SIPAC Sistema de Protocolo. Manual de Memorandos Eletrônicos

SIPAC Sistema de Protocolo Manual de Memorandos Eletrônicos

HISTÓRICO DO DOCUMENTO Data Versão Descrição Autor 22/02/2016 1.0 Criação do Documento Equipe Desenvolvimento - DTI 08/03/2016 1.0 Envio do Texto para Revisão Equipe Desenvolvimento - DTI 10/03/2016 1.0 Revisão do Conteúdo Equipe Desenvolvimento - DTI

Caro Servidor, Este manual de operação tem por objetivo instruí-lo sobre o os procedimentos a serem observados durante o acesso e navegação no módulo Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos SIPAC disponibilizado pela Diretoria de Tecnologia da Informação DTI. Esperamos que atenda a suas necessidades. Equipe Desenvolvimento da DTI. 4

Índice 1. Introdução... 6 2. O Protocolo da UFCA... 6 2.1. Benefícios da adoção de uma ferramenta de protocolo eletrônicos...6 2.2. Processos e Documentos...7 2.3. Rotinas de uso do Sistema de Protocolo...7 2.3.1. Definições de Uso...8 2.3.2. Número Único de Protocolo (NUP)...8 2.3.3. A Estrutura de um Memorando...9 3. O Sistema de Protocolo... 10 3.1. Aba Memorandos... 12 3.1.1. Cadastrar Memorando Eletrônico...12 3.1.2. Cadastrar Memorando Circular Eletrônico...19 3.1.3. Enviar/Alterar Memorando...22 3.1.4. Listar Memorandos Enviados...26 3.1.5. Listar Memorandos Pendentes de Recebimento...32 3.1.6. Listar Memorandos Recebidos...38 3.1.7. Painel de Memorandos...41 3.1.8. Encaminhar Memorando...43 3.1.9. Cancelar Encaminhar Memorando...48 3.1.10. Autenticar Memorando...49 5

1. Introdução Tendo em vista os reconhecidos problemas de morosidade e burocracia complexa decorrente do protocolo, manuseio e circulação de processos, juntadas de processos e a quantidade de documentos por vezes anexados a esses, faz-se necessário uma solução que torne a gestão documental no âmbito da universidade um processo mais ágil e dinâmico, ao passo em que garanta a integridade dos dados transmitidos. Além disso, a implantação de um sistema de memorando eletrônico para as comunicações oficiais internas da UFCA representa um instrumento eficaz de reduzir gastos de impressão e consumo de papel e melhorar o trâmite e o arquivamento de documentos. Posto que, um documento eletrônico caracteriza-se pela agilidade, pela tramitação rápida, pela simplicidade de procedimentos burocráticos e assegura transparência à tomada de decisões, permitindo o histórico do andamento de qualquer informação trafegada, seja elas a exposição de projetos, ideias, diretrizes, pareceres ou mesmo simples despachos sequenciais entre os servidores e unidades. Sendo assim, considerando o cenário de estruturação administrativa pela qual passa a Universidade Federal do Cariri, torna-se necessária a implantação do módulo de Protocolo, posto sua essencialidade para que os diversos setores administrativos da UFCA possam desenvolver a cultura da gestão eletrônica de processos, documentos e correspondências e assim aprimorar e dinamizar suas atividades cotidianas. 2. O Protocolo da UFCA O Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Dessa forma, sendo responsável pelo recebimento, controle e distribuição de correspondências, documentos e processos na instituição. O protocolo desenvolve seu trabalho observando a padronização e a uniformidade de procedimentos, que facilitam a rastreabilidade dos documentos, evita o retrabalho e garante a celeridade no processamento das informações. Além de ser uma área estratégica, o Protocolo reúne as atividades indispensáveis à eficácia da política de gestão documental, pois assegura o efetivo controle dos documentos arquivísticos, a partir da origem. Ou seja, na etapa de produção ou recepção de documentos, haverá o controle do fluxo documental da instituição. Estas atividades possuem critérios previamente definidos nos planos de classificação e nas tabelas de temporalidade de documentos. A partir da Lei nº 12.527, de 16 de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, a Administração Pública é obrigada a fornecer aos cidadãos informações governamentais requeridas por qualquer meio legítimo, ressalvadas as hipóteses de sigilo. 2.1. Benefícios da adoção de uma ferramenta de protocolo eletrônicos Entre as vantagens da adoção de uma ferramenta de gestão de processos e documentos em meio digital encontram-se: Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos de impressão); Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos; 6

Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos; Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos; Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta; Auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas; Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle interno e pela sociedade; Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso; Aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza. 2.2. Processos e Documentos Para fins de maior esclarecimento a respeito das definições arquivísticas empregadas nesse manual, convém diferenciar Processos de Documentos Processo: é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas, assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo. Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades. 2.3. Rotinas de uso do Sistema de Protocolo Embora o Módulo de Sistema de Protocolo seja uma ferramenta para gestão eletrônica de documentos, processos e memorandos é necessário que o mesmo esteja alinhado com a política de gestão documental da instituição, ou seja, que exista uma formalização nos procedimentos e operações relacionados à produção, trâmite, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou guarda permanente. Para tanto, a DTI em parceria com a Pró-Reitoria de Administração (PROAD), Diretoria de Gestão de serviços (DGS), Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) e Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) elaborou uma série de procedimentos com o intuito de orientar o uso da ferramenta no âmbito da UFCA, que serão apresentadas a seguir: 7

