Solicitação de Equipamento Verba de Projeto Abril 2006

Solicitação de Equipamento Verba de Projeto Abril 2006

2 Sumário 1 DEFINIÇÃO DE WORKFLOW... 3 2 WORKFLOW DE SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTO COM VERBA DE PROJETO. 4 2.1 FINALIDADE... 4 2.2 ESTRUTURA DO E-MAIL DE SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTO... 4 2.3 TIPO DE PAPÉIS DENTRO DO FLUXO... 6 2.4 DESCRIÇÃO DOS STATUS DA SOLICITAÇÃO... 8 2.5 DESCRIÇÃO DAS AÇÕES... 9 2.5.1 Enviar Avaliação... 9 2.5.2 Encaminhar Solicitação... 9 2.5.3 Aprovar Solicitação na GTIT... 10 2.5.4 Solicitar Compra... 10 2.5.5 Emitir Nota de Compra e Entregar Equipamento... 10 2.5.6 Enviar Equipamentos... 11 2.5.7 Solicitar Instalação... 11 2.5.8 Notificar Técnico... 12 2.5.9 Atender Solicitação... 12 2.6 DIAGRAMA DO WORKFLOW DA SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTO... 13 2

3 1 Definição de Workflow Um Workflow pode ser definido como um conjunto de tarefas organizadas para a execução de um determinado processo de negócio (por exemplo, processar uma ordem de compra, uma solicitação de instalação de equipamento, etc.). Ela tem como pilar principal a modelagem do comportamento dinâmico do processo, e oferece recursos para a representação do fluxo de trabalho ao longo da vida do processo. Pode-se afirmar que os processos tipicamente dividem as atividades em tarefas bem definidas, além de definir papéis, regras e procedimentos que regulam o trabalho nos sistemas. Um Workflow também define a ordem de execução e as condições pela qual cada tarefa é iniciada. Além disso, ele é capaz de representar a sincronização das tarefas e o fluxo de informações buscando a automação de um processo de negócio, total ou parcialmente, durante o qual documentos, informações e tarefas são passadas entre os participantes do processo. 3

4 2 Workflow de Solicitação de Equipamento com verba de projeto 2.1 Finalidade A finalidade deste processo é uma padronização de todas as solicitações referente à aquisição de equipamentos computacionais - computador, impressora, scanner, etc. que são fundamentais para a realização e conclusão de um determinado projeto de pesquisa. A aquisição destes equipamentos se dará por meio da verba destinada ao projeto. Por exemplo: para um projeto de computação gráfica se torna necessário a aquisição de um scanner de alta qualidade. Este processo sempre inicia com o envio de um e-mail para a gtit@pucrs.br contento a caracterização do equipamento solicitado, a quantidade requerida e outras informações que serão descritas neste documento. 2.2 Estrutura do E-mail de Solicitação de Equipamento A estrutura do e-mail está composta pelas seguintes informações obrigatórias: 1. Para: Toda solicitação sempre deverá ser encaminhada para o e-mail gtit@pucrs.br. Se for enviado para outro destinatário o mesmo será desconsiderado; 2. Assunto: Deverá conter sempre o seguinte título Solicitação de equipamentos com verba de projeto. Está informação irá ajudar a identificar e filtrar as solicitações e consequentemente melhorar o atendimento da solicitação. 3. Equipamentos: Deverá conter a relação dos equipamentos solicitados com suas respectivas quantidades. Torna-se imprescindível informar a configuração mínima de cada equipamento para uma melhor avaliação. 4

5 4. Local de instalação: São informações necessárias para identificar a localização física prédio, andar, sala, etc. - onde os referidos equipamentos serão entregues e instalados. 5. Motivo: Deverá conter uma breve explicação do porque são necessários os equipamentos solicitados. 6. Contatos: Deverá conter as informações mínimas de contato nome, e- mail, telefone, etc.- das pessoas envolvidas no projeto para as quais deverá ser dado o retorno da avaliação, como também, sanar quaisquer dúvidas que surjam durante o processo de avaliação. 7. Verba a ser usada: Deverá conter o valor que será usado para a compra dos equipamentos. 5

