e-nota NFS-e Caxias do Sul

e-nota NFS-e Caxias do Sul Solução de Geração e Emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica Manual do Usuário Versão 1.0 Produzido por: Informática Educativa Página1

Índice 1. O que é Nota Fiscal de Serviço eletrônica?... 03 2. Safeweb e-nota NFS-e... 04 3. Acesso... 05 4. Cadastros... 09 5. Nota Fiscal... 14 6. Configurações... 21 7. Relatórios... 31 Página2

1. O que é NFS-e? A Nota Fiscal de Serviço eletrônica NFS-e é um documento de existência digital preenchido e emitido pelo contribuinte do município, e gerado e armazenado eletronicamente pela Prefeitura. O objetivo é de concretizar operações de prestação de serviços de empresas contribuintes de ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza). XML: Formato do arquivo eletrônico da NFS-e. É a nota fiscal eletrônica. Impressão: É a representação gráfica do XML. XML IMPRESSÃO Página3

2. Safeweb e-nota NFS-e O enota NFS-e é um sistema de emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica, totalmente desenvolvido pela Safeweb. Foi criado com o propósito de gerenciar as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e) do contribuinte, que são geradas com as informações do prestador, do tomador e do serviço, permitindo a comunicação com a prefeitura para a autorização das mesmas. O acesso é realizado através da web, sua base de dados é criptografada e mantida na Safeweb. Com o Certificado Digital (CD) do emitente, os dados ficam acessíveis somente à empresa, mantendo a exigência de autenticação forte no acesso ao sistema. Neste manual mostraremos o passo a passo desde o processo de acesso ao Safeweb e-nota NFSe, até a transmissão da NFS-e e possíveis usos. Antes de começar, certifique-se de que o programa do token (Safenet), está instalado no seu computador. Se preferir, clique no link abaixo para consultar o material de instalação, também entregue no momento da validação: A Safeweb recomenda a utilização de CD apenas do modelo A1 para computadores MAC. Não nos responsabilizamos pelo funcionamento de CD modelo A3 nesses computadores. Página4

3. Acesso Para entrar no ambiente de emissão de NFS-e, siga os passos indicados abaixo: Abra o navegador padrão do computador (Internet Explorer) e digite o endereço do site da Safeweb na barra de endereços: https://www.safeweb.com.br Em seguida, selecione o atalho no menu, identificado pela nuvem e clique em Portal enota. Selecione o Certificado Digital da empresa emissora e digite a sua senha. Ao abrir, aparecerá o Portal enota, onde o usuário tem acesso às soluções para emissão de documentos fiscais eletrônicos disponibilizadas pela Safeweb, além de um link de acesso ao Histórico Financeiro da empresa. Página5

O histórico financeiro é o local em que você encontra a sua lista de boletos pagos, e os que estão em abertos. Neste espaço, é possível retirar uma segunda via do seu boleto, para pagamento da mensalidade e retirada da segunda via da sua nota fiscal. Abaixo, imagem que ilustra o acesso ao ambiente: Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela, com a relação dos pagamentos em aberto e fechados. Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora, localizada no canto superior direito da tela, como mostra a figura acima. O novo boleto será gerado automaticamente, com prorrogação de cinco dias, com nova data de vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado. Página6

E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção Visualizar NFS-e, ou seja, o arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua empresa. Clique em Voltar, para retornar ao Portal enota. Novamente na tela principal de emissão de documentos fiscais eletrônico, observe que cada módulo é ilustrado por uma pasta: Página7

Clique na pasta que identifica o e-nota NFS-e. Então acesse o ambiente Safeweb Virtual. Lá, você encontra material, como tutoriais e manuais que podem contribuir no entendimento do funcionamento dos sistemas Safeweb. Página8

4. Cadastros Esta é a tela inicial do sistema. Não deixe de ler o quadro colorido da página inicial sempre que acessar, pois são informações importantes para a empresa emissora. Com a página aberta verifique se as informações contidas nos campos Usuário e Prestador condizem com as cadastradas no seu certificado digital. Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (sem valor fiscal) ou Versão de Produção (com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51) 3018.0300 ou pelo email: enotanfse@safeweb.com.br e solicite. Página9

