GUIA DO EXPOSITOR 2ª FEIRA AGROFLORES 1
Prezado Expositor, Este MANUAL DO EXPOSITOR é a sua principal ferramenta de trabalho, pois lhe fornecerá todas as orientações necessárias para que A MONTAGEM, EVENTO E A DESMONTAGEM do seu estande ocorram dentro das regras estabelecidas. Fazendo com que a seja um sucesso. Leia com ATENÇÃO, É muito importante que todas as empresas expositoras transmitam a seus prestadores de serviços o Conteúdo deste manual e as regras preestabelecidas para uma boa participação no evento. Nossa EQUIPE estará pronta para atendê-lo nos dias de montagem, a partir de 08/11/2016, no local do evento, das 8h às 21h. 2
01. INFORMAÇÕES GERAIS DA FESTA Evento: de Joinville / Feira Agroflores/Feira de artesanato/ Mercado de Plantas Local: Complexo Expoville Pavilhão Pavilhão Wittich Freitag (Megacentro Expoville) Endereço: Rua XV de Novembro, 4305 Glória 89237-000 Joinville/SC. O público da Festa das Flores é formado por expositores de orquídeas e plantas ornamentais, expositores da Feira de Artesanato, Mostra de Paisagismo e seus acompanhantes, turistas e grupos de terceira idade de todo o país, convidados nacionais e internacionais. Moradores de Joinville, estudantes da rede pública e privada. MONTAGEM Montagem do estande/espaço pelo expositor 08 e 09 de novembro, das 8h às 21h. 10 de novembro das 8h às 12h Funcionamento da Feira Dia 10 de novembro - das 14h às 22h; Dias 11,12,13 e 14 de novembro das 9h às 22h; Dia 15 de novembro 09 às 21h. 02. COMISSÃO ORGANIZADORA Agremiação Joinvillense de Amadores de Orquídeas AJAO Marlene Telefone: (47) 3422-5585 E-mail: ajao_jlle@brturbo.com.br. Fundação Turística de Joinville Telefone/Fax: (47) 3453-2663 / 3453-2644 E-mail: contato@festadasflores.com.br Contato na Feira Vanda Neves Telefone: 47-9111-1803 E-mail: vamoneves@yahoo.com.br Montadora Oficial 3
INFORMAÇÕES GERAIS PARA EXPOSITORES ESTANDE BÁSICO Características técnicas: Montagem Básica Descrição: Paredes com estrutura em octanorm Piso do pavilhão; Iluminação 1 HO a cada 9 m² 01 arandela completa na testeira Instalação de 01 tomada monofásica; Testeira com o nome da empresa. EXPOSITORES A programação está assim definida: DATA HORA AÇÕES 09/11 08:00/ 21:00 Entrega das plantas dos sócios da AJAO residentes fora de Joinville Entrega das plantas dos comerciantes de plantas da Festa das Flores Entrega das plantas a serem expostas 10/11 07:00/ 08:00 Entrega das plantas dos expositores de fora de Joinville 10/11 9:00 horas Início do Julgamento comparativo 10/11 Após o termino do julgamento, estará aberto a visitação publica 10/11 20:00 horas Inauguração Oficial com Autoridades e Convidados 11 a 09:00/ 22:00 Exposição aberta à visitação pública 14/11 15/11 09:00/ 20:00 Exposição aberta à visitação pública 15/11 19:00 horas Entrega da premiação, no palco de Apresentações (praça alimentação) 15/11 20:00 horas Encerramento da exposição (fechamento da entrada de visitantes, porém, será aguardado a saída dos visitantes para a retirada das plantas. 15/11 21:00 horas Retirada das plantas de expositores de outras cidades após o termino da exposição 16/11 07:00 Retirada das plantas dos sócios da AJAO residentes em Joinville DISPOSIÇÕES GERAIS Cada Box do Mercado de Plantas de vendas de orquídeas deverá colocar no mínimo 20 orquídeas em flor na exposição em perfeito estado fitossanitário até a hora do julgamento, sendo passível de não participação na próxima exposição. Cada entidade deverá obrigatoriamente, trazer a relação das plantas a serem expostas em duas (2) vias, com assinatura do responsável, em folha padrão fornecida pela AJAO. 4