6 2.3 Tipo de Papéis dentro do Fluxo Unidade Usuário Papel Solicitante Usuário responsável pelo preenchimento do e-mail de solicitação de equipamento com verba de projeto. O solicitante poderá ser um professor ou uma Unidade da Universidade. GTIT Responsável pela leitura do e-mail Responsável pela Avaliação Setor de Expedição Helpdesk Técnico É o usuário que tem a responsabilidade de verificar a conta de e-mail gtit@pucrs.br e identificar se existem novas solicitações. Caso existam estas deveram ser encaminhadas para o responsável pela avaliação das solicitações. É o usuário que dará um parecer técnico sobre todos os equipamentos solicitados. Este parecer compõe um estudo das características descritas pelo solicitante e se os equipamentos estão conforme os padrões definidos pela GTIT. Caso estes não estejam no padrão o responsável enviará, na forma de recomendação, as alterações devidas. Quando a solicitação ficar no agrado de ambas as partes (solicitante e GTIT) o responsável irá enviar, para o solicitante, o aceite dos equipamentos por parte da GTIT e este (solicitante) deverá encaminhá-lo ao setor de compras. É o usuário responsável pelo cadastramento dos equipamentos enviados, pelo setor de compras, no Sistema de Patrimônio. Também tem como responsabilidade o envio dos equipamentos para o local informado no e-mail. É o setor responsável pelo cadastramento da solicitação de instalação dos equipamentos enviados pelo Setor de Expedição da GTIT. Após o cadastro será determinado um técnico para o atendimento da solicitação. É o responsável pela instalação dos equipamentos no local especificado pelo solicitante. Qualquer problema deverá repassá-los para o Helpdesk. 6

7 Compras Patrimônio Responsável pela compra Responsável Patrimonial É o responsável que irá realizar a compra dos equipamentos solicitados. Este deverá verificar se o e-mail encaminhado tem o aceite da GTIT. Caso este não tenha deverá entrar em contatos com a GTIT para a sua respectiva autenticidade. Este deverá encaminhar a ordem de compra e solicitar que a entrega dos equipamentos seja no setor de expedição da GTIT. Este papel tem como responsabilidade a verificação das especificações do equipamento existente no documento de Solicitação de Compra contra a que existe na nota fiscal. Se conforme ele procederá à colagem da etiqueta contendo o código de patrimônio no equipamento. Caso exista uma irregularidade este deverá notificar o setor de compras (se adquirido pelo setor de compras) ou para o solicitante. 7

8 2.4 Descrição dos Status da Solicitação Status Em digitação Em verificação Em avaliação pela GTIT Aprovado Em compras Em Expedição Equipamento Entregue Em Atendimento Em Instalação Instalado Descrição Identifica que é uma nova solicitação Identifica que a solicitação foi enviada para a GTIT, mas ainda não foi encaminhada para o responsável pela avaliação. Identifica que a solicitação está aos cuidados do responsável pela avaliação. Identifica que a solicitação está nos padrões e que foi enviado o aceite da GTIT para o solicitante. Identifica que o solicitante encaminhou para o setor de compras a autorização da aquisição dos equipamentos solicitados. O Fornecedor irá entregar os equipamentos na expedição da GTIT. Identifica que os equipamentos foram comprados e entregues pelo setor de compras para o setor de Expedição da GTIT. Procede-se então o cadastro destes equipamentos no Sistema de Patrimônio e, logo após, a sua liberação para sua entrega. Prefeitura Universitária realiza a entrega dos equipamentos enviados pelo Setor de Expedição. A partir deste momento o solicitante poderá pedir a instalação para o Helpdesk. Identifica que a solicitação está pronta para o seu atendimento e que foi destinado um técnico para cumprir-la. Neste ponto já foram liberados os equipamentos para a montagem no local solicitado. O técnico executa a instalação dos equipamentos conforme a solicitação do Helpdesk Identifica que o atendimento teve um retorno positivo por parte do solicitante, ou seja, foi satisfatório. 8

