CARACTERÍSTICAS GERAIS DE UM TEXTO OFICIAL: 1. Impessoalidade 2. Clareza 3. Concisão 4. Formalidade 5. Uniformidade 6. Norma culta Emprego dos Pronomes de Tratamento O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso consagrado: Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, o Manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado 1 ; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: *Excelentíssimo Senhor Presidente da República, *Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, *Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, 1 Nos termos do Decreto n o 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, parágrafo único, são Ministros de Estado, além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República, o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República, o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. OFÍCIO Esqueminha simplificado: 1. TIMBRE 2. NÚMERO 3. LOCAL E DATA (MARGEM DIREITA) 4. ASSUNTO 5. DESTINATÁRIO 6. TEXTO 7. FECHO a) Respeitosamente (para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República) b) Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior) 8. ASSINATURA (IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO) Atualizada 20/12/2009 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 1
REQUERIMENTO Esqueminha simplificado: 1. DESTINATÁRIO 2. REQUERENTE (IDENTIFICAÇÃO) 3. PEDIDO (AMPARO LEGAL, SE HOUVER) 4. FECHO (Exemplo: Termos em que pede deferimento) 4. LOCAL E DATA 5. ASSINATURA (ACAFE 2006 - CONCURSO POLÍCIA CIVIL) Analise o expediente a seguir. Ilmo Sr. Dr. Juiz Eleitoral da Comarca de Ilha do Sol Maria Alencar, moradora nesta comarca, portadora da Cédula de Identidade RG nº 000.000-00 (cópia em anexo), tendo completado 16 anos de idade em 03 de Janeiro do corrente ano, vem, respeitosamente, à presença de V. Sª requerer a minha inscrição no cadastro de eleitores desta comarca com a conseqüente expedição do Título Eleitoral. Nestes termos, pede deferimento. Maria Alencar Ilha do Sol, 11 de Janeiro de 2006. Em relação à correspondência anterior, analise as afirmações abaixo, marcando V ou F, conforme sejam verdadeiras ou falsas. ( ) É um requerimento e está em conformidade com as orientações da norma culta da língua portuguesa, no que se refere ao uso correto da linguagem e quanto à observância da forma. ( ) O uso de Ilmo no vocativo está incorreto. O tratamento para juiz é Meritíssimo. ( ) A data está posicionada incorretamente: deve ser no alto da página, à direita. ( ) O pronome de tratamento está V.S.ª está correto, pois está no corpo do texto. ( ) No lugar de minha inscrição, a requerente deveria ter usado sua inscrição, já que a pessoa gramatical adequada para esse tipo de correspondência é a terceira pessoa. A seqüência correta, de cima para baixo, é: a) V V - F V F b) F V F V F c) F V F F V d) F F V V F AGORA É JOGO RÁPIDO! PRINCIPAIS COMUNICAÇÕES OFICIAIS 01. ALVARÁ *Licença ou autorização para o exercício de um direito, para a prática de um ato. 02. APOSTILA *Retificação ou ratificação de dados relativos ao servidor. 03. ATA É a síntese clara e fiel das ocorrências de uma reunião. Não se esqueça de algumas características: A. Não deve conter parágrafos. B. Deve ser escrita com caneta e sem rasuras. C. As ressalvas devem ser feitas com digo. Exemplo: terça-feira, digo, quarta-feira. D. Quando for necessário acréscimo de informações ou quando houver erro percebido apenas no momento de lavrar a ata, deve-se usar a expressão em tempo. Exemplo: Em tempo: acrescente-se o nome de Fulano. E. Deve haver relação nominal. F. Deve ser assinada por todos os presentes. Veja esta questão elaborada pelo CESPE-UnB: Analise a situação hipotética descrita no item a seguir e, de acordo com as regras de redação oficial, julgue a assertiva apresentada. Ao participar de uma reunião da CEP, Sônia foi encarregada de redigir documento em que registrou os nomes do presidente da reunião, dos funcionários presentes, dos que foram convocados, mas que estavam ausentes, bem como as discussões, propostas, votações e deliberações ocorridas nesse encontro, tomando o devido cuidado para não rasurar nem emendar esse registro. Terminada a reunião, Sônia datou e assinou o documento, solicitando aos presentes que também o assinassem. Nessa situação, conclui-se que o documento redigido por Sônia é um relatório. (ERRADO: TRATA-SE DE UMA ATA) 04. ATESTADO *É a comprovação de um fato ou situação de que se tem conhecimento em razão do cargo que se ocupa. *Não se refere à certificação de existência ou inexistência de dívidas com o erário nem com a Justiça. Esse documento será a certidão. 