Universidade Federal Fluminense UFF Pró-Reitoria de Assuntos Acadêmicos - PROAC Núcleo de Documentação - NDC Divisão de Bibliotecas - DBT PROCESSAMENTO DE PERIÓDICOS E ATUALIZAÇÃO DO CCN Marcia Maria Silvestre Bastos Niterói 2005
INSTRUÇÃO PARA CADASTRAMENTO DE PERIÓDICOS NO BIBLIOTECA ARGONAUTA (VERSÃO JULHO/2010) INTRODUÇÃO A entrada de dados de seriados no Biblioteca Argonauta compreende: O registro de seriados (títulos/coleções) existentes na biblioteca e não cadastrados; A alteração (inclusão e/ou exclusão) de dados de seriados(títulos/coleções) já cadastrados; O registro dos seriados para sua incorporação ao Catálogo Coletivo Nacional (CCN). 1. DEFINIÇÕES Dados de Título entende-se como tal o conjunto de informações necessárias à identificação dos títulos das publicações seriadas. Dados de Coleção entende-se como tal o conjunto de registros que se destina à informação da coleção das publicações seriadas disponíveis nas bibliotecas do Sistema NDC/UFF. Periódico Eletrônico versão digital de um periódico impresso ou um periódico nascido como publicação eletrônica sem contrapartida impressa (exemplo: EJournal), disponível através da Web, correio eletrônico, ou outros meios de acesso a Internet. Fonte: ODLIS Online Dictionary for Library and Information Science http://lu.com/odlis/index.cfm 2. FONTES 2.1 Para pesquisa de dados: Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas - CCN. http://www.ibict.br ou http://ccn.ibict.br 2.2 Para descrição de dados: Manual CCN 2000 - Anexo II: Formato simplificado de registro de dados de títulos de publicações seriadas; e Anexo III: Normas de transcrição de dados de coleções CCN; Manual de Processamento Técnico das Bibliotecas do Sistema NDC; Informações Básicas para utilização do Software Argonauta. - 1 -
3. CÓDIGOS UTILIZADOS Código do Sistema: cada título de seriado e respectiva coleção recebem um código de sistema no Argonauta. Exemplos: Bravo! 126096 Brazilian Journal of Biology 132645 Código do CCN: para inclusão do título no CCN é necessária a inclusão das seguintes informações: Código do Seriado no CCN e Código da Biblioteca no CCN, conforme o quadro a seguir: QUADRO 1: Códigos CCN INFORMAÇÃO TELA CAMPO Código do Seriado no CCN Código da Biblioteca no CCN Código do Seriado no CCN Código da Biblioteca no CCN Janela Cadastro de Acervo Janela Exemplar Classificação Técnica ou Notação Principal Cutter ou Notação Secundária Tombo Patrimonial Registro 4. INCLUSÃO DE SERIADOS 4.1 Janela Cadastro de Acervo Campos a preencher: tipo de acervo, instituição, classificação interna, idioma, ISSN e periodicidade. Tipo de acervo Classifi cação Interna Idioma IS S N Periodi cidade - 2 -
IMPORTANTE: Se o periódico for selecionado para constar da Base CCN incluir obrigatoriamente na Janela Cadastro de Acervo: Código do Seriado no CCN no Campo Classificação Técnica ou Notação Principal; Código da Biblioteca no CCN no Campo Cutter ou Notação Secundária (ver Quadro 1: Códigos CCN). 4.2 Janela Título 4.2.1 Especificar o tipo de título, e incluir o título do periódico por extenso, sem abreviaturas e com todas as preposições e conjunções integrantes do mesmo. O artigo inicial, quando for o caso, deverá ser colocado no campo Artigo Inicial. - 3 -
