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Apresentação A ExpoRural ES é um evento realizado pela Extrema Eventos Ltda, tendo como correalizadores o SEBRAE-ES. Será realizada de 24 a 27 de setembro de 2015, na área coberta do Carapina Centro de Eventos - situado à Rodovia do Contorno S/N, Carapina Serra ES. CEP: 29.177-430. A ExpoRural ES é um evento de negócio no Espírito Santo. O objetivo da ExpoRural ES é ser o principal espaço de demonstração do meio rural e seus negócios associados no Espírito Santo e estados vizinhos, concentrando feiras, mostras, atividades e atrações sob a ótica do desenvolvimento sustentável do Espírito Santo. O público-alvo é composto de produtores rurais, técnicos, extensionistas, estudantes de ensino fundamental, médio e superior, dirigentes de associações e cooperativas, fornecedores de máquinas, equipamentos, gestores municipais, insumos e serviços, moradores da Região Metropolitana da Grande Vitória, do interior e de estados vizinhos. 1 - Montagens dos estandes Cronograma Montagem a partir das 8 horas do dia 13/09/2015 (segunda feira) até as 20 horas do dia 23/09/2015. 1.1 Estandes com montagem especial devem negociar prazos e horários com a montadora oficial com intermediação do departamento comercial da realizadora do evento. 2 - Funcionamento da ExpoRural ES (atendimento ao público) Dias 24 e 25 de setembro (quinta feira e sexta feira), das 14h às 22h. Dia 26 de setembro (sábado), das 10h às 22h. Dia 27 de setembro (domingo), das 10h às 22h. OBS: a entrada do público no Carapina Centro de Eventos observará os seguintes horários: quintafeira e sexta-feira de 14 às 22 horas e sábado 10 às 22 horas e domingo de 10 às 19 horas. 3 - Entrada dos expositores Os expositores e sua equipe de trabalho poderão ocupar seus estandes nos dias do evento a partir das 8 horas. 2
4 - Desmontagem dos estandes e retirada de materiais Após o encerramento do evento, a retirada de todo material exposto nos estandes somente será permitida a partir das 19 horas do dia 27 de setembro (domingo). Expositores sem montagem deverão deixar as áreas totalmente livres até as 23 horas do dia 28/09/2015 (segunda-feira). Expositores com montagem básica deverão retirar seus produtos até as 12 horas do dia 29/09/2015, terça-feira, para que a montadora oficial do evento possa proceder a desmontagem dos estandes. Os expositores com montagem especial deverão negociar os horários de desmontagem diretamente com a realizadora do evento, através do departamento comercial. No período de desmontagem, o Expositor deverá exercer a necessária fiscalização sobre seus pertences, em apoio à segurança do evento, visando preservar a integridade de sua propriedade. A promotora não se responsabiliza por móveis e/ou amostras que o expositor deixar no estande no período de desmontagem. 1. Promoção Organização da exposição A ExpoRural ES é um evento promovido pela Extrema Eventos em parceria com o SEBRAE. 1.1. Realização/organização Realização da ExpoRural ES é feita com exclusividade pela Extrema Eventos Ltda EPP (extrema@extremaeventos.com.br), doravante chamada Realizadora, de acordo com contrato com a gestora do Carapina Centro de Eventos. A realizadora reserva-se o direito de atuar em parceria com o SEBRAE e com tantas outras instituições quantas forem necessárias para o bom funcionamento do evento. Os contatos telefônicos podem ser realizados pelos números: (27) 3281-8006; Fax: (27) 3341-5124. Coordenação Geral Alcílio José Boechat Zezinho (jboechat@extremaeventos.com.br) Responsáveis por venda de estandes, feiras e outros: Gerência Comercial: Sônia Cléia Damasceno gerenciacomercial@extremaeventos.com.br Feira dos Municípios: Sônia Cléia Damasceno contato@extremaeventos.com.br Exposição pecuária: Dr. Vinícius Gumiero veterinario@extremaeventos.com.br, inscriçoes@extremaeventos.com.br e leilao@extremaeventos.com.br Assessora de imprensa Camila Fregona: imprensa@extremaeventos.com.br 3