05. AVISO *É o ofício entre Ministros de Estado ou atos em geral emanados por essas autoridades sobre assuntos afetos aos seus ministérios, segundo Hely Lopes Meirelles. 06. CERTIDÃO *Documento para comprovação de fato ou situação que conste dos arquivos do serviço público. 07. CIRCULAR *Texto direcionado a vários servidores para determinações de cunho geral, esclarecimentos de leis, decretos ou regulamentos. *Pode ser chamada de Memorando-Circular. 2 Atualizada 20/12/2009 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores
08. DESPACHO *Determinações para o trâmite de documentos. 09. EDITAL *Texto para abertura de processo seletivo concurso público ou licitações em geral. 10. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS *Texto dirigido ao Presidente da República para informálo de determinado assunto, propor alguma medida ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo. É enviado por ministros, secretários nacionais ou equiparados. 11. MEMORANDO *Comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. É comunicação interna. 12. OFÍCIO *O ofício, que deve conter um único assunto, pode ser modalidade de comunicação oficial entre órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares. 13. PARECER *Texto técnico-científico sobre assunto posto à observação do analista. *Fecho: -É o parecer. -Sob Censura. -Sub Censura. 14. PORTARIA *Documento de ato administrativo de qualquer autoridade pública, que contém instruções acerca da aplicação de leis ou regulamentos, recomendações de caráter geral, normas de execução de serviço, nomeações, demissões, punições, ou qualquer outra determinação de sua competência. *Fecho: Cumpra-se 15. RELATÓRIO *Texto produzido a partir de um trabalho executado e que não seja de natureza técnico-científica. 16. REQUERIMENTO *Expediente oficial em que o signatário do documento solicita a autoridade algo a que julga ter direito. Exemplo: recurso contra a Administração Pública. *Fecho: Nestes termos, pede deferimento. 17. CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL) *Não há forma rígida. *Deve-se colocar o ASSUNTO. *Os princípios da redação oficial devem ser respeitados. Julgue os itens que se seguem, referentes à redação de correspondências oficiais. 1. O pronome de tratamento empregado em comunicações dirigidas aos chefes dos três poderes é Excelentíssimo Senhor seguido do cargo. 2. O memorando tem como finalidade a comunicação entre os chefes de unidades administrativas de órgãos distintos. Comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão para tratar de assuntos gerais da administração. É comunicação interna. CIRCULAR: texto direcionado a vários servidores para determinações de cunho geral. Pode ser chamada de MEMORANDO-CIRCULAR. 3. Como um dos atrativos da comunicação oficial por correio eletrônico é a flexibilidade, não se define uma forma rígida para sua estrutura nem há exigência de impessoalidade ou de emprego do padrão culto da linguagem nas mensagens encaminhadas por essa via. Com referência à redação de expedientes, julgue a associação entre documento, finalidade e fecho proposta no item seguinte. 4. Documento: requerimento Finalidade: solicitação, de particular a autoridade, de algo a que o autor julga ter direito. Fecho: Nestes termos, pede deferimento. Considerando os princípios de redação de expedientes, julgue os itens a seguir. 5. O tratamento que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais deve ser impessoal; todavia, são estimuladas as impressões individuais de quem comunica. 6. A concisão, sinônimo de prolixidade, é uma qualidade de qualquer texto técnico e uma característica do texto oficial, que exige do redator essencialmente conhecimento do assunto sobre que escreve, uma vez que raramente há tempo disponível para revisar o texto. Com relação a elementos estruturais de expedientes e textos normativos oficiais, julgue os itens subsequentes. 