4.2.2 Quando se tratar de mudança de título do seriado proceder da seguinte forma: No título novo: Especificar no campo Tipo de Título que o título é principal; Incluir no campo Título o título do seriado; Utilizar o navegador (+) e incluir no campo Título - o título anterior, especificando no campo Tipo de Título que o título é anterior; Na janela Nota, no campo Tipo de Nota, especificar Nota do Catalogador, e digitar no campo Nota o seguinte texto: Continuação de. (especificar o título anterior). Na tela do título anterior: Especificar no campo Tipo de Título que o título é principal; Incluir no campo Título o título do seriado; Utilizar o navegador (+) e incluir no campo Título - o título posterior especificando no campo Tipo de Título que o título é posterior; Na Janela Nota, no campo Típo de Nota, especificar Nota do Catalogador e digitar no campo Nota o seguinte texto: Continua como... (especificar o título posterior). - 4 -
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4.3 Janela Imprenta 4.3.1 Local: pesquisar se o mesmo já está cadastrado na Tabela de Local do Argonauta, caso não esteja, enviar os dados do mesmo para o SPT/DBT, que irá providenciar a inclusão. 4.3.2 Editor: pesquisar se o mesmo já está cadastrado na Tabela de Editores do Argonauta, caso não esteja, enviar os dados do mesmo para o SPT/DBT, que irá providenciar a inclusão. 4.3.3 Data: incluir a data inicial (AAAA) da publicação do seriado. Quando for o caso, deverá ser colocado neste campo, também, a data de término da publicação. Ex.: 1998 1998-2000 Observação: Outras informações mais específicas relativas ao início e término da publicação poderão ser incluídas também em Notas (ver item 4.4). 4.4 Janela Nota Incluir como Nota do Catalogador, informações consideradas relevantes sobre o título. Ex.: Publicação suspensa no v. 30, n.12, 1993. Indexada no Engineering Materials Abstracts. Continuação de Political Geography Quartely. - 6 -
4.5 Janela Assunto Incluir tantos descritores quantos forem necessários, dependendo da especificidade das áreas de interesse do acervo de cada biblioteca. - 7 -
4.6 Janela Exemplar 4.6.1 Incluir informações referentes à Forma de Aquisição e Tipo de Acesso nos campos específicos; 4.6.2 Incluir no campo Tipo de Exemplar o suporte referente ao exemplar cadastrado. Ex.: Texto impresso, índice impresso, cd-rom, coleção meio eletrônico; 4.6.3 Incluir os dados da Coleção, no campo Resumo ou Sumário de Periódico, conforme as normas estabelecidas pelo CCN para transcrição de coleções (Anexo III do Manual CCN 2000). IMPORTANTE: Para disponibilizar os dados do título e sua coleção no CCN, incluir obrigatoriamente na Janela Exemplar: (ver Quadro 1: Códigos CCN). Código do Seriado no CCN no campo Tombo Patrimonial; Código da Biblioteca no CCN no campo Registro. - 8 -
4.7 Janela Assinatura Será preenchida pelo Serviço de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SDC) com as informações relativas à aquisição das publicações seriadas por compra, quando as assinaturas tiverem sido efetivadas pelo NDC por solicitação das bibliotecas, com verba orçamentária da PROAC/UFF. Em se tratando, de assinaturas de seriados feitas diretamente pelas Unidades de Ensino, através de verbas específicas de Graduação e/ou Pós-Graduação, ou por meio de doações, as informações serão incluídas pelas próprias Bibliotecas na Janela Assinatura. - 9 -
5. ALTERAÇÃO DOS DADOS DOS SERIADOS Identificar o Seriado no Módulo Consulta no Argonauta;. Identificar o Código do Seriado no Sistema; Anotar o Código do Seriado na ficha Kardex (em caso de uso); Acessar o Módulo Acervo do Biblioteca Argonauta. Na Janela Cadastro de Acervo digitar o Código do Seriado no Sistema e clicar no ícone da mãozinha (somente se o Seriado foi incluído pela biblioteca); Efetuar as inclusões e/ou exclusões de fascículos na Janela Exemplar, ou, no botão Cadastro de Exemplares, dependendo se o Seriado foi incluído ou não pela biblioteca; Efetuar outras alterações que julgarem necessárias. - 10 -