2.3.1. Definições de Uso A liberação de acesso ao sistema de protocolos ocorrerá de acordo com o tipo de unidade à qual o servidor faz parte, considerando ainda a função exercida por este dentro da mesma. Quem deve ter acesso ao Sistema de Protocolo: gestores de diretorias, pró-reitorias, coordenadorias, divisões e sessões, além de outros usuários servidores indicados pelos gestores, através de solicitação de acesso à PROGEP. Unidade Grupo de Perfis de Acesso Diretoria ou Pró-Reitoria SIPAC_PROTOCOLO_CHEFIA_UNIDADE Coordenadoria SIPAC_PROTOCOLO_CHEFIA_UNIDADE Divisão SIPAC_PROTOCOLO_USUARIO Seção SIPAC_PROTOCOLO_USUARIO Exceções: A Coordenadoria de Administração (CADM/PROAD) assume o grupo de perfil especial chamado SIPAC_PROTOCOLO_ADMINISTRAÇÃO, destinado a manter o sistema de Protocolo em conformidade; A Divisão de Informação Atendimento e Protocolo (DIAP/CAC/DGS) assume SIPAC_PROTOCOLO_CHEFIA UNIDADE pelo caráter excepcional da realização de seu trabalho; o papel Outros usuários podem ter acesso aos grupos de perfis de acesso, desde que através de solicitação de acesso realizada à PROGEP pelo gestor da unidade na qual se encontra Como obter acesso ao Sistema de Protocolo: Realize uma requisição de acesso através de um ticket eletrônico encaminhado à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) submetido no seguinte endereço: https://www.ufca.edu.br/atendimento. Nota Como solicitar ou alterar as permissões do sistema: Realize uma requisição de acesso através de um ticket eletrônico encaminhado à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) submetido no seguinte endereço: https://www.ufca.edu.br/atendimento. 2.3.2. Número Único de Protocolo (NUP) O Número Único de Protocolo (NUP) é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. O NUP tem uma função de grande relevância, pois viabiliza a padronização na gestão documental, desde a produção ao arquivamento dos documentos, assim como facilita as comunicações entre as unidades 8

administrativas dos órgãos e entidades ou destas com a sociedade, promovendo a simplificação do acesso às informações sobre os documentos públicos federais. Atualmente, o NUP é composto por quatro grupos de numerais dispostos da seguinte forma: (Código da Unidade).(Número de Registro)/(Ano)-(Dígito Verificador) Onde: Primeiro grupo (7 dígitos): código SIORG da unidade administrativa que atua como unidade protocolizadora. No caso da UFCA, o código SIORG que identifica a UFCA é o 0122391. Segundo grupo (8 dígitos): sequencial numérico Terceiro grupo (4 dígitos): ano de formação do documento (avulso ou processo) Quarto grupo (2 dígitos): dígitos de verificação De forma que, para efeito de uso na UFCA, os processos a serem gerados seguirão um modelo semelhante ao exibido abaixo: 0122391.00000001/2015-99 (21 dígitos) 2.3.3. A Estrutura de um Memorando O memorando, assim como os demais gêneros textuais, apresenta uma finalidade discursiva específica e possui traços característicos muito bem definidos. Um deles é representado pela objetividade, ou seja, um discurso demarcado por uma linguagem breve, precisa e direta, visto que faz parte de uma comunicação veiculada no meio comercial. Trata-se de uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. É, portanto, uma forma de comunicação eminentemente interna, que tem um caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautarse pela rapidez e simplicidade de procedimentos burocráticos, dada a isenção de quaisquer procedimentos burocráticos que porventura venham a dificultar a tramitação do referido ato comunicativo. De tal forma que até mesmo os despachos aos memorandos, devem ser dados no próprio documento ou em folha de continuação, em caso de falta de espaço. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Outra característica é que, diferente de outros modelos de documentos oficiais, o documento é endereçado a funcionários, e não a autoridades. Por fim, quanto a seu formato, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa e segue a seguinte estrutura: Timbre da instituição; Número do memorando; Remetente; 9

Destinatário, sendo este mencionado pelo cargo que ocupa; Indicação do assunto; Local e data; Corpo da mensagem, ou seja, o próprio texto; Despedida; Assinatura e cargo. 3. O Sistema de Protocolo O Sistema de Protocolos é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). O objetivo é auxiliar a gestão documental na UFCA, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos. O endereço utilizado para realização de acesso ao sistema é https://sig.ufca.edu.br/sipac/ e pode ser feito em qualquer computador com acesso à internet, dentro ou fora da instituição. Acessando o endereço acima na barra de endereços do navegador, a seguinte tela será exibida: Selecione o ícone correspondente ao sistema SIPAC, informe o nome de usuário utilizado e em seguida a senha definida anteriormente, como a seguir: Após informar usuário e senha, clique no botão Entrar. Será exibida janela semelhante a mostrada a seguir. 10

Este é o menu principal do sistema. Nele, todos os módulos marcados da cor azul são os disponíveis para uso do usuário atual, tendo os demais (de cor cinza) restrição de acesso. Selecione o menu PROTOCOLO e em seguida o sistema o direcionará para o menu principal do Sistema de Protocolos, que tem aparência similar a exibida abaixo: Dessa forma, o Sistema de Protocolos é formado por quatro grandes abas: 11

