Documentação de Sistemas Gestão Unificada de Recursos Institucionais GURI Módulo de Processo Seletivo Acadêmico Versão 2.1.1 Última revisão: 05/01/2016 2016
REITOR Marco Antonio Fontoura Hansen VICE-REITOR Maurício Aires Vieira NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DIRETOR Pierre Correa Martin COORDENADOR DE DESENVOLVIMENTO Sergio Antônio Martini Bortolin Júnior 2
Concepção e Desenvolvimento Jairton Dorneles Técnico em TI Pedro Conrad Júnior Analista de TI Márcio Furtado Analista de TI Documentação Guilherme C. Souza Técnico em TI Pedro Conrad Júnior Analista de TI 3
Sumário 1. Introdução... 6 1.1 Acesso ao Sistema... 6 2 Módulo... 7 2.1 Nova Inscrição... 7 2.2 Área do Candidato... 9 2.2.1 Resgatar Senha... 9 2.2.2 Login... 10 2.3 Questões... 10 2.3.1 Nova Questão... 10 2.3.2 Outras Ações... 10 2.4 Processos Seletivos... 14 2.4.1 Editar... 15 2.4.2 Clonar... 17 2.4.3 Homologação de Inscrições... 18 2.4.4 Envio de senhas de acesso... 18 2.4.5 E-mail de Confirmação de Vaga...19 2.4.4 Listar Inscritos... 20 2.4.5 Migrar Inscrições... 21 2.5 Inscrições em Processos Seletivos... 22 2.5.1 Visualizar... 22 2.5.2 Ações... 22 2.6 Declarações... 24 2.7 Confirmação de Pagamentos... 24 4
2.8 Candidatos - Listar... 25 2.9 Importação de Dados SISU... 26 5
1. Introdução Este manual foi elaborado tendo como principal objetivo, a instrução detalhada sobre a utilização do Sistema de Gestão Unificada de Recursos Institucionais (GURI), focando no Módulo Processo Seletivo, voltado aos servidores. Este material deve-se fazer disponível como ajuda na página web do sistema, permitindo visualização e download do documento. O NTIC está sempre em busca de soluções inteligentes e automáticas, visando eliminar intervenções manuais e aumentar a eficiência e eficácia dos processos através dos projetos em que atua. 1.1 Acesso ao Sistema Para acessar a interface do módulo, primeiramente acesse a página inicial do GURI (Imagem 1). Utilize o endereço http://www.unipampa.edu.br/guri/. Selecione o seu Perfil e após inserir Usuário e Senha nos campos indicados, clicar no botão Entrar. Caso não lembre a senha, clique na opção correspondente ao seu perfil na caixa Resgate de Senha e você será redirecionado para a página de resgate de senha de acordo com o seu perfil. Em caso de dúvida sobre o Perfil, clique em (?) ao lado da palavra Perfil para obter ajuda. 6
Imagem 1 - Tela Inicial do Sistema 2 Módulo A partir da tela inicial do GURI, clique no menu Administrativo no canto superior esquerdo. No menu emergente, mova o mouse até Recursos Humanos e na categoria Processo Seletivo selecione a funcionalidade desejada. 2.1 Nova Inscrição Nesta funcionalidade é possível realizar a sua inscrição em algum dos processos seletivos abertos pra esta etapa. Na tela inicial da funcionalidade (Imagem 2) serão listados os processos seletivo correntes, para realizar a sua inscrição clique no processo desejado e selecione o curso no qual deseja ingressar. No caso de você ainda não ter uma conta de candidato, você será direcionado para a tela de login. Para iniciar uma nova inscrição clique em Não Possuo Cadastro. Na nova tela que se abre (Imagem 3), preencha os campos obrigatórios com seus 7
dados e por fim clique em salvar ( ). Na nova tela de confirmação dos dados, selecione a área de realização da prova e clique novamente em salvar. Um e-mail será enviado para o endereço cadastrado contendo a confirmação da inscrição; e você será direcionado para a área do candidato. Imagem 2 Processos Seletivos 8
Imagem 3 Nova Inscrição 2.2 Área do Candidato Nesta funcionalidade o candidato pode acompanhar os dados de suas inscrições e gerenciar a sua conta. 2.2.1 Resgatar Senha A partir da tela inicial da funcionalidade (Imagem 4), clique em Resgatar Minha Senha. No novo formulário que se abre (Imagem 5) preencha os dados obrigatórios e clique em confirmar. Um e-mail com a senha redefinida foi enviado para o e-mail cadastrado. Na tela seguinte pressione voltar ( ) para retornar à tela principal da funcionalidade. 9
