Indicadores 6º - Soluções Estratégicas DIAGNÓSTICO E SOLUÇÕES 7º - Prazos 7º - Responsáveis 7º - Ações 7º - Metas METAS E RESPONSABILIDADES 8º - Servidores 8º - Cursos CAPACITAÇÕES 9º - AVALIAÇAO 7
Programa de Gestão Estratégica (PGE) Segundo o documento elaborado pela CONAES/MEC de 26 de agosto de 2004, baseada na lei que institui o SINAES, Lei nº 10.861 de 14 de abril de 2004, [...] a missão e o plano de desenvolvimento institucional (PDI) identifica o projeto e/ou missão institucional, em termos de finalidade, compromissos, vocação e inserção regional e/ou nacional. Institucionalizado a partir da Resolução Consuni 10/2006. Articula: Planejamento, Avaliação e Informação Institucional. 8
PGE: Objetivos Consolidar uma prática de gestão estratégica que potencialize o desenvolvimento institucional, tanto estrutural como humano. Consolidar em todas as instâncias e níveis de funcionamento da UFG, Administração Central, Unidades Acadêmicas, Órgãos Suplementares e Campus do Interior, uma cultura de organização e sistematização dos processos de planejamento e avaliação. Constituir um sistema de informação abrangente e atualizado, formando uma base de dados em permanente atualização, no qual os dirigentes, a comunidade acadêmica e sociedade obtenham dados e informações. 9
PGE: Finalidades Permite a sistematização dos processos (de Planejamento e Auto Avaliação) realizados nas diferentes instâncias de gestão. Permite obter informações institucionais que subsidiem as tomadas de decisão. Dá transparência à Gestão. 10
PGE: Como Funciona Através do Sistema do Programa de Gestão Estratégica (SPGE). O SPGE tem por objetivo: construir e disponibilizar um banco de informações técnicas e gerenciais da instituição. Informações Técnicas: quantidade de aluno e servidores, quantidade de cursos, área construida etc. Informações Gerenciais: necessidades de pessoal, de capacitação, de novos espaços físicos etc 11
PGE: Como Funciona SPGE ajuda a cadastrar os dados de Planejamento e de Avaliação de forma sistemática através de uma interface WEB. O SPGE contém três módulos: Planejamento, Avaliação, Informação Institucional. Acesso ao SPGE: através do Portal do Servidor. 12
PGE: Elementos Essenciais Para a elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). Para a concretização da Auto-avaliação Institucional. Para a sistematização das informações que subsidiem a tomada de decisões dos dirigentes da Universidade em todas instâncias e níveis da administração. 13
PGE: Periodicidade Planejamento Anual. Auto-avaliação Bianual. 14
PGE: Cronologia Acontecimentos Criação do PGE Funcionamento do SPGE Lei do SINAES Institucionalização do PGE (Resolução CONSUNI 10/06) PDI/UFG - 2008-12 02 03 04 05 06 07 08 - Hoje Linha Tempo (Anos) Legenda: Planejamentos elaborados sem a sistematização adequada Planejamentos elaborados em for_ mulários de papel conforme su_ gestão da PRODIRH Planejamentos elaborados no SPGE Planejamentos elaborados no SPGE (Dados inseridos PDI) 15
PGE: Implicações Gerais Planejamento e Avaliação Institucional PGE PRODIRH/ UFG. Planejamento das UAs/OAs sistematizados no SPGE. SPGE subsidia elaboração PDI/UFG. PDI/UFG encaminhado para o MEC. 16
PGE: Implicações Gerais Início LEGENDA PRODIRH: PGE CAVI Terminal Responsável Operação Conscientiza e orienta na sistematização e elaboração do PE e A Input/Output Dados Dados Armazenados Câmpus do Interior Núcleos de Gestão Unidades Acadêmicas Decisão Documento PE A Conector de Página PE - Planejamento Estratégico A - Avaliação Interna SPGE - Sistema do Programa de Gestão Estratégica PDI - Plano de Desenvolvimento Institucional AI - Avaliação Institucional não SPGE Sistematizado? Circulação de Informações Circulação de Informações orais sim não Completo? sim 1 17
PGE: Implicações Gerais LEGENDA Terminal Responsável 1 Operação Input/Output Dados Dados Armazenados PRODIRH: PGE PRODIRH: CAVI Decisão Documento PDI AI Conector de Página Encaminha PE - Planejamento Estratégico A - Avaliação Interna SPGE - Sistema do Programa de Gestão Estratégica PDI - Plano de Desenvolvimento Institucional AI - Avaliação Institucional INEP/MEC Término Circulação de Informações Circulação de Informações orais 18
PGE: Futuros Desafios Em 2009 Planejamento aliado a PROJETOS SPGE. Equipe PRODIRH/UFG sistematiza todos os Projetos de UAs/OAs Possibilidade Captar Recursos MEC e Outros Órgãos Financiadores Federais/Estaduais/Municipais. Projetos Por Exemplo: Infra-estrutura: Prédios e Equipa_ mentos. Próximo Desafio Planejamento/Projeto UFG aliados ao Orçamento UFG. 19
PGE: Planejamentos Realizados 20
PGE: Planejamentos Realizados 21
PGE: Equipe Executora Membros da Comissão de Avaliação Institucional (CAVI). Técnicos Administrativos da PRODIRH. Contatos: 3521-1322 (Seraphin ou Márcio) 3521-1323 (Everton ou Pedro Cruz) 3521-1073 (Regina Beatriz). 22
Ambiente Organizacional Administrativo MUITO OBRIGADO Adm. Márcio Medeiros Oliveira PRODIRH/UFG 23