Case de Sucesso Integrando CIOs, gerando conhecimento. COM PROJETO SALA DE SITUAÇÃO, SEDUC-GO REÚNE INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS PARA MELHORIA DA EDUCAÇÃO NAS ESCOLAS PÚBLICAS
Perfil A Secretaria da Educação do Estado de Goiás (SEDUC-GO) é responsável por executar as políticas públicas estaduais voltadas ao Ensino Fundamental e Médio. Atualmente, o órgão está dividido em 40 subsecretarias e procura, desse modo, facilitar o trabalho regionalizado. Internamente, a Secretaria se divide administrativamente em superintendências e núcleos responsáveis pela administração financeira, planejamento e programas educacionais, obra e manutenção, gestão de pessoas, Tecnologia da Informação, prestações de contas e licitações, inteligência pedagógica, entre outros. A Secretaria atende diretamente a mais de 50 mil servidores, além de quase 600 mil alunos. Site: http://www.see.go.gov.br Situação A SEDUC é responsável pelo acompanhamento de mais de mil escolas estaduais, 26 mil professores e 531 mil alunos, que constroem um grande fluxo de dados para ser gerenciado. Acontece que as informações sobre os programas e ações da Secretaria eram dispersas, o que implicava grande dificuldade para identificar pontos críticos e prejudicava a efetividade de cada ação dentro da instituição. Ademais, a confecção de relatórios gerenciais era onerosa, composta por dados de diversas superintendências, levando muito tempo para ser concluída, pois os dados eram retirados diretamente do SGBD (Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados). O tempo de espera às vezes era tão longo que, ao se entregar o relatório, a informação já estava desatualizada, uma vez que a SEDUC conta com um Sistema de Gestão Escolar em tempo real. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 02
Solução Para melhorar a situação e agilizar o processo de elaboração de relatórios, foi criado o projeto Sala de Situação. Este projeto tem como principal meta a implantação de painéis de gestão interativos, com o objetivo de reunir as informações gerenciais e estratégicas em um único ambiente sob as premissas de simplicidade, objetividade e mobilidade. Para a execução do projeto, foram utilizadas tecnologia e ferramentas Microsoft com corpo técnico especializado da SEDUC-GO e da AIS Altran Information Systems. A primeira forneceu a plataforma de desenvolvimento, banco de dados, BI e infraestrutura, enquanto a segunda entrou com as ferramentas de construção de painéis de alta gestão, ferramentas em dispositivos móveis e serviços. O projeto chegou a envolver servidores de diferentes áreas da Secretaria para a sua elaboração. Já, para a sua construção, participaram aproximadamente 20 pessoas, entre servidores da SEDUC e consultores das empresas envolvidas. A infraestrutura de redes e servidores suportou a demanda do novo projeto; entretanto, foi necessária a aquisição de monitores/tvs touchscreen e tablets para a visualização dos painéis de gestão disponibilizados na Sala de Situação. Também foi preciso a aquisição de ferramentas Microsoft e completa reformulação do corpo técnico do Núcleo de Tecnologia Educacional, além das ferramentas de painéis de gestão interativa, tanto Web quanto mobile da AIS. O investimento total necessário para concretização projeto foi da ordem de R$ 4 milhões. Todo esse processo de implantação da Sala de Situação durou 12 meses, sendo que os primeiros resultados foram observados já no decorrer dos primeiros meses. Isso se deve à utilização de uma metodologia de construção interativa e em ondas, com priorização das etapas de acordo com o valor percebido pelos usuários finais. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 03
Benefícios Através da Secretaria de Estado da Educação, o Governo de Goiás desenvolveu o programa Pacto pela Educação, que abrange todas as áreas de sua atuação com o objetivo de melhorar a qualidade do ensino no Estado. As 25 ações distribuídas nos seus cinco pilares reúnem programas com impacto tanto no corpo docente quanto no discente. A Sala de Situação propiciou o monitoramento, pelos gestores (secretário, superintendentes, chefes de núcleos e coordenadores), de todas as ações do Pacto pela Educação, tendo a capacidade de identificar a relação causa e efeito de cada programa implantando. A solução se transformou, além de uma ferramenta de gestão, em um meio de comunicação dentro e fora da Secretaria devido à sua capacidade de consolidação dos dados e facilidade de uso e compreensão. Também permitiu que as informações geradas nas mais de mil escolas estaduais pudessem chegar às pessoas responsáveis no mesmo momento da sua criação, sem filtros e já consolidadas. Isso diminuiu consideravelmente o tempo de resposta da SEDUC para a tomada de medidas preventivas ou corretivas. A economia gerada pela Sala de Situação está diretamente ligada à significativa ampliação da relação causa e efeito das ações da Secretaria e do Pacto pela Educação. Ou seja, avaliar e monitorar de forma efetiva o que cada programa implantado necessita desde a construção de quadras poliesportivas nas escolas, manutenção da rede física até distribuição de computadores para os alunos impacta em uma otimização clara dos recursos públicos aplicados na Secretaria de Estado da Educação. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 04
Fala, CIO! A solução é composta por uma série de painéis com indicadores, contendo infográficos, grandes números e mapas temáticos com informações georreferenciadas, que podem ser acessados via Internet em navegadores e por meio de aplicações nativas em tablets, que garantem a fluidez e portabilidade total no seu uso. Também trouxe a capacidade do monitoramento da estrutura física das escolas pelos fiscais de engenharia, facilitou a visita dos tutores pedagógicos às escolas com a disponibilização de tablets e uma aplicação de coleta de dados com evidências georreferenciadas conectadas diretamente à Sala de Situação. Esta mesma ferramenta será usada para os levantamentos dos projetos de manutenção e ampliação de escola e a medição da execução de obras. A percepção do trabalho eficiente do Núcleo de Tecnologia Educacional foi ampliada, visto que a implantação da Sala de Situação sensibilizou todas as áreas da Secretaria de Estado da Educação, principalmente para a alta gestão. E o mais importante: por causa da solução, a efetividade, as informações consolidadas, as tomadas de decisões precisas e rápidas trouxeram reflexos positivos para a população do Estado de Goiás que, em 2012, teve o maior crescimento do IDEB do Brasil, saltando do 16 lugar para 5 lugar no Ensino Médio. Thiago Camargo Lopes SEDUC-GO Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 05