2.2.2 Login Para gerenciar a sua conta faça login na página inicial da funcionalidade digitando o CPF cadastrado e a sua senha de candidato. Na tela de gerenciamento (Imagem 6) terá as demais opções de gerenciamento da conta. Clique em Nova Inscrição ( ) para se inscrever em um novo processo seletivo; Alterar Minha Senha para gerar uma nova senha; e Encerrar Sessão para sair da sua conta. No rodapé desta tela ficam listadas as suas inscrições correntes em processos seletivos com a opção de cancelar inscrição e a listagem de documentos anexos e a situação. 2.3 Questões Nesta funcionalidade os responsáveis pelo processo seletivo podem cadastrar questões para a avaliação. 2.3.1 Nova Questão Ao clicar no botão novo, se abrirá a janela de elaboração de nova questão (Imagem 7). Preencha uma descrição para a questão, e o seu enunciado no campo introdução. Selecione também o tipo de questão e sua categoria. E por fim clique em salvar. Após a questão ser salva, é possível adicionar opções para a resposta da questão (no caso de alternativas). 2.3.2 Outras Ações Para clonar uma questão basta clicar em clonar ( desejada e confirmar. ) na linha da questão Para excluir uma questão permanentemente basta clicar em excluir ( ). No botão opções ( até o momento. No botão editar ( para edição. ) é possível ver as opções cadastradas para a questão ), se abrirá o formulário de elaboração com os dados disponíveis Após a conclusão das alterações apenas clique em salvar. 10
Imagem 4 Área do Candidato 11
Imagem 5 Resgatar Senha 12
Imagem 6 Gerenciamento 13
Imagem 7 Nova Questão 2.4 Processos Seletivos Nesta funcionalidade é possível gerenciar os processos seletivos e curso. Na tela inicial da funcionalidade (Imagem 8) pode-se ver a lista de todos os processos seletivos correntes. 14
Imagem 8 Listar Processos Seletivos 2.4.1 Editar Ao clicar no ícone editar na linha do processo desejado da opção Ação, você pode alterar alguns aspectos cadastrados desse processo seletivo. Na tela de edição (Imagem 9) selecione um modelo de declaração para os candidatos; o máximo de inscrições que o processo aceita, no caso dessa limitação existir; se as inscrições só podem ser feitas por carga importada do SISU; se a inscrição necessita algum arquivo anexo por parte do candidato, adicionando as instruções para o usuário no envio de arquivos. Após preencher os dados básicos do processo, defina as datas de início e termino das inscrições bem como o período que o processo permanecerá visível para consulta. Defina a taxa de inscrição no campo valor do boleto, a data de vencimento e a instrução para o usuário quanto ao pagamento. Ainda é necessário definir se o processo vai requerer uma confirmação de vaga e o período em que essa confirmação poderá ser feita. Por fim, é possível anexar questões ao processo, clicando em Adicionar Questão no fim da página. E realizar a pesquisa na janela que se abre (Imagem 10). 15
É possível adicionar visualizadores no processo. E anexar arquivos ao processo. Ao término da edição, clique em salvar. Imagem 9 Editar Processo 16
Imagem 10 Pesquisar Questões 2.4.2 Clonar Ao clicar em clonar na linha do processo desejado, será aberta a janela de clonagem (Imagem 11), na qual será selecionado o processo que receberá a cópia das datas e questões. Ao selecionar o processo alvo, clique em salvar. 17
Imagem 11 Clonar Processo 2.4.3 Homologação de Inscrições Após o término das inscrições é necessária a etapa de homologação. Então na linha do processo seletivo desejado e clique no ícone Homologar ( ). Na janela de homologação (Imagem 12), marque as opções desejadas quanto à confirmação de inscrições para cada inscrito e digite o e-mail de confirmação (no caso de marcar o envio de e-mail). Após a conclusão da homologação clique em Salvar. 2.4.4 Envio de senhas de acesso Em caso de necessidade, pode ser feito o envio da senha de acesso a determinados candidatos a partir da tela da imagem 12. Para que o e-mail com uma nova senha seja enviado, é necessário marcar a caixa Gerar uma nova senha e enviar os dados de acesso para os candidatos... e então selecionar os candidatos para os quais se deseja enviar uma nova senha de acesso, marcando a caixa correspondente na coluna Enviar senha. 18