Processos: Destinada a todas as operações que compõem a vida útil de um processo, tais como cadastro/alteração, recebimento e encaminhamento, cadastro de despachos, elaboração de juntada e desapensação de processos, entre outros; Documentos: Destinada a todas as operações que envolvem documentos, incluindo cadastro, arquivamento, cadastro de ocorrências, movimentação, etc.. Memorandos: Destinada ao cadastro, autenticação, envio e recebimento de memorandos eletrônicos. Consultas/Relatórios: Destinada a fornecer diversas opções de pesquisa e emissão de relatórios por processos e documentos, dessa forma fornecendo subsídios suficientes para a tomada de decisão dos gestores de protocolo e maior transparência quanto à movimentação de processos. A seguir, serão detalhados somente os procedimentos mais utilizados nas abas Memorandos para simplificar este Manual. 3.1. Aba Memorandos Encontram-se listados abaixo as principais funcionalidades encontradas na aba de Memorandos do Sistema de Protocolo. 3.1.1. Cadastrar Memorando Eletrônico Esta funcionalidade permite realizar o cadastro e envio de memorandos eletrônicos na UFCA. Os memorandos são utilizados na comunicação interna e devem servir como um mecanismo de comunicação entre as unidades da Instituição, com exceção de envios destinados a chefes, vice-chefes e gerentes desses setores. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro Cadastrar Memorando. O sistema exibirá a seguinte tela: Nesta tela, selecione os dados a seguir para poder dá procedimento a operação: 12

1. Para onde será Destinado o memorando dentro da instituição. Se optar pela opção A uma Unidade, selecione a Unidade desejada na lista abaixo. Mas, se escolher por Não encontrei a unidade, buscar por responsável, o campo Servidor deverá ser preenchido com o nome que almeja pesquisar; 2. Selecione a Unidade Destinatária que receberá o memorando. Vale salientar que ao selecionar a Unidade requerida, o(s) Servidor(es) responsável(eis) pela unidade selecionada serão listados automaticamente 3. A caixa de seleção Com Cópias, caso deseje enviar cópias do memorando a outros destinatários. Após selecionada, esta parte da página explanará campos semelhantes aos já exibidos na primeira imagem deste manual. 4. Selecione a caixa de seleção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando, para receber um e-mail confirmando que o memorando foi lido pelo(s) destinatário(s). Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida, posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for apresentada. Para retornar ao menu principal do módulo, clique no link Protocolo, na parte inferior da tela. Esta opção será a mesma sempre que for mostrada pelo sistema. Após definir os dados, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do memorando. Surgirá uma tela similar a esta: 13

A partir de então, informe um ou mais dos parâmetros abaixo: Título do Memorando eletrônico (Obrigatório); Assunto Detalhado do memorando que será cadastrado; Texto do Memorando eletrônico (Obrigatório); Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico? Caso queira anexar um arquivo ao cadastro, clique em Selecionar Arquivo e busque o documento em seu computador. Em seguida, clique em Anexar Arquivo e a página será evidenciada conforme imagem abaixo, em companhia da mensagem de sucesso da operação: 14

Se desejar remover o arquivo, clique no ícone de lixeira localizado à direita do nome do arquivo e, com base nisto, a seguinte janela de confirmação será exposta: Clique Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem, constatando o êxito da ação, será disponibilizada no topo da página: De volta a tela com os dados do Memorando Eletrônico, clique no botão Pré-visualizar para verificar o andamento do memorando. Esta função será idêntica sempre que for fornecida. A seguinte tela será gerada: 15

Para encerrar a visualização e retornar à tela anterior, clique em Fechar. Caso queira imprimir este relatório, clique em Imprimir no canto direito da tela. Se desejar visualizar o arquivo adicionado, clique no link correspondente. Para dar sequência ao cadastro do memorando, clique em Continuar. A seguinte tela será exibida, onde é possível definir quais os servidores responsáveis por autenticar o memorando: Para autenticar um memorando, insira a Assinatura do Servidor, ou seja, seu nome; escolha a Unidade do Servidor e a Função do Servidor na Assinatura, isto é, o papel desempenhado por ele na instituição. Posterior à determinação dos campos em questão, clique no botão Adicionar Servidor. A tela será recarregada e reconfigurada de maneira semelhante a exibida abaixo: Para adicionar um novo servidor responsável pela autenticação, caso julgue necessário, repita a operação explicada acima para cada novo servidor, responsável por autenticar o memorando. 16

Se desejar remover um Servidor listado, clique no ícone de lixeira à direita do nome do usuário. O sistema solicitará a confirmação desta ação através da seguinte caixa de diálogo: Clique Cancelar, caso desista da operação, ou em OK, para confirmá-la. Decidindo constatar a exclusão, o servidor será, automaticamente, removido da lista de Servidores Adicionados. A função de Pré-visualizar já foi discutida neste mesmo manual e tem a função de mostrar a evolução da construção do memorando. Subsequentemente, incluídos os servidores, clique em Gravar para salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação, ou, se preferir, em Enviar para Autenticação se sua intenção for enviar o memorando cadastrado para que seja autenticado. Caso seja selecionada a opção de Enviar para Autenticação, o sistema disparará um e-mail diretamente para o usuário autenticador informando da necessidade deste em autorizar o envio do correspondente memorando, em modelo semelhante ao exibido abaixo: Importante lembrar que caso o autenticador for o próprio usuário criador do memorando, a opção Enviar para Autenticação será alterada para Enviar Memorando, nesse caso prosseguindo diretamente para o envio do memorando ao seu destinatário. De forma análoga, ao clicar em Enviar Memorando, o sistema 17

dispara automaticamente um e-mail para o(s) destinatário(s) informando da chegada do mesmo em sua caixa de entrada no SIPAC. Ao enviar o memorando, a seguinte página será exposta, acompanhada da mensagem de sucesso da operação: Caso almeje visualizar o memorando, clique neste ícone. 18

