Universidade Federal de Santa Maria Centro de Tecnologia Programa de Educação Tutorial Sistemas de Informação TUTORIAL Por: Bruna Lusa Balbinot Émerson Pinto Homrich Jorge Fenner Josué Furlan Machado Leonardo Cancian Steffenello Otávio Bergmann Cassel Santa Maria, 2016
SUMÁRIO 1. O que é o Google Drive? 2 2. Iniciando a utilização 2 3. Criando uma conta no Gmail 3 4. Instalando o Drive (opcional) 4 5. Adicionando Documentos 5 6. Criação de Pastas 6 7. Compartilhando documentos e pastas 8 8. Documentos do Google 10 9. Planilhas do Google 14 10. Apresentações do Google 17 11. Formulários do Google 21 12. Outros aplicativos 26 13. Conclusão 30 14. Referências 31 1
O que é o Google Drive? O Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos, apresentado pelo Google em 24 de Abril de 2012. Abriga uma variedade de aplicações de produtividade úteis aos usuários, dentre as quais oferece a edição de documentos, folhas de cálculo, apresentações, compartilhamento de fotos, vídeos, arquivos, pastas e muito mais. Em questão de armazenamento, disponibiliza ao usuário 15 GB grátis de armazenamento inicial. Caso queira ampliar o espaço disponível, o usuário pode adquirir através da contratação de algum plano de pagamento mensal. O Google Drive baseia se no conceito de computação em nuvem, ou seja, o internauta poderá armazenar seus arquivos através deste serviço e acessá los a partir de qualquer computador ou dispositivo compatível, desde que conectados à Internet. Entretanto, a instalação de um aplicativo no PC permite a sincronização automática desse drive com uma pasta no computador. Ou seja, qualquer modificação realizada nesta pasta será atualizado também na nuvem. Desse modo, a versão mais recente sempre estará disponível. Também oferece um app para smartphones e tablets. Outra funcionalidade de destaque do Google Drive é o compartilhamento de arquivos. Inicialmente, os arquivos são visíveis só para o próprio usuário. Entretanto, é possível torná los públicos ou compartilhá los com pessoas específicas. Com o compartilhamento, há a possibilidade da pessoa ver, comentar ou editar arquivos do dono, dependendo da permissão concedida. Ao longo deste tutorial, serão mostradas as principais funcionalidades do Google Drive, de modo que o usuário possa tirar o máximo de proveito e explorá las com maior facilidade. Iniciando a utilização A fim de iniciar a utilização do Google Drive, basta acessar o site http://drive.google.com. Entretanto, para que você possa fazer upload ou criar seus arquivos próprios, deve inicialmente possuir uma conta integrada do Google. Caso 2
não ainda possua, o próximo tópico ensinará como criar gratuitamente uma conta no Gmail. A partir disto, será possível acessar aos serviços oferecidos pelo Google. Figura 1 Página inicial do Google Drive Criando uma conta no Gmail Para criar uma conta no Gmail, será necessário acessar o site www.google.com/gmail. Ao acessar esta página, será exibido uma campo para realização do login do usuário. Caso deseje criar uma conta, clique em, na parte inferior da página. Após isto, você será redirecionado para uma nova página, como mostrado na figura 2, na qual deverá realizar um cadastro, preenchendo todos os campos solicitados. Após isto, com um único nome de usuário e senha, você terá acessar a todos os benefícios que são ofertados pelo Google. 3
Figura 2 Criando sua conta no Google Instalando o Drive (opcional) Uma funcionalidade opcional que o Google oferece é a instalação do drive no seu computador, smartphone ou tablet. Desta forma, é possível manter os arquivos em maior segurança e acessá los facilmente em qualquer lugar. Após criar a conta e ter acesso ao drive, é possível que você instale o diretamente em seu computador ou dispositivo escolhido. Para isto, acesse sua página inicial do drive, e clique em no canto superior direito da tela, após em. Você será redirecionado a outra página, na qual deve clicar em e escolher a opção de download desejada (PC ou dispositivo Android ou Iphone e Ipad). Abrirá uma caixa, para que você leia e aceite os Termos de Serviços do Google Drive. Se deseja continuar, clique em e o download iniciará. Após a realização do download do arquivo, e necessário realizar a instalação do mesmo. Para isto, registre se informando seu login e senha. Depois, será 4
