Procedimentos Automáticos de Auditoria às Transações do SAF-T Novembro 2014
Indice Introdução Desenvolvimento Necessidades Parceria BDO / Petapilot O que é o Funcionamento Testes automáticos Alguns exemplos Informação contavbilística vs Revisão analítica Conclusões Condições comerciais Acessos para teste
Necessidades - Desenvolvimento Limitações das aplicações informáticas de auditoria atuais: Execução dos Procedimentos Extensão dos Testes vs Volume de Dados/Amostragens Analises sobre a Qualidade de Dados Verificação da integridade dos registos contabilísticos Complexidade tecnológica das ferramentas de interrogação de ficheiros
Parceria parceria entre a equipa de projeto do DRAI (desde 1999) e especialistas que colaboram na implementação do SAF-T nas empresas portuguesas (desde 2008)
O que é o Ferramenta informática de fácil utilização Executa testes de auditoria à totalidade dos registos contabilísticos... de forma automática Preenche automaticamente um conjunto de informação contabilística e financeira, relevante para a auditoria Complementa as atuais aplicações informáticas de revisão e auditoria Utiliza como base de análise ficheiros SAF-T preparados pelo ERP/Programas de Contabilidade e Faturação (certificados)
Funcionamento...
O processo principal... Executa automáticamente um conjunto de procedimentos de auditoria pré-definidos Selecionar Projeto Carregar SAF-T Visualizar informação Analisar Resultados Navegar e Explorar a Informação Evidência SAF-T ORG (organização) Basta arrastar o ficheiro SAF-T para dentro da aplicação Preenche automáticamente um conjunto de informações sobre a empresa, relacionadas com os registos contabilísticos e faturação Produz um relatório de análise que constitui a evidência dos testes efetuados, dos respetivos resultados, das desconformidades, da analise do utilizador sobre os problemas detetados e dos dados principais da empresa
Selecionar um projeto de auditoria Identificador do Projeto
Após carregamento de um SAF-T a informação processada fica disponível (na organização de demonstração já temos um ficheiro carregado)... Repositório Sumário Informação agregada e indicadores chave da empresa Informação sobre o carregament o dos SAF-T para o projeto atual e para a empresa (outros projetos)
Funcionalidades... Sumário Sumário Indicadores chave da empresa
Funcionalidades... drill-down em gráficos Quando existe uma série ultrapassando os 50% do gráfico, este consolida a restante informação (neste cado o Top Cliente é consolidado) Click em Top Cliente, abre o gráfico com o detalhe da série
Funcionalidades... drill-down em gráficos Click em Top Cliente, abre o seu detalhe Click num produto, abre o detalhe do produto com os gráficos de sazonalidade e de top cliente relacionado
Repositório O detalhe da informação, carregada para o projeto (e para a empresa), com gráfico dos dados por período
Resultados
Notas de auditoria podem ser agregadas a uma desconformidade. Podemos validar ou não a conclusão do teste efetuado.
Navegação - Relatórios Relatórios Mapas gerados a partir de instruções definidas pelo gestor do DRAI_SAFT Estão organizadas em grupos, associados à natureza da sua informação (Contabilística, Comercial...)
Navegação - Movimentos Movimentos Consultas ao repositório central (consolidado), gerado a partir da importação dos SAF-T (integrais, parciais,...) Estão igualmente organizados por grupos configuráveis
Navegação Informação Original Informação Original Informação de base carregada a partir do SAF-T. As tabelas de dados mestre de uma empresa... Clientes, Fornecedores, Contas...