Montagem e Desmontagem dos Estandes O expositor receberá seu estande básico, conforme especificação do contrato, a partir do dia 08 de novembro/16 às 8h00. Antes desta data, o expositor não terá acesso à área de exposição, para não comprometer a montagem da festa. OBS: Cabe ao expositor à responsabilidade pelos seus bens e equipamentos sendo a organização isenta de qualquer dano ou roubo que vier ocorrer. Importante: O prazo final para a total organização do estande pelo expositor será às 12 horas do dia 10 de novembro de 2016. A desmontagem do estande pelo expositor (retirada do seu material) iniciará dia 15/novembro/16, às 22h. Sendo que o prazo Máximo para retirada de matérias é dia 16/11/2016 das 9h às 18h. Obs.: FORA DESTE HORÁRIO NÃO SERÁ PERMITIDA A DESMONTAGEM DOS ESTANDES E NEM A RETIRADA DAS MERCADORIAS. O EXPOSITOR QUE NÃO RESPEITAR ESTA CONDIÇÃO SERA PENALIZADO. Credenciais Expositor terá direito a 5(cinco) credenciais, por estande; Dados para as credenciais: nome fantasia da empresa, cidade e estado de procedência do expositor. Essas informações devem ser enviadas até dia 01/novembro/2016 para a organização da Festa das Flores. Terão direito de 01(UM) passe livre para a área do estacionamento. Sendo que o automóvel não terá direito ao seguro. A entrega das credenciais será feita nos stands aos dias 09/11/2016, a partir das 13:30 horas e 10/11/2016, das 08:30 às 12:00 horas. Estacionamento para expositores, carga e descarga. O estacionamento durante todo o período de montagem e desmontagem será permitido na área do Complexo, desde que obedeça ao horário estipulado pela organização. Durante a Festa, o expositor terá que estacionar seu automóvel no estacionamento do Complexo da Expoville. O estacionamento tem o valor de R$ 15 (quinze reais) para o público em geral. O PASSE LIVRE dará direito o acesso ao estacionamento, sem ônus, porém, a organização da Festa das Flores não será responsável pela segurança dos veículos e objetos deixados dentro deles enquanto estiverem estacionados nesta área, inclusive, o seguro não cobrirá quaisquer danos e roubos, exceto os veículos que pagarem o valor do estacionamento, e estiverem portando o ticket do mesmo. Energia Elétrica A alimentação disponível no pavilhão é na tensão de 220/380 Volts, trifásico, neutro e terra. A chave geral de alimentação do estande deverá ser instalada em lugar de fácil acesso para a equipe de manutenção do Complexo Expoville, caso seja necessário operá-la, mesmo fora do horário normal de funcionamento da exposição. 01(uma) tomada será instalada no interior do estande. Adicionais, deverão ser pagas separadamente. 5
Impedimentos O expositor não poderá: furar, pregar, pintar, ou causar qualquer dano ao piso ou ao material do estande básico. Material promocional, bem como quadros, telas aramadas ou objetos de decoração só poderão ser afixados nas paredes dos estandes com fios de nylon, fita adesiva, porta banners e/ou com pinos próprios para fixação no octanorm. Pregos, percevejos, colas ou qualquer tipo de material que cause danos aos painéis, não poderão ser utilizados. A administração cobrará do expositor os prejuízos por danos no material da montagem básica e/ou pavilhão É proibida a utilização de GLP (Gás Liquefeito de Petróleo) de motores a combustão interna, no interior do local do evento. É proibida, também, a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis. É terminantemente proibido o uso de cola para a colocação de carpete ou similares diretamente no piso do pavilhão. Para qualquer fixação deverá ser utilizada fita dupla face 3M referência CÓD. 4880 ou adere CÓD. 462. Impostos / Alvará São de responsabilidade do Expositor as obrigações tributárias, trabalhistas, previdenciárias e securitárias decorrentes das atividades do seu estande, seja ele de venda de produtos, demonstração ou institucional. O expositor deverá requisitar o Alvará de Funcionamento Temporário, conforme orientação da Secretaria de Infra-Estrutura do Município de Joinville e recolher o ICMS no estado, conforme orientação da Secretaria de Estado Fazenda de Santa Catarina mediante pagamento da taxa + percentual sobre o valor da Nota Fiscal. As guias das taxas pagas deverão permanecer no estande, durante o período da feira. A organização da festa providenciará os alvarás de liberação do evento (Vigilância Sanitária), desde que o pagamento da taxa seja efetuado pelo expositor para a AJAO, de acordo com