necessário configurar o Google Drive, clicando em, para passar pelas etapas, até chegar em. Pronto, agora você terá uma pasta do Google Drive no seu computador ou dispositivo, na qual os arquivos ficarão sincronizados. Ou seja, qualquer alteração em seus arquivos será atualizada também na nuvem. Desse modo, a versão mais recente sempre estará disponível para você. Adicionando Documentos Conta criada, é hora de começar a utilizar o drive. A adição de arquivos no seu drive pode ser via criação de documentos Google ou upload. Para fazer o upload de arquivos, você pode simplesmente arrastar o(s) arquivo(s), como se estivesse movendo arquivos no seu computador, conforme mostra a figura 3. Figura 3: Soltando arquivos no drive O upload também pode ser feito pela forma convencional, com as caixas de diálogo do sistema. Para tal, basta clicar em no menu lateral esquerdo, e em seguida em Upload de arquivo ou Fazer o upload de arquivos, 5
respectivamente. Em seguida, será aberta uma janela do sistema operacional para que você busque e selecione os arquivos desejados. Figura 4 Outras formas de realizar o upload Outra forma de adicionar arquivos ao drive é pela criação de documentos Google (documentos, planilhas, apresentações, formulários, entre outros). Você pode criar os documentos pelo Google Docs ou utilizando as opções dos menus exibidos na figura 4. Criação de Pastas Pastas são uma boa forma de organizar os seus arquivos, e o Google Drive também oferece essa funcionalidade. Para criar uma pasta, clique em no menu lateral esquerdo ou clique com o botão direito em qualquer lugar vazio no espaço onde são exibidos os arquivos, e em seguida em /, respectivamente. Insira o nome da pasta na janela que se abrirá e clique em. 6
Figura 5 Criando uma pasta Para adicionar arquivos à pasta, você pode acessá la e criar/fazer upload dentro da mesma ou mover os arquivos para dentro dela. Para mover arquivos, você pode simplesmente selecionar e arrastar os arquivos desejados até a pasta de destino. Figura 6 Movendo arquivos Outra forma de mover arquivos é utilizando os menus. Clique com o botão direito sobre o arquivo que deseja mover, e depois em abrir, selecione a pasta de destino e clique em. Na janela que ou crie uma nova clicando em. 7
Figura 7 Movendo arquivos através dos menus Compartilhando documentos e pastas O Google Drive permite que o usuário compartilhe arquivos e pastas, de forma que outras pessoas possam visualizá los, comentá los e editá los. Todas as alterações realizadas em um documento podem ser vistas em tempo real pelas pessoas com quem ele foi compartilhado. Vale ressaltar que no caso de pastas, as configurações de compartilhamento abrangerão todos os arquivos dentro dela. Para compartilhar, clique com o botão direito sobre o arquivo ou pasta desejado e em seguida clique em, ou clique em no canto superior direito da tela. Será aberta uma janela onde você poderá inserir os e mails com que gostaria de compartilhar o arquivo, definir o tipo de permissão (se poderá editar, visualizar ou comentar o arquivo), bem como inserir uma mensagem. 8
Figura 8 Compartilhando um arquivo Caso deseje compartilhar o arquivo com diversas pessoas, cada uma com uma permissão diferente, além de definir quem pode acessar com o link, entre outras funções, clique em. A janela será expandida como na figura 9. Figura 9 Opções avançadas de compartilhamento Nesta janela, você poderá editar individualmente a permissão de cada usuário que já possui acesso ao arquivo, repassar a propriedade do documento, 9
editar a permissão dos usuários com quem compartilhará, bloquear download, cópia e impressão dos documentos, entre outras funcionalidades. Você também pode restringir o compartilhamento por links, clicando em. Uma nova janela será aberta, como demostra a figura 10, com três opções de compartilhamento: Ativado Público na Web: qualquer pessoa pode pesquisar e acessar o arquivo, sem a necessidade de login; Ativado Qualquer pessoa com o link: qualquer pessoa pode acessar o documento através do link, sem a necessidade de login; Desativado Pessoas específicas: somente você e as pessoas com quem você compartilhou o arquivo podem acessar o arquivo. Figura 10 Opções de compartilhamento Documentos do Google Também é possível criar, compartilhar e editar documentos de texto pelo Google Drive. Para criar um documento você deve, depois de já ter realizado o login no gmail e acessado o drive, clicar no botão novo que se encontra no canto superior esquerdo da página e logo em seguida em Documentos google, como mostra a figura 11. 10
