Cartilha de prestação de contas Identificação e manuseio de documentos fiscais Adequada para entidades que recebem ajuda financeira e necessitam prestar contas. 2012
SUMáRIO 1. Orientações para aquisição de bens e serviços...4 1.1. Considerações iniciais...4 1.2. Documentos contábeis...5 1.2.1. Nota Fiscal...5 1.3. Aquisição de produtos...6 1.4. Modelos de Notas Fiscais...8 1.4.1. Despesas em nome da entidade...13 1.5. Contratação de Serviços...14 1.5.1. Quando o prestador do serviço for pessoa física...14 1.5.2. Quando o prestador de serviço for pessoa jurídica...16 2. Situações que acontecem no dia a dia...18 2.1. Fornecedor emitiu documento que não é uma nota fiscal...18 2.2. Nota fiscal está com erro ou rasura...19 2.3. Mercadoria com defeito ou em desacordo com o que foi solicitado...20 2.4. Remeter produto para conserto...20 2
APRESENTAÇÃO A presente Cartilha tem por finalidade trazer informações sobre os aspectos qualitativos dos documentos fiscais que devem ser exigidos no processo de compra de bens e/ou serviços. Esperamos, dessa forma, minimizar as inconsistências apresentadas nos processos de prestação de contas, bem como eliminar problemas decorrentes de comprovantes de despesas que não atendem aos requisitos fiscais adequadamente. Acreditamos estar oferecendo a todos que dessa cartilha se utilizarem um instrumento útil que propicie condições adequadas ao pleno desempenho das atribuições sociais, com o melhor emprego dos recursos recebidos e o cumprimento da missão da entidade que administra esses recursos. Belo Horizonte, 30 de novembro de 2012 Conselho Regional de Contabilidade Contador Walter Roosevelt Coutinho Presidente 3
1. ORIENTAÇÕES PARA AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS 1.1. Considerações iniciais Em contabilidade, todo recurso (dinheiro ou valor monetário) deve obrigatoriamente possuir uma origem e ser aplicado em algo. Convencionou-se que toda origem de recurso é lançada como crédito e toda aplicação de recurso, lançada como débito. Por esta razão, as receitas serão lançadas a crédito e as despesas a débito. Para o registro das contas das entidades, é utilizado o mecanismo de lançamento contábil. O objetivo desta cartilha é oferecer aos responsáveis pelo recebimento e aplicação de recursos oriundos de entidades patrocinadoras conhecimento sobre os documentos mais usuais para o registro contábil, a utilização de cada documento e as suas particularidades. 4
Documentos contábeis 1.2.1. Nota Fiscal Para atender às necessidades da entidade, será preciso adquirir produtos e/ou contratar serviços. Nota Fiscal é o documento que comprova a existência de um ato comercial (compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços); tem de atender às exigências do Fisco quanto ao trânsito das mercadorias e das operações realizadas entre adquirentes e fornecedores. Pode ser: Nota Fiscal modelo 1 ou modelo 1-A; Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); Nota fiscal série D ou Cupom Fiscal. As NF mod 1 ou 1-A e as NF-e servem para operações entre empresas. Já a NF série D ou o Cupom Fiscal servem para acobertar a venda no varejo, direta ao consumidor final. Uma entidade de assistência social somente deve comprar produtos ou serviços mediante emissão de Nota Fiscal ou Cupom Fiscal. O Cupom Fiscal serve apenas para produtos, uma vez que ele ainda não existe para prestação de serviços. Se o prestador do serviço for pessoa física, deverá emitir um documento chamado RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo). 5
