PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO Diretoria do Foro Núcleo de Apoio Judiciário Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS PRODUZIDOS PELAS VARAS FEDERAIS E UNIDADES DE APOIO JUDICIÁRIO DA SEÇÃO JUDICIÁRIA PASSO A PASSO DOCUMENTOS NÃO OBRIGATÓRIOS (sem previsão no Provimento 64/2005 COGE e no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade PCTT, do CJF). 1 LOCALIZADOS EM SECRETARIA: 1.1 Separar os documentos, de manutenção facultativa, cujo interesse para continuar em guarda na Secretaria tenha exaurido; 1.2 Certificar a eliminação em livro ou pasta indicada pelo Juízo Federal; 1
1.3 Depositar os documentos na caixa de coleta seletiva destinada à fragmentação de documentos, prevista na Ordem de Serviço DF-07/2009. 1.4 NA CAPITAL: Encaminhar o material depositado na caixa de coleta à área de Apoio Administrativo que providenciará a fragmentação, pesagem do papel e destinação à reciclagem, enviando à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental informativo sobre os resultados, onde deverá constar obrigatoriamente, peso do material doado e quantidade de metros lineares liberados através do e-mail: grupo-jfsp-admcpagd@jfsp.jus.br; 1.5 NAS SUBSEÇÕES: Encaminhar o material depositado na caixa de coleta à área de Arquivo e Gestão Documental que providenciará a fragmentação, pesagem do papel e destinação à reciclagem, enviando à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental informativo sobre os resultados, onde deverá constar obrigatoriamente, peso do material doado e quantidade de metros lineares liberados através do e-mail: grupo-jfsp-adm-cpagd@jfsp.jus.br; 2 LOCALIZADOS NAS UNIDADES DE ARQUIVO: 2.1 As Varas e as Unidades de Apoio deverão enviar à área de Avaliação de Documentos na 1ª Subseção Judiciária e às áreas de Arquivo e Gestão Documental nas demais Subseções, via e-mail, a relação de caixas a serem eliminadas, com a descrição do conteúdo e número do pacote destes documentos, salientando, no assunto, que se trata de eliminação de documentos não obrigatórios; OBS.: Caso a Comissão Setorial levante a existência de Documentos Não Obrigatórios no arquivo, deverá encaminhar à Unidade Responsável do documento Termo de Ciência (disponível na intranet), antes dos procedimentos para eliminação; 2
2.2 As Comissões Setoriais certificar-se-ão de que os documentos estão aptos à eliminação e elaborarão o edital, conforme roteiro abaixo: Copiar anexo do edital através da rotina PB-AB, gerando um documento. ROTINA PB-AB: Documento de Origem: digitar M9 (copia anexo já disponível); Quantidade de juízes: deixar o campo em branco teclando <ENTER>; Número do Docto. Destino: dar um número para o docto. (seqüencial) e teclar <ENTER>; Título do Documento: livre escolha; ROTINA PB-AA: Abrir o documento gerado pela PB-AB, digitando o seu número e completando os campos necessários (Número do Edital, Subseção, Endereço, Nome do Juiz (Presidente da Comissão Setorial); Salvar o documento, teclando <ESC>+<ENTER>; ROTINA PB-AD: Após procedimentos anteriores, agendar publicação do edital, através da Opção 1 (inclusão); Colocar número do documento salvo na rotina PB-AA; Sigla do Órgão: GDOC; Matéria: OUTRO; Data da Publicação: inserir a data para a publicação 2.3 Após agendar a publicação do edital de eliminação, encaminhar listagem, em arquivo PDF, com documentos a serem eliminados, por e-mail, à intranet (intranetjfsp@jfsp.jus.br) para disponibilização; 3
2.4 Após a publicação do edital, contar 45 dias, a fim de saber o prazo final para os interessados protocolarem petição requisitando a guarda dos documentos; 2.5 Ao receber uma petição, separar o documento. Caso tenha mais de um interessado, aquele que primeiro protocolar fica com o documento original e os demais ficarão com a cópia, devendo o requerente arcar com o custeio das cópias retiradas; 2.6 Ao término do prazo de 45 dias, aguardar em torno de 15 dias para receber as petições, porventura protocoladas no protocolo integrado. Findo o prazo supra, comunicar ao interessado da liberação para retirada, no prazo de 10 dias, informando local, horário e valor das custas, que deve ser recolhida em guia Darf, se houver; 2.7 Providenciar a fragmentação dos documentos, nos termos da Resolução 23/2008 - CJF; 2.8 Elaborar os Termos de Destruição e Doação (anexo disponível na intranet) e coletar assinaturas; 2.9 Logo após o término da fragmentação, enviar à CPAGD informativo, via e- mail, onde deverá constar OBRIGATORIAMENTE peso do material doado e metros lineares liberados; 2.10 Juntar ao Expediente Administrativo o edital, relação de documentos (Anexo II do Manual), todas as petições, Requerimento de Guarda, termos de Ciência, Entrega, Doação, Destruição e informação sobre os resultados da Gestão Documental, conforme anexos disponibilizados na Intranet; 4
3 OBSERVAÇÕES: 3.1 Os documentos não obrigatórios não serão recebidos pelas Unidades de Arquivo; 3.2 Para os documentos não obrigatórios, em poder da unidade responsável, está dispensada a publicação de Edital para eliminação (ver OS DF 07/2009); 3.3 Os documentos obrigatórios com temporalidade a ser cumprida nos Setores de Arquivo, deverão ser enviados conforme determina a Ordem de Serviço 01/2007 DF; 3.4 Os documentos obrigatórios com temporalidade a ser cumprida apenas no arquivo corrente, devem ser eliminados na própria unidade responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação, conforme o determina art. 12 da Resolução 23/2008 CJF, porém, faz-se necessária certificação em livro ou pasta indicada pelo Juízo Federal da Secretaria; 3.5 Para os Documentos Não Obrigatórios, Documentos Obrigatórios, sem previsão de guarda no arquivo intermediário e Documentos com temporalidade de guarda no arquivo intermediário cumprida, em poder das unidades arquivísticas, caso a Unidade Responsável não autorize a eliminação, estes devem ser encaminhados para guarda na Unidade Responsável, não sendo permitida a guarda destes nas áreas de Arquivo. 3.6 Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Seção de Avaliação de Documentos, através do e-mail: jfsp-adm-suav@jfsp.jus.br 5