Regulamento geral 1. Áreas livres Considera-se Área Livre o espaço contratado sem quaisquer elementos da montagem básica ou toldo. O Expositor receberá sua área locada, demarcada na área interna ou externa, cabendo ao mesmo todo o trabalho de montagem e acabamento do espaço locado. O limite da altura permitido para estande especial será de 5 metros, o qual não poderá ser excedido. A montadora a ser contratada para a execução do projeto especial do expositor deverá preencher todos os requisitos exigidos pela promotora e assinar o termo de responsabilidade (Formulário 3 em anexo). O expositor deverá informar previamente à Realizadora qual a montadora contratada para a montagem do seu estande, relacionando os nomes dos funcionários que executarão a montagem para o respectivo credenciamento. O montador só poderá ingressar no Parque e iniciar os trabalhos de montagem após estarem cumpridas todas as formalidades do evento. Não serão permitidas: Realizações e promoções que afetem as áreas comuns ou de circulação do evento; Decoração e ou utilização de área superior à que houver sido locada pelo expositor. Construção de estande de alvenaria; 2. Exposição de máquinas, implementos e produtos. As áreas locadas pelos expositores com ou sem montagem são para seu uso exclusivo, destinado à exposição de seus produtos e marcas de fabricação própria, não podendo ser cedidas, sublocadas ou transferidas total ou parcialmente. Todo e qualquer expositor deverá fazer-se representar em seu estande durante todo o horário de funcionamento da feira, através de funcionários, para atendimento aos visitantes. Obs.: São absolutamente proibidas a exposição, publicidade e comercialização de produtos ou serviços de empresas não participantes da exposição, salvo mediante autorização expressa pela Realizadora do evento. a. O expositor é o único responsável pelo seu estande, pela montagem e desmontagem, movimentação de carga e descarga, respondendo por danos ou prejuízos de qualquer natureza causados a pessoas ou produtos expostos, antes, durante e após o evento. b. Todo material do expositor, durante a montagem e desmontagem, ficará por sua conta e risco. c. As obrigações tributárias municipais, estaduais, federais, e/ou trabalhistas inerentes ao período da exposição serão de inteira responsabilidade do expositor. 4
d. A emissão de Notas Fiscais para transporte, comercialização de mercadorias, bem como de retorno, deverá ser feita em nome do Expositor (Razão Social), com CNPJ e Inscrição Própria. O endereço de realização da ExpoRural ES é Rodovia do Contorno, s/nº, BR 101 Carapina Centro de Eventos Serra ES CEP: 29.177-430. e. Cada expositor deverá zelar pela manutenção da ordem e respeito em sua respectiva área, de forma a não perturbar ou prejudicar os demais. f. A Realizadora não se responsabilizará por infrações cometidas e apuradas pelas fiscalizações federais, estaduais ou municipais que possam vir a ocorrer durante o período de funcionamento do evento. g. Todo expositor só poderá ingressar e se retirar do parque para início e finalização de seus trabalhos após cumprir rigorosamente a tempo e ordem todas as formalidades e obrigações contratuais assumidas. h. A saída de todo e qualquer expositor do Centro de Eventos, em casos de extrema necessidade, só será permitida com a liberação emitida pela Organização (Formulário 2, em anexo). 3. Decoração Toda e qualquer montagem ou exposição de produtos deverá obrigatoriamente estar contida nos limites da área locada. Não serão permitidas quaisquer projeções nas vias de circulação. Também não será permitida a realização de: furos, pinturas e utilização de cola, fitas colantes de qualquer espécie sobre painéis, vidros, ferragens ou acessórios da montagem básica. Material promocional, quadros ou objetos de decoração poderão ser afixados, desde que com fio de nylon. Cabe unicamente à Montadora oficial a realização de furos, escavações, pinturas ou aplicação de quaisquer outros materiais que alterem as paredes, pisos e estruturas dos pavilhões onde se realiza o Evento. a. Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, de forma que ao serem aguadas não causem qualquer vazamento que possa danificar o material da montagem básica, prejudicar os estandes dos expositores vizinhos ou manchar a passadeira de circulação do evento. b. Nenhum aparelho de ar condicionado poderá ser instalado de forma que se projete fora dos limites da área dos estandes. A água eventualmente liberada pelo aparelho, assim como sua exaustão, não poderá em nenhuma hipótese ser jogada nas vias de circulação. Deverão ser instalados pontos de esgoto para retirada da água produzida pelo aparelho. c. Danos causados, mesmo que acidentalmente, serão cobrados ao Expositor pela Realizadora do evento. 5