7. O pronome de tratamento Vossa Excelência é empregado, no Poder Judiciário, para ministro de tribunal superior, membros do júri em tribunais populares, auditores e juízes. 8. A forma Digníssimo (DD.) foi abolida no tratamento às autoridades, porque dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação em expedientes oficiais. 9. O fecho de comunicação Atenciosamente é empregado para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior à do remetente. 10. Com referência à identificação do signatário, as comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura, inclusive quando a autoridade for o governador ou o presidente da República. A respeito da redação de expedientes, julgue os itens abaixo. 11. Considere que um funcionário da CER seja responsável pelas atas referentes a reuniões administrativas do departamento em que está lotado. Nessa situação, é correto afirmar que o funcionário, no Atualizada 20/12/2009 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 3
momento de lavrar as atas, deve cuidar para que elas relatem os fatos ocorridos nas respectivas reuniões, de forma resumida e objetiva, e não contenham rasuras, borrões nem linhas em branco. 12. A redação de expediente diz respeito à elaboração de diversos tipos de documentos que são escritos no ambiente de trabalho, sejam eles, por exemplo, requerimentos, declarações, cartas pessoais ou ofícios. 13. O relatório é um documento que apresenta relato minucioso de determinada situação que exige investigação, análise ou descrição. No fecho desse tipo de expediente é correto o emprego da expressão Nestes termos, pede deferimento, uma vez que o relatório também pode conter recomendações de medidas cabíveis para solucionar eventuais problemas mencionados. GABARITO 1. C 2. E 3. E 4. C 5. E 6. E 7. E 8. C 9. C 10. E 11. C 12. E 13. E 14. E 15. C 14. Em determinada organização, um funcionário do departamento de manutenção precisa redigir um memorando endereçado ao chefe do departamento de compras, solicitando a aquisição de material de limpeza. Nessa situação, o documento estará adequadamente redigido se for assinado pelo chefe do departamento de manutenção e contiver um dos seguintes fechos: Atenciosamente, Humildemente, Cordialmente, Respeitosamente. Considere o seguinte trecho, de um documento hipotético. 15. Fulana de Tal, brasileira, casada, residente na Rua das Rosas, s/n.º, portadora de CI n.º 232.323-XX e CPF 333.333.333-33, funcionária pública do estado de Roraima, solicita, na forma da lei, promoção funcional por ter completado curso superior, conforme diploma em anexo. Nessa situação, é correto inferir que o documento em questão é um requerimento. 4 Atualizada 20/12/2009 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores
Exemplo de Ofício [Ministério] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] 5 cm [Endereço para correspondência]. [Endereço - continuação] [Telefone e Endereço de Correio Eletrônico] Ofício n o 524/1991/SG-PR Brasília, 27 de maio de 1991. A Sua Excelência o Senhor Deputado [Nome] Câmara dos Deputados 70.160-900 Brasília DF Assunto: Demarcação de terras indígenas 3 cm 2,5 cm Senhor Deputado, 1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama n o 154, de 24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta n o 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto n o 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa). 2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que na definição e demarcação das terras indígenas fossem levadas em consideração as características sócio-econômicas regionais. 3. Nos termos do Decreto n o 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1 o, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente. 4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil. 5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das entidades civis acima mencionadas. 1,5 cm (297 x 210mm) Atualizada 20/12/2009 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 5
3,5 cm 6. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os limites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos necessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária transparência e agilidade. Atenciosamente, [Nome] [cargo] 2 6 Atualizada 20/12/2009 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores