TUTORIAL PARA SUBMISSÃO DE TRABALHOS Prezados autores, Este tutorial foi elaborado para auxilia-lo no processo de submissão de trabalhos ao XIX Congresso Brasileiro de Ciências do Esporte e VI Congresso Internacional de Ciências do Esporte. Este documento está direcionado tanto para autores que pretendem submeter uma Comunicação Oral, como para autores que pretendem submeter Pôster. Para evitar os problemas de submissão, é de suma importância que TODOS OS PROCEDIMENTOS DESCRITOS NESTE TUTORIAL SEJAM REALIZADOS CONFORME O SOLICITADO. Para maiores esclarecimentos favor contatar: Comissão organizadora do CONBRACE 2015 Universidade Federal do Espírito Santo Centro de Educação Física e Desportos Av. Fernando Ferrari, 514 Campus Universitário Goiabeiras Vitória ES CEP:29075810 Telefone: +55 (27) 4009-2633 E-mail: congressos.cbce@gmail.com Conteúdo Passo 01 Acesso ao SOAC... 3 Passo 02 Chamada para submissões... 3 Passo 03 Normas de submissão... 4 Passo 04 Iniciar Processo de Submissão... 5 Passo 05 Efetuar Login... 5 Passo 06 Iniciar Submissão (Passo 1)... 7 Passo 07 Diretrizes de Submissão... 8 Passo 08 Declaração de Direito Autoral... 9 Passo 09 Transferência do Manuscrito (Passo 2)... 10 Passo 11 Metadados da Submissão (Passo 3)... 11 Passo 12 Confirmação da submissão (Passo 4)... 13 Passo 13 Submissões Ativas... 14 1
Antes de iniciar o processo de submissão, prepare o documento da sua submissão observando o seguinte: 1. Lembre-se de seguir atentamente todas as orientações contidas nos TEMPLATES 1 da submissão que dizem respeito à formatação do seu documento. Você pode usar o próprio documento do template para formatar o seu trabalho, facilitando a inclusão do cabeçalho, rodapé e valendo-se dos Estilos de Formatação. Lembre-se existe um template diferente para cada modalidade de submissão (Comunicação Oral e Pôster). Veja o link para descarregar diretamente cada um no rodapé desta página. 2. Os autores que optarem pela submissão na modalidade Comunicação Oral devem ficar atentos ao seguinte: para garantir a avaliação cega segura do seu trabalho você deve prepara-lo SEM NENHUMA FORMA DE IDENTIFICAÇÃO DE AUTORIA. Remova do documento qualquer referência aos autores do texto. Não se esqueça de retirar (ou ocultar) partes do texto que de alguma forma também possam servir para identificar o(s) autor(es): a. Certifique-se de apagar as informações de autoria existentes nos metadados do arquivo editáveis a partir das Propriedades do arquivo. Para fazer isso no BrOffice, acesse no menu Arquivo a opção Propriedades ; na janela Propriedades, na aba Geral clique no Botão "Excluir" logo abaixo do botão "Assinatura Digital". No Microsoft Office, acesse no menu Arquivo a opção Salvar Como; em seguida clicando em Ferramentas (ou Opções no Mac); em seguida clicando em Segurança; escolhendo "Remover informações pessoais das propriedades do arquivo ao salvar"; finalize clicando em Salvar. b. Caso não encontre as opções descritas anteriormente, faça o seguinte. No seu editor de texto (Word) clique no menu Arquivo > Propriedades, na aba Resumo da janela Propriedades apague os dados que possam identificar algum dos autores do trabalho. Clique em OK e depois salve o arquivo. 3. Autores que optarem pela modalidade Pôster devem inserir dados referente à autoria no início do trabalho, conforme orientação do Template para Pôster. 1 Para descarregar o template para Comunicação Oral, utilize o seguinte link: http://congressos.cbce.org.br/docs/template_co.doc Para descarregar o template para Pôster, utilize o seguinte link: http://congressos.cbce.org.br/docs/template_poster.doc 2
PASSO 01 ACESSO AO SOAC Para iniciar o processo de submissão acesse a página inicial do XIX CONBRACE e VI CONICE no endereço: http://congressos.cbce.org.br/index.php/conbrace2015/6conice/ PASSO 02 CHAMADA PARA SUBMISSÕES Clique na opção Chamada para Submissões 3
PASSO 03 NORMAS DE SUBMISSÃO Leia ATENTAMENTE as Normas de Submissão para o autor e as OBSERVAÇÕES FINAIS. É importante destacar que trabalhos fora das normas serão rejeitados pelos avaliadores. 4
