Proposto por: MANUTENÇÃO CORRETIVA DE CARROS OFICIAIS Equipe do Serviço de Coordenação de Manutenção de Veículos (SEMAV) Analisado por: Diretor do Departamento de Transportes (DETRA) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para a manutenção corretiva de veículos oficiais do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Coordenação de Manutenção de Veículos, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMAV) e provê orientações aos detentores de veículos pertencentes ao Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 05/11/2015. 3 DEFINIÇÕES TERMO Detentor Manual de Garantia Manutenção Corretiva Oficina Credenciada Ordem de Serviço (OS) Sistema de Transporte (SISTRANSP) Unidade de lavagem DEFINIÇÃO Unidade organizacional ou autoridade detentora que faz uso de veículos oficiais. Livreto técnico do veículo que orienta e controla as revisões estipuladas pelo fabricante, a fim de manter-se a garantia. Visa corrigir, restaurar, recuperar equipamentos eletromecânicos que apresentem qualquer tipo de falha em seu funcionamento. Oficina credenciada pela empresa contratada para realizar a manutenção da frota do TJERJ, podendo ser concessionária ou não. Formulário próprio que registra a entrada do veículo oficial na oficina descrevendo o tipo de defeito a ser reparado. Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Transportes para registro de dados e gerenciamento. Unidade que efetua a limpeza interna e externa dos veículos oficiais. 05 1 de 8
TERMO DEFINIÇÃO Encarregado de Oficina Unidade responsável Profissional que realiza a análise previa nos veículos oficiais que dão entrada na oficina, supervisiona os serviços, valida o pedido de peças e a conclusão dos serviços. Área especializada na manutenção mecânica, elétrica, de borracheiro, de pintura, de lanternagem e de lavagem das viaturas. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Chefe do Serviço de Coordenação de Manutenção de Veículos (SEMAV) Equipe do SEMAV Serviço de Cadastro e Documentação da Frota, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEFRO) Coordenar a manutenção dos veículos oficiais que necessitem de reparos; elaborar orçamentos; adquirir peças junto às credenciadas; analisar orçamentos externos e autorizá-los. Realizar manutenção dos veículos oficiais que necessitem de reparos; realizar as demais atividades de apoio. Encaminhar os veículos oficiais que necessitam de reparo para manutenção. 5 REALIZAR MANUTENÇÃO CORRETIVA NA OFICINA INTERNA 5.1 O chefe da oficina recebe o veículo oficial, por meio de memorando do SEFRO ou do Serviço de Gestão de Solicitações de Transporte, da Diretoria- Geral de Logística (DGLOG/SESOT), e o submete à análise do encarregado da oficina. 5.2 O encarregado da oficina examina o veículo oficial e define a(s) unidade(s) responsável(is) pelo(s) serviço(s). 05 2 de 8
5.3 Os veículos são identificados pelo encarregado com um prisma colorido, indicando a situação da viatura na oficina interna (vermelho: aguardando vaga; verde: viatura em serviço e amarelo: aguardando peça). 5.4 A unidade responsável executa o serviço ou, havendo necessidade de peças de reposição, solicita-as ao encarregado da oficina. 5.5 O encarregado, validando o pedido de peças, solicita as peças ao chefe da oficina. 5.6 O chefe da oficina consulta se a peça existe em estoque. 5.6.1 Existindo a peça em estoque, entrega-a ao encarregado e este à unidade responsável. 5.6.2 Não existindo, o chefe da oficina realiza a cotação da peça através do sistema da empresa contratada. 5.6.3 Realizada a cotação, a peça será adquirida através da empresa contratada para este fim, junto ao fornecedor que apresentar o menor preço. 5.6.4 Excepcionalmente, nas hipóteses em que houver urgência na aquisição da peça, esta poderá ser adquirida no fornecedor que não apresentar o menor preço, mas que tenha condições de entregá-la em menor tempo. Situação que deverá ser devidamente justificada pelo chefe da oficina. 5.7 Recebida a peça, essa é entregue ao encarregado, que a repassa à unidade responsável. 5.8 O SEMAV anota na ficha individual do veículo oficial todas as peças nela instaladas. 5.9 Concluído o serviço pela unidade responsável, o veículo oficial é submetido à analise do encarregado da oficina. 05 3 de 8
