BASE DE DADOS ACERVO JUDICIÁRIO DO ARQUIVO NACIONAL Manual para procedimentos básicos A tela inicial irá apresentar um menu com as seguintes opções: Introdução, Manual, Vocabulário, Consulta e Sair. 1 VOCABULÁRIO Disponibiliza uma listagem dos termos utilizados na descrição dos assuntos dos documentos. Pode conter nota explicativa ou indicar outros termos adequados para a realização da 2 CONSULTA O módulo consulta se desdobra em dois tipos de busca: a pesquisa por assunto e a pesquisa livre. 2.1 Pesquisa por Assunto Esta pesquisa oferece ao usuário a oportunidade de localizar documentos por um assunto específico (de acordo com o vocabulário controlado existente na própria base de dados) ou fazer a combinação do assunto com diversos outros campos. SÃO CAMPOS PASSÍVEIS DE PESQUISA: ASSUNTO: É uma opção de campo fechado. Os assuntos foram selecionados de acordo com o vocabulário controlado
FUNDO 1 /COLEÇÃO 2 : Ao clicar na caixa abre-se uma listagem com as coleções e fundos disponibilizados na base: escolha uma opção e feche a janela. Caso deseje realizar a pesquisa somente com está informação, clique na lupa. Se desejar fazer uma nova pesquisa clique em limpar. OBS: A procedência dos documentos desta base foi definida de acordo com a instância que concluiu o processo. TÍTULO: É uma opção de campo aberto à digitação. Permite ao usuário uma pesquisa por qualquer palavra indexada no respectivo campo. SOBRENOME e PRENOME: Estes campos são abertos para digitação, permitindo ao usuário digitar o nome da parte da qual deseja obter resultados. Dão também ao usuário a possibilidade de fazer as seguintes opções de pesquisa: Qualquer parte permite que se pesquise o nome independente da ordem em que ele se encontre no campo. Exatamente igual o nome da ficha que virá como resultado desta busca deverá ser exatamente igual ao nome digitado pelo usuário na Início igual permite que se pesquise somente pelas primeiras letras do nome. Diferente de o nome da ficha que virá como resultado desta busca deverá ser diferente do nome digitado pelo usuário na Vale ressaltar que os campos referentes ao nome (prenome e sobrenome) têm o seu conteúdo indexado de acordo com as regras arquivísticas. OBS: No caso de pessoa jurídica o nome deve ser digitado no campo Prenome. No caso de nomes sem sobrenome: Ex: José (colocar no Prenome) RESPONSABILIDADE: Este campo oferece uma listagem de responsabilidades das partes envolvidas no processo. Escolha a opção desejada e clique em Pesquisar. ANO INICIAL: Campo aberto à digitação. Digite o ano desejado e clique em pesquisar. 1 Conjunto de documentos de uma mesma proveniência (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica 2005 p.97) 2 Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica 2005 p.52)
A informação indexada neste campo diz respeito ao ano em que teve início o processo. Vale ressaltar que a data foi indexada somente pelo ano, não consta dia nem mês. Este campo permite ao usuário fazer as seguintes opções de pesquisa: Exatamente igual: o ano da ficha que virá como resultado desta busca deverá ser exatamente igual ao ano digitado pelo usuário na Maior que: o resultado desta busca apresentará documentos com o ano superior ao digitado. Menor que: o resultado desta busca apresentará documentos com o ano inferior ao digitado. Entre dois valores: Permite ao usuário realizar uma pesquisa em um determinado período de tempo (entre-datas). ANO FINAL: proceder igual ao campo anterior. A informação indexada neste campo diz respeito ao ano de conclusão do processo na última instância. LOCAL: Digite o nome do local desejado e clique em pesquisar. Neste campo está indexada a região de origem do documento. MICROFILME: Permite ao usuário realizar a pesquisa pelo nº do microfilme. Caso tenha sido microfilmado. SÉRIE 3 : Ao clicar na caixa abre-se uma listagem com as séries. No caso do ofício de notas somente a série Livros de notas esta disponível. C.REFERÊNCIA: Digite o código de referência do documento desejado e clique em pesquisar. Vale ressaltar que este campo, assim como os campos de prenome e sobrenome, dá a possibilidade ao usuário de realizar a pesquisa com as opções de: exatamente igual, início igual, qualquer parte, diferente de. O código de referência foi elaborado de acordo com a NOBRADE Norma Brasileira de Descrição Arquivística, do CONARQ, destinado a identificar qualquer unidade de descrição. Exemplo de código de referência: 3 Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma seqüência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica 2005 p.153)
2.2 Pesquisa Livre Ao clicar nesta opção se abrirá uma tela que permitirá ao usuário realizar uma busca a documentos por todos os campos da pesquisa anterior exceto o campo assunto. É importante ressaltar que caso, na realização da pesquisa, nenhum campo seja selecionado a base de dados trará como resultado de busca todos os registros de documentos nela inseridos. Obs: a listagem dos fundos está em ordem alfabética, e cada nome de fundo é seguido por seu código de referência. Ex: A 3ª Pretoria Cível do Rio de Janeiro (Freguesias de Santana e Santo Antônio) Consta como: Pretoria Cível do Rio de Janeiro, 3 (Freguesias de Santana e Santo Antônio) - 6L Onde o código do fundo é: 6L
3 RESULTADO DA CONSULTA (LIVRE OU POR ASSUNTO) Após a realização da pesquisa a base de dados exibirá os resultados de acordo com as informações solicitadas pelo usuário. Esta tela oferece ao usuário a seguinte barra de ferramenta: onde: Retornar para a primeira página. Retornar para a página anterior. Avançar para a próxima página. Avançar para a última página. Alterar quantidade de linhas da Grid. Quantidade de registros exibidos em uma página. Atalho para tela de pesquisa de registro. Gera um arquivo em formato PDF dos dados exibidos no resultado da Impressão. Selecionar coluna: ao clicar neste ícone se abrirá uma caixa, que permitirá ao usuário selecionar as colunas que serão visualizadas no resultado da Configurar ordenação: ao clicar neste ícone se abrirá uma caixa que permitirá ao usuário configurar a ordem de exibição das colunas na revocação da Retorna a tela da pesquisa do registro solicitado. Gera um arquivo em formato XLS. Atalho para o registro do documento. 4 SAIR Caso deseje encerrar a aplicação clique em sair que se encontra no menu da tela inicial.