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1. Siglas: PROCEDIMENTOS PARA TRANSCRIÇÃO DA COLEÇÃO DOS PERIÓDICOS (repassados pela coordenação do CCN/IBICT em 2009) 1.1 Em uma transcrição de coleção não poderá conter texto. Apenas siglas estabelecidas pelo CCN. supl (para suplemento): 2003 4(1-2,4 supl 1) pt (para parte): 2000 28(9 pt 1,12 pt 1 pt 3) nesp (para número especial): 2009 3(1-4,[6] nesp) os meses: as estações do ano: 1965 15(jan,mar-set); 1978 28(maio-dez) 1999 2(Winter,Spring) 2010 13(Summer,Fall) 1.2. Transcrição do título do periódico eletrônico. [Eperiódico]: da Informação DataGramaZero [Eperiodico] : Revista de Ciência 2. Regras Básicas: 2.1 Desmembramento da Coleção Fazer o desmembramento da coleção por ano, volume e fascículos mesmo que a coleção esteja completa, para facilitar aos usuários do CCN na localização dos volumes e fascículos desejados. A coleção deverá seguir a ordem crescente dos volumes e fascículos. Ex.: 1971 1(1-3); 1980 10(1-3); 1991 21(1-3); 2006 36(1-4); 2008 38(1-4) 2.2 Especificação de Partes As partes que integram um fascículo somente deverão ser registradas quando o fascículo ao qual correspondem estiver incompleto, ou, seja, quando faltar algumas dessas partes. Ex: 1(1,2 pt 2) A especificação da numeração de partes de fascículos deverá ser registrada logo após a numeração do fascículo correspondente e precedida da abreviatura pt sem uso do ponto. Ex.: 2001 7(1/2,3/4,5 pt 1-3,6-7,8 pt 1,9 pt 1 pt 3,10,11/12) - 1 -
2.3 Para as publicações com indicação de tomo ou parte em lugar do fascículo, transcrever esta informação como fascículo. Ex: publicação de 2000, volume 8 pt 1 e pt 4; de 2010, volume 14 tomo 2 e tomo 3. Transcrição: 2000 8(1,4); 2010 14(2-3) 2.4 Suplementos e Números especiais Os suplementos e números especiais deverão ser representados da seguinte forma: - supl ou nesp do volume (após os fascículos fora dos parênteses). Ex.: 2005 28(69-92) supl 2005 28(69-92) nesp - supl ou nesp do fascículo (dentro do parêntese especificando de qual fascículo). Ex.: 2005 28(69 nesp,70-92) 2005 28(69, 70 supl 1,71-92) No caso de suplementos descritos em registro bibliográfico separado, a coleção será registrada como uma publicação seriada principal, sem necessidade de utilização da abreviatura supl que designa a condição de suplemento que acompanha um volume ou fascículo. Ex.: Acta Amazônica. Suplemento. 2.5 Os dados alfabéticos que acompanham a numeração do volume devem ser registrados tal como aparecem na publicação. Ex.: 1989 10(16,12A 12B,13-16) 2.6 Seriados que apresentam indicação de volumes, fascículos e datas do fascículo: Ex.: 1967(jan(23,30),mar(20,27),abr(3,17,24),maio(22),nov(6,16)dez(4,25)) 2.7 Índices No caso de índices publicados à parte, mas que acompanham a publicação seriada, deverão ser registrados como coleção separada. Para tal, clicar +, no campo Tipo de Exemplar, selecionar o tipo de Índice, transcrever a coleção no campo Resumo, Sumário de Periódico, e os outros campos obrigatórios. - 2 -
Ex.: Índice que cobre o período de 1980 até 1985, volume 2. 1980/1985 2 3. Pontuação usada na transcrição de coleções: 3.1 HÍFEN Restrito à ligação entre dados numéricos. Usado como elemento de ligação entre: Seqüência cronológica contínua de anos. Ex: 1970-91 1890-989 Numeração de volumes ou fascículos consecutivos. Ex: 20-25 (1-6) Numeração de suplementos consecutivos. Ex: 1(1 supl 1-3) 3.2 PARÊNTESES ( ) Usado como elemento de identificação de fascículos. Ex: 1(1-10) 3.3 VÍRGULA, Usada como elemento de separação entre fascículos ou volumes. Ex: 1(1-3,5-9) 1980 1, 2(2,4), 3 3.4 PONTO E VÍRGULA ; Usado como elemento de separação entre anos. Ex: 1970-80 15-25; 1981 26(1-6,8-12); 1982 27; 1984 29 3.5 BARRA DIAGONAL / Usada como um conector entre anotações que formam uma entidade única, tal como os dois anos diferentes que formam um período único de cobertura ou um número de volume ou fascículo duplo. - 3 -
