Fábio Vieira fabio@menvie.com.br http://br.linkedin.com/in/fabiovieiramenvie Como realizar uma avaliação com sucesso....passo a passo. Todo bom desempenho começa com objetivos claros Ken Blanchard O início As grandes empresas de sucesso no mercado, jamais deixam de ter ferramentas que as auxiliem nos processos fundamentais do seu desenvolvimento, e uma das ferramentas mais utilizadas para seu sucesso, sem dúvida alguma é a Avaliação de Desempenho. Esta é a ferramenta ideal para tratar de motivação com seus colaboradres e permitir o claro direcionamento das estratégias da empresa. Veja alguns dos benefícios da avaliação de desempenho: As estratégicas e missão da empresa são passadas de forma direta e transparente, tornando-se conhecidas por todos. Os treinamentos podem ser baseados em necessidades reais. O avaliado pode conhecer seu verdadeiro potencial. O avaliador e avaliado podem ter um tempo de acertar e ajustar os pontos com transparência. O avaliador pode definir com o avaliado uma estratégia clara para sua área. Mostra ao colaborador o interesse da empresa em valorizar seus pontos fortes e desenvolver e melhorar os pontos fracos. Evita demissões injustas. Fortalece o autodesenvolvimento. Com um plano estratégico, aumenta a produção dos colaboradores e empresa. Melhora a comunicação entre a empresa, o gestor e o subordinado. Se aplicada de forma séria, torna um amplo e aceitável canal de comunicação e gestão para toda empresa. Identifica os melhores talentos da empresa e do setor. Serve como base para premiações, bônus e outros itens baseados em méritos. Tendo conhecimento de todos os benefícios que uma avaliação de desempenho pode trazer, é importante lembrar que ela será um sucesso se for realizada por pessoas comprometidas, e se
feita de forma organizada, e para isso, é preciso também definir quem é quem em uma avaliação de desempenho: Avaliador é o gestor, supervisor ou qualquer outra pessoa que esteja em um nível hierárquico superior, mas em casos de avaliação 360º, pode ser o par que está em mesmo nível do seu avaliado, ou também no caso de uma autoavaliação, onde o colaborador é o avaliador de si mesmo. Avaliado é o subordinado que receberá as orientações através da avaliação, de como está o seu desempenho frente ao que a empresa espera para o seu cargo. O avaliado pode também ser o avaliado de si mesmo quando fizer a autoavaliação. Comitê ou grupo de coordenação da avaliação de desempenho é o responsável por gerenciar todo processo, desde a definição das datas, treinamentos sobre os processos, ajustes de incoerências, até a colheita/tabulação dos resultados e o treinamento sobre como fornecer feedback aos participantes, tudo baseado na visão estratégica da empresa e sendo definido juntamente com os gestores das demais áreas. É preciso que toda essa engrenagem funcione muito bem! Colaborador Gestor de Área Recursos Humanos Porém, antes de tudo, é preciso compreender que o objetivo de uma avaliação é saber como é o desempenho do colaborador dentro das competências que o cargo dele possui. Mas o que é uma competência? Uma competência é um conjunto de habilidades, atitudes e conhecimentos, e dentro de uma avaliação, é a forma de mensurar se o colaborador atinge a competência dentro do cargo que está inserido. Sendo assim, é preciso entender a avaliação como um processo, e não como um evento, necessitando de planejamento e atitudes a serem tomadas, e desta forma, incluímos alguns
passos importantes para dar início a sua avaliação (seja ela 90º, 180º, 360º ou outro formato), sabendo que podem ser incluídos mais passos conforme suas necessidades. Passo 1 Definindo a missão dos cargos: É preciso definir de forma clara a missão de cada cargo em sua empresa, pois somente assim os avaliadores e os próprios avaliados saberão medir se estão se enquadrando corretamente dentro do mesmo, incluindo se está fazendo com desempenho esperado ou não. Uma forma de fazer este levantamento da missão do cargo é fazer o preenchimento de uma tabela (caso não possua um sistema que o faça) juntamente com o