I - DADOS GERAIS: NOME DA EMPRESA TELEFONE FAX E-MAIL ENDEREÇO NOME DO TITULAR DA EMPRESA CIDADE / ESTADO TEL. CELULAR GERENTE / COORDENADOR RESPONSÁVEL PELO EVENTO TELEFONE CELULAR II - XXXIV CONGRESSO BRASILEIRO DE PSIQUIA TRIA: DESCRITIVO TÉCNICO/PARÂMETROS E ESTIMATIVAS TÉCNICAS PARA APRESENTAÇÃ O DE PROPOSTA COMERCIAL: 1. DESCRITIVO GERAL DO EVENTO: Local do Evento: Transamerica Expo Center Av. Doutor Mário Vilas Boas Rodrigues, 387 Santo Amaro - SP CEP: 04757-020. Data do Evento: 16 a 19 de novembro de 2016 Data da Exposição Paralela: 16 a 19 de novembro de 2016 Horário de Funcionamento da Secretaria de Inscrição: - 15 de novembro: Início do atendimento na Secretaria de Inscrições, de 15h às 19h - 16 de novembro: de 7h30min às 18h30min; - 17 e 18 de novembro: de 8h às 18h30min; - 19 de novembro: de 8h às 12h. Horários de Atividades Científicas: - 16 de novembro: de 10h às 19h; - 17 e 18 de novembro: de 9h30min às 19h; - 19 de novembro: de 9h30min às 14h. Inscrições/Credenciamento de Pré Inscritos: Acesso Foyer F - Novos Inscritos - Acesso Foyer G Pré-Inscritos - Salão de Exposição A Pré-Inscritos) 9
2. DATAS DE MONTA GEM, REALIZAÇÃO E DESMONTA GEM DO XXXIV CBP: Halls A,F,G e Mezanino I e IIno Pavimento Superior do Transamerica Expo Center: Montagem de 12 a 15 de novembro de 2016; Realização de 16 a 19 de novembro de 2016; Desmontagem dia 20 de novembro de 2016, a partir da 14h, e 21 de novembro de 2016. III MEMORIAL DESCRITIVO: ESPECIFICAÇÕES E ESTIMATIVAS TÉCNICAS PARA ELABORAÇÃO DA PROPOSTA COMERCIAL: Os diferentes serviços de A e B a serem realizadas no Transamerica Expo Center durante a implantação do XXXIV CBP foram divididas em BLOCOS. As empresas concorrentes poderão enviar propostas para todos os BLOCOS relacionados no ANEXO II ou para apenas algum(ns) dos BLOCOS, a seu critério, de acordo com o seu portfólio e com a sua expertise na área. 1. BLOCO I: Serviços de A&B no centro de convenções institucionais à organizadora e promotora do evento a) Atendimento Sala VIP Data: 16, 17, 18 e 19 de novembro. Descrição: coquetel volante dia inteiro, durante todo o período do congresso. Quantidade de pessoas ao dia: 100. garçom full time. b) Serviços Coffee Break: Data: 16, 17, 18 manhã e tarde e 19 de novembro apenas manhã. Descrição: Serviço de Coffee Break servido duas vezes ao dia. Horário: Manhã 10h / Tarde 16h Locais abaixo: B.1) Gerencia Geral Descrição: coquetel volante dia inteiro, durante todo o período do congresso. Quantidade de pessoas ao dia: 08. garçom full time. B.2) Equipe técnica - cerca de 50 pessoas dividas conforme abaixo: B.2.1) Assessoria de Comunicação 06 pessoas por período B.2.2) Secretária Científica 06 pessoas por período B.2.3) Secretaria executiva do evento - 06 pessoas por período B.2.4) Comercial - 04 pessoas por período B.2.5) Estande ABP 10 pessoas por período B.2.6) Secretaria Inscrições 10 pessoas por período 10
c) Sala de Imprensa Data: 16, 17, 18 manhã e tarde e 19 de novembro apenas manhã. Descrição: Serviço de coffee break servido duas vezes ao dia. Horário: Manhã 11h Tarde 16h Quantidade de pessoas: 15 Enviar no mínimo duas e no máximo três opções de cardápio para os itens a, b e c. Lembrando que o cardápio da manhã deve ser diferente do da tarde. 2. BLOCO II Solenidade de Abertura Data: 16 de novembro de 2016. >Local: Hall F do Transamerica Expo Center. Horário: 21h30min Descrição: Coquetel Volante. A solenidade tem início às 19h30min em plenária para 1.200 pessoas montadas nos Aud 1/8/2. O coquetel tem início ao término da cerimônia (por volta de 21h / 21h30) e terá duração de 60 a 90 minutos. Quantidade de pessoas: 1400 Enviar no mínimo duas e no máximo três opções de cardápio; Especificar quais bebidas estão inclusas no custo por pessoa do coquetel; Enviar orçamento de bebidas alcoólicas à parte: caipirinha e espumante nacional. 3. BLOCO III Homenagem 50 anos da ABP Data: 17 de novembro de 2016. >Local: a Definir Horário: 20h30min 11