Ex: 1985/86 1; 1986/87 2(1-3); 1987/88 3(1-5) 1985 1/2; 1986 3(1-4,7-12) 1985/88 3 1988 1(1/2,4-6) 3.6 ESPAÇO Usado para separar: Os dados de cronologia dos dados de numeração; Ex: 1990 1; 1991 2(1-2) A numeração de fascículo ou volume, da numeração das partes respectivas ou suplementos; Ex: 1989 1(1-3,4 pt 1) 1991 2(1,3 supl 1) A numeração dos suplementos; Ex: 1991 5 supl 2 Um dado terminado por ponto e vírgula do dado que o segue. Ex: 1989 1; 1990 2(1-2,5) 3.7 COLCHETES [ ] Usado para indicar: Ausência do volume ou fascículo que possua suplemento ou número especial, porém, na coleção, só existe o suplemento ou número especial correspondente. Ex: 1991 [5] supl 1 1983 3(1-4,[6] nesp) Publicação periódica editada apenas em meio eletrônico, com a expressão Eperiódico, entre colchetes, inserida na transcrição do título. Ex.: Biblios [Eperiodico]: Revista de Bibliotecologia Y Ciencias de la Informacion - 4 -
INSTRUÇÃO DE REGISTRO DE PERIÓDICO NO CATÁLOGO COLETIVO NACIONAL (CCN) (VERSÃO JULHO/2010) Essa instrução regula procedimentos de registro de publicações periódicas no Catálogo Coletivo Nacional (CCN) selecionadas pelas bibliotecas participantes da Rede CCN em âmbito da Universidade Federal Fluminense. 1. INTRODUÇÃO O Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN), coordenado pelo IBICT, é uma rede cooperativa de unidades de informação localizadas no Brasil com o objetivo de reunir, em um único Catálogo Nacional de acesso público, as informações sobre publicações periódicas técnico científicas de catálogos distribuídos nas diversas bibliotecas do país. Nesse contexto, possibilita a otimização dos recursos disponíveis nas Bibliotecas e Serviços de Documentação que participam da rede permitindo sobretudo: - a difusão, identificação e localização das publicações seriadas nacionais e estrangeiras, em C&T, existentes no país; - o estabelecimento de políticas coordenadas de aquisição; - a padronização da entrada de títulos de periódicos segundo critérios internacionais; - o intercâmbio entre bibliotecas, por meio do sistema de comutação bibliográfica. Sendo o CCN, o principal instrumento de trabalho do COMUT. Serão cadastradas no CCN, as publicações impressas, como também as editadas em meio eletrônico, em qualquer idioma, provenientes de qualquer origem geográfica, com qualquer tipo de periodicidade. A alimentação dos dados de coleção é efetuada por meio da cópia da base de dados da biblioteca que deve ser remetida via Internet de acordo com padrões previamente estabelecidos pelo IBICT. O processamento dos dados é realizado diariamente pelo IBICT e a alimentação dos dados pelas bibliotecas participantes. As bibliotecas que cooperam com o CCN são denominadas Bibliotecas Participantes. Na UFF, temos as seguintes Bibliotecas Participantes: BAU, BCG, BEC, BEE, BEM, BENF, BFD, BFF, BFM, BFV, BGQ, BIB, BIF, BIG, BNO, BPM, BSC (ver anexo). 2. ATUALIZAÇÃO DO CCN A alimentação da Base CCN é possível através do cadastramento pelas bibliotecas dos títulos e suas coleções no Biblioteca Argonauta, e a exportação dos arquivos de coleções para o CCN/IBICT pelo Serviço de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SDC). Fontes a serem consultadas para o processamento técnico dos seriados: Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas CCN (http://ccn.ibict.br). - 1 -