gestor da área. É a chamada Descrição de Cargos, que faremos da forma mais simples e básica. Veja um exemplo básico de descrição: Deixaremos esta tabela mais completa conforme avançarmos neste manual. Descrição de Cargos Cargo: Missão do Cargo: Quando pensamos em cargo pensamos em missão do cargo, pensamos também em quais as atribuições do mesmo. Quando você trabalha em uma empresa e assume um cargo x você logo pergunta: Qual é o meu trabalho? O que eu faço? O que realmente importa nele? Passo 2 Definindo atribuições para os cargos: De posse da real missão de cada cargo, será possível definir com o gestor da área, ou diretor, quais as atribuições que a empresa necessita para cada cargo. Não custa nada lembrar que as atribuições precisam necessariamente estar de acordo com a visão e missão da empresa, senão ficará destoante com a estratégia da mesma. Veja como fica nossa tabela: Descrição de Cargos Cargo:
Missão do Cargo: Atribuições e Responsabilidade do Cargo: Este item será muito importante para definirmos mais adiante quais serão os objetivos da avaliação para cada cargo. Passo 3 Definindo o método de avaliação: O método da avaliação é muito importante, pois determinará: Como será o feedback e entrega dos resultados para o colaborador. Quantas pessoas participarão da avaliação de desempenho. Quantos colaboradores serão avaliados e por quem serão avaliados. Os métodos abaixo são os mais comuns aplicados (existem algumas variáveis dependendo da empresa e necessidades), e geralmente a autoavaliação tem sido item obrigatório e de ótimo bom senso se aplicada a qualquer um dos métodos, pois permite uma participação do colaborador no processo e tende a tornar mais justa a avaliação: Avaliação pelo superior imediato (180º) Este é o tipo mais comum de avaliação em empresas de pequenos e médios portes, onde o superior direto avalia o desempenho do avaliado ou avaliados e os mesmos realizam sua autoavaliação. Após isso, cada avaliado é chamado para receber os resultados através de uma reunião de feedback (ou consenso) com o gestor / superior imediato. Benefícios: por existir apenas um avaliador no feedback, fica mais fácil o entendimento entre superior e subordinado. Ponto fraco: pode haver insatisfação do subordinado ao entender que foi direcionado somente pelo seu único supervisor. A solução para tal é o bom senso e orientação do RH para o superior imediato, afim de que o mesmo seja justo e saiba comunicar o que realmente importa para o bem do colaborador e empresa. Superior Imediato Autoavaliação
Avaliação 360º É uma forma mais complexa de avaliação, que exige muito mais da equipe, porém, na maioria dos casos apresenta bons resultados, visto que a visão da avaliação é mais completa, não dependendo apenas de um único avaliador. O avaliado recebe respostas de avaliação do superior imediato, dos seus pares em mesmo nível hierárquico e também dos seus subordinados, além de realizar sua própria autoavaliação. Benefícios: os avaliados possuem a vantagem de ter várias visões sobre seu trabalho e comportamento, tendo feedback não somente de uma única avaliação, mas de vários, tornando-a mais abrangente possível e sendo mais aceita por quem recebe os resultados. Ponto fraco: se não for feita de forma isenta, pode gerar atritos entre toda equipe e desconforto até que outra avaliação seja realizada. Para solucionar tal problema, é preciso treinamento de toda equipe e conscientização em massa do profissionalismo e bom senso que devem ter ao efetuar a avaliação de desempenho. Não existe lugar para revanches... Superior Imediato Fornecedores Autoavaliação Pares Subordinados Passo 4 Mapeando as competências do cargo: Tendo definido os todos os itens para montagem de uma avaliação de desempenho, resta agora sabermos quais serão as questões feitas para cada cargo ou colaborador ou até mesmo grupo de colaboradores. O mais importante, e em primeiro lugar, deve-se entender qual a vocação, missão, visão e estratégia da empresa, pois sem isso, a avaliação ficará fora de foco e o objetivo da avalição ficará sem sentido.