o Contrato de Cessão Temporário. As guias das taxas pagas deverão permanecer no estande, durante o período da festa. Trânsito de Produtos A Nota Fiscal deverá ser emitida em nome da Empresa Expositora, com o seguinte endereço de destinatário: Complexo Expoville Pavilhão Pavilhão Wittich Freitag (Megacentro Expoville) Endereço: Rua XV de novembro, 4305 Glória 89237-000 Joinville/SC. Para empresa dentro do estado de Santa Catarina, utilizar CFOP 5914; para empresa fora do estado de Santa Catarina, utilizar CFOP 6914. Natureza de operação: Remessa de bens ou mercadoria para exposição e feira. Mesmo o expositor que for somente expor seus produtos deverá emitir a Nota Fiscal para acompanhá-los, da qual constará a seguinte declaração: Saída com suspensão de imposto sobre produtos industrializados por destinar-se à exposição na 78ªFesta das Flores de Joinville. No corpo da Nota Fiscal deverá constar a observação de que as mercadorias são para demonstração, devendo retornar ao seu local de origem. Deve constar também a data do evento. A Nota Fiscal de entrada que acompanha os produtos no retorno ao estabelecimento de origem deverá ser carimbada pela organização do evento. Lembramos que as mercadorias que não retornarem ao estabelecimento de origem serão tributadas. 6
Procedimentos Relativos ao IPI Os produtos enviados por estabelecimentos industriais diretamente ao evento, para simples exposição, sairão com suspensão do Imposto sobre Produtos Industrializados. Procedimentos Relativos ao ICMS Os produtos enviados ao evento para simples exposição, assim como todos os bens que integram o ativo fixo, tais como: móveis, utensílios e instalações, desde que retornem ao estabelecimento de origem dentro do prazo de sessenta dias da remessa, estarão isentos de ICMS. Registro de Empregados Lembramos a todos os expositores que o Ministério do Trabalho/Sessão Santa Catarina desenvolve um trabalho intenso de fiscalização em todas as empresas prestadoras de serviço e expositores nos eventos realizados em Joinville. Desta forma, alertamos a todos os expositores/fornecedores para verificarem a documentação/condição de seus funcionários, evitando transtornos como notificações trabalhistas, multas, etc. Mercadoria / Produtos / Material de Apoio Todo o transporte de materiais, utilizado na realização do evento, deverá ser feito pelas empresas expositoras, assim como, todas as responsabilidades devidas pelas mesmas. A área de embarque/desembarque deverá estar livre de qualquer outro veículo, durante os horários de realização do evento. Não é permitida a permanência de automóveis e caminhões dentro do pavilhão. Ambos devem permanecer no estacionamento. Durante todo o período de funcionamento da festa, a entrada e saída de mercadoria, produtos e material de apoio (de médio e grande porte), somente serão permitidas nos horários pré-estabelecidos: diariamente das 8 às 9 horas, mediante comunicação prévia à organização da festa. Mobiliário No estande padrão não está incluso móveis como mesas e cadeiras. O expositor que desejar este tipo material poderá contratá-los diretamente com a montadora oficial do evento. É EXPRESSAMENTE PROIBIDO PEGAR AS CADEIRAS DA PRAÇA DE ALIMENTAÇÃO E LEVAR PARA OS ESTANDES. Jardim, flores e plantas ornamentais somente serão permitidas quando contidas em vasos, cestos ou qualquer recipiente e devem ser protegidos por plásticos, de forma que ao serem regados, não causem vazamentos. Terra, areia e pedras, se estiverem soltas, não poderão ser utilizadas para qualquer projeto. Vias De Circulação As vias de circulação não poderão ser utilizadas para depósito de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados nos estandes. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do expositor. A partir das 12h00 do dia 10 de novembro de 2016, a organizadora, poderá proceder a retirada do material e equipamentos que estiverem nas vias de circulação, sem prévia consulta a proprietários, e sem se responsabilizar por perdas, danos ou guarda dos mesmos. 7