Figura 11 Criar um novo documento Depois de feito isso, abrirá uma nova aba no seu navegador, e nela aparecerá um novo documento em branco. Você pode nomear o seu documento, dessa forma ficará mais fácil e prático procurá lo no seu drive. Para isso clique em, ele se encontra no canto superior esquerdo. Agora digite o nome que você deseja para o seu documento. O google disponibiliza uma barra menu para que seja possível formatar texto, imagens, tabelas etc. Ela se encontra na parte superior da janela, destacada na figura 12. Figura 12 Barra menu 11
O Google Drive permite que os documentos recém criados também sejam compartilhados. Para compartilhá los, clique em no canto superior direito. Logo em seguida abrirá uma janela para inserir nomes ou e mails de quem você deseja que tenha acesso ao documento. Figura 13 Compartilhar documento Para editar permissões do compartilhamento clique em e escolha entre as opções aquela que você deseja. Ainda, é possível adicionar alguns complementos que não vem instalados por default. Os complementos servem para adicionar funcionalidades, como por exemplo inserir gráficos. Para instalá los clique em Complementos, que se encontra na barra menu mostrada na figura 12. No menu que abrir, clique em instalar complementos. Escolha o qual você deseja instalar e clique em cima, depois clique no botão que se encontra no canto superior direito da janela que se abrirá. O drive pedirá algumas permissões para instalar o complemento, se aceitar, clique em aceitar no canto inferior direito. 12
Figura 14 Instalação do complemento Depois de aceitar você terá instalado o complemento selecionado. Para acessá lo e usá lo clique novamente em Complementos, coloque o mouse em cima do complemento instalado, com o mouse ainda em cima aparecerá um submenu com ações possíveis para cada complemento, clique na ação desejada. Como mostrado na figura 15. Figura 15 Documento no Google Drive Para fazer o download do documento que está no Google Drive, clique em Arquivo, situado no canto superior esquerdo, coloque o mouse sobre a opção 13
fazer download como e depois clique no formato que você deseja ter em seu computador. A figura 16 demonstra com clareza. Figura 16 Realizar download Planilhas do Google Para criar uma planilha do google, você deve clicar no botão novo e em seguida planilhas google, como mostra a figura 17. 14
Figura 17 Nova planilha Você pode nomear o seu documento, dessa forma ficará mais fácil e prático procurá lo no seu drive. Para isso clique em, ele se encontra no canto superior esquerdo. Agora, digite o nome que você deseja para o seu documento. O google disponibiliza uma barra para que você possa formatar sua planilha, como mesclar células, colorir célula, tamanho e fonte do texto, etc. Ela é destacada na figura 18. Figura 18 Barra menu 15
O Google Drive permite que as planilhas recém criadas sejam compartilhadas na própria janela do arquivo, para isso clique em no canto superior direito. Logo em seguida, abrirá uma janela para inserir nomes ou e mails de quem você deseja que tenha acesso a planilha. Figura 19 Opções de compartilhamento Para editar permissões do compartilhamento clique em e escolha entre as opções aquela que você deseja. Para fazer o download da planilha que está no Google Drive, clique em Arquivo, situado no canto superior esquerdo, coloque o mouse sobre a opção fazer download como e depois clique no formato que você deseja ter em seu computador. 16
Figura 20 Realizar download Apresentações do Google O google também oferece a possibilidade de trabalhar com apresentações de slides. Elas geralmente servem para expor assuntos, trabalhos, discussões, etc. Para criar uma apresentação clique em novo e depois em Apresentações google. 17