Um exemplo claro de como obter sucesso é fazer como o Grupo Localfrio: definir bem a sua direção estratégica. Em seu site já é claro isso: Com sua filosofia baseada no trabalho, na expansão das fronteiras e na valorização do cliente, se tornou sinônimo de competência, credibilidade, segurança e confiabilidade. Uma empresa pronta para crescer cada vez mais. Sendo assim, as competências serão baseadas em: Competência competente tecnicamente para desempenhar seu papel. Credibilidade cumprimento do que propõem aos clientes, fornecedores e colaboradores. Segurança torna segura sua operação de forma financeira e de produtos. Confiabilidade Possui qualidade e entrega a mesma qualidade prometida. Entendendo o exemplo acima e fazendo semelhante com a sua empresa, agora fica mais fácil definir os objetivos, que geralmente, mas não obrigatoriamente, são definidos em três tópicos: Objetivos técnicos: o Os conhecimentos técnicos e habilidades desejadas para exercer a função. Objetivos estratégicos o É a forma como os conhecimentos devem ser aplicados no cargo e no negócio. Objetivos comportamentais o É a forma que a empresa deseja que o colaborador interaja com outros cargos e colegas. Desta forma, basta agora formular as questões. Sabendo quais são os objetivos (Técnicos, Comportamentais e Estratégicos), basta formular as questões baseadas nas competências desejadas. Descrição de Cargos Cargo: Autoavaliação: ()S ()N Data Última revisão Missão do Cargo: Atribuições e Responsabilidade do Cargo: Competências do cargo: Exemplo de competência Técnica: o Possui certificado técnico para atuar em sua área de ação. Exemplo de competência Comportamental:
o Habilidade no trabalho em equipe e bom relacionamento com colegas. Exemplo de competência Estratégica: o Possui foco em resultados. Em geral, apesar das diferenças de consenso entre administradores, é preferível que uma avaliação tenha o seguinte formato: Nome da competência: Ex. Trabalho em equipe. Conceito ou Descrição da Competência: Ex. Possui habilidade interpessoal. Requisitos da Competência: Ex. Divide conhecimentos e experiência (Não atende, Atende parcialmente, Atende o esperado, Supera o esperado). Para entender melhor, veja um exemplo através do software www.softwareavaliacao.com.br: Nessa etapa também é preciso definir qual a escala a ser utilizada para avaliação. Aconselhamos usar a escala comportamental, por ser mais fácil o entendimento, tanto no feedback do avaliado, quanto no momento da avaliação pelo avaliador. O mais comum atualmente é usar uma escala de 1-4, mas muitas empresas podem ir até de 1-10, e nomeando o comportamente da métrica na escala. Veja um exemplo:
Veja também um modelo curto do Formulário de Avaliação com três competências, sendo que o ideal é ter até doze competências no máximo e no mínimo três: Questionário Área Operacional Pontualidade Cumpre normas Trabalho em equipe Chega no horário e cumpre os horários estipulados pela empresa, além de respeitar o cronograma do setor no atendimento às solicitações de serviços. Cumpre as orientações da empresa quanto à manutenção dos equipamentos sem submetêlos a pessoas não autorizadas para a realização de consertos. Dividem conhecimentos, experiências e contribui ativamente para o esforço da equipe evitando sobrecarregar colegas. Passo 5 Definindo os avaliadores e avaliados: É preciso agora definir quem serão os avaliadores e avaliados neste processo, e isso dependerá diretamente do método de avaliação que escolheu. De posse das tabelas anteriores que construímos, segue aqui mais completa a tabela de Descrição de Cargos e o Formulário de Avaliação: Descrição de Cargos Cargo: Subordinados Superior imediato Autoavaliação: ()S ()N Missão do Cargo: Atribuições e Responsabilidade do Cargo: Competências do cargo Data Última revisão Por fim, fica simples completar seu Formulário de Avaliação. Definimos mais uma tabela simples, agora com as competências tabuladas, inserimos o avaliador e avaliados, e distribuímos a mesma para os avaliadores (caso não possua um sistema informatizado), que terão data específica para entregar novamente ao RH, onde os resultados serão analisados e mensurados. Veja o exemplo completo e preenchido do Formulário de Avaliação: Questionário Área Operacional Pontualidade Cumpre normas Trabalho em equipe Chega no horário e cumpre os horários estipulados pela empresa, além de respeitar o cronograma do setor no atendimento às solicitações de serviços. Cumpre as orientações da empresa quanto à manutenção dos equipamentos sem submetêlos a pessoas não autorizadas para a realização de consertos. Dividem conhecimentos, experiências e contribui ativamente para o esforço da equipe