PASSO 04 INICIAR PROCESSO DE SUBMISSÃO Após a leitura das normas de submissão e das observações finais, clique em CLIQUE AQUI PARA INICIAR O PROCESSO DE SUBMISSÃO PASSO 05 EFETUAR LOGIN Para iniciar o processo de submissão você deve ter um usuário cadastrado no SOAC (Sistema Online de Apoio a Congressos). Se você já utilizou o SOAC em algum outro evento promovido pelo CBCE, você PODE UTILIZAR O MESMO LOGIN E A MESMA SENHA. Se você já possui um usuário e se lembra dos dados do cadastro. Insira-os na janela de acesso. (No local indicado com (1) na imagem) Se esta é a primeira vez que utiliza o SOAC, clique em Cadastre-se no sistema (indicado com (2) na imagem anterior) e preencha corretamente todo o formulário de cadastro que abrirá na sequência. 5
Importante marcar a opção Autor no campo Cadastrar como disponível no final do formulário: Lembre-se que é permitido apenas um cadastro por e-mail. Caso apareça uma mensagem de erro informando que o seu e-mail já esteja cadastrado e você não lembrar o nome do usuário ou senha, prossiga para o passo seguinte: recuperação de senha. Caso tenha esquecido do login ou senha, clique em Esqueceu a senha (indicação (3) na imagem da página anterior). Você será direcionado a outra página onde deverá informar seu e-mail. Você receberá um e-mail de confirmação de solicitação e, posteriormente, o sistema enviará um novo e-mail informando o seu login e uma nova senha. Observação 1: Caso não receba a mensagem em sua caixa de entrada em até 10 minutos, procure na caixa de Spam do seu e-mail. Pode ser que a mensagem de recuperação de senha seja indevidamente marcada como Spam pelo seu sistema de e-mails. 6
Observação 2: Caso ainda não encontre a mensagem de recuperação de senha na caixa de spam ou na lixeira, envie um e-mail para o Suporte Técnico [congressos.cbce@gmail.com] informando-nos o seu e-mail ou nome de usuário para que possa ser manualmente gerada uma nova senha para você. PASSO 06 INICIAR SUBMISSÃO (PASSO 1) Após efetuar o login com sucesso, você será direcionado para o primeiro passo do processo de submissão do SOAC. Ao total são 4 passos. Em Passo 1. Iniciar submissão, primeiro escolha o GTT apropriado para a submissão clicando em Escolha um GTT... Na sequência selecione o tipo de sessão (Comunicação oral ou Pôster) em que deseja inscrever o seu trabalho. 7
PASSO 07 DIRETRIZES DE SUBMISSÃO Leia ATENTAMENTE todos os seis itens das Diretrizes para Submissão. Certifiquese que a submissão atende cada item marcando as caixas de seleção. 8
PASSO 08 DECLARAÇÃO DE DIREITO AUTORAL Leia a Declaração de Direito Autoral e caso concorde com os termos da declaração marque a caixa de seleção correspondente. Cabe salientar que caso você não tenha marcado alguma caixa de seleção nas Diretrizes para Submissão ou a caixa de seleção correspondente à Declaração de Direito Autoral, o sistema acusará ERRO e chamará a atenção da falta de marcação. Antes de concluir o passo 1, por favor indique em Comentários ao Coordenador do GTT o seu interesse em: a) publicar o manuscrito completo ou; b) publicar apenas o resumo nos Anais. Após, clique em Salvar e continuar para ser direcionado ao Passo 2 do processo de submissão. 9
PASSO 09 TRANSFERÊNCIA DO MANUSCRITO (PASSO 2) Leia os passos descritos para a transferência do seu documento. Clique em Procurar ou Selecionar Arquivo, selecione ( Abrir ) o documento no seu computador e clique em Transferir. Após transferir o seu documento dados similares ao da figura seguinte aparecerão na sua janela. São os dados do seu documento: nome do documento (no SOAC), nome original do documento (no seu computador), Tamanho do documento e a Data da Transferência. Caso julgue necessário você poderá substituir o documento utilizando os campos do formulário Substituir documento da submissão. Quando estiver tudo correto, clique em Salvar e continuar para prosseguir ao Passo 03 do processo de submissão. 10
PASSO 11 METADADOS DA SUBMISSÃO (PASSO 3) Este Passo é MUITO IMPORTANTE, portanto tenha MUITA ATENÇÃO! Seus dados pessoais aparecerão conforme constam no seu perfil do SOAC. Leia atentamente seus dados e altere se necessário. Insira alguma nova informação caso considere importante. Após a conferência dos seus dados pessoais, inclua os demais autores clicando em Incluir Autor. Após incluir os demais autores do seu trabalho, prossiga ao passo 3. Autores de Comunicação Oral devem inserir os dados referentes aos respectivos campos: Título, Resumo, a Grande Área, palavras-chave, a sigla do Idioma e caso houver, as Agências de Fomento. Autores de Pôster devem fazer o mesmo descrito anteriormente, com exceção do campo Resumo em que devem incluir apenas o seguinte texto: Apresentação de pôster. 11
Após concluir o preenchimento de todos os metadados clique em Salvar e continuar". 12
PASSO 12 CONFIRMAÇÃO DA SUBMISSÃO (PASSO 4) Por fim, após verificar sua submissão, clique em Concluir Submissão. A avaliação da sua submissão consiste em pelo menos duas partes. Na primeira, uma equipe fará a normalização do seu trabalho. Isto é, verifica se atente a todas às Normas de Submissão especificadas. Em caso positivo, é encaminhado para a segunda parte do processo de avaliação: o Coordenador de GTT recebe a sua submissão e designará avaliadores para o seu trabalho. Caso a sua submissão esteja em falta com algum item da norma de avaliação você será notificado por e-mail e poderá enviar uma nova versão do arquivo da sua submissão, desde que o novo envio seja feito observando o prazo final de submissão. Ressaltamos que este novo envio só será possível se você enviar a sua submissão com antecedência em relação ao prazo final de submissão. Pois, experiências anteriores nos mostram que a maioria dos trabalhos são recebidos nos últimos dias, e o acúmulo de trabalho torna inviável o envio e avaliação de nova versão. Portanto, o seu trabalho pode ser rejeitado. Veja os detalhes deste procedimento no Passo 13, página 16 deste tutorial. Uma vez iniciada a submissão ela ficará salva em seu Perfil do SOAC e você poderá retornar posteriormente para fazer alguma alteração que julgar necessário. Contudo, após confirmar a submissão, alterações (no arquivo) não serão mais possíveis. Apenas quando liberadas pela Coordenação Geral. Alterações nos metadados ficam disponíveis até o seu documento ser encaminhado para um avaliador. 13
Caso após confirmar a submissão, você ainda queira fazer alguma alteração, você deve entrar em contato com o Coordenador Geral solicitando a liberação para envio de uma nova versão. Alternativamente, você pode iniciar uma nova submissão e após você concluir a nova submissão, comunique ao Coordenador para que a sua submissão anterior seja arquivada no SOAC. PASSO 13 SUBMISSÕES ATIVAS Caso deseje visualizar suas submissões, clique em Submissões Ativas. Na sua página de autor, todas as submissões ativas com o seu usuário estão listadas. Na tabela você consegue visualizar o ID da submissão, a data (no formato mês-dia) do envio, a abreviatura do GTT, os Autores, o Título e a situação na submissão no processo de avaliação. Nesta janela já está disponível o número ID da sua submissão. No nosso exemplo o ID é 4762. Guarde este número, pois o mesmo é importante no caso de você precisar entrar em contato com o Comitê Científico do Congresso, pois o ID facilita a localização da sua submissão. Clicando no título da sua submissão você tem acesso à seguinte página de resumo dos metadados da submissão. Clicando em Documento em avaliação você terá acesso a página de avaliação da sua submissão. Exibiremos a seguir exemplo das duas páginas. 14
Este é um modelo de página de resumo. Nesta página você tem acesso ao nome do Coordenador de GTT responsável por encaminhar a sua submissão aos avaliadores. Caso precise entrar em contato com ele pode fazer clicando no ícone cartinha ao lado do nome do Coordenador Geral. Veja indicação na imagem anterior. OBS: Ao enviar alguma mensagem a partir do SOAC, por favor, inclua na sua assinatura o seu endereço de e-mail verdadeiro. Pois, todas as mensagens enviadas a partir do SOAC são enviadas com um endereço padrão no cabeçalho. 15
Clicando em Avaliação no início da página você tem acesso as informações sobre a avaliação do seu trabalho. Veja a seguir. Esta página divide-se nas quatro seguintes partes: 1. Submissão - você tem o resumo da sua submissão e pode entrar em contato com o Coordenador Geral. 16
2. Avaliação - você tem informação sobre o processo de avaliação e quando disponível acesso ao parecer dos avaliadores. 3. Decisão do coordenador - você pode enviar alguma nova versão do seu trabalho quando solicitado pelo Coordenador do GTT. 4. Layout, se o seu trabalho for publicado você pode ter acesso ao documento da composição final e conferir quantos acesso ele teve a partir dos Anais do XVIII Conbrace/VConice. Caro autor, esperamos que este tutorial tenha sido útil no sentido de auxilia-lo a fazer corretamente o envio do seu trabalho para o XIX Conbrace / VI Conice. Caso ainda tenha alguma dúvida que não esteja respondida no tutorial, por favor, entre em contato a partir do e-mail congressos.cbce@gmail.com relatando a sua dúvida que teremos satisfação em poder auxiliar. Atenciosamente, Equipe do SOAC-CBCE Comissão Organizadora do XIX Conbrace / VI Conice 17