1.3. Aquisição de produtos A compra de produto só pode ser feita mediante emissão da nota fiscal de venda ou cupom fiscal, emitidos pelo fornecedor; A nota fiscal de venda (modelo 1, 1-A ou NF-e) possui campo para discriminar os dados completos da entidade e deve ter sido autorizada pelo Estado; Na nota fiscal, devem constar os seguintes dados do fornecedor (impressos tipograficamente) e do comprador (a serem preenchidos na hora de emissão da nota fiscal): Razão Social Endereço CNPJ DATA 6
VocÊ SABIA? Conta de luz e conta de telefone são notas fiscais! Conhecimento de frete é um documento fiscal que acoberta a prestação de serviço de transporte intermunicipal! O Cupom Fiscal tem a mesma função que uma nota fiscal série D (NF pequena, de balcão)! Em Minas Gerais, não existe empresa dispensada de emitir o documento fiscal, seja para vender uma bala ou um carro! As notas fiscais têm prazo de validade e só podem ser aceitas dentro deste prazo! 7
1.4. Modelos de Notas Fiscais Série D (Nota fiscal de venda a consumidor final) Este documento serve para acobertar operação de venda no varejo, direta ao consumidor final. 8
CUPOM FISCAL Cupom Fiscal: Serve para acobertar a venda no varejo direta ao consumidor final. 9
Parece Mas não é É comum encontrarmos Nota Branca, Orçamento, Pedido e outros documentos que se assemelham aos documentos fiscais. Porém, esses documentos não servem para os registros contábeis. Veja alguns modelos que (NÃO) podem nos enganar!!!! 10
11 NF mod 1: Este é o documento CERTO para acobertar operações de venda de mercadorias entre um estabelecimento fornecedor e uma entidade filantrópica.
12 Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): muitas empresas estão obrigadas a emitir NF-e em substituição à NF mod1. Ao receber uma NF-e, deve-se verificar sua autenticidade através da chave de acesso, no link: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br/consultas.html
Não pode Aceitar Nota fiscal com rasura. Nota fiscal de balcão. Nota branca. Ticket de máquina registradora. Anotações em cadernetas. Mercadorias de empresas ou pessoas informais, ou seja, que não estão devidamente inscritas nos órgãos públicos competentes (Junta Comercial; Receita Federal, Estadual e Municipal). 1.4.1. Despesas em nome da entidade É preciso que todas as aquisições e despesas (Notas Fiscais de produtos e/ou serviços) estejam em nome da entidade. 13
1.5. Contratação de Serviços 1.5.1. Quando o prestador do serviço for pessoa física Para contratar o serviço de um profissional, não basta que seja alguém qualificado, é preciso que a pessoa esteja legalmente apta a prestar o serviço. Por isso, o profissional contratado precisa: Ter inscrição na Prefeitura como Prestador de Serviços Autônomo Ter inscrição no INSS Ter registro em entidade regulamentadora de sua profissão, como ocorre com os médicos, contadores, advogados, nutricionistas, engenheiros e outras profissões regulamentadas. E, como toda e qualquer aquisição, o profissional autônomo deve emitir um documento para comprovar a prestação de seus serviços. Este documento é o RPA Recibo de Pagamento a Autônomo. Veja um modelo de RPA: 14
Recibo de Pagamento a Autônomo RPA RELAÇÃO DE PAGAMENTO AUTÔNOMO RPA NOME OU RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA Nº DO RECIBO Nº DO TALÃO MATRÍCULA (CNPJ OU INPS) Referente a importância de conforme discriminativo abaixo: Recebi da empresa acima identificada, pela prestação dos serviços CARRETEIRO ( VLR.BASE P/CÁLCULO DO INSS ) APLICAR 20,00% SOBRE O VALOR DO FRETE PAGO NO INSS NO CPF NÚMERO NÚMERO DE INSCRIÇÃO ÓRGÃO EMISSOR E S P E C I F I C A Ç Ã O I Valor do serviço prestado II D E S C O N T O S III Imposto de Renda Retido na Fonte IV INSS Autônomo V SEST/SENAT ASSINATURA Soma Soma VALOR LÍQUIDO LOCALIDADE DATA NOME COMPLETO 15