Descrição: Coquetel Volante. A solenidade tem início às 19h30min em plenária para 1.800 à 2.000 pessoas O coquetel tem início ao término da cerimônia (por volta de 20:30h/21h00) e terá duração de 60 a 90 minutos. Quantidade de pessoas: 1800 Enviar no mínimo duas e no máximo três opções de cardápio; Especificar quais bebidas estão inclusas no custo por pessoa do coquetel; Enviar orçamento de bebidas alcoólicas à parte: caipirinha e espumante nacional. 4. BLOCO IV Serviço de Almoço aos congressistas Restaurante (conforme planta anexa) Data: 16 à 19 de novembro Horário: 11:30 às 15:00 Local: Transamerica Expo Center Hall A Descrição: Montagem de um espaço para restaurante na área do centro de convenções, área de 268 m² (aprox. 26X10). Tenda / Praça de Alimentação junto ao Hall A. Para atender aos congressistas no período do almoço. De acordo com o espaço a ser utilizado, a empresa deve fazer uma estimativa de mesas/cadeiras, montagem de toda a estrutura; De acordo com essa estimativa, a empresa deve informar uma média de quantidade de pessoas/hora que terá capacidade de atender com qualidade; Se será empratado, valor fechado de Buffet ou a KG; Se o valor inclui alguma sobremesa ou bebida, caso não listar os valores na proposta; Opções do cardápio por dia mínimo duas e no máximo três sugestões. A empresa candidata fica responsável pelos custos da montagem e desmontagem da Estrutura do Restaurante no Hall A do Transamerica Expo Center. 5. BLOCO V Jantar delegados Data: dia 04/11/2016 12
Horário: 20h Local: a empresa interessada em participar deste bloco da concorrência deverá indicar o local para sua realização. Descrição: jantar de um grupo em um restaurante local Quantidade de Pessoas: 200 pessoas Enviar no mínimo duas opções de cardápio; Especificar quais bebidas estão inclusas no custo por pessoa; Enviar orçamento de bebidas alcoólicas à parte; Caso a empresa se interesse pelos blocos IV e V, nossa sugestão é que os locais dos jantares sejam distintos, cada dia em um local diferente do outro. 6. BLOCO VI Jantar Institucional Data: dia 03/11/2016 Horário: 20h Local: a empresa interessada em participar deste bloco da concorrência deverá indicar o local para sua realização. Descrição: jantar de um grupo em um restaurante local Quantidade de pessoas: 90 pessoas Welcome cocktail Enviar no mínimo duas opções de cardápio; Especificar quais bebidas estão inclusas no custo por pessoa; Enviar orçamento de bebidas alcoólicas à parte; Caso a empresa se interesse pelos blocos IV e V, nossa sugestão é que os locais dos jantares sejam distintos, cada dia em um local diferente do outro. 7. BLOCO VII 13
Jantar Institucional Data: dia 03/11/2016 Horário: 20h Local: a empresa interessada em participar deste bloco da concorrência deverá indicar o local para sua realização. Descrição: jantar de um grupo em um restaurante local Quantidade de pessoas: 90 pessoas Welcome cocktail Enviar no mínimo duas opções de cardápio; Especificar quais bebidas estão inclusas no custo por pessoa; Enviar orçamento de bebidas alcoólicas à parte; Caso a empresa se interesse pelos blocos IV e V, nossa sugestão é que os locais dos jantares sejam distintos, cada dia em um local diferente do outro. Atenção: A empresa contratada deverá apresentar propostas de contrapartidas financeiras, bem como as cortesias citadas abaixo: Montagem de toda a estrutura para o restaurante/ praça de alimentação (BLOCO III); Refeições para os funcionários da ABP durante a realização do Congresso, de 16 a 19 de Novembro 40 almoços/dia 14