4. Restaurantes e lanchonetes Os expositores desses setores obrigam-se a comercializar seus produtos no período e horário estipulado nesse regulamento, ininterruptamente. Devem manter sempre à disposição dos visitantes toda variedade de mercadorias que houver sido autorizada a comercializar, sem suprimir ou acrescentar qualquer outro item que não o previsto, ficando sujeito, em caso de descumprimento, à rescisão de pleno direito deste instrumento, com consequente perda do direito de permissão real do uso no Evento. a. A confecção, manipulação e comercialização de seus produtos devem respeitar as exigências determinadas pela legislação em vigor da Vigilância Sanitária Municipal, Procon e outros órgãos. b. Benfeitorias que forem executadas pela Realizadora para bares e restaurantes estarão descritas em contrato e ficarão sob inteira responsabilidade dos expositores preserválas, para que sejam entregues ao fim do evento. A Realizadora do evento, no sentido de resguardar os aspectos operacionais e estéticos, reserva-se o direito de remanejar e aprovar a localização dos pontos comerciais destinados a expositores do ramo alimentício. c. No caso do não cumprimento das obrigações contratuais, a promotora do evento se dará o direito imediato de providenciar a retirada dos produtos, que serão devolvidos somente após o término do evento. d. Os expositores serão obrigados a manter uma tabela de preços visível e um cardápio com menu e preços claramente descritos sobre as mesas e balcões, ficando sujeitos a fiscalização dos órgãos estaduais e municipais para cumprimento da legislação de defesa do consumidor em vigor. e. A Realizadora mantém uma distribuidora de bebidas. Aquisição de água mineral, cerveja e refrigerantes será feita obrigatoriamente dessa distribuidora. 5. Segurança A Realizadora do evento manterá um Serviço de Segurança Geral durante o período de montagem, funcionamento e desmontagem. Este serviço tem como objetivo manter a ordem geral do Evento e segurança dos equipamentos, máquinas e produtos de uso geral, bem como dos visitantes do evento. A Realizadora do evento não será responsável por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ou produtos durante o evento, incluindo furto, sabotagem, deficiência ou interrupção de energia elétrica e sinistros de quaisquer espécies. A Realizadora do evento se desobriga de qualquer responsabilidade no que concerne a perdas e danos pessoais ou a produtos expostos. Recomenda-se ao Expositor providenciar seu próprio seguro contra qualquer risco, antes do início do Evento, que começa no dia 25/09/2015 a partir das 8 horas. Não é de responsabilidade da segurança geral zelar pelos produtos expostos nos estandes. a. É de responsabilidade do Expositor manter em seu estande extintores de incêndio em perfeito estado de conservação de acordo com seu material de exposição ou demonstração, seguindo as exigências do Corpo de Bombeiros. 6
b. Fica entendido que é de responsabilidade do Expositor ou seus prepostos quaisquer acidentes que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outro a quem ele tenha facilitado ou permitido o ingresso ao Evento. c. O Expositor tem responsabilidade civil e penal nos casos de queda de painéis, material exposto no estande, ou em qualquer tipo de acidente que motive danos aos visitantes dentro da sua área expositiva. d. É expressamente proibida à manutenção e utilização de materiais inflamáveis, explosivos, corrosivos, radioativos, tóxicos, gases não inertes, combustíveis ou considerados perigosos, bem como funcionamento de motores de combustão interna, sem licença prévia da Realizadora. e. Todo e qualquer trabalho com graxas, tintas, material corrosivo, pós e líquidos deverá ser realizado em vasilhames ou com proteção adequada, evitando danos às pessoas, componentes da montagem e à própria área