2.5 Descrição das Ações Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul 9 2.5.1 Enviar Avaliação A partir da identificação, por parte do professor ou Unidade, da necessidade de aquisição de um equipamento computacional que irá contribuir com a execução das tarefas no projeto de pesquisa é encaminhado para a GTIT (e-mail gtit@pucrs) um pedido de avaliação e aceite da intenção de compra dos referidos equipamentos. Este e-mail contém as informações referentes ao(s) equipamentos, a sua quantidade e uma justificativa. Para dar início a um novo documento de aquisição de equipamento é necessário cadastrar as seguintes informações por parte do solicitante e que já foram descritas anteriormente: 1. Para: 2. Assunto: 3. Equipamentos: 4. Local de instalação: 5. Motivo: 6. Contatos: 7. Verba a ser usada: Uma vez preenchida a solicitação dever-se-á encaminhar para o e-mail e aguardar contato por parte da GTIT. 2.5.2 Encaminhar Solicitação A recepção da solicitação por parte da GTIT se dá mediante a leitura do e-mail. O responsável deverá realizar um filtro dos e-mails cujo assunto é Solicitação de equipamentos com verba de projeto e encaminhar os mesmos para o responsável pela avaliação na GTIT. 9

10 2.5.3 Aprovar Solicitação na GTIT O responsável pela avaliação na GTIT irá analisar a viabilidade da solicitação podendo requerer maiores estudos ao grupo de técnicos. Este deverá realizar um estudo detalhado para verificar se os equipamentos estão conforme a descrição enviada e se é compatível com a verba informada. Também está entre as suas responsabilidades o cuidado de manter o padrão de equipamento GTIT evitando desta forma a compra de qualquer equipamento fora dos padrões estabelecidos. Para dar o aceite ao solicitante este deverá, caso necessário, entrar em contato com as pessoas responsáveis pelo projeto (mencionadas no e-mail) para dar sugestões ou sanar dúvidas sobre as informações encaminhadas. 2.5.4 Solicitar Compra Uma vez aceita a solicitação pela GTIT o solicitante deverá encaminhar o e-mail com o aceite da GTIT para o setor de compras. Cabe salientar que, qualquer equipamento a ser adquirido deverá vir acompanhado de um Sistema Operacional e dos softwares necessários para o seu funcionamento. Como softwares podem ser mencionados: Windows XP, Linux, Office, Drivers de instalação, etc. 2.5.5 Emitir Nota de Compra e Entregar Equipamento Em posse do e-mail com o aceite da GTIT, o pesquisador poderá efetuar a compra do equipamento ou, se preferir, o setor de compras dará início ao pedido de compra dos equipamentos descritos no e-mail. Em caso de dúvida sobre o seu conteúdo dever-se-á entrar em contato com o responsável da avaliação na GTIT. O responsável deverá mencionar que a entrega dos equipamentos se dará no Setor de Expedição da GTIT. 10

2.5.6 Enviar Equipamentos Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul 11 O responsável pela recepção dos equipamentos na GTIT deverá, após entregues, realizar o cadastro dos mesmos no Sistema de Patrimônio. Só após este cadastro poderá ser realizada a sua liberação para a entrega dos equipamentos no local informado pelo solicitante. No momento de liberar o equipamento para entrega a GTIT irá abrir uma solicitação de patrimoniado do equipamento junto ao setor de patrimônio. 2.5.7 Solicitar Patrimônio A solicitação de patrimônio poderá ser feita tanto pelo Solicitante como pela GTIT. No primeiro caso acontece quando o solicitante efetuar a aquisição do equipamento e no segundo quando o setor de compras for o responsável pela compra. O responsável pelo patrimônio irá se deslocar até o local que foi entregue o equipamento e efetuar uma verificação das informações existentes na nota fiscal com as existentes na solicitação de compra. Caso não exista nenhuma irregularidade irá proceder à colagem da etiqueta com o código de patrimônio. Se existir alguma discrepância deverá notificar imediatamente os responsáveis pela compra do equipamento, que no caso pode ser: o Setor de Compras ou o Solicitante. 2.5.8 Solicitar Instalação Após a entrega dos equipamentos o solicitante deverá entrar em contato com o Helpdesk da GTIT e solicitar a instalação dos mesmos. 11

12 2.5.9 Notificar Técnico Uma vez cadastrado a solicitação no sistema de Helpdesk automaticamente será emitido uma notificação para o técnico responsável. Nesta notificação deverão constar informações mínimas para poder realizar a instalação. 2.5.10 Atender Solicitação Após a liberação dos equipamentos pela expedição e a liberação do atendimento pelo Helpdesk, o técnico poderá realizar o atendimento nos locais relacionados pelo solicitante. Caso não seja possível atender a solicitação por algum motivo não previsto, este poderá encaminhar-la para o responsável da avaliação na GTIT para um estudo da situação ou para o Helpdesk. 12

13 2.6 Diagrama do Workflow da Solicitação de Equipamento 13