Pág.: 1 / 8 ÍNDICE 1. OBJECTIVO E ÂMBITO 2. DOCUMENTAÇÃO DE REFERÊNCIA 3. MODO DE PROCEDER 3.1. Introdução 3.2. Recolha de Currículos dos Candidatos 3.3. Organização Interna dos Currículos 3.3.1. Arquivo dos Currículos 3.3.2. Registo dos Currículos Ficheiro em Excel Mapa de Controlo dos Currículos 3.3.2.1. Candidatos Folha de Registo Potenciais Colaboradores 3.3.2.2. Colaboradores Actuais Folha de Registo Colaboradores Actuais 3.3.2.3. Antigos Colaboradores Folha de Registo Antigos Colaboradores 3.4. Disponibilização dos Currículos às Direcções Operacionais e Administração A QUEM INTERESSA ESTE PROCEDIMENTO OPERACIONAL Para acção QSA/I Para informação ADM DEP DGSO DA Elaborado: Adjunta do QSA/I Aprovado: Responsável do QSA/I Entra em vigor a:
Pág.: 2 / 8 1. OBJECTO E ÂMBITO Este procedimento tem por objectivo definir as regras para a correcta gestão dos curricula dos colaboradores da empresa e candidatos. 2. DOCUMENTAÇÃO DE REFERENCIA Processo de Apoio PA5 Contratação de Colaboradores Versão aplicável da ISO 9001 3. MODO DE PROCEDER 3.1 Introdução O objectivo dos capítulos seguintes consiste em descrever o sistema de gestão, manutenção e actualização dos currículos disponíveis na empresa, de colaboradores e candidatos, bem como a sua disponibilização para as Direcções Operacionais e Administração. 3.2. Recolha de Currículos dos Candidatos As candidaturas à TPF Planege são efectuadas de várias formas, nomeadamente: Candidaturas Espontâneas via email; Candidaturas online através do website da empresa; Candidaturas por correspondência; Candidaturas em mão ; Candidaturas a anúncios colocados pela empresa. Todos os currículos que chegam à empresa, por qualquer uma das formas descritas anteriormente, são arquivados no file-share do núcleo QSA/I, registados e disponibilizados às Direcções Operacionais e Administração. Nota: Todos os currículos em formato de papel são digitalizados e seguem o mesmo procedimento. O currículo original em formato de papel é arquivado em dossier no núcleo QSA/I com informação da data de entrega e arquivo no file-share.
Pág.: 3 / 8 3.3 Organização Interna dos Currículos dos Candidatos 3.3.1. Arquivo dos Currículos Todos os currículos e respectiva documentação são arquivados em pastas com o nome do colaborador ou candidato no file-share do núcleo QSA/I, numa pasta designada Currículos, onde se mantém também o ficheiro Excel Mapa de Controlo de Currículos e o modelo de currículo TPF Planege, a ser utilizado sempre que necessário. A estrutura de arquivo que se encontra na pasta QSA/0GeralDiversos no file-share é a que a seguir se apresenta: Em todas as pastas com o nome do colaborador ou candidato é efectuada a hiperligação ao ficheiro em Excel Mapa de Controlo de Currículos, permitindo um acesso directo ao currículo e respectiva documentação sempre que se procede a uma pesquisa.
Pág.: 4 / 8 3.3.2. Registo dos Currículos Ficheiro em Excel Mapa de Controlo dos Currículos Após a fase de recolha, todos os currículos são registados no ficheiro Mapa de Controlo de Currículos, com o preenchimento de informações necessárias para a triagem de um candidato em futuros processos de contratação (PA5 Contratação de Colaboradores). Este ficheiro mantém o registo actualizado quer dos candidatos, designados por Potenciais Colaboradores, quer dos colaboradores actuais e antigos. 3.3.2.1. Candidatos Folha de Registo Potenciais Colaboradores Procede-se ao registo dos candidatos no Mapa de Controlo de Currículos na folha de registo Potenciais Colaboradores, conforme imagem infra: Forma de Preenchimento: Nome: colocar o nome completo do candidato e efectuar hiperligação à pasta respectiva do candidato; Habilitações: no caso de licenciaturas e/ou mestrados coloca-se entre parênteses se se trata de uma situação Pré-Bolonha, Pós-Bolonha ou Fora da UE (União Europeia);