de exposição. f. A exposição de equipamentos deverá ser feita rigorosamente, sem riscos de acidentes com qualquer equipamento exposto, devendo ser tornados inacessíveis ao público todos os componentes que apresentem perigo, tais como engrenagens, correias, equipamentos de preparo de comida, etc. g. Nas áreas da Feira dos Municípios, no período compreendido entre o encerramento das atividades e a abertura no dia posterior, não será permitida a presença de qualquer pessoa sob qualquer pretexto, período em que o local será protegido por Segurança Patrimonial. h. Durante o período de realização do evento, a Realizadora manterá um plantão médico para atendimento dos Expositores e Público em Geral. O posto médico será instalado nas dependências do Parque. 6. Manutenção Durante o período do evento, para abastecimento dos estandes, lanchonetes, restaurantes, etc., somente será permitida a entrada, no recinto do Centro de Eventos, de caminhões, utilitários e outros em serviço, devidamente credenciados, no período de 6h até as 9h, não sendo permitida a entrada de veículos automotores, salvo em casos especiais previamente autorizados pela Realizadora. Não será permitido estacionamento no sistema viário do Centro de Eventos. Próximo a cada área locada, o expositor terá disponível um ponto de fornecimento de energia elétrica, para que os serviços elétricos necessários aos estandes sejam montados a partir deste ponto de fornecimento disponibilizado pela Realizadora, com mão de obra e material usado por conta do expositor, porém sob orientação do eletricista responsável do Carapina Centro de Eventos, conforme cláusulas contratuais. a. É proibida a abertura de fossas, bem como descarga de esgotos, lixo e águas servidas, no terreno do estande e ruas laterais ou fora de pontos específicos disponíveis no parque de exposição. 7
b. A limpeza e a conservação das áreas locadas deverão ser feitas pelos expositores, devendo o material existente ser acondicionado em recipientes adequados, para recolhimento pela Realizadora do evento. c. O Expositor abstém-se de perturbar, por si ou seus prepostos, a ordem pública e o direito alheio, tais como o uso de aparelhos sonoros, gritos, pregões que ultrapassem seus limites e prejudiquem seus estandes vizinhos. (Ex: Bandas, Aparelhos com som amplificado, etc.). d. O fechamento de todo e qualquer estande que se fizer necessário deverá ser com lona transparente e fita adesiva incolor. e. O expositor que fizer uso de fornecedores diversos, durante o evento, para manutenção do estande, deverá comunicar à Promotora do evento empresa, nome e produtos, para que seja providenciado o acesso dos mesmos ao parque junto à segurança geral, respeitando o horário de manutenção pré-estabelecido acima. f. Todo mobiliário, máquina e equipamento utilizado pelo expositor e ambulante durante o evento deverá ser listado em formulário próprio (Formulário 2 em anexo) e conferido junto à segurança ao ingressar no Parque, para controle de entrada e saída desses materiais. O formulário deverá ser preenchido em duas vias. Uma ficará com a segurança e outra com o expositor para liberação da Realizadora do evento. 7. Credenciamento O expositor deverá solicitar, através do Formulário 1 anexo a este regulamento, as credenciais na quantidade relativa ao tamanho de sua área ocupada, conforme tabela abaixo. As credenciais recebidas deverão ser distribuídas para todas as pessoas da sua empresa que trabalharão no parque de exposições durante o evento (diretores, funcionários, técnicos, recepcionistas, seguranças, etc.). Tamanho da área e quantidade de credenciais, convites e estacionamentos Categoria do expositor Quantidade de credenciais Quantidade de convites Estacionamento do expositor Estacionamento uso único Até 20m² 5 10 1 2 por dia Até 30m² 8 15 1 2 por dia Até 72m² 10 20 2 2 por dia Até 150m² 15 30 2 2 por dia Acima de 150m² Negociação à parte Até 3 animais 3-1 - Acima de 3 animais 5-1 - Regulamento à parte Restaurante 10-2 - Feira dos Municípios (até 50m²) 3 20 1 4 Acima de 50m² 4 30 1 8 8