NOTA: Será exibido um ícone ( ) para indicar para quais candidatos a senha já foi enviada através desta tela. Caso seja necessário enviar a senha novamente, marque a caixa de seleção na coluna Enviar senha correspondente à linha do candidato. 2.4.5 E-mail de Confirmação de Vaga Nos processos seletivos em que a confirmação da vaga for necessária pelo candidato, também é possível enviar o e-mail de confirmação de vaga com os dados referentes à confirmação (período de confirmação de vaga e demais instruções) a partir da tela da imagem 12. Para que o e-mail com as informações sobre a confirmação de vaga seja enviado, é necessário marcar a caixa Enviar email para os candidatos que devem confirmar vaga e então marcar os candidatos para os quais se deseja enviar uma nova senha de acesso, marcando a caixa correspondente na coluna Confirmação de vaga. NOTA: Será exibido um ícone ( ) para indicar para quais candidatos a mensagem de confirmação de vaga já foi enviada. Para não exigir a confirmação de vaga de algum candidato, demarque a caixa de seleção correspondente ao nome do candidato. Note que após desmarcar uma caixa de seleção, a confirmação de vaga daquele candidato será desabilitada. Caso queira que a confirmação de vaga permaneça habilitada para um candidato, não desmarque a caixa de confirmação de vaga. ATENÇÃO: A coluna de seleção para envio da mensagem de confirmação de vaga aparecerá apenas para os processos que tiverem esta opção habilitada no seu cadastro. 19
Imagem 12 Homologar Inscrição 2.4.4 Listar Inscritos Ao clicar no ícone inscrições ( pode-se ver a tela com a listagem dos quanto ao processo corrente. ) na linha do processo seletivo desejado, inscritos (Imagem 13) e as suas situações 20
Imagem 13 Listar Inscritos 2.4.5 Migrar Inscrições Ao clicar no ícone Migrar Inscrições ( ) na linha do processo seletivo desejado, pode-se ver a tela com o processo atual e a opção para Pesquisar outro concurso desejado para migração de dados (Imagem 14). 21
Imagem 14 Migrar Inscrições 2.5 Inscrições em Processos Seletivos Nesta tela (Imagem 14) são listados todos os inscritos em processos seletivos correntes. Use a caixa de ações de cada candidato para utilizar essa funcionalidade. 2.5.1 Visualizar Clique em visualizar ( sua ficha de inscrição para ) na linha do candidato selecionado e será disposta a impressão. 2.5.2 Ações Através da caixa de ações de um candidato é possível alterar sua senha. Ao selecionar alterar senha, preencha o formulário com a nova senha e clique em salvar. Ao clicar em excluir a inscrição do candidato é cancelada. 22
Ao clicar em navegador de documentos você poderá visualizar os documentos anexos ao processo seletivo selecionado. Ao clicar em editar será mostrado o formulário de edição de inscrição (Imagem 15). Após completar as edições clique em salvar. Imagem 14 Listar Inscrições 23
Imagem 15 Editar Inscrições 2.6 Declarações Nesta funcionalidade é possível cadastrar editar, excluir e clonar os modelos de declaração exigidos pelo processo na inscrição. Para adicionar um novo modelo clique em novo e preencha o formulário para adição de modelo de declaração. Clique em salvar para concluir a inserção. 2.7 Confirmação de Pagamentos Nesta funcionalidade é possível confirmar o pagamento da inscrição de candidatos de um processo seletivo. Na tela inicial da funcionalidade (Imagem 16) digite o número do documento da fatura e clique em Consultar e faça o upload do arquivo do documento comprovante recebido do banco responsável. Na tela que se abrir (Imagem 17) marque a opção de confirmar o pagamento e homologar a inscrição. Clique em salvar para concluir a confirmação. 24
Imagem 16 Confirmar Pagamento Imagem 17 Confirmar Pagamento 2.8 Candidatos - Listar Nesta funcionalidade é possível visualizar e editar os dados pessoais dos candidatos bem como alterar a senha da sua conta de candidato. 25
No caso de edição altere o formulário disponibilizado (Imagem 18) e clicar em salvar ao fim das alterações. Imagem 18 Editar Candidato 2.9 Importação de Dados SISU Através desta funcionalidade é realizada a importação de dados dos alunos que selecionaram algum curso da UNIPAMPA através do SISU. A relação dos alunos é obtida através de relatório emitido pelo MEC, que deverá ser importado através de um arquivo CSV previamente preparado. 26