Navegação - Filtros Filtros Rápidos Permitem filtrar a informação através de campos prédefinidos Navegação na Informação Acesso à informação através de links para informação original ou para agregações (ex. Balanço por Grau de conta)
Carregar em atualizar para aplicar um filtro Filtros Preencher as restrições e clickar no botão de Atualizar
Explorações Explorações Tal como os filtros rápidos, permitem selecionar a informação de uma vista. Na prática são filtros rápidos costumizáveis e com possibilidade de gravação e reutilização
Explorações Filtros Avançados reutilizáveis para exploração de informação Cada Exploração tem o seu identificador e pode ser editada pelo utilizador. O utilizador pode partilhar a informação do seu filtro avançado: 1. Para todos os utilizadores que tenham projetos apenas sobre a empresa ativa (primeira opção) 2. Para todas as empresas (somente para si) (segunda opção) 3. Para todos os utilizadores e para todas as empresas (e respetivos projetos), selecionando as duas opções
Navegação Exportação de Dados (com ou sem filtros) Exportação para.csv/excel Preencher as restrições e clickar no botão de Actualizar Nas vistas que o justifiquem, podemos exportar somente os cabeçalhos ou os cabeçalhos e as linhas (ex. Facturas)
Testes automáticos Alguns exemplos QUALIDADE E INTEGRIDADE DOS DADOS Ficheiro SAF-T integra faturação Ficheiro SAF-T integra movimentos da contabilidade Valida NIF da empresa Valida NIF dos clientes portugueses Valida NIF dos fornecedores portugueses Consistência entre o ano fiscal e a data de inicio e fim do período do ficheiro Consistência dos saldos de abertura das contas com os saldos finais do último período do ano anterior
Testes automáticos Alguns exemplos QUALIDADE E INTEGRIDADE DOS DADOS Total dos movimentos a débito igual ao total dos movimentos a crédito Verifica se todos os clientes referidos nos movimentos contabilísticos existem no ficheiro SAF-T Verifica se todos os fornecedores referidos nos movimentos contabilísticos existem no ficheiro SAF-T Verifica se todas as contas referidas nas linhas de movimentos contabilísticos existem no ficheiro SAF-T Verificação do controlo de valores a débito (e a crédito) de movimentos contabilísticos (Soma dos valores a debito = campo totais a debito)*
Testes automáticos Alguns exemplos QUALIDADE E INTEGRIDADE DOS DADOS Verifica se existem nas linhas da faturação referências a movimentos contabilísticos inexistentes Verifica se o valor do imposto (IVA/IS) que consta da fatura é igual à diferença entre o valor bruto e o valor liquido Confirma que o total de cada fatura emitida é igual à soma das linhas Verificação do controlo da sequência de numeração dos documentos comerciais* Verificação do controlo de valores a débito e a crédito de documentos comerciais
Testes automáticos Alguns exemplos PROCEDIMENTOS SUBSTANTIVOS Verifica a existência de lançamentos no período 1 de valor igual ao saldo inicial (duplicação de saldos de abertura) Confirma que todos os movimentos contabilísticos estão registados no período de reporte (Compara mês do lançamento com o mês de inicio e fim do ficheiro) Verificação das datas de gravação dos movimentos contabilísticos / comerciais* Verifica se existem clientes com diferenças > 5% entre as vendas e os lançamentos na contabilidade quando têm vendas superiores a 25 000 euros
Testes automáticos Alguns exemplos PROCEDIMENTOS SUBSTANTIVOS Verifica as datas de gravação dos documentos comerciais - faturas e NC Verifica se a data do documento de encomenda é posterior à data dos documentos comerciais (fatura) Taxas de IVA/IS faturas: Referência para a tabela de taxas. Valores das linhas das faturas são iguais à quantidade x preço unitário Verifica se a data de envio da mercadoria é posterior à data da fatura Verifica a existência de faturas com o mesmo número* Verifica as datas de emissão das faturas - Dentro do período do SAFT
Testes automáticos Alguns exemplos PROCEDIMENTOS SUBSTANTIVOS Verifica o número de dias entre a data da fatura e a data de entrega de mercadoria Verificação de identificadores de linhas repetidos dentro de cada fatura Outras verificações sobre os documentos de transporte e documentos de conferência
Testes a incorporar Serão adicionados testes ao programa de trabalho de base existente no DRAI_SAFT imediatamente disponíveis para todos os utilizadores: Por iniciativa da equipa de desenvolvimento do DRAI SAFT que irá continuar a trabalhar no desenvolvimento de novos procedimentos automáticos Por iniciativa de qualquer utilizador, após comunicação com a equipa de suporte da aplicação, sempre que o procedimento solicitado seja possível implementar
Informação Contabilística vs Revisão Analítica Mapas e relatórios (contabilidade e faturação) Balanço e demonstração dos resultados (mensal, trimestral, anual, etc.) Balancetes, extratos de contas e consulta de lançamentos (detalhe variável) Comparação e evolução de saldos Rácios e KPI (key performance indicators) Informação gráfica navegável e pesquisável
Conclusões Manutenção simplificada e facilidade de utilização... Compilação de informação contabilística vs Revisão Analítica Aumento de produtividade Testes automáticos sobre a integridade e qualidade dos dados (Contabilidade + Faturação) Page 32
DRAI-SAFT Pacotes anuais de subscrição Básico Médio Elevado 10 NIFS Análise 30 NIFS Análise 60 NIFS Análise 1.200 eur 2.000 eur 3.200 eur
10% desconto no 1º ano de subscrição + 10% desconto para utilizadores DRAI3 e DRAI3 2010
Subscrição brevemente disponível em... www.bdo.pt
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Procedimentos Automáticos de Auditoria às Transações do SAF-T Novembro 2014