a. O expositor poderá adquirir credenciais extras de estacionamento do expositor por R$30,00 (trinta reais). Com a credencial de estacionamento do expositor permite entrar e sair do estacionamento por ilimitadas vezes. b. O uso da credencial é obrigatório, pessoal e intransferível. No caso de extravio, deverá ser feito um novo credenciamento, conforme decisão do Departamento Comercial. c. Qualquer credencial de identificação deverá obrigatoriamente ser ostentada à altura do peito do seu titular, enquanto este permanecer no evento. d. A qualquer momento poderá ser solicitada ao expositor sua identificação. No caso de não ser pessoa credenciada, a credencial será recolhida. e. Recomendamos que os funcionários das empresas montadoras de estandes estejam devidamente identificados e uniformizados no período de montagem e desmontagem do evento. f. Não será permitido o estacionamento de caminhões e carros próximo aos pavilhões de bovinos, equinos e estandes, sendo determinado pela Realizadora do evento o local apropriado para o estacionamento. 8. Dispositivos finais Não serão permitidas propagandas políticas através de cartazes, panfletos, faixas e outros quaisquer meios de publicidade na área do evento. Os trajes sumários e apelos não condizentes com o espírito de sobriedade que se exige de uma feira de negócios estão terminantemente proibidos e serão coibidos de forma pronta e enérgica. O Expositor obriga-se a respeitar e fazer respeitar, por seus funcionários e/ou pessoas contratadas, todas as cláusulas e condições contidas neste regulamento, bem como outras normas que a Realizadora venha a estabelecer. A Realizadora reserva-se o direito de arbitrar sobre casos omissos no presente regulamento, bem como estabelecer novas regras que, para um bom funcionamento da exposição, se façam necessárias. Serra, ES, 2015 9
Formulário n 1 Solicitação de credenciamento para expositores (quantos forem de direito) Razão Social: Nome Fantasia: Endereço: Bairro: Cidade: Cep: UF: CNPJ: Telefone: ( ) Fax: ( ) Email: 1 - Nome completo do participante / Cargo 2 - Nome completo do participante / Cargo 3 - Nome completo do participante / Cargo 4 - Nome completo do participante / Cargo 5 - Nome completo do participante / Cargo 6 - Nome completo do participante / Cargo 10
Formulário nº 2 Controle de entrada e saída de material da área do parque de exposições Empresa: Estande nº: Localização Nome do Responsável: Listagem / Material: Data de entrada: / / Conferido por: Data de saída: / / Autorizado por: Assinatura Conferido por: Horário: h: min. 11
Formulário n 3 Credenciamento e autorização para montagem e desmontagem Para fins de cumprimento das normas técnicas estabelecidas para montagem de estande especial na ExpoRural ES 2015, no Carapina Centro de Eventos, informamos que a montagem de nosso estande será executada pela empresa: Montadora (Razão Social): Endereço: Cidade: Estado: Cep: Telefones: ( ) Fax: ( ) E-mail: CNPJ: Insc. Est.: Responsável pela montadora: A montadora contratada assume total responsabilidade, junto à Realizadora, pelo cumprimento dos prazos estabelecidos para montagem e desmontagem do estande, bem como pela retirada dos itens de montagem em tempo hábil., de de 2015. Carimbo e assinatura do Expositor 12
Checklist do expositor 1. Leu cuidadosamente todo o Regulamento? 2. Definiu o projeto de seu estande e a montadora que irá executá-lo? 3. Contatou a distribuidora exclusiva de bebidas da ExpoRural ES? 4. Preparou a placa com tabela de todos os preços, visível, para seu bar, barraca ou restaurante? 5. A montadora escolhida já tem conhecimento de todo o regulamento do evento? 6. Contratou serviços terceirizados necessários ao perfeito funcionamento de seu estande, como limpeza e recepcionistas? 7. Providenciou extintores de incêndio? 8. Providenciou seguro? 9. Enviou os formulários com as solicitações para o seu estande? 10. Verificou todas as providências que devem ser tomadas por sua montadora? 11. Programou a retirada do material usado no Evento, dentro dos prazos estabelecidos? 12. Verificou os horários de funcionamento da feira e dos leilões? 13. Agendou a visita de estudantes (ônibus e vans) do seu município ou clientes? 14. Carimbou os ingressos de cortesia do seu município ou clientes? 15. Organizou as caravanas de visitação e agendou? 13