Comunicação Empresarial Ana Tázia Patricio de Melo Cardoso Unidade 8: A Comunicação Empresarial dirigida: oral e eletrônica
A Comunicação Empresarial dirigida: oral e eletrônica Contextualizando Cada vez mais se percebe a importância da comunicação no desempenho das empresas e do domínio das técnicas de comunicação para serem utilizadas da melhor forma no ambiente de negócio. É importante os empresários pensarem nesse aspecto com muito cuidado, considerando o contexto atual de muita competitividade e os avanços tecnológicos que proporcionam, aos diferentes públicos, mais acesso às informações empresariais. Neste capítulo continuaremos apresentando mais algumas ferramentas de comunicação dirigida, dessa vez, observando aspectos da comunicação oral e eletrônica. Ao final deste capítulo esperamos que você: conheça as ferramentas de comunicação dirigida oral; compreenda como a tecnologia pode propiciar várias formas de comunicação; conheça algumas ferramentas de comunicação dirigida eletrônica. Conhecendo a teoria As adversidades, no ambiente de negócios, podem ser melhor superadas quando as empresas contam com eficientes ferramentas de comunicação que proporcionam aos consumidores, por exemplo, mais acesso às informações das empresas, criando, assim, espaços para debater questões ambientais, econômicas, éticas e legais. Ou, ainda, fazem com que as decisões sejam tomadas com mais rapidez e estreitam as relações entre os funcionários e superiores. Você poderá, a partir de agora, conhecer outras ferramentas de comunicação dirigida, sob o aspecto da comunicação oral. 85
Até que ponto a maneira como as pessoas se comunicam durante uma negociação, por exemplo, vai determinar ou não o sucesso da empresa na negociação? Observa-se que as atividades de negociação no dia a dia das empresas são bastante comuns, pois estão por toda a parte: quando se compra e vende, constroem-se parcerias. Vários fatores utilizados pelos negociadores, que envolvem a comunicação, predispõem para o acordo, como a atitude, a linguagem, os elementos e ferramentas da comunicação. As atitudes podem ser refletidas na forma como as pessoas se comunicam em uma negociação. Para compreender como os interlocutores estão entendendo e se sentindo no processo da negociação é necessário observar e refletir sobre alguns elementos de comunicação, como os gestos, olhares, expressões faciais e outras formas de expressão. Saiba que Uma negociação pode possibilitar, quando benfeita, que as partes envolvidas potencializem seus recursos e possam tirar o maior proveito destes. O planejamento para o uso das ferramentas de comunicação é algo muito importante que deve ser feito observando, principalmente, o público a quem se destinará a comunicação, os recursos que serão utilizados (data-show, flip-chart, vídeo e retroprojetor), além, claro, de alguns cuidados que convêm para a linguagem oral, como o vocabulário a ser utilizado. Ferramentas de comunicação dirigida oral Destacaremos, a seguir, algumas ferramentas de comunicação dirigida oral, tão necessárias e presentes no cotidiano das empresas sob as mais diversas situações profissionais: Reunião a princípio as reuniões diferenciam-se em função do seu caráter, podendo ser informativas, de discussão ou para gerar ideias (Brainstorming). É importante destacar a possibilidade da interação entre as pessoas, evitando ruídos na comunicação. E evitar, principalmente, o excesso de informações, pois poderá trazer desânimo. 86
Lembrete O mais importante ao final da reunião é que todos os participantes entendam qual decisão foi tomada, de que forma isso afetará suas atividades e como deverão proceder. Discurso ferramenta de comunicação dirigida oral de grande utilidade nas empresas. Instrumento utilizado na discussão e encaminhamento de reivindicações junto ao poder de decisão. É importante não usar chavões e vocabulário rebuscado. Entrevista objetiva obter informações, buscar opiniões, fatos e sensações do entrevistado. Caracteriza-se pela conversação estruturada face a face. A avaliação da entrevista, para determinar se foram atingidos os objetivos, parte das respostas, observando se foram relevantes, válidas, claras e abrangentes. Eventos têm o objetivo de integrar, difundir e sensibilizar os participantes para o que se pretende. É eficiente na aproximação entre a empresa e os seus públicos. Visitas busca apresentar as atividades da empresa para determinados públicos por meio do