evitando sobrecarregar colegas. Data de entrega: 19/11/2013 AVALIADOR: FABIO VIEIRA Competências (responda de 1 a 4) Participantes Pontualidade Cumpre normas Trabalho em equipe 1 Não Atende Sinara 4 3 2 Natielle 4 3 2 Mariano 3 4 4 Antônio Carlos 2 3 3 Comentários: 2 Atende Parcialmente 3 Atende o Esperado 4 Supera o Esperado Queremos que entenda que a tabela acima é apenas um modelo, e que existem vários outros modelos e formatos que desejar, conforme sua necessidade. Lembre-se também que o recomendável é que só faça avaliação quem está no mínimo há seis meses na empresa. É preciso lembrar também que alguns colaboradores podem mudar de área dentro do período, sendo assim, oriente que quem se mudou de gestor/área há menos de três meses, ainda deve ser avaliado pelo gestor e equipe anteriores. Passo 6 Apertando o start : Estando pronta toda estrutura da sua avaliação, que construímos nos passos anteriores, agora fica fácil e mais simples definirmos o restante do processo. Tendo definida a estrutura, dificilmente será alterada nos próximos anos, a não ser por pequenas revisões, mas o trabalho maior já passou e será feito apenas uma vez. Neste momento, precisamos definir como se dará o início, o start do processo para ser divulgado por toda empresa, e pela importância dos resultados, devemos seguir os passos abaixo: Criar agenda com todos os diretores e gestores sobre melhor data para o início do processo. Criar documento e email formal para os diretores e gestores de como será feito o processo, data de início, os passos a serem seguidos e como serão feitas as entregas de resultados aos gestores e demais colaboradores.
Criar um breve workshop 15 dias antes do início da avaliação de desempenho, passando orientações sobre isenção e imparcialidade nas avaliações, além da importância do processo em si, que deve ser realizado de forma profissional, e nunca como motivo de revanche ou um lavar de roupas sujas intimidatório. Criar mailing e cartazes na empresa incentivando os colaboradores a fazerem a avaliação, assim como afirmando o compromisso da empresa em tomar ações baseados em resultados. No dia D da avaliação, enviar os convites e/ou entregas de formulários para avaliação, confirmando com os participantes a isenção e profissionalismo acima de tudo. Avisar da data limite para a entrega das avaliações preenchidas. Verifique novamente com os gestores se houveram atualizações nos formulários ou mudanças de setor, demissões etc. Passo 7 Método de acompanhamento da avaliação: Durante o processo de avaliação, é imprescindível mensurarmos como está o processo e se o mesmo está dentro do prazo determinado. Para isso, é importante um sistema que faça esse gerenciamento e possa tirar os relatórios online, além disso, o diálogo com os gestores é muito importante, sendo assim, seguem 3 dicas: Ligue para todos os gestores e verifique se existe alguma dificuldade que possa sanar. Envie um e-mail para todos após o 3º dia da avaliação, relembrando do prazo de término da mesma. Três dias antes do término da avaliação, faça um levantamento de todos os avaliadores que ficaram pendentes de avaliarem e ligue para cada um oferecendo auxílio para conseguirem concluir o processo, tomando as medidas necessárias para finalizá-lo com sucesso e dentro do prazo, porém seja flexível, cada caso é um caso... Pronto, nesta etapa, todos os colaboradores foram avaliados, as pendências foram resolvidas e os dados já estão de posse de RH. Passo 8 Orientando os gestores para o feedback: Que é avaliado, espera ver o resultado da sua avaliação, e é o mínimo de respeito devido ao colaborador, que espera sempre com ansiedade a sua avaliação. Com todos os resultados prontos, as pendências resolvidas, encontramos agora o feedback para os colaboradores, que nada mais é que reportar os resultados da avaliação do mesmo e ouví-lo muito, auxiliando a melhorar seus pontos fracos com motivação e auxiliá-lo a manter-se firme em seus pontos fortes.