O sistema dispõe de algumas vantagens interessantes e importantes no processo de emissão da NFS-e, como é o caso dos cadastros. A principal funcionalidade do cadastro é auxiliar e facilitar o usuário no momento de preenchimento da nota. Os cadastros disponíveis no sistema: Prestador e Clientes. Prestador: Ao acessar esta opção pela primeira vez, os campos estarão todos em branco. Para inserir os dados da empresa, clique no botão Editar, no canto inferior direito da página. Comece informando o CNPJ e clicando em Consultar na SEFAZ. Caso a empresa possua cadastro no banco de dados da SEFAZ, os campos serão completos, caso contrário, preencha manualmente. Verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Se não, complete com as informações necessárias. Este cadastro é feito uma única vez e o sistema mantém salvo. Só deverá ser alterado, quando alguma informação da empresa mudar. Para finalizar clique em Salvar. Página10

Clientes: Ao clicar nesta opção de cadastro, uma tela de gerenciamento de clientes (tomadores de serviço) será mostrada em branco. Cada novo tomador inserido ficará disponível neste espaço. Para localizar um cliente no cadastro, preencha um dos campos do Filtro de Pesquisa e clique em Pesquisar. Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página. Pode ser alterado para até 1000 cadastros na tela. Página11

Ícones de edição e botões estão disponíveis à esquerda da tela, que são: Lupa: Visualizar os dados do cadastro. Lápis: Editar dados no cadastro selecionado. Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Para mais de uma exclusão ao mesmo tempo, marque no checkbox e clique no botão Excluir, nos botões na parte inferior da tela. Há ainda, quatro botões que ficam expostos na parte inferior da tela, que são: Importar: Possibilita que o usuário importe os dados de um cliente incluidos em uma nota fiscal eletrônica e que deseja também cadastrar no seu ambiente. Selecione as notas (XML) e o sistema filtrará os dados correspondentes. Página12

Novo: Incluir um novo cadastro. Para Pessoa Jurídica, digite o número e clique no botão Consultar na SEFAZ, os campos serão preenchidos automaticamente se esta possuir cadastro no órgão. Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos manualmente. Para finalizar, clique em Salvar. Página13

5. Nota Fiscal No menu de navegação, este item é a opção para emissão do Recibo Provisório de Serviço (RPS) e gerenciamento das NFS-es no sistema. Emitir Nova NFS-e: Aqui se dá o começo do processo de criação da nota fiscal de serviço eletrônica. Como a Prefeitura é que gera a NFS-e, o que será feito é um RPS com todas as informações da nota, que serão enviadas à Prefeitura. Para isso, siga as telas na sequência. Informações: As primeiras informações são atualizadas automaticamente, como a numeração, data da emissão e a situação da NFS-e. Note que os campos não podem ser editados e o restante será preenchido pela Prefeitura, após transmissão e autorização da NFS-e. Página14

Prestador do(s) Serviço(s): Aba para identificação da empresa emissora do NFS-e. Se a empresa já tiver se cadastrado anteriormente (item 4.Cadastros), os dados aparecerão nesta tela. Sem cadastro prévio, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos, antes de prosseguir. Tomador do(s) Serviço(s): Insira os dados do cliente. Com os dados salvos anteriormente no cadastro, ao digitar os números do documento, os campos são preenchidos automaticamente. Sem cadastro prévio do cliente, será necessário preenchimento de todos os campos para poder prosseguir com a emissão. Página15

Clique nos dados que aparecerem conforme o número do documento digitado: Se preferir que o cliente que está sendo incluído faça parte do banco de cadastro, marque a opção Cadastrar cliente automaticamente (este item também pode ser encontrado na aba Opções Predefinidas, nas configurações). Identificação do(s) Serviço(s): Aqui devem ser descritos o serviço que está sendo prestado e incluir informações tributárias do serviço. Vejamos os campos desta tela: Página16

1. Discriminação - campo alfanumérico no qual se deve informar o serviço prestado. É de preenchimento descritivo, ou seja, precisa discriminar a natureza da nota a ser emitida. 2. Cod. Atividade - o prestador do serviço deve informar o código de tributação definido pela Prefeitura de Caxias. Essa informação virá da aba de configurações, no código de tributação do município. 3. Lista de Serviço - determina o serviço de acordo com a legislação vigente na Prefeitura. Este item pode já ser preenchido nas configurações, que será mostrada no título 6.Configurações. 4. ISS Retido deverá ser indicado se haverá ou não retenção de ISS no serviço prestado, conforme Lei Municipal. Página17