Figura 21 Nova apresentação Logo em seguida abrirá uma nova aba no seu navegador em que aparecerá uma tela para a escolha de um tema para a sua apresentação, conforme a figura 22. Figura 22 Temas disponíveis Selecione o tema e clique em OK. Após ter feito isso, você já poderá começar a editar sua apresentação. Por padrão, a apresentação começa com um único slide, mas você pode adicionar mais slides no canto superior esquerdo, conforme a figura 23. 18
Figura 23 Adição de novos slides Escolha o tipo de slide que deseja adicionar e clique em cima dele, você verá que ele foi adicionado a sua apresentação no lado esquerdo da tela. Figura 24 Para compartilhar a sua apresentação clique em no canto superior direito. Logo em seguida, abrirá uma janela para inserir nomes ou e mails de quem você deseja que tenha acesso a planilha. 19
Figura 25 Opções de compartilhamento Para editar permissões de compartilhamento clique em e escolha entre as opções aquela que você deseja. Você pode dar um nome identificador para seu arquivo de apresentação, para isso clique em, ele se encontra no canto superior esquerdo. Agora digite o nome que você deseja para o seu documento. Para fazer o download da apresentação para uma pasta em seu computador, coloque o mouse sobre a opção fazer download como e depois clique em qual formato que você deseja realizar o download. 20
Figura 26 Realizar download Para visualizar sua apresentação você pode usar o atalho do teclado Ctrl+Shift+F5. Formulários do Google Os formulários do google são ferramentas interessantíssimas, com eles você pode realizar pesquisas, registro e controle das atividades de organizações. Para criar um formulário clique em no canto superior esquerdo. Depois coloque o mouse sobre o submenu e quando aparecer o segundo submenu clique em. 21
Logo em seguida, irá abrir a aba em que você editará todas as configurações e perguntas do seu formulário. Para começar, selecione algumas configurações que aparecem na parte superior da janela que acabou de abrir, demostrada na figura 27. Figura 27 Configurações do formulário Depois disso, dê um nome e descrição para seu formulário. Figura 28 Nome e descrição do formulário Depois de alguma configurações iniciais, você já pode editar as perguntas do seu formulário. Por padrão, quando você cria um formulário, o google já abre as configurações da primeira pergunta. Para alterar o título da pergunta e o texto de ajuda, edite os seguintes campos: Figura 29 Inserir a primeira pergunta no formulário Você pode escolher qual o tipo de resposta que você deseja para a sua pergunta. Para isso clique em: 22
Figura 30 Tipo de pergunta Após isso irá aparecer o seguinte submenu: Figura 31 Opções disponíveis para os tipos de perguntas Selecione o tipo desejado. Os principais tipos são: Texto: A pessoa que responder seu formulários escreverá um texto como resposta para a sua pergunta. Parágrafo: Essa opção é semelhante a opcão anterior, a diferença é que essa permite uma resposta mais longa. Múltipla escolha: Nesse tipo de resposta, quem for responder vai escolher uma opção entre as que você adicionou. Você pode adicionar quantas opções desejar, para adicionar deve clicar em e digitar a opção resposta. Caixas de seleção: Essa opção difere da anterior pois ela permite mais de uma resposta, ou seja, o usuário pode selecionar quantas respostas quiser. 23
Escolha de uma lista: Esse tipo de resposta permite escolher uma opção dentre uma lista de opções. Esse tipo é comumente utilizado para escolha de país, estado, etc. Escala: Essa opção é muito utilizada em avaliações, geralmente usado para dar notas entre escalas, como por exemplo de 1 até 5. Para marcar sua pergunta como obrigatória selecione a seguinte opção: Para concluir as edições da sua pergunta clique em. Se você desejar adicionar mais uma pergunta ao seu formulário clique em e selecione o tipo de pergunta que você deseja acrescentar, depois disso faça todas as configurações explicadas anteriormente. Para alterar o tema do seu formulário clique em Alterar tema no canto superior esquerdo e abrirá a seguinte página, demostrada na figura 32. Figura 32 Temas para o formulário Escolha um tema de sua preferência no lado direito da página. Quando estiver escolhido clique em Editar perguntas localizado no canto superior esquerdo para voltar para a página anterior. 24