Para realizar um novo cadastro de um Memorando Eletrônico, clique em Cadastrar Memorando. Caso queira autenticar o memorando, clique em Autenticar Memorando. Esta operação será explicada, detalhadamente, no capítulo X.X.X: Autenticar Memorando. Caso você tenha marcado a opção Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico? conforme descrito no início desse capítulo, quando o destinatário efetuar a leitura do memorando, um e-mail é disparado para o remetente, num formato semelhante ao exibido abaixo: 3.1.2. Cadastrar Memorando Circular Eletrônico Esta funcionalidade permite realizar o cadastro e envio de memorandos circulares eletrônicos na UFCA, dessa forma é possível enviar uma comunicação interna para um grande número de destinatários simultaneamente. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro Cadastrar Memorando Circular. O sistema exibirá a seguinte tela: 19

Nessa tela são exibidos os grupos de destinatários disponíveis para o envio de memorandos eletrônicos no sistema. Na área Consulta de Grupos: Selecionando a opção Descrição do grupo é possível pesquisar pelo nome do grupo desejado digitando-o na caixa de texto a frente. Selecionando a opção Todos os grupos, o sistema recarregará a página listando todos os grupos disponíveis na área grupos de usuários. Na área de grupos de destinatários, selecione um ou mais grupos de usuários para os quais a comunicação interna deve ser enviada. Nota Caso deseje enviar o memorando para um grupo de usuários não contemplado pelas opções disponíveis no sistema, por favor registre sua demanda como um ticket eletrônico direcionado à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), através de nosso sistema de atendimento eletrônico (http://www.ufca.edu.br/atendimento). Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida, posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for apresentada. Para retornar ao menu principal do módulo, clique no link Protocolo, na parte inferior da tela. Esta opção será a mesma sempre que for mostrada pelo sistema. Após definir os dados, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do memorando. Surgirá uma tela similar a esta: 20

A partir daqui, o processo de construção do conteúdo do memorando circular eletrônico e sua autenticação seguem os mesmos passos abordados no item 3.1.1: Cadastrar Memorando Eletrônico. Ao completar o processo de envio do memorando, o usuário criador do memorando é direcionado para uma tela de confirmação de envio semelhante à apresentada abaixo: 21

Uma vez enviado o memorando circular, o sistema disparará um e-mail para todos os usuários contido(s) no(s) grupo(s) destinatário(s) no início desse capítulo em um modelo semelhante ao apresentado abaixo: 3.1.3. Enviar/Alterar Memorando Esta funcionalidade possibilita a visualização e alteração de memorandos eletrônicos gravados como um dos produtos do processo detalhado em 3.1.1: Cadastrar Memorando Eletrônico no sistema e ainda não enviados, além do envio e/ou remoção dos mesmos. Para acessar esta operação, entre no SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro Enviar/Alterar Memorandos. A seguinte tela será gerada pelo sistema: 22

Através dessa tela é possível filtrar o(s) memorando(s) que deseja alterar/enviar dentre o montante de memorandos gravados para sua unidade e aqueles que ainda não foram remetidos para outra unidade externa. Esta pesquisa para ser realizada, necessita que sejam fornecidos um ou mais dos seguintes filtros: Número/Ano do memorando buscado; Número de Protocolo do memorando; Ano do documento; Número Identificador do memorando; A Unidade de Origem do memorando. Ao digitar as letras iniciais da unidade desejada, o sistema exibirá uma lista com os possíveis resultados; escolha a opção clicando nela; A Unidade de Destino do memorando. Ao descrever as primeiras letras no campo, será disponibilizada uma lista com das unidades. Desta forma, eleja uma das opções; Selecione o Tipo de memorando que deseja buscar entre as opções: Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular; Data de Cadastro do documento. Selecione a data desejada, utilizando o calendário virtual ao clicar no ícone. Mas, se preferir, digite-a. A Situação do memorando. Escolha entre as opções disponibilizadas pelo sistema; Selecione a opção Todos os Memorandos para que sejam exibidos todos os memorandos cadastrados; Caso desista da operação, clique em Cancelar, confirmando a desistência na caixa de diálogo que será exposta, em seguida. 23

Para retornar ao módulo principal, clique em Sist. de Protocolos, na parte inferior da tela. Com os memorandos listados, será possível realizar as operações: Visualizar Memorando; Alterar Memorando; Cancelar Memorando e Enviar Memorando. Explicaremos estas operações em tópicos, para facilitar a compreensão de seus funcionamentos. Visualizar Memorando Para visualizar o memorando eletrônico, clique no ícone. A tela contendo suas respectivas informações será fornecida: 24

Para finalizar a exibição desta página, clique em Fechar. Caso queira imprimir o documento, clique no link Imprimir. Alterar Memorando Se desejar modifica quaisquer informações de um memorando, clique no ícone. O processo de alteração de memorando segue os mesmos passos da criação de um memorando, então para o esclarecimento de eventuais dúvidas, sugerimos a leitura do item 3.1.1: Cadastrar Memorando Eletrônico. Nota É necessário salientar que um memorando só pode ser alterado pelo usuário que o cadastrou ou pelo seu autenticador principal. Cancelar Memorando Caso queira excluir um memorando eletrônico, clique no ícone. A seguinte tela poderá ser visualizada: Se desejar, preencha o campo Observação. Uma sugestão, seriam os motivos do cancelamento do memorando. Para dar continuidade a operação, clique em Confirmar e o sistema exibirá uma janela para confirmação da remoção, similar a esta: Desistindo da operação, clique em Cancelar. 25