contato pessoal. Essa ferramenta é comumente chamada de política de portas abertas. Ferramentas de comunicação dirigida eletrônica Veremos agora que as tecnologias propiciam várias formas de comunicação. Que tal conhecer algumas ferramentas de comunicação dirigida eletrônica? a) Vídeo empresarial: apresenta a empresa sob vários ângulos, por meio de imagens, músicas e textos, revelando bem o seu perfil. É uma ferramenta muito dinâmica, porém de alto custo de produção. b) Correio eletrônico e-mail/intranet: são ferramentas utilizadas de forma instantânea na internet. Na intranet as mensagens são destinadas e autorizadas apenas ao público interno. São ferramentas hoje bastante difundidas por seu dinamismo e baixo custo. c) Newsletter digital: destinado aos públicos interno ou externo, esse boletim informativo necessita ter periodicidade regular. Sua veiculação se dá em ambientes digitais. 87
Curiosidade A Mailing List (lista de correio) é uma lista de endereços eletrônicos de destinatários aos quais os setores de comunicação encaminham comunicados, notas e newsletter. A mailing deve ser atualizada continuamente pelos profissionais que trabalham com a comunicação da empresa ou por empresas especializadas. Aplicando a teoria (case) Para conduzir plateias e expor projetos em suas empresas, muitos preferem contar com o virtuosismo tecnológico e fazerem suas apresentações em multimídia, escrever e-mails e até mesmo utilizar blogs da direção a ter contato com os funcionários diretamente. Os analistas apontam que a presença física é fundamental. Muitos chegam com seus carros na empresa, estacionam, pegam elevador privativo e não buscam saber como são ou como estão as pessoas na empresa. E, dessa forma, mantêm-se distantes de todos, pilotando a empresa atrás de suas mesas. É importante não esquecer que nada substitui a oralidade. Ao ouvir seus funcionários, muitas ideias se revelam ser um grande sucesso. Partimos agora para apresentar uma situação que ilustra muito bem esse assunto que tratamos anteriormente. Numa visita a uma das empresas do grupo, o diretor de marketing da empresa investigava a média de quantos presentes as lojas do grupo vendiam para o Dia dos Professores. Nessa loja, a própria lojista detectou que foram vendidos muitos perfumes iguais para alunos de uma mesma classe de uma escola. Vejam! Isso só aconteceu porque não havia sugestões de presentes na loja para o Dia do Professor. Resolvendo o case Vejamos que ações foram tomadas nesse caso para proporcionar mais acesso às informações empresariais: A partir da constatação pelo diretor de marketing, foi criado todo um trabalho mercadológico voltado para as vendas no Dia do Professor e, só assim, virou uma data comemorativa muito rentável para a rede, que buscou utilizar o seu Mailing List dos clientes para enviar novidades, sugestões e promoções. Além, claro, de estreitar ainda mais o contato com os funcionários por intermédio de ferramentas de comunicação dirigida. 88
Para saber mais CHINEM, Rivaldo. Comunicação Empresarial: teoria e o dia a dia das assessorias de comunicação. São Paulo: Editora Horizonte, 2006. SCHULER, Maria. Comunicação Estratégica. São Paulo: Atlas, 2004. Relembrando Neste capítulo vimos: diferentes ferramentas de comunicação dirigida oral; como a tecnologia pode propiciar várias formas de comunicação; algumas ferramentas de comunicação dirigida eletrônica. Testando os seus conhecimentos Agora é com você. Entre as ferramentas de comunicação apresentadas neste capítulo, escolha a mais adequada aos conteúdos e aos objetivos das mensagens a seguir: uma secretária quer confirmar o horário de uma reunião com um grande grupo de funcionários; uma multinacional quer anunciar um plano de benefícios para funcionários; analistas de sistemas localizados em diferentes filiais de uma empresa precisam discutir as ações para um projeto em andamento. Fiquem atentos aos novos meios de comunicação porque são esses que estão ganhando cada vez mais espaço na busca de soluções nas empresas. 89
Referências ANDRADE, Cândido Teobaldo de Souza. Para Entender Relações Públicas. 2. ed. São Paulo: Loyola, 1993. CESCA, Cleuza G. Gimenes. Comunicação Dirigida Escrita na Empresa: teoria e prática. São Paulo: Summus, 1995. REGO, Francisco Gaudêncio Torquato do. Comunicação Empresarial, Comunicação Institucional: conceitos, estratégias, sistemas, estrutura, planejamento e técnicas. São Paulo: Summus Editorial, 1996. 90