Manual CCN 2000 - Anexo II: Formato simplificado de registro de dados de títulos de publicações seriadas; e Anexo III: Normas de transcrição de dados de coleções CCN; Manual de Processamento Técnico das Bibliotecas do Sistema NDC; Informações Básicas para utilização do Software Argonauta. 2.1 Tratamento Técnico nas Bibliotecas do Sistema NDC/UFF Inclusão da coleção da biblioteca no CCN; Alteração da coleção da biblioteca no CCN; Exclusão da coleção da biblioteca no CCN; Registro de título no CCN. Inclusão da coleção da biblioteca no CCN Esta forma de atualização compreende a inclusão da coleção da biblioteca no CCN, Neste caso, o seriado já integra o Catálogo Coletivo Nacional com coleções de outras bibliotecas participantes de todo o Brasil. Os procedimentos para sua efetivação encontram-se descritos na Instrução para Cadastramento de Periódicos no Biblioteca Argonauta (item 4 Inclusão de Seriados). Deverá ser pesquisado o Código do Seriado no CCN (http://ccn.ibict.br), visto a necessidade de sua inclusão na Janela Cadastro de Acervo (campo Classificação Técnica ou Notação Principal), e na Janela Exemplar (campo Tombo Patrimonial). Também deverá ser incluído o Código da Biblioteca no CCN, na Janela Cadastro de Acervo (campo Cutter ou Notação Secundária) e na janela Exemplar (campo Registro). QUADRO 1: Códigos CCN INFORMAÇÃO TELA CAMPO Código do Seriado no CCN Código da Biblioteca no CCN Código do Seriado no CCN Código da Biblioteca no CCN Janela Cadastro de Acervo Janela Exemplar Classificação Técnica ou Notação Principal Cutter ou Notação Secundária Tombo Patrimonial Registro Alteração da coleção da biblioteca no CCN Esta forma de atualização compreende a inclusão e/ou exclusão de dados das coleções dos seriados cadastrados no Biblioteca Argonauta que integram o CCN. Os procedimentos para sua efetivação encontram-se descritos na Instrução para Cadastramento de Periódicos no Biblioteca Argonauta (item 5 Alteração dos Dados dos Seriados). - 2 -
Exclusão da coleção da biblioteca no CCN Esta forma de atualização compreende a exclusão do título/coleção no CCN, que pode se dá por dois motivos: A publicação seriada não mais consta do acervo da biblioteca. A biblioteca deve excluir o código do seriado no Argonauta, se sua coleção é a única cadastrada. Se outra biblioteca do NDC possuir o mesmo título, o procedimento é a exclusão da coleção no Argonauta. Após uma avaliação do título e sua respectiva coleção, determinou-se pela sua exclusão do CCN. O seriado continua a pertencer ao acervo da biblioteca com registro no Argonauta. O procedimento neste caso, é a retirada do Código do Seriado no CCN na Janela Cadastro de Acervo (campo Classificação Técnica ou Notação Principal) e na Janela Exemplar (campo Tombo Patrimonial), assim como, o Código da Biblioteca no CCN na Janela Cadastro de Acervo (campo Cutter ou Notação Secundária) e na Janela Exemplar (campo Registro). Registro de Título Novo no CCN. Esta forma de atualização compreende o cadastramento de Seriado da biblioteca no CCN, portanto, envio de título novo a ser incorporado ao Catálogo, e de sua coleção. O cadastramento está condicionado a uma seleção prévia pela Coordenação do CCN, obedecendo ao disposto no Manual CCN 2000, Anexo I - Normas e Critérios de Seleção de Publicações Seriadas para o CCN. O pedido de registro de título deve ser feito pela biblioteca, através do preenchimento dos formulários, Cadastramento de Seriados e Cadastramento de Coleções, obedecendo ao disposto no Manual CCN 2000, Anexo IV - Instruções para Envio de Títulos Novos ao CCN). Os formulários preenchidos devem ser entregues no SDC/DBT que os enviará para o IBICT. 