Título Principal. Versão Data Autoria Descrição. Ricardo Machado, Sérgio Pire Versão inicial

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1 Título Principal Versão Data Autoria Descrição Ricardo Machado, Sérgio Pire Versão inicial

2 0. ÍNDICE 0. ÍNDICE Introdução Início do processo Documentos a aguardar assinatura A assinatura digital de um documento A ação de assinar digital de um documento Causas de falha na assinatura digital do documento Consulta de documentos assinados Introdução Este documento aborda a gestão de assinatura digital de documentos. Este mecanismo fornece o serviço de assinatura digital de documentos a todos os módulos do portal EU.Ipp que o necessitem. São pressupostos os requisitos de segurança do Cartão do Cidadão e os requisitos tecnológicos associados ao processo de recolha da assinatura digital do Cartão do Cidadão. Por um lado, é assumido que o Utilizador possui um Cartão do Cidadão, que os dados deste cartão estão registados no portal EU.Ipp, que o foi ativada a funcionalidade de assinatura do Cartão do Cidadão e que o Utilizador conhece o PIN de segurança necessário para a realização da assinatura digital. Por outro lado, é assumido que o computador utilizado tem conectado e corretamente configurado um leitor adequado para a leitura do Cartão do Cidadão, assim como está instalado o Software do Cartão do Cidadão necessário disponibilizado em ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 2 de 12

3 2. Início do processo Por regra geral, sempre que um determinado módulo necessita uma ou mais assinaturas digitais redireciona o utilizador para esta área em resposta a um click num link semelhante a: [assinar]. A área de gestão de assinatura digital de documentos pode ser acedida no menu Ficha de Utilizador» Assinaturas Ilustração 1 A página de assinatura digital de documentos Esta área é dividida em dois painéis, um para os documentos que aguardam a assinatura do utilizador em causa, e outro para os documentos que já foram assinados por este utilizador. Seguidamente serão detalhados cada um destes painéis. 3. Documentos a aguardar assinatura Ilustração 2 Documentos a aguardar assinatura Na imagem de exemplo, o utilizador tem dois documentos a aguardar assinatura digital, o Termo nr 5 e o Termo nr 14. Poderiam coexistir neste espaço outro tipo de documentos a aguardar assinatura digital. Por exemplo, Fichas de Unidades Curriculares a aguardar homologação. São de realçar três colunas da lista exibida: Versão original: [Obter] A assinatura de um documento gera uma nova versão do ficheiro, sendo preservada a versão original. Assim, este link permite visualizar o documento submetido originalmente antes de ser assinado; [assinar] Despoleta a ação de assinar digitalmente o ficheiro; ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 3 de 12

4 n/n No exemplo da imagem, ambos os documentos apresentam o valor 1/2. O primeiro dígito indica que este documento ainda não foi assinado, aguardando assim a 1ª assinatura, e que serão necessárias duas assinaturas para o documento ser considerado formalmente assinado. 4. A assinatura digital de um documento Seguidamente será abordada a ação de assinar digitalmente um documento. Aqui serão detalhadas duas situações, a assinatura com sucesso e a ocorrência de erros no processo de acesso ao leitor do cartão do cidadão, da leitura do cartão pelo leitor, da recolha do PIN de segurança e da assinatura propriamente dita do documento. 4.1 A ação de assinar digital de um documento Ilustração 3 Assinar digitalmente um documento I: o início Com referência à Ilustração 2 Documentos a aguardar assinatura, clicando no link [assinar] a página exibe uma caixa com meta-informação gravada no documento e com um botão Assinar. O Utilizador deve clicar no botão Assinar, sendo em resposta iniciado o mecanismo de acesso ao leitor do cartão e ao cartão propriamente dito. É assim chamada uma nova janela, externa ao Navegador, da aplicação de gestão do Cartão do Cidadão. Neste parágrafo vamos assumir que o leitor do cartão está corretamente instalado no computador, que o cartão foi corretamente inserido neste leitor e que o Cartão do Cidadão pertence ao Utilizador em questão ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 4 de 12

5 Ilustração 4 Assinar digitalmente um documento II: introdução do PIN O sistema irá solicitar o PIN duas vezes. Esta situação é alheia ao portal EU.Ipp e será futuramente solucionada. No caso do Utilizador introduzir um PIN incorreto, o programa de gestão do Cartão do Cidadão exibirá uma mensagem semelhante a esta: Ilustração 5 Assinar digitalmente um documento II.a: PIN incorreto Neste caso, o utilizador poderá clicar em Repetir e tentar novamente a introdução do PIN, ou clicar em Cancelar para cancelar a operação. Atenção! Os mecanismos de segurança do Cartão do Cidadão atualmente apenas permitem 3 tentativas de inserção do PIN. No caso de falhar as três tentativas, o Cartão do Cidadão ficará bloqueado! É assim recomendável que o Utilizador consulte o documento que recebeu com o PIN antes de tentar novamente ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 5 de 12

6 Ilustração 6 Assinar digitalmente um documento III: sucesso Assumindo que o Utilizador introduziu o PIN correto e premiu o botão OK, o sistema procede à recolha da assinatura digital do Cartão do Cidadão e assina o documento pretendido. É então exibida a mensagem de sucesso, conforme a imagem. Fechando a caixa de assinatura digital de documento, o Utilizador é redirecionado para o segundo painel da janela, Assinados, podendo-se verificar que o ficheiro recém-assinado já foi incluído na lista de documentos assinados pelo Utilizador. Ilustração 7 O documento assinado ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 6 de 12