5.9.1 Não aprovado o serviço pelo encarregado, o veículo é devolvido à unidade responsável. 5.9.2 Aprovado o serviço, o encarregado comunica o fato ao chefe da oficina, que encaminha o veículo para a unidade de lavagem. 5.10 Providenciada a limpeza, o chefe da oficina expede memorando devolvendo a viatura ao SEFRO ou ao SESOT, conforme o caso. 6 REALIZAR MANUTENÇÃO CORRETIVA EM OFICINA EXTERNA 6.1 O chefe da oficina recebe o veículo oficial, através de memorando do SEFRO ou SESOT, e o submete à análise do encarregado da oficina. 6.2 O encarregado da oficina analisa o veículo e comunica ao Chefe da Oficina a necessidade de o serviço ser realizado em oficina externa, credenciada. 6.2.1 O serviço será realizado em oficina externa, dependendo da sua natureza ou características do veículo oficial. 6.3 O chefe da oficina realiza cotação do serviço por meio do sistema da empresa contratada e encaminha o veículo oficial para oficina que apresentar o menor preço. 6.3.1 O veículo poderá ser encaminhado para oficina que não tiver apresentado o menor preço, quando aquela que o tiver apresentado informar que não tem condições de recebê-lo naquele momento. 6.4 Definida a oficina, o veículo será encaminhado para ela por meio de ofício. 6.5 Realizada a análise do veículo pela oficina externa credenciada, esta encaminhará o orçamento, via sistema, para aprovação pelo chefe da oficina. 6.6 Concluído o serviço, o veículo é submetido à análise do encarregado da oficina. 05 4 de 8
6.6.1 Aprovado o serviço, o encarregado comunica o fato ao chefe da oficina, que encaminha o veículo para a unidade de lavagem. 6.6.2 Não aprovado o serviço pelo encarregado, o veículo é devolvido à oficina credenciada, para correção das imperfeições. 7 INDICADOR NOME Tempo médio de permanência Percentual de frota indisponível (expediente e representação) FÓRMULA (Data de saída do veículo Data de entrada do veículo) em dias úteis / Total de veículos reparados {[(Veículos em manutenção/ total de veículos da frota)] x 100/dias corridos no mês} PERIODICIDADE Mensal Mensal 8 GESTÃO DE REGISTROS 8.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPERA- ÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Cópia da Correspondência Expedida 0-6-2-2 j SEMAV Caixa Data Condições apropriadas 1 ano Eliminação na UO Solicitação de Peças (FRM- -01) 0-4-2-4 b SEMAV Caixa Data Condições apropriadas 6 anos Eliminação na UO Ordem de Serviço de Manutenção de Veículos (FRM- -02) 0-4-2-4 b SEMAV Caixa Data Condições apropriadas 6 anos Eliminação na UO 05 5 de 8
IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPERA- ÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Lavagem Verificação Final (FRM-DGLOG- 036-03) 0-4-2-4 b SEMAV Caixa Data Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. Notas: **UO = Unidade Organizacional. Condições apropriadas 6 anos Eliminação na UO ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. a) Eliminação na UO procedimento - Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 9 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Realizar Manutenção Corretiva na Oficina Interna; Anexo 2 - Fluxograma do do Procedimento Realizar Manutenção Corretiva em Oficina Externa. ========== 05 6 de 8
ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REALIZAR MANUTENÇÃO CORRETIVA NA OFICINA INTERNA 05 7 de 8
ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REALIZAR MANUTENÇÃO CORRETIVA EM OFICINA EXTERNA 05 8 de 8