Os corredores da feira são de uso comum, portanto é expressamente proibido o aliciamento de visitantes, distribuição de impressos, panfletagem, depósito de materiais, deixar ferramentas, caixas ou produtos, nas vias de circulação. Toda operação deve ser realizada DENTRO dos limites dos estandes. Cada expositor é responsável pela limpeza e segurança do seu estande. Distribuição de Materiais Não será permitido aos expositores, ou quaisquer outras pessoas colocarem placas, pinturas, faixas ou qualquer outra forma de publicidade, fora da área de seus estandes, nos corredores e nas colunas do recinto ou nas proximidades. No seu espaço deve ficar apenas material da empresa expositora, salvo produtos expostos nas vitrines montadas. Os casos omissos e excepcionais devem ser resolvidos diretamente e por escrito com a organização do evento. É expressamente proibido a distribuição de panfletos, brindes, publicações ou quaisquer outros tipos de divulgação e propaganda, fora dos limites dos estandes de cada expositor, sendo coibida imediatamente qualquer tentativa nesse sentido, incorrendo ao infrator o fechamento do estande. É expressamente proibida, a distribuição de qualquer material promocional de outras publicações ou festas, sem a autorização prévia dos promotores. Competições / Promoções Os Expositores estão proibidos de vender bilhetes de loterias, raspadinhas ou qualquer tipo de jogo ou competição, sem a permissão das autoridades competentes e dos organizadores da festa. Campanhas promocionais, com ou sem a utilização de aparelhos sonoros. Somente serão realizadas com expressa autorização da organização do evento. Normas de Segurança Toda a rede elétrica está sendo dimensionada para atender a carga informada pelos expositores. A obediência ao valor de capacidade impresso em cada ponto da rede elétrica é essencial à operação normal destas instalações. Caso os valores de capacidade impressos nas tomadas sejam excedidos, poderá haver o desligamento tanto da tomada que ultrapassou o seu limite quanto de outras cargas que estarão atendendo outros estandes, pela atuação automática dos disjuntores de proteção dos circuitos. Assim sendo, para o bom funcionamento do sistema, é essencial que os expositores observem estes valores. Portanto, antes de ligar qualquer equipamento à rede elétrica, certifique-se que é compatível com a capacidade da tomada. Na dúvida consulte o técnico de plantão. Não cole, não fure, nem use produtos químicos nos painéis e nos alumínios dos estandes. Saídas de Emergência É proibida a utilização das saídas de emergência para a passagem de mercadorias no período de montagem/desmontagem, ou no decorrer da festa. Bem como não é permitido a obstrução/retirada dos extintores e hidrantes, assim como a passagem de fios em frente às portas em geral. 8
Serviços de Limpeza Toda a limpeza da área comum de exposição (corredores e banheiros) será feita por empresa especializada contratada pela organização da FESTA. A limpeza interna dos estandes é de responsabilidade do expositor. A empresa de limpeza contratada fará o recolhimento diário do lixo dos estandes após as 22 horas, desde que cada expositor coloque o lixo em embalagem adequada (sacos de lixo) do lado de fora dos seus estandes. Serviços de Segurança A organização do evento manterá uma equipe de segurança na Festa, inclusive no período noturno. A segurança específica de cada estande e dos produtos em seu interior no horário de funcionamento da Festa é de responsabilidade do expositor. No caso de contratação de segurança pelo expositor, o profissional deverá permanecer no seu estande. Caso necessário seu trânsito no pavilhão fora do horário de funcionamento da festa, deverá ser solicitada autorização à organização do evento. O expositor deverá providenciar uma fita lacre a ser colocada no estande, quando do fechamento das atividades do dia. OBS: A organização do evento não se responsabiliza por danos, percas, roubos ou extravios dos produtos expostos, móveis e acessórios utilizados. 9