7 4.2 Causas de falha na assinatura digital do documento O processo de recolha de assinatura digital de um documento, sendo um mecanismo legal de identificação de um cidadão, depende de variados fatores, uns de segurança, outros de cariz tecnológico relacionados com o leitor de cartões, da instalação do leitor de cartões no computador e do cartão propriamente dito. São a seguir exibidas algumas situações de erro que poderão surgir, seguidas de uma descrição mais provável do problema e da ação a tomar para resolver a situação. Informação Em caso de dúvidas ou dificuldades, o Utilizador deverá seguir os procedimentos estabelecidos pela respetiva unidade orgânica (escola) no que respeita a assistência dos equipamentos informáticos ou da utilização destes. I) O Cartão do Cidadão não está registado no sistema Ilustração 8 Problema: o Cartão do Cidadão não está registado no sistema O Cartão do Cidadão deve estar registado no portal EU.Ipp. Nesta situação, o docente deverá dirigir-se aos serviços administrativos da unidade orgânica (escola) e solicitar a atualização dos seus dados pessoais. Informação aos serviços Realizada pelos serviços administrativos da Escola Para atualizar os dados pessoais do Docente, os serviços deverão registar estes dados na aplicação de gestão de recursos humanos do portal EU.Ipp ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 7 de 12

8 II) O leitor do Cartão do Cidadão não está conectado ou não está configurado no sistema Ilustração 9 Problema: o leitor do Cartão do Cidadão não está configurado ou conectado no computador O Utilizador deve possuir um leitor de Cartão do Cidadão conectado ao computador, normalmente a uma porta USB, e instalado corretamente este dispositivo. É ainda de salientar a necessidade do Software do Cartão do Cidadão devidamente instalado no computador. Para mais informações consultar o sítio III) O Cartão do Cidadão não está corretamente inserido no leitor Ilustração 10 Problema: o Cartão do Cidadão não está inserido corretamente no leitor O Cartão do Cidadão deve estar corretamente inserido no leitor. Não só deve ser tomada em atenção a posição do Cartão do Cidadão como também garantir que foi totalmente introduzido na ranhura do leitor ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 8 de 12

9 IV) O cartão não é válido Ilustração 11 Problema: o cartão não é válido Este problema costuma ocorrer quando é inserido no leitor um cartão que não é Cartão do Cidadão, ou o cartão do cidadão está danificado. V) Não é o Cartão do Cidadão esperado Ilustração 12 Problema: não é o Cartão do Cidadão esperado Este problema ocorre se for introduzido o Cartão do Cidadão incorreto, ou quando o número do Cartão do Cidadão inserido no portal EU.Ipp é incorreto. Devem ser tomadas as providências identificadas no ponto I) ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 9 de 12

10 5. Consulta de documentos assinados A consulta dos documentos assinados é realizada no segundo painel, Assinados, conforme a imagem seguinte. Ilustração 13 A lista de documentos assinados Na imagem de exemplo, o utilizador já assinou quatro documentos. Tal como foi referido no ponto anterior, poderiam coexistir neste espaço outro tipo de documentos assinados digitalmente. Por exemplo, Fichas de Unidades Curriculares homologadas. São de realçar três colunas da lista exibida: Versão original: [Obter] A assinatura de um documento gera uma nova versão do ficheiro, sendo preservada a versão original. Assim, este link permite visualizar o documento submetido originalmente antes de ser assinado; Versão assinada: [Obter] Exibe o documento assinado digitalmente por todas as pessoas necessárias. No caso do link [Obter] não estar disponível na linha de um determinado documento significa que o documento foi assinado digitalmente pelo próprio Utilizador, mas ainda não estão reunidas todas as assinaturas digitais necessárias; n/n No exemplo da imagem, ambos os documentos apresentam o valor 2/2. O primeiro dígito indica quantas assinaturas foram já recolhidas, sendo esperado um total de assinaturas identificado pelo segundo dígito. Neste caso foram recolhidas duas assinaturas, sendo necessárias duas assinaturas para o documento ser considerado formalmente assinado. Uma vez que os números coincidem, a versão assinada está disponível ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 10 de 12

11 Clicando no link Versão assinada: [Obter] é descarregado (download) o ficheiro assinado digitalmente, podendo ser aberto no programa destinado para o efeito instalado no computador do Utilizador. Neste exemplo, o ficheiro apresenta-se no formato PDF (Adobe PDF) e é aberto pelo programa Adobe Reader. Informação Em caso de dúvidas ou dificuldades, o Utilizador deverá seguir os procedimentos estabelecidos pela respetiva unidade orgânica (escola) no que respeita a assistência técnica. Ilustração 14 O documento assinado ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 11 de 12

12 Índice de ilustrações Ilustração 1 A página de assinatura digital de documentos... 3 Ilustração 2 Documentos a aguardar assinatura... 3 Ilustração 3 Assinar digitalmente um documento I: o início... 4 Ilustração 4 Assinar digitalmente um documento II: introdução do PIN... 5 Ilustração 5 Assinar digitalmente um documento II.a: PIN incorreto... 5 Ilustração 6 Assinar digitalmente um documento III: sucesso... 6 Ilustração 7 O documento assinado... 6 Ilustração 8 Problema: o Cartão do Cidadão não está registado no sistema... 7 Ilustração 9 Problema: o leitor do Cartão do Cidadão não está configurado ou conectado no computador... 8 Ilustração 10 Problema: o Cartão do Cidadão não está inserido corretamente no leitor... 8 Ilustração 11 Problema: o cartão não é válido... 9 Ilustração 12 Problema: não é o Cartão do Cidadão esperado... 9 Ilustração 13 A lista de documentos assinados Ilustração 14 O documento assinado ;12:30:21;Manual_assinatura_digital.docx;sergiop@sc.ipp.pt Página 12 de 12