Além das informações contidas no arquivo original do MEC, deverá ser incluída uma coluna com o ID da opção do processo seletivo onde será feita a carga, de acordo com o Campus/Curso indicado pelo aluno candidato na plataforma do SISU, no ato da candidatura à vaga. A funcionalidade pode ser acessada através da opção Importar dados SISU no menu Acadêmico - Processo Seletivo. Ao selecionar esta opção, a tela da imagem 19 é mostrada. Imagem 19 Importação de Dados do SISU Nesta tela, temos os seguintes campos: Processo Seletivo: Nesta opção, deve ser selecionado o processo seletivo do SISU/ENEM previamente cadastrado que receberá os dados dos alunos. Arquivo de Dados: Aqui deve ser indicado o arquivo de dados previamente preparado com os dados dos alunos que devem ser processados. 27
Destravar Processo: Marque 'Sim' caso um processo executado anteriormente tenha apresentado problemas e precise ser desbloqueado para carregar os dados novamente. O padrão desta opção é 'Sim'. Enviar e-mail aos candidatos: Nesta opção, deve ser selecionado 'Não' caso não seja conveniente enviar e-mails (com senha e dados de acesso e a confirmação da inscrição no processo) aos candidatos inscritos pelo SISU/ENEM num primeiro momento. Os e-mails com os dados de acesso e informações de confirmação de vaga podem ser enviados posteriormente, se for o caso, através da opção Homologar Inscrições na tela Processos Seletivos (imagem 12). Sobre o formato de dados do arquivo CSV: O arquivo deve estar em formato CSV, com a codificação ISO-8859-1, usando ponto-e-vírgula como separador de campo e aspas (") como delimitador de texto, com a formatação dos campos de data no padrão Português - Brasil, e conter todos os dados constantes da planilha do SISU, mais uma coluna com o ID da Opção conforme cadastrado no Processo Seletivo utilizado na importação. Para iniciar o processo de importação, basta preencher os campos na tela, escolher o arquivo de dados no campo correspondente e clicar em Continuar ( ). Será exibida uma tela semelhante à imagem 20, com as informações sobre o processamento da importação. Imagem 20 Informações sobre o processamento da importação 28
Caso queira, você pode acompanhar a importação passo a passo, clicando no link de acompanhamento, que abrirá uma pequena caixa com as informações atualizadas a cada 30 segundos, conforme mostra a imagem 21. Imagem 21 Informações detalhadas do andamento da execução Como o processo está sendo executado internamente pelo sistema, não há necessidade de deixar a janela aberta e/ou ficar acompanhando. Você pode continuar utilizando o sistema para outras tarefas ou também pode fechar a janela sem problemas após a exibição da tela na imagem 20. Nesta etapa do processo, o sistema realizará o cadastro dos candidatos no módulo de processos seletivos do GURI e a inscrição dos candidatos na opção do processo escolhida e informada no arquivo. Atenção: Caso seja selecionada a opção para enviar e-mail aos candidatos (conforme a imagem 19), as mensagens de cadastro como candidato (com dados de usuário e senha) e a mensagem de confirmação da inscrição na opção (curso escolhido) também são enviadas aos candidatos neste ponto. Após a conclusão do processo você receberá e-mails informativos de acordo com o andamento do processo com as informações de progresso e eventuais erros/avisos que possam ocorrer. As linhas que tiverem algum problema na importação serão 29
separadas em uma pequena planilha que será enviada em anexo para você, juntamente com os dados de progresso da execução. Note que você poderá receber mais de uma mensagem de e-mail de progresso, dependendo da quantidade de dados que enviar para importação. Podem ser enviados três ou quatro e-mails de progresso, caso o arquivo enviado contenha mais de 2000 (dois mil) registros de alunos. Após a realização da importação de dados, o processo de confirmação de vaga e/ou exportação para o SIE (conforme se aplicar) poderá ser feito normalmente dentro do GURI. 30