A definição do mapeamento e gerenciamento de quais são os processos chave da sua empresa é um dos momentos mais importantes e complexos pelo qual ela pode passar. É a partir deles que você irá planejar com excelência cada passo de projetos e ações internas vitais, visando minimizar erros e retrabalho, e aumentar a qualidade e eficiência de qualquer ação implementada dentro da sua estratégia empresarial. No entanto, mesmo realizando o mapeamento dos seus processos, por experiência própria sabemos que muitos deles acabam ficando no papel, pois não são postos em prática. Um dos grandes motivos para isso ocorrer é a grande dificuldade de controle, acompanhamento e otimização de processos. Otimização de Processos com Excel Felizmente já existem ferramentas no mercado que possibilitam realizar o acompanhamento destes processos e ainda consolidar seus resultados com facilidade. Além de possibilitar que estes processos ganhem efetividade, é possível verificar quais os pontos que não estão funcionando e sanar qualquer problema do processo. E melhor que isso: é possível otimizálos e melhorá-los cada vez mais com a Planilha de Desempenho de Processos. Aprenda como otimizar processos no Excel utilizando essa poderosa ferramenta. Como utilizar a Planilha de Desempenho de Processos Passo 1 Escolha dos processos mais importantes Qualquer empresa possui centenas de processos que são realizados diariamente. Se você fosse focar em otimizar todos de uma vez só, perderia muito tempo e não conseguiria fazer isso de forma correta. Por isso, quando resolver otimizar seus processos, tente dividi-los por área e por importância antes de começar a otimização É por isso que recomendamos que a otimização de processos seja feita apenas nos processos chave, ou seja, nos mais importantes e que realmente tem impacto nos resultados da empresa. A nossa Planilha, utilizada como exemplo, possui espaço para você adicionar até 10 processos. Mais do que isso você já começará a ter problemas na hora de gerenciar os resultados. 1
É importante lembrar que todos esses processos devem ter suas informações básicas previamente conhecidas. Como você já deve saber, é importante que em cada um desses processos seja definido um responsável (pode ser uma equipe ou grupo), o indicador e área com que ele se relaciona. Se possível é bom também ter registradas as etapas desse processo. Vamos fazer um exemplo simplificado para um processo de desenvolvimento de proposta comercial que envolve duas áreas, vendas e financeiro. Etapa 1 Receber demanda por um serviço ou produto Área de Vendas Etapa 2 Realizar reunião com cliente Área de Vendas Etapa 3 Levantar necessidades do cliente Área de Vendas Etapa 4 Criar proposta comercial com escopo, valor e prazo Área de Vendas Etapa 5 Analisar proposta comercial Área Financeira Etapa 6 Aprovar proposta comercial e comunicar Vendas Área Financeira 2
Etapa 7 Se aprovado: Entregar proposta para cliente / Se reprovado: refazer etapa 4 Área de Vendas Como eu falei, tentei fazer um processo simplificado, dependendo das características da sua empresa você pode entrar em detalhes maiores ou menores de acordo com a necessidade e importância do processo. Passo 2 Acompanhamento dos resultados relacionados Para acompanharmos o resultado do desempenho de cada processo, é importante definirmos os indicadores que iremos medir. No passo anterior falamos da importância de ter as informações do processo registradas e previamente conhecidas. Os indicadores podem ser de três tipos. Vamos a alguns exemplos, utilizando uma fábrica de massas artesanais como modelo: O indicador de um processo de Compra de Material no caso da nossa fábrica deve ser do tipo Financeiro, já que assim será possível medir a evolução mês a mês. Outro indicador, como o de Fabricação de massas, pode ser contabilizado através de um valor numérico simples (500 unidades, 1000 unidades e etc). O último tipo de indicador que podemos ter é o percentual. No nosso exemplo da fábrica de massar, o incremento mês a mês das vendas pode ser contabilizado desse jeito. Depois de definir o indicador e o modo de contabilizar cada um deles, agora você deve informar as metas específicas do processo e informar os dados do que foi realizado, 3
mensalmente. Esta etapa é importante para que você faça o controle efetivo do processo. Esse é um exemplo do processo de Fabricação de Massa, contabilizado mês a mês. Passo 5 Análise gráfica Para tangibilizar ainda mais os seus resultados e a qualidade das suas análise, você deve ver a representação gráfica dos resultados do seu processo em um Gráfico. Nele você conseguirá visualizar de maneira visual o resultado de seus processos, o que está funcionando corretamente e o que precisa ser melhorado. O gráfico acima é a representação dos números do processo de Fabricação de Massa mostrados anteriormente. Caso esteja utilizando a nossa Planilha, também pode visualizar os gráficos dos processos todos na mesma tela. 4
Passo 6 Otimização de Processos Por fim, se você seguiu todos os passo até agora fica até fácil entender onde otimizar o seu processo, já que basta você revisitar a sua meta, o resultado realizado e o que você fez para chegar nele. Por exemplo, no processo de Fabricação de Massa, você poderia revisitar todas as etapas do fluxo e entender em qual etapa está o gargalo da produção. No final basta otimizar seu processo implementando as mudanças necessárias depois de analisar o que aconteceu de fato para a meta não ser alcançada. A ferramenta certa para otimizar processos com Excel Veja como fica mais fácil planejar, acompanhar e otimizar os processos utilizados em sua empresa, usando uma ferramenta apropriada. Gostou da planilha? Então adquira ela agora mesmo! 5