1.5.2. Quando o prestador de serviço for pessoa jurídica A pessoa jurídica (empresa) prestadora do serviço também precisa documentar o serviço prestado. O documento hábil para certificar essa operação é a Nota Fiscal de Serviços, autorizada pela Prefeitura. Cada município tem seu modelo definido em lei, podendo ser emitida manualmente, por processamento de dados ou eletronicamente. O importante é que o documento receba o nome NOTA FISCAL, venha numerado, com os dados do emitente, e que no rodapé conste sua autorização, bem como que seja emitido dentro do prazo de validade. ANTES DE CONTRATAR O SERVIÇO, CONVERSE COM SEU CONTADOR SOBRE AS RETENÇÕES DE TRIBUTOS NA FONTE. A regra geral é que, ao tomar serviço de pessoa física ou pessoa jurídica, a entidade tomadora do serviço deverá ficar atenta às retenções de INSS e IR. 16
Super Dica Ao elaborar o Demonstrativo Mensal de Despesas Realizadas, no campo ESPECIFICAÇÃO DA DESPESA, coloque o número da Nota Fiscal/RPA e o nome do fornecedor. Veja o exemplo a seguir: 17
2. Situações que acontecem no dia a dia Nem sempre as operações de aquisição de produtos e serviços ocorrem como planejamos e, por isso, devemos saber como agir. Veja abaixo as situações mais comuns: 2.1. Fornecedor emitiu documento que não é uma nota fiscal Se o fato foi percebido no ato da compra, basta solicitar a nota fiscal correta ao fornecedor; Se o fato foi percebido tempos depois, o fornecedor poderá fazer um comunicado ao fisco de que não emitiu o documento na época certa, mas que vai fazer extemporaneamente, oferecendo o imposto com juros e multa, se for o caso 18
2.2. Nota fiscal está com erro ou rasura A entidade deverá recusar a nota fiscal, escrevendo no verso do documento o motivo da recusa, transcrevendo seus dados e consignando a assinatura do responsável pelo recebimento de mercadorias. A seguir, devolva a NF ao fornecedor e solicite imediata substituição da nota fiscal. Veja a seguir sugestão de texto de recusa de documento fiscal: 19
20 Caso o erro seja formal, quer dizer, seja um erro que não altere valores, datas e dados do destinatário, poderá ser feita uma carta de correção. Veja, a seguir, modelo de carta de correção:
2.3. Mercadoria com defeito ou em desacordo com o que foi solicitado Se o problema foi verificado no ato do recebimento do produto, basta recusar a mercadoria e a nota fiscal, escrevendo no verso do documento o motivo da recusa. Se o problema ocorreu depois de aceita a mercadoria, a entidade poderá emitir uma Nota Fiscal avulsa para realizar a devolução do produto. A Nota Fiscal avulsa é emitida pela Receita Estadual por meio de solicitação do interessado. 2.4. Remeter produto para conserto Caso algum bem da entidade/empresa seja danificado e necessite de conserto, o transporte do produto até a oficina de conserto deve ser acobertado por uma Nota Fiscal modelo 1, a ser emitida pela empresa que solicita o transporte. No entanto, como entidades estão desobrigadas de emitir Nota Fiscal, poderá ser solicitada a emissão de uma Nota Fiscal avulsa na Secretaria de Estado da Fazenda. Para isso, basta dirigir-se a uma repartição fazendária próxima. 21
Muitas vezes, a entidade quer buscar recursos na própria comunidade em que atua, porém os comerciantes e prestadores de serviços não estão em situação regular. Oriente essas pessoas a buscarem auxílio de um contador. É fácil regularizar o negócio e os benefícios para a comunidade são muitos. Disciplina e boa orientação são importantes para que, no final das contas, as contas fiquem certinhas!!! 22
ELABORAÇÃO: CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DE MINAS GERAIS WALTER ROOSEVELT COUTINHO Presidente GRUPO DE TRABALHO