Pág.: 5 / 8 Ramo da Licenciatura: o No caso das engenharias dever-se-á colocar apenas a área aplicável (Ex: Engenharia Civil Civil); o No caso do candidato possuir mais do que uma licenciatura dever-se-á colocar, por ordem alfabética licenciatura 1 / licenciatura 2 (Ex: Ambiente / Civil); o No caso do candidato possuir formação inferior a licenciatura e/ou mestrado, dever-se-á colocar nestes campos NA (Não Aplicável); Ramo de Mestrado / Pós-Graduação / Outros: o No caso das engenharias, idem ao anterior; o No caso do candidato possuir mais do que um mestrado / pós-graduação ou outro, idem ao anterior; o No caso do candidato não possuir qualquer formação para além da licenciatura, dever-se-á colocar NA (Não Aplicável); Sector de Intervenção: área predominante do candidato quer verificada por experiência profissional quer por formação; Anos de Experiência Profissional: contabilizados a partir do ano de término da formação base (Secundário, Bacharelato ou Licenciatura); Localização: refere-se à residência do candidato; dever-se-á colocar a localização mais próxima a nível regional (Ex: Almeirim, Alpiarça, Alcanena Santarém); Nacionalidade: no caso de dupla nacionalidade dever-se-á colocar, por ordem alfabética, nacionalidade 1 / nacionalidade 2 (Ex: Angolana / Portuguesa); Línguas: colocar LM (Língua Materna) e X línguas faladas e/ou escritas; Contacto Telefónico: no caso de contactos telefónicos fora de Portugal, dever-se-á colocar o indicativo do país; Email: inserir email com hiperlink para o envio directo; Data de Candidatura: data em que é recepcionado o currículo; Observações: inserir meio pelo qual foi recepcionado o currículo do candidato. Caso a candidatura tenha sido efectuada através do website da empresa, dever-se-á colocar o número de candidatura. 3.3.2.2. Colaboradores Actuais Folha de Registo Colaboradores Actuais No Mapa de Controlo dos Currículos, ocorre em simultâneo com o registo dos candidatos, o registo, actualização e manutenção dos currículos dos colaboradores da empresa. Na folha Colaboradores Actuais, procede-se ao registo dos currículos dos colaboradores, pessoais e no formato TPF Planege nas 4 línguas disponíveis: Português (PT), Inglês (EN), Francês (FR) e Espanhol (ES), conforme imagem infra:
Pág.: 6 / 8 Forma de Preenchimento: O preenchimento da folha de registo Colaboradores Actuais é efectuado segundo os mesmos princípios da folha de registo Potenciais Colaboradores em todos os campos semelhantes, com excepção dos seguintes: Localização: colocar o local de trabalho do colaborador, nomeadamente: sede, estaleiro NPA respectivo ou empresa do Grupo TPF (caso não seja a TPF Planege); Departamento: colocar o departamento ao qual o colaborador está alocado; Ligação à Empresa: colocar o típo de vínculo contratual do colaborador com a empresa, nomeadamente: o Quadro da empresa; o Contrato a termo certo (TC); o Contrato a termo incerto (TI); o Consultores; o Subcontrato ou outsoursing;
Pág.: 7 / 8 Existência do Currículo TPF: permite o controlo relativamente à existência de currículos no formato TPF Planege, línguas disponíveis e últimas datas de actualização. Dever-se-á colocar X no currículo em formato TPF Planege existente e data da última actualização. Sempre que existir alguma alteração e/ou actualização no currículo do colaborador, é comunicado por parte do colaborador ao núcleo QSA/I para que se proceda às devidas actualizações no ficheiro de registo Mapa de Controlo dos Currículos e respectivo arquivo. 3.3.2.3. Antigos Colaboradores Folha de Registo Antigos Colaboradores Na folha de registo Antigos Colaboradores do ficheiro Mapa de controlo de currículos, é mantido o registo dos currículos dos colaboradores que deixaram de estar em funções na empresa, onde consta, para além do currículo original, currículos em formato TPF Planege e documentação existentes, o contacto do antigo colaborador. Apresenta-se na imagem seguinte o esquema de registo na folha de registo Antigos Colaboradores : Forma de Preenchimento: As regras de preenchimento nos campos idênticos à folha de registo Colaboradores Actuais são as mesmas. Existem apenas três campos adicionais: Residência Contacto Telefónico
Pág.: 8 / 8 Email O ficheiro Mapa de Controlo de Currículos é sempre actualizado na passagem de um candidato a colaborador actual e a antigo colaborador. Simultaneamente, são também actualizadas e deslocadas as respectivas pastas de arquivo. 3.4. Disponibilização dos Currículos às Direcções Operacionais e Administração O acesso ao ficheiro excel Mapa de Controlo de Currículos e respectivas pastas é disponibilizado exclusivamente à Administração e membros das Direcções Operacionais que necessitam desta informação para a execução das suas funções e tarefas. Este acesso é efectuado, por quem tem permissões, através no website da empresa, na área de colaboradores. Esta forma de acesso permite que, em qualquer local, desde que tenha acesso à internet e permissões para o efeito, se possa aceder aos currículos disponíveis na empresa.