Valores: Valor do serviço prestado e cálculos do ISS e valor líquido. Preencha o campo obrigatório: Valor do(s) Serviço(s), valor bruto total da prestação do serviço. Campos em cinza (não editáveis) são calculados automaticamente pelo sistema. Alguns campos podem estar preenchidos conforme indicação de tributos do serviço. Outra situação é o item Retenções Federais, que inicialmente são incluídos nas configurações, mas que podem ser informados manualmente durante a emissão. Os cálculos das retenções federais são realizados de acordo com a situação da sua empresa, caso tenha dúvida sobre estes valores, consulte a contabilidade da sua empresa. Clique em Calcular. Página18

Cobrança: Identifica a forma de pagamento da nota. Os dados de cobrança lançados na nota aparecerão no arquivo eletrônico (XML). Informações Adicionais: Campo alfanumérico que a empresa pode descrever outras informações que julga importante para o cliente final. Com o preenchimento de todas as abas prossiga para a emissão da NFS-e, através dos seguintes botões: Página19

Salvar: Este botão salva e valida a NFS-e e a mantém no sistema. A situação passará para Validada, o que ainda permite a edição das informações. Em seguida, o próximo botão ficará habilitado. Transmitir: A transmissão é o processo de envio do RPS com todos os dados preenchidos no sistema, para a Prefeitura correspondente, que autoriza o uso da nota. Aguarde alguns instantes até receber resposta da transmissão. Ao receber a mensagem abaixo, significa que a nota foi recebida pela Prefeitura e a NFS-e foi gerada. Página20

Se todos os campos foram preenchidos de forma correta, o retorno da Prefeitura será de nota Autorizada, como na figura abaixo: Neste processo, foi gerado o número da nota e o código de verificação, duas informações que deverão estar de posse do tomador do serviço, para consulta do XML no site da Prefeitura. Impressão: Possibilita a visualização da NFS-e, que representa graficamente a NFS-e. É gerado no formato PDF, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o programa da leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader. Ao clicar em Imprimir ou em Exportar XML, você será redirecionado para o site da prefeitura onde poderá visualizar o status atualizado da nota no sistema municipal, e terá acesso aos arquivos de PDF para impressão e XML da nota. Página21

Cancelar NFS-e: Este botão permite o cancelamento no sistema de uma nota autorizada pela Prefeitura. Selecione uma das opções disponíveis para cancelamento, dentro do prazo estipulado pela Prefeitura. Página22

Exportar XML: O botão exportar realiza o download das nota fiscal autorizada e canceladas para uma pasta no computador ou dispositivo móvel do prestador do serviço. Pode dizer que o cliente é direcionado para o site da prefeitura para download do PDF e XML diretamente do site da mesma. Ao clicar, indique o local onde o arquivo será salvo. Para abrir a NFS-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo. Voltar Retorna à tela Gerenciar NFS-e. Página23

Na tela de gerenciamento das NFS-es, vejamos as opções disponíveis para as notas fiscais: Gerenciar NFS-e: Ambiente que permite que o usuário gerencie todos os arquivos eletrônicos (XML) emitidos no sistema. As notas fiscais são organizadas conforme a ordem em que são criadas no sistema. A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa. Pesquise pelo status do RPS, Tomador, Números, dentre outras formas. Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NFS-es por página. Esta opção pode ser de visualização de até 1000 itens. Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir. Copiar: copia todos os dados da NFS-e atual e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitação. Página24

Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NFS-e. Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota. Excluir: exclusão da NFS-e selecionada. Ainda no gerenciador, o estado atual da NFS-e está diretamente relacionado às funcionalidades de edição ou exclusão. É possível ainda ter acesso direto a impressão e ao arquivo XML, sem precisar abrir a nota. Estão posicionadas ao lado de cada situação. Vejamos agora a coluna Situação. É extremamente importante entender o significado de cada uma delas, para interpretá-las no momento em que ocorrerem. Validada: a nota foi criada, validada e salva no sistema, podendo ainda ser editada ou excluída antes de transmitida. Processamento: a nota foi transmitida à Prefeitura, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, clique no botão Consultar Situação e aguarde se o status altera para Autorizada. Autorizada: transmitida e autorizada pela Prefeitura, o que permite a prestação do serviço. É possível imprimir o PDF e exportar o arquivo digital (XML) da nota fiscal. As notas não podem mais ser alteradas, somente canceladas dentro do prazo legal estipulado pela Prefeitura. Cancelada: empresa prestadora cancela no próprio sistema, o uso da nota por motivo justificado. O prazo para esta ação segue legislação de cada Prefeitura. Problema: esta situação indica que ocorreu algum problema na transmissão da NFS-e, porém a nota pode ser retransmitida ou consultada a sua situação junto à prefeitura, mas não editada. Página25