Confirme a remoção do memorando eletrônico, clicando em OK. Será exposta a mensagem de sucesso a seguir: Nota Vale salientar que um memorando só pode ser removido pelo usuário que o cadastrou, ou pelo seu autenticador principal. Enviar Memorando Para enviar um determinado memorando eletrônico, clique no ícone. O sistema apresentará uma caixa de diálogo, requisitando a confirmação da operação, análoga a esta: Para prosseguir com a emissão do memorando, clique em OK, ou, caso desista da operação, em Cancelar. Ao confirmar a ação a mensagem de sucesso a seguir será gerada: Nota Apenas os memorandos já autenticados por todos os responsáveis, poderão ser enviados. 3.1.4. Listar Memorandos Enviados Esta funcionalidade permite que o usuário visualize os detalhes dos memorandos eletrônicos cadastrados no sistema da Instituição, autenticados e já enviados à sua unidade de destino, bem como os cancele ou exporte, conforme desejado. Para iniciar a operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Consultas Listar Enviados. A seguinte tela será gerada pelo sistema: 26

Nota Memorandos eletrônicos destacados em vermelho, como na página acima, ainda não foram lidos por nenhum usuário da Instituição. Para realizar uma busca por um memorando eletrônico específico, utilize um ou mais dos seguintes critérios: 27

Número/Ano do memorando desejado; Nº do Protocolo do memorando; Ano no qual o memorando foi emitido; Número Identificador do memorando; Título do memorando enviado; Unidade de Origem do memorando; Cadastrado por, ou nome do usuário cadastrador do memorando; Servidor de Assinatura, ou servidor responsável por assinar o memorando eletrônico; Unidade de Destino do memorando; Tipo do memorando desejado, dentre as opções Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular; Data de Cadastro do memorando no sistema da Instituição. Para inserir o período no qual a data de cadastro está incluída, digite a data inicial e data final desejada ou selecione-as no calendário virtual à direita de cada caixa de texto; Selecione a opção Todos os Memorandos se desejar listar todos os memorandos cadastrados no sistema e já enviados para suas unidades de destino. Cabe destacar que nos campos Unidade de Origem, Cadastrado por, Servidor de Assinatura e Unidade de Destino, ao digitar as letras iniciais da informação desejada, o sistema exibirá uma lista com os resultados disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Caso desista da operação, clique em Cancelar, confirmando a desistência na caixa de diálogo que será exposta, em seguida. Para retornar ao módulo principal, clique em Sist. de Protocolos, na parte inferior da tela. Preencha os campos que desejar e em seguida clique em Buscar para prosseguir com a pesquisa. A página será prontamente atualizada, passando a exibir, na lista de Memorandos Enviados, apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados. A partir da lista de Memorandos Enviados, é possível realizar as seguintes operações: Visualizar o memorando, Visualizar as informações detalhadas do memorando, Visualizar as leituras já realizadas para o memorando, Cancelar um memorando e/ou Exportar um memorando para o formato.doc, conforme desejado. Explicaremos estas operações em tópicos, para facilitar a compreensão de seus funcionamentos. Visualizar Memorando Para visualizar o memorando eletrônico, clique no ícone informações, será fornecida:. A tela contendo suas respectivas 28

Para finalizar a exibição desta página, clique em Fechar. Caso queira imprimir o documento, clique no link Imprimir. Visualizar Memorando Detalhado Para visualizar o memorando detalhado, clique em A página a seguir será exibida pelo sistema: Para retornar à página anterior, clique no botão Fechar, localizada na parte de baixo da página. Esta opção será válida para todas as telas em que estiver presente. 29

Clicando no link Imprimir Comprovante, será exibido o comprovante de memorando, em modelo semelhante ao exibido na figura a seguir: 30

Para fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Voltar. Se desejar imprimir o comprovante, clique em Imprimir. Visualizar Leituras do Memorando Caso deseje visualizar a listagem de usuários que realizaram a leitura de um determinado memorando, clique no ícone A seguinte tela será visualizada: Cancelar Memorando Caso queira excluir um memorando eletrônico, clique no ícone. A seguinte tela poderá ser visualizada: Se desejar, preencha o campo Observação. Uma sugestão, seriam os motivos do cancelamento do memorando. Para dar continuidade a operação, clique em Confirmar e o sistema exibirá uma janela para confirmação da remoção, similar a esta: 31

Desistindo da operação, clique em Cancelar. Confirme a remoção do memorando eletrônico, clicando em OK. Será exposta a mensagem de sucesso a seguir: Exportar Memorando para.doc Se desejar exportar um determinado memorando para o formato.doc, clique no ícone. Na tela seguinte, informe se deseja Abrir o memorando ou fazer o Download dele para o seu computador. 3.1.5. Listar Memorandos Pendentes de Recebimento Esta funcionalidade possibilita o recebimento dos memorandos eletrônicos enviados para o usuário, para a sua unidade de lotação (de acordo com sua permissão de acesso ao sistema) ou para os grupos de destinatários dos quais participa. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Consultas Listar Pendentes de Recebimento. 32