2.2 Exportação dos arquivos de coleções dos seriados das bibliotecas para o CCN/IBICT pelo Serviço de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SDC) PROCEDIMENTOS: Geração dos arquivos eletrônicos por biblioteca, obtidos a partir do Biblioteca Argonauta; Exportação do arquivo eletrônico da biblioteca para o CCN/IBICT, via correio eletrônico; Geração dos Arquivos de Erros e de Estatística das bibliotecas enviados pelo CCN/IBICT; Envio dos arquivos de Erros e de Estatística às bibliotecas para conhecimento e correção; Envio ao CCN/IBICT dos arquivos eletrônicos corrigidos; Envio ao CCN/IBICT dos formulários para Inclusão de Título Novo segundo Manual CCN 2000: Cadastramento de Seriados, acompanhado de seus anexos (cópias da folha de rosto, do sumário e expediente das publicações) e Cadastramento de Coleções. - 3 -
PROCEDIMENTOS PARA O REGISTRO DE PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS ELETRÔNICAS NO CCN (repassados pela coordenação do CCN/IBICT em 2009) 1. INTRODUÇÃO Serão também cadastradas no CCN, as publicações periódicas editadas em meio eletrônico e serão identificadas como periódico eletrônico. Periódico eletrônico versão digital de um periódico impresso, ou um periódico nascido como publicação eletrônica sem contrapartida impressa (exemplo: EJournal), disponível através da Web, correio eletrônico, ou outros meios de acesso a Internet. Alguns periódicos eletrônicos com suporte na Internet são modelados graficamente como na versão impressa. O aumento do custo de subscrições do periódico impresso levou muitas bibliotecas acadêmicas a explorar alternativas eletrônicas. Diretórios de periódicos eletrônicos são acessíveis em linha. Sinônimo: E-periódico comparado a Revista Eletrônica. Fonte: ODLIS Online Dictionary for Library and Information Science. http://lu.com/odlis/index.cfm 2. REGISTRO DE TÍTULOS 2.1 A publicação periódica editada em meio eletrônico será registrada de acordo com a norma vigente para o cadastramento de títulos no CCN; 2.2 Não serão registrados os títulos estrangeiros que constam do Portal da CAPES; 2.3 Para a publicação periódica editada em diferentes mídias (on-line e impressa) será registrada a publicação impressa tendo o link para o título on-line; 2.4 A publicação periódica editada apenas em meio eletrônico será identificada no título com a expressão Eperiódico informada entre colchetes [ ]. [Eperiódico]. 3. REGISTRO DE COLEÇÕES 3.1 As coleções serão registradas em campos separados conforme os diferentes formatos (impresso, eletrônico ou em cd-rom), de acordo com a norma vigente para o cadastramento de coleções no CCN; 3.2 Não será necessário o registro de fascículos na coleção eletrônica. Por se tratar de periódico eletrônico, registrando-se o volume, fica subentendido que o mesmo está completo. 4. RECOMENDAÇÕES ÀS BIBLIOTECAS 4.1 Cadastrar no CCN somente os títulos cujas assinaturas garantam o acesso às edições adquiridas. - 4 -
4.2 Caso deixe de ter acesso ao texto da publicação, a biblioteca deverá ficar ciente da responsabilidade de excluí-la no CCN. 5. EXEMPLOS 5.1 No CCN Publicação editada impressa e on-line Publicação editada apenas on-line - 5 -
5.2 No Argonauta Publicação editada impressa e on-line - 6 -
Publicação editada apenas on-line - 7 -
ANEXO BIBLIOTECAS PARTICIPANTES DO CCN Bibliotecas UFF Códigos CCN BAU 006089-5 BCG 002137-7 BCV 000595-9 BEC 000597-5 BEE 000599-1 BEM 000772-2 BENF 005410-0 BFD 000596-7 BFF 000600-9 BFM 000602-5 BFV 000603-3 BGQ 005379-1 BIB 000592-4 BIF 004268-4 BIG 005367-8 BNO 004676-0 BPM 005409-7 BSC 000781-1 - 8 -