Avaliação Resultados PDI Divulgação de Resultados Feedback para Avaliado Para que a mensagem de feedback seja realmente entendida pelo avaliado, é imprescindível fazer uma orientação para todos os avaliadores sobre alguns itens especiais: É preciso que o avaliador conheça sua equipe e saiba comunicar de tal forma que o avaliado entenda os objetivos e resultados da sua avaliação. É preciso comunicar de forma prática para que o avaliado saiba aplicar o que se pede a ele. É preciso ter cuidado para não focar nos pontos negativos, mas sim, em como os pontos fracos podem ser melhorados, oferecendo soluções claras. Deve se ter bom senso e ser prático. Jamais dê feedback na frente de outras pessoas. Faça-o sempre de forma particular e com tempo para que possam discorrer sobre o desempenho do avaliado e chegarem a conclusões satisfatórias. Jamais perca o foco do feedback e não usar o feedback como forma de vingaça ou desabafo, correndo o sério perigo de não chegar ao ponto de melhorar o colaborador e sim, perder sua motivação e força de trabalho. Jamais seja vago no feedback, antes, seja claro, transparente e que vá direto ao ponto. Ninguém gosta de se sentir enrolado Procurar fazer o feedback pessoalmente, porém existem opções interessantes como Skype, quando o gestor estiver afastado geograficamente. Deve-se entender em todo momento que o feedback serve para construção do colaborador, da equipe e da empresa, e desta forma, é fundamental que os avaliadores e avaliados possam receberem a maior quantidade de orientações que direcione para as melhores soluções, encontrando os pontos fortes, e melhorando os pontos fracos. Abaixo segue um exemplo gráfico dos resultados, que podem ser utilizados no feedback, visto que traz facilidade no entendimento dos resultados e praticidade do mesmo tanto para avaliado quanto para avaliador:
Também é preciso munir o avaliador de um relatório final, e que o mesmo tenha em mãos uma planilha ou arquivo com os resultados do avaliado, pois é preciso apresentar o resultado tabulado, para que a reunião tenha foco e seja prática. Veja um exemplo de relatório:
É importante também ressaltar que o feedback deve trazer ações claras para quem recebe os resultados, sendo assim, é preciso efetuar o PDI (Plano ou Planejamento de Desenvolvimento Individual). No PDI devem constar as ações a serem tomadas pelo avaliado para que o mesmo possa melhorar o seu desempenho. E por que isso é importante? Poque é a melhor forma de o avaliado ter anotado as ações a serem tomadas, em quanto tempo deverá realizar as ações, qual o objetivo das mesmas, e saberá que as cumprindo, já estará melhorando seu desempenho, tudo de forma clara, objetiva e transparente. O PDI precisa estar sempre em posse tanto do avaliador quanto do avaliado, e juntos, os dois poderão mensurar os objetivos alcançados. Este processo é chamado Consenso. Veja um exemplo de PDI na ferramenta www.softwareavaliacao.com.br: Passo 9 Planejamento Resumido: Segue também uma lista mais direta e resumida de como realizar sua avaliação: 1. Conscientizar todos da importância da avaliação 2. Definir com os gestores, qual a missão e atribuições de cada cargo de acordo com a estratégia e missão da empresa. 3. Definir o método da avaliação se será 180º, 360º, autoavaliação ou/e outros. 4. Mapear com os gestores as competências que serão avaliadas em cada cargo, de acordo com a estratégia de negócios da empresa.
5. Definir quem serão os avaliadores e quem serão os avaliados. 6. Iniciar o processo, conscientizando os avaliadores para serem imparciais e enviando os convites para avaliarem. 7. Acompanhar o processo, verificando se estão avaliando no prazo e analisando/ajustando as pendências de última hora. 8. Orientar os gestores a darem o feedback e entregando os resultados, além de criarem o plano de ação para melhoria do colaborador.