Na tela acima, se desejar buscar por um memorando específico, informe um dos critérios de busca abaixo: Número/Ano de cadastro do memorando a ser localizado; Nº Protocolo do memorando; Código Identificador do memorando no sistema; Unidade de Origem do memorando. Cabe destacar que ao digitar as letras iniciais referentes à denominação da unidade desejada, o sistema automaticamente apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la; Selecione a opção Todos se desejar visualizar todos os memorandos enviados para sua unidade de lotação, porém que ainda não tiveram seus recebimentos registrados no sistema. Caso desista da operação, clique em Cancelar, confirmando a desistência na caixa de diálogo que será exposta, em seguida. Para retornar ao módulo principal, clique em Sist. de Protocolos, na parte inferior da tela. Preencha os campos que desejar e em seguida clique em Buscar para prosseguir com a pesquisa. A página será prontamente atualizada, passando a exibir, na lista de Memorandos a receber, apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados. Nota Os memorandos sinalizados com o ícone Os memorandos que estão apontados com o ícone Os memorandos sinalizados com o ícone Os memorandos que têm o ícone estão com a leitura atrasada; já foram lidos; são memorandos antigos; em sua lateral são novos memorandos. A partir da lista de Memorandos, é possível: Visualizar um determinado memorando, Marcar um memorando para acompanhamento, Visualizar os detalhes de um memorando, Visualizar as leituras já realizadas para um memorando, Bem como responder e/ou encaminhar um memorando, conforme desejado. Se desejar finalizar a exibição desta tela, clique em Fechar. Caso queira imprimir o memorando, clique em Imprimir. Marcar para Acompanhamento Para marcar um memorando para acompanhamento, clique no ícone. A página será prontamente atualizada e o memorando selecionado será destacado na cor vermelha, como é possível visualizar na tela inicial deste manual com o memorando 4/2008. 33

Para desmarcar um memorando previamente marcado para acompanhamento, clique no ícone. O memorando voltará a ser exibido em seu formato e cor original. Visualizar Memorando Detalhado Para visualizar o memorando detalhado, clique em. A página a seguir será exibida pelo sistema: Para retornar à página anterior, clique no botão Fechar, localizada na parte de baixo da página. Esta opção será válida para todas as telas em que estiver presente. Clicando no link Imprimir Comprovante, será exibido o comprovante de memorando, em modelo semelhante ao exibido na figura a seguir: 34

Para fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Voltar. Se desejar imprimir o comprovante, clique em Imprimir. Visualizar Leituras do Memorando Caso deseje visualizar a listagem de usuários que realizaram a leitura de um determinado memorando, clique no ícone. A seguinte tela será visualizada: 35

Responder Memorando Para responder qualquer um dos memorandos elencados, clique no ícone Uma tela igual a esta será gerada: Clicando no título do memorando no topo da tela, demarcado em Azul Negrito, é possível ver os detalhes do memorando tal qual fora explicado na função Visualizar Memorando Detalhado nesta seção. Nesta etapa do procedimento, será permissível marcar para quem deseja Responder o memorando, o qual poderá ser respondido Às Unidades de Servidores Assinantes, Aos Servidores Assinantes ou A Outro Destino. Na área Atuais unidades de responsabilidade dos servidores assinantes é possível selecionar individualmente os responsáveis/unidades assinantes do memorando original para endereçá-los sua resposta ou selecionar na opção Todas, no topo esquerdo da tabela, para selecionar todas os assinantes. Caso opte por responder o memorando Às Unidades de Servidores Assinantes, será necessário selecionar as unidades de responsabilidade desejadas e clicar em Adicionar Unidades Selecionadas Como Destinatárias. Se a resposta for encaminhada Aos Servidores Assinantes, deverão ser selecionados os assinantes do memorando e, posteriormente, clicar em Adicionar Servidores Selecionados Como Destinatários. 36

O destinatário será incluído, ao passo que o sistema exibirá a seguinte mensagem de sucesso, juntamente: Para remover determinado destinatário adicionado anteriormente, clique no ícone de lixeira, localizado à direita do nome do destinatário que deseja excluir da lista dos Destinatários do Memorando de Resposta, e confirme a ação, na tela exibida em seguida. Nota Recomenda-se selecionar a opção: Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando, caso deseje ser notificado sobre quando o memorando for lido pelo destinatário. De volta à página com os Destinatários do Memorando de Resposta para prosseguir com a ação, após selecionar o destinatário desejado, clique em Continuar e, por conseguinte, a página seguinte será apresentada: 37

Que se assemelha a tela de edição de novos memorandos, com a diferença que a mesma é précarregada com os dados de título do memorando e assunto detalhado do memorando original, apresentado na área Memorando a responder. O procedimento a partir de então, segue o mesmo descrito na 3.1.1. Cadastrar Memorando Eletrônico, que sugerimos à leitura. 3.1.6. Listar Memorandos Recebidos Esta operação permite ao usuário consultar a lista memorandos eletrônicos recebidos por ele, e acompanhar as suas informações gerais. Para isso, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Consultas Listar Recebidos. A tela a seguir será exibida: 38

Na imagem acima, busque por um memorando específico, informando um ou mais dos critérios de busca abaixo: Número/Ano do memorando desejado; Nº do Protocolo do memorando; Ano no qual o memorando foi emitido; Número Identificador do memorando; Título do memorando enviado; Unidade de Origem do memorando; Cadastrado por, ou nome do usuário cadastrador do memorando; Servidor de Assinatura, ou servidor responsável por assinar o memorando eletrônico; Unidade de Destino do memorando; Tipo do memorando desejado, dentre as opções Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular; 39