No final da página você encontrará seguintes configurações de página de confirmação, conforme a figura 33. Figura 33 Opções para a página de confirmações de resposta Selecione as configurações desejadas e clique em enviar formulário. Então, aparecerá a seguinte janela, como na figura 34. Figura 34 Opções de compartilhamento Nessa janela, selecionando a opção URL curto, você consegue copiar o link curto para acessar o seu formulário publicado na internet e disponível para os 25
usuários responderem. Se você inserir e mails no campo Enviar formulário por e mail, o google enviará um e mail para cada endereço de e mail convidando para responder seu formulário. Após essas ultimas configurações, clique em Concluído. As repostas do seu formulário ficarão armazenados numa planilha no seu drive, geralmente essa planilha tem o mesmo nome do formulário com a adição da palavra: (respostas). (Exemplo, formulário com o nome : Tutorial google drive, teria a planilha de respostas com o nome: Tutorial google drive(respostas) ). Outros aplicativos O Google Drive oferece muitos aplicativos para complementar o uso da ferramenta. Para saber quais aplicativos você tem disponíveis, basta clicar em e em seguida em Configurações, abrirá uma janela como mostra a figura 35. Figura 35 Configurações Em Gerenciar aplicativos será mostrado todos os aplicativos que estão a sua disposição, nessa janela ainda é possível marcar ele como padrão. Acessando o botão opções podemos visualizar a página do aplicativo, nesta constam mais informações e comentários de outros usuários. 26
Figura 36 Tela de detalhes do Google Docs Para instalar um aplicativo e conectá lo no seu Drive é muito simples, basta clicar em e ir em configurações e depois em Gerenciar aplicativos e na parte superior da janela clicar em Conectar mais aplicativos, após isso ira abrir a janela demonstrada na figura 37. Figura 37 Janela de aplicativos disponiveis 27
Nessa janela, mostra todos os aplicativos disponíveis, sendo possível fazer buscas pelo nome dos aplicativos ou por categorias usando o botão de seleção do canto esquerdo da página, como mostra a figura 38. Figura 38 Busca por categorias Quando você achar o aplicativo que deseja usar e conectar a sua conta no Drive, basta você posicionar o mouse em cima dele que aparecerá um botão como mostra a figura a 39: Figura 39 Botão conectar 28
Clicando no botão você vai vincular o aplicativo a sua conta, após abrirá a seguinte página confirmando que o aplicativo está conectado ao Google Drive. Figura 40 Janela de confirmação Os aplicativos que você já esta usando serão destacado com check no canto esquerdo superior como mostra a figura 41. Figura 41 Check confirmando que o aplicativo já esta instalado 29
Conclusão O Google Drive é uma ótima ferramenta de edição de diferentes tipos de arquivos, permitindo que o usuário compartilhe esses arquivos com diferentes usuários que podem editar, compartilhar e comentar dependendo da permissão que tiver. Com um espaço inicial de 15 GB, permite que o usuário tenha uma ótima experiência em usar o Google Drive, mas mesmo se o espaço inicial for pequeno o usuário ainda pode adquirir mais espaço comprando pacotes com espaço extra. Para facilitar o uso ainda são disponibilizados diversos aplicativos que complementam as ferramentas do Google Drive, além disso, ainda disponibiliza um aplicativo para download onde o usuário pode usar em seu próprio computador facilitando ainda mais a produtividade. Com o que foi apresentado nesse tutorial é possível aprender as funcionalidades do Google Drive, pois o mesmo é de fácil uso e muito intuitivo, pois sua interface é muito parecida com outros editores já conhecidos pelos usuários. 30
Referências 1 Google Drive: https://www.google.com/intl/pt BR/drive/ 2 Download do Google Drive: https://www.google.com/intl/pt BR/drive/download/ 3 Central de Ajuda dos Editores de Documentos Google: https://support.google.com/docs/?hl=pt BR&p#topic=2811805 31
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