Rejeitada: a nota foi transmitida, porém, a Prefeitura retornou com rejeição por parte de alguns campos preenchidos incorretamente. Identifique e interprete a resposta da Prefeitura, edite a nota e retransmita. Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada. Vejamos os botões disponíveis na parte de baixo da tela do gerenciador: Novo emitir uma nova NFS-e. Consultar Situação consulta se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É utilizado nos casos de situação de NFS-e em Processamento e Problema. Neste caso selecione os registros que deseja consultar. Transmitir RPS envia para a Prefeitura a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de situação de NFS-e Validada. Exportar PDF permite backup dos RPS para o computador ou outra mídia externa. externa. Exportar RPS permite backup das notas selecionadas para o computador ou outra mídia Voltar Retorna para a tela Home do sistema e-nota NFS-e. Página26

6. Configurações O sistema pode ser configurado para manter atualizadas informações relevantes no preenchimento da nota fiscal. Na barra de menu, clique em Configurações. Opções Predefinidas: São campos que deverão necessariamente ser preenchidos durante a emissão da nota e que possa já ficar completa uma única vez, como se fosse um cadastro. Item da Lista de Serviço tabela com a lista de serviços que podem ser prestados, identificados por código, pela Prefeitura. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa a saber em qual item se enquadra. ISS Retido indicar se o serviço a ser prestado terá retenção ou não de imposto sobre o serviço (ISS). Página27

Alíquota % este campo é preenchido automaticamente ao ser escolhido o Código de Tributação do Município. Os valores adotados são conforme Lei Municipal, porém, o campo é editável, podendo alterar o valor da alíquota, se preciso. Cód. De Trib. Do Município código proprietário de cada município utilizado pela Prefeitura. É um código especifico do contribuinte na prefeitura, referente a atividade do mesmo. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa a saber em qual código de tributação se enquadra. Valor Serviço(s) para o caso de o valor do serviço prestado for sempre o mesmo. Retenções Federais são os cálculos de IR, INSS, CSLL, PIS e COFINS mostrados em porcentagem e que serão calculados na nota. Se o prestador quiser que o cálculo seja realizado em todas as notas, deve selecionar a opção Calcular sempre. Caso prefira que as retenções sejam calculadas somente após atingir um valor determinado de serviços para o mesmo tomador dentro do mesmo mês, selecione a opção Apenas quando a soma dos valores dos serviços para o Tomador for maior que R$XX. A alíquota de cada imposto pode ser alterada e será utilizada para os cálculos das retenções nas notas. Caso haja dúvida quanto a opção mais indicada para cada retenção, verificar junto a contabilidade da empresa, pois estas informações variam de acordo com a situação de cada uma. Cadastros Automáticos: Indique nesta aba, se deseja que o cadastro de um novo cliente seja guardado automaticamente no momento da emissão da nota. Página28

Envio da NFS-e: deixe previamente indicadas as opções de envio de e-mail ao cliente final após a autorização do uso. O interessante é deixar as opções de envio ao autorizar e cancelar, para ter certeza que o cliente recebeu a cópia do XML. Prazos para pagamento: Nesta aba é possível configurar os prazos de pagamento que a empresa trabalha. Estas informações são adicionadas na emissão da nota e identificam as duplicatas, quando houver. Página29

Dados em Cache: Nesta aba o sistema monitora o armazenamento dos dados no computador. O botão aumentar armazenamento, define um espaço maior. Página30

7. Relatórios O e-nota NFS-e permite que o usuário gere relatórios de notas por período. Para acessar, na tela inicial, vá em Relatórios : Relatório de NFS-e por data de Emissão: Neste relatório será possível visualizar informações de NFS-es conforme filtro. Informe o período no campo Data de Emissão, para gerar o relatório. Selecione a ordenação das notas fiscais e a situação que deseja visualizar. Clique em Imprimir para abrir e/ou salvar uma cópia da relação das situações impressas no computador. Você ainda pode escolher a extensão do arquivo que deseja: em PDF para apenas visualizar, ou Excel, para manipular as informações. Abaixo segue um exemplo de um relatório em PDF. Página31

Chegamos ao final deste manual. Clique no link Voltar para o Portal e você estará retornando ao Portal e-nota, onde terá acesso aos demais módulos da Safeweb. Página32