Versão Data Autores Aprovação (Sigla e data) Descrição 1.0 2016/12/07 07 Sérgio Pires, Serviços da Presidência Versão Inicial
ÍNDICE ÍNDICE... 2 Índice de ilustrações... 2 1. Introdução... 3 2. Acesso à funcionalidade... 3 2.1. Definir Critérios de análise... 4 2.2. Disponibilização do resultado... 4 2.3. Disponibilização imediata... 4 2.1. Disponibilização diferida... 7 2.1.1. Acesso aos dados gerados em diferido 8 3. O ficheiro de dados... 10 Índice de ilustrações Ilustração 1 Página inicial... 3 Ilustração 2 Quadro resumo: Débitos pendentes... 4 Ilustração 3 Quadro resumo: Debitado Artigo/Tipo documento... 5 Ilustração 4 Quadro resumo: Recebido Artigo/Tipo documento... 6 Ilustração 5 Disponibilização do ficheiro- exemplo Firefox.... 6 Ilustração 6 Informação de volume elevado de dados a analisar.... 7 Ilustração 7 Evolução do processo de exportação de dados em diferido.... 7 Ilustração 8 Mensagem de notificação de conclusão da exportação enviada por email.... 8 Ilustração 9 Acesso à área de ficheiros pessoais (1/2)... 9 Ilustração 10 Acesso à área de ficheiros pessoais (2/2)... 9 Ilustração 11 Disponibilização do ficheiro- exemplo Firefox.... 10 Ilustração 12 Folha de cálculo disponibilizada.... 10 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 2 de 11
1. Introdução O Portal euipp disponibiliza um mapa com os débitos pendentes para avaliação de dívidas e situações a regularizar. Esta funcionalidade permite definir como critérios de análise a Série dos documentos de faturação, as datas de início e fim do período de emissão dos documentos, a data limite de pagamento a ser contemplada e, opcionalmente, o ano letivo a que os documentos reportam. 2. Acesso à funcionalidade O acesso ao mapa de Débitos Pendentes é realizado através do menu: MENU» Contabilidade» Movimentos realizados» Débitos D pendentes Ilustração 1 Página inicial A página exibe inicialmente a área de definição de critérios de análise a utilizar na extração de dados. 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 3 de 11
2.1. Definir Critérios de anál álise Antes de ser realizada a extração de dados de débitos pendentes, é necessário definir o critério de análise. Este critério é composto pelos seguintes elementos: Série: série de faturação; Desde / Até: datas de início e fim do período de emissão dos documentos; Pagamento até: data até à qual serão considerados os prazos de pagamento na análise de débitos pendentes; Ano Lectivo: ano letivo associado às faturas. Caso pretenda contemplar todos os anos letivos abrangidos pelos critérios anteriores, selecionar a opção Qualquer. Depois de definir todos os critérios pretendidos, premir o botão OK. 2.2. Disponibilização do resultado Após definidos os critérios de análise e premido o botão OK é iniciado o processamento dos resultados. Dependendo do volume de dados a analisar, os resultados poderão ser disponibilizados de imediato, ou em diferido. 2.3. Disponibilizaç isponibilização imediata Quando o volume de dados a analisar é reduzido, os resultados são disponibilizados de imediato. Neste caso, são disponibilizados inicialmente três quadros com a seguinte informação: Débitos pendentes Ilustração 2 Quadro resumo: Débitos D pendentes Este quadro exibe os valores pendentes agregados por artigo. 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 4 de 11
Debitado Artigo/Tipo documento Ilustração 3 Quadro resumo: Debitado Artigo/Tipo documento Este quadro exibe o valor debitado agregado por artigo e por tipo de documento de contabilidade. 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 5 de 11
Recebido Artigo/Tipo documento Ilustração 4 Quadro resumo: Recebido Artigo/Tipo documento Este quadro exibe o valor recebido agregado por artigo e por modo de pagamento. Para solicitar o ficheiro com os dados disponibilizados após a aplicação dos critérios de análise, referentes aos quadros referidos atrás, premir no link, no fundo da área dos quadros. O ficheiro com os dados será disponibilizado pelo navegador (browser). Ilustração 5 Disponibilização do ficheiro cheiro- exemplo Firefox. 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 6 de 11
2.1. Disponibilizaç isponibilização diferida Quando o volume de dados a analisar é elevado, é despoletado um processo de recolha de dados e segundo plano. O Utilizador pode fechar a página pois, como se verá a seguir, será notificado da conclusão do processo. Neste caso, após a submissão dos critérios de análise, a página exibe a seguinte informação: Ilustração 6 Informaç nformação de volume elevado de dados a analisar isar. Para solicitar o ficheiro com os dados disponibilizados após a aplicação dos critérios de análise, premir no link. O processo de extração dos dados é então iniciado, sendo exibida uma barra de progresso a informar o estado do processamento em curso: Ilustração 7 Evolução do processo de exportação de dados em diferido. Conforme se pode verificar nas imagens acima, o processo consiste na extração dos dados, geração de ficheiro Microsoft Excel e envio de notificação de conclusão por email. Depois de concluído o processo, é exibido o texto Não existem tarefas em curso. 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 7 de 11
2.1.1. Acesso aos dados gerados em diferidod Após a conclusão do processamento do ficheiro Microsoft Excel, é enviada uma notificação para o endereço de email associado ao Utilizador que realizou o processamento: Ilustração 8 Mensagem de notificação de conclusão da exportação enviada por email. 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 8 de 11
O Utilizador deverá aceder e autenticar-se no portal euipp, e aceder ao menu: MENU» Área de ficheiros» Ficheiros Pessoais Ilustração 9 Acesso à área de ficheiros pessoais (1/2). Depois de aceder à área de ficheiros pessoais, o Utilizador deverá localizar-se na pasta identificada na mensagem de email recebido. Neste caso, a pasta identificada na mensagem foi a pasta /tmp. Clicando no ficheiro pretendido, este será disponibilizado para descarga. Ilustração 10 Acesso à área de ficheiros pessoais (2/2)( /2). 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 9 de 11
Ilustração 11 Disponibilização do ficheiro cheiro- exemplo Firefox. 3. O ficheiro de dados O ficheiro disponibilizado possui o formato da folha de cálculo Microsoft Excel formato 97-2003, compatível com a generalidade dos programas de folha de cálculo. Ilustração 12 Folha de cálculo c disponibilizada. 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 10 de 11
A folha de cálculo disponibilizada possui as seguintes colunas: Doc: número do documento de débito (fatura); Data: data de emissão do documento de débito; Vencimento: data de vencimento do documento de débito; Número: número mecanográfico do Titular (número de estudante ou número de funcionário); NIF: número de identificação fiscal (antigo número de contribuinte); Titular: nome do titular do documento de débito; Ent. GIAF: Identificador interno da aplicação GIAF; Cód.Artº: código interno do Artigo de Contabilidade; Artigo: designação do artigo de contabilidade; Curso: código do curso associado à fatura. 0 (zero) se não disponível; Débito (base): valor debitado; Débito (IVA): valor de IVA debitado; Pendente: valor pendente de pagamento. Negativo se pendente de devolução; 07-12-2016;15:21:26; Manual_Mapa_DebitosPendentes;suporte@sc.ipp.pt Página 11 de 11