Data de Cadastro do memorando no sistema da Instituição. Para inserir o período no qual a data de cadastro está incluída, digite a data inicial e data final desejada ou selecione-as no calendário virtual à direita de cada caixa de texto; Selecione a opção Todos os Memorandos se desejar listar todos os memorandos cadastrados no sistema e já enviados para suas unidades de destino. Caso desista da operação, clique em Cancelar, confirmando a desistência na caixa de diálogo que será exposta, em seguida. Para retornar ao módulo principal, clique em Sist. de Protocolos, na parte inferior da tela. A partir da lista de Memorandos, é possível: Visualizar um determinado memorando, Marcar um memorando para acompanhamento, Visualizar os detalhes de um memorando, Visualizar as leituras já realizadas para um memorando, Alterar Situação de um memorando, Bem como responder e/ou encaminhar um memorando, conforme desejado; Exportar Memorando para.doc De forma geral, as funções apresentadas nessa seção seguem os mesmos procedimentos descritos no item 3.1.5. Listar Memorandos Pendentes de Recebimento, que recomendamos a leitura, a exceção da operação de Alterar Situação de um Memorando que detalharemos abaixo: Alterar Situação do Memorando Esta operação permite alterar a situação de qualquer memorando eletrônico listado. Para isso, clique no ícone de edição. A seguinte tela será exibida: 40

Na página acima, informe a nova Situação do memorando, dentre as opções RECEBIDO, EM ANÁLISE e CONCLUÍDO; e insira uma Observação sobre a alteração de situação a ser realizada. Caso selecione, no campo Situação, a opção EM ANÁLISE ou CONCLUÍDO, será necessário indicar também, no campo Para Unidade, se a situação da alteração deve afetar todos os destinatários da sua unidade ou não. 3.1.7. Painel de Memorandos O Painel de Memorandos é um ambiente do SIPAC que permite, de forma simples, verificar os memorandos eletrônicos recebidos, enviados e redigidos. Além disso, possibilita enviar, encaminhar, alterar ou remover memorandos, entre outras funções. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Consultas Painel de Memorandos. Também, é possível visualizar automaticamente o painel ao realizar login no SIPAC, sempre que um novo memorando é encaminhado diretamente para você ou para a sua unidade, desde que o usuário possua permissões de visualizá-los. Ao acessar o Painel de Memorandos, a seguinte tela será exibida: Caso deseje retornar à página inicial do SIPAC, clique no link Entrar no Sistema, localizado na parte inferior do Painel de Memorandos. Neste painel, é observável a existência de três abas de acesso: Caixa de Entrada, Enviados e Rascunhos. Cada uma destas abas possuem diferentes funções que serão abordadas a seguir. 41

Nota Vários Memorandos possuem destaque em negrito, o que significa que ainda não foram visualizados. Ao ser lido, não possuirá mais essa ênfase. Caixa de Entrada dos Memorandos Na Caixa de Entrada do painel de memorandos será permissível verificar os Memorandos eletrônicos recebidos, bem como possível visualizar, Marcar para acompanhamento, consultar os detalhes, as leituras, responder, encaminhar e/ou finalizar qualquer um dos Memorandos listados, de maneira análoga ao especificado no capítulo 3.1.6. Listar Memorandos Recebidos. Memorandos Enviados A aba Enviados lista todos os Memorandos Enviados na instituição, podendo visualizar memorandos, seus dados detalhados, quantidade de leituras, cancelar ou exportar para o formato.doc, conforme especificado no capítulo 3.1.4. Listar Memorandos Enviados. Rascunhos de Memorandos Na aba Rascunhos, é possível verificar os memorandos que foram gravados no sistema, porém não foram enviados, da mesma forma como mostrado no capítulo 3.1.3. Enviar/Alterar Memorando. Na lista, ainda podemos observar algumas informações, como: Documento, número Identificador, Data, Título, Destino e Situação do rascunho do memorando. 42

3.1.8. Encaminhar Memorando Esta funcionalidade permite que o usuário realize a consulta de memorandos recebidos em sua unidade de lotação da Instituição e que estão aptos a serem encaminhados para outra unidade, conforme necessário. Para acessar a funcionalidade, entre no SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Movimentação Encaminhar Memorando. A seguinte tela será apresentada pelo sistema: Na imagem acima, busque por um memorando específico, informando um ou mais dos critérios de busca abaixo: Número/Ano do memorando desejado; Nº do Protocolo do memorando; Ano no qual o memorando foi emitido; Número Identificador do memorando; Título do memorando enviado; Unidade de Origem do memorando; Cadastrado por, ou nome do usuário cadastrador do memorando; Servidor de Assinatura, ou servidor responsável por assinar o memorando eletrônico; Unidade de Destino do memorando; 43

Tipo do memorando desejado, dentre as opções Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular; Data de Cadastro do memorando no sistema da Instituição. Para inserir o período no qual a data de cadastro está incluída, digite a data inicial e data final desejada ou selecione-as no calendário virtual à direita de cada caixa de texto; Selecione a opção Todos os Memorandos se desejar listar todos os memorandos cadastrados no sistema e já enviados para suas unidades de destino. Caso desista da operação, clique em Cancelar, confirmando a desistência na caixa de diálogo que será exposta, em seguida. Para retornar ao módulo principal, clique em Sist. de Protocolos, na parte inferior da tela. Na lista de Memorandos Recebidos, clique no ícone destacado na cor azul, para visualizá-lo na íntegra. clique no ícone ou no número de um determinado memorando, para encaminhar um dos memorandos listados para outra unidade da Instituição. O sistema o direcionará para a página abaixo: 44

Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Na tela acima, informe os seguintes dados para prosseguir com a operação: Tipo de Encaminhamento a ser realizado, dentre as opções: Para uma unidade, Para unidades subordinadas ou Para funcionários da sua unidade. Cabe ressaltar que a tela será modificada de acordo com a opção escolhida; Unidade de Destino do memorando; No campo Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade, escolha quais servidores lotados na unidade destino do memorando terão acesso a ele, dentre as opções: RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE, RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE, TODOS SERVIDORES DA UNIDADE ou TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE; Se desejar, selecione a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando. Após preencher os dados desejados, clique em Continuar para prosseguir com a operação. A página abaixo será disponibilizada pelo sistema: Na tela acima, confira os dados do encaminhamento. Caso julgue necessário, insira uma Observação sobre a operação e/ou sobre o memorando em si. Em seguida, selecione a opção Informar Despacho se desejar cadastrar um despacho para acompanhar o memorando em seu encaminhamento para outra unidade. A página será recarregada e passará a ser exibida da seguinte forma: 45

Informe os seguintes dados do despacho a ser cadastrado: Tipo do Despacho, dentre as opções apresentadas pelo sistema; Informe se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável; Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções listadas; Informe se o despacho terá caráter Público ou não; Selecione a Forma de Despacho a ser cadastrado. Nota Ao selecionar a opção Informar Despacho, o sistema apresentará um campo para inserção do texto desejado. Caso opte por Anexar Arquivo, clique em Selecionar Arquivo e busque o documento desejado dentre os presentes em seu computador. 46

Clique em Encaminhar Memorando. O sistema o encaminhará para a página abaixo, que confirma o sucesso do encaminhamento do memorando e apresenta os Dados do Memorando e da operação realizada: Clique no link Visualizar Despacho se desejar visualizar o arquivo do despacho recém-cadastrado. O usuário de destino receberá um e-mail de notificação semelhante ao exibido abaixo: 47

3.1.9. Cancelar Encaminhar Memorando Esta funcionalidade possui a finalidade de cancelar o encaminhamento de memorandos feitos pelo usuário, e já inseridos no sistema. Para dar início a operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Movimentação Cancelar Encaminhamento. A seguinte tela será gerada pelo sistema: Caso deseje retornar ao menu inicial do módulo, clique em Sist. de Protocolos. A partir da lista de memorando exibida é possível: Visualizar Memorando; Visualizar Memorando Detalhado; Cancelar Encaminhamento. Cancelar Encaminhamento de Memorando Para cancelar o encaminhamento de qualquer um dos memorandos listados, clique no ícone.. Clique em Voltar para retornar à página anterior. 48

Nesta tela, são apresentadas as informações básicas do memorando e do encaminhamento a ser cancelado. No campo Observação, descreva os motivos do cancelamento, caso julgue necessário. Para dar continuidade a ação, clique em Confirmar. Uma caixa de diálogo para confirmar o cancelamento do memorando será gerada. Ao confirmar a operação, o sistema apresentará a mensagem de sucesso da operação: 3.1.10. Autenticar Memorando Todo memorando cadastrado possui um ou mais servidor(es) responsável(is) pela sua autenticação. Via de regra, quando um memorando novo é cadastrado seja ele do tipo circular ou não e o usuário autor do memorando é o mesmo marcado como assinante do memorando, o processo de autenticação ocorre automaticamente. Contudo, podem existir situações em que o usuário autor do memorando precisa redigir o documento no nome de outro servidor (um(a) secretário(a) escrevendo no nome do chefe da unidade, por exemplo). Nestes casos, ao finalizar o procedimento descrito nos capítulos 3.1.1. Cadastrar Memorando Eletrônico e 3.1.2. Cadastrar Memorando Circular Eletrônico, o sistema envia um e-mail para o servidor responsável pela assinatura, informando da necessidade do mesmo em autorizar a tramitação daquele memorando. O modelo de e-mail utilizando para notificação de autenticação, corresponde ao exibido abaixo: 49

Para realizar esta operação de autenticação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Autenticação Autenticar Memorandos. O sistema exibirá a seguinte tela: Para retornar ao menu principal do módulo, clique em Sist. de Protocolos. As seguintes operações são possíveis de realizar a partir desta tela: Visualizar Memorando; Alterar Memorando; Autenticar Memorando; Remover Memorando. Autenticar Memorando Para autenticar um determinado memorando, clique no ícone. A seguinte tela será apresentada: Insira sua Senha de acesso ao sistema para autenticar o memorando. Para sair da tela exibida acima, clique em Fechar. Para autenticar o memorando e enviá-lo, simultaneamente, clique em Autenticar e Enviar Memorando. 50

Para somente autenticar e não realizar o envio do memorando, clique em Autenticar e Não Enviar. Nas duas opções, o sistema exibirá uma mensagem de sucesso, juntamente com os dados do Memorando Eletrônico autenticado, conforme a figura abaixo: Caso deseje autenticar outro memorando, clique no ícone Autenticar outro Memorando, o sistema redirecionará para a primeira tela deste manual. 51