Business Report expert BusinessRX para Consultores ou Diretores Financeiros Descubra como obter sucesso com o BusinessRX e a modelação de mapas de gestão inteligentes e interativos, que podem ajudá-lo a atender melhor às necessidades de negócios dos seus clientes ou empresa. 1
Introdução Através deste documento iremos tentar demonstrar como o BusinessRX pode tornar-se numa ferramenta de gestão importante no dia-a-dia de um consultor, ou diretor financeiro. Iremos mostrar-lhe como obter sucesso com o BusinessRX e a modelação de mapas de gestão inteligentes e interativos, que podem ajudá-lo a atender melhor às necessidades de negócios dos seus clientes ou empresa. A maior parte dos profissionais de gestão trabalham com diversas folhas de cálculo, dispersos em mapas, gráficos e, por vezes, complicadas fórmulas. E ainda necessitam de alimentar estas folhas com dados que inserem manualmente, ou gerir complicadas ligações a outras folhas de cálculo. Estas operações tiram tempo e concentração ao verdadeiro trabalho de um profissional financeiro que é analisar dados e tomar decisões rápidas. As fórmulas BFX Aware tornam o BusinessRX numa ferramenta ideal para ultrapassar estes problemas. Este add-in para o Excel foi desenvolvido com base no conceito Intelligent Financial Reporting e surge nesta versão com integração direta com o software de gestão PHC, permitindo aos utilizadores das versões Corporante, Advanced ou Enterprise uma maior extensibilidade dos seus mapas em Excel usando o BusinessRX. O que é o BusinessRX? O BusinessRX é uma solução de reporting financeiro otimizada para o Excel. Aliado a um inovador sistema de funções financeiras e a um poderoso motor de importação de dados contabilísticos, o BusinessRX consegue tornar fácil a criação e desenho de qualquer mapa de gestão e posterior integração em sistemas de análise financeira, adicionando extensibilidade aos seus relatórios sem sair do ambiente amigável e profissional do Excel. Através dos diversos wizards disponíveis é possível até a um não-financeiro compreender melhor gestão financeira. Uma das principais vantagens do BusinessRX é a integração com sistemas contabilísticos. Permite-lhe importar dados de forma automática a partir de qualquer software de contabilidade facilitando, deste modo, a alimentação do sistema com dados financeiros que servirão de base para os cálculos em Excel com as funções BusinessRX. Os utilizadores do software PHC (Corporate, Advanced ou Enterprise) poderão ainda ver este nível de integração aumentado exponencialmente, através da ligação privilegiada ao ERP PHC. Com o BusinessRX é possível: Carregar dados contabilísticos de forma automática, sem recurso a introdução manual de dados. Analisar os dados através de modelos no Microsoft Office Excel obtendo informação just-in-time. Efetuar análises de detalhe (drill-down) às diversas contas, rubricas e indicadores. Implementar comparação sectorial nos vários modelos financeiros. Acoplar projeções aos modelos criados no BusinessRX. Fórmulas BFX Aware A plataforma do BusinessRX assenta num sistema inovador de funções e fórmulas Excel a que chamámos BFX Aware. São funções criadas numa linguagem user friendly para o utilizador e que permitem a integração em tempo real entre as folhas do Excel e os dados externos da contabilidade. Este sistema é subdividido em diversas categorias, conforme o tipo de dados e/ou indicadores a extrair. O BusinessRX permite ainda a criação de funções de utilizador e a customização de fórmulas, dando assim uma total autonomia ao utilizador. 2
O esquema seguinte mostra a arquitetura do BusinessRX e todo o processo desde a recolha de informação contabilística até à apresentação da mesma em folhas Excel: Porquê o Microsoft Office Excel? O porquê de desenvolvermos uma aplicação que funciona totalmente integrada em Excel tem duas principais razões de peso. Em primeiro lugar, pela nossa vasta experiência em desenvolvimento de software nesta área. E em segundo, porque o Microsoft Office Excel é, considerado por muitos, a melhor e mais divulgada ferramenta de gestão do mundo. É utilizado por uma grande quantidade de information workers que o usam diariamente para gerar relatórios ricos em apresentação e conteúdo, bem como para realizar análises ad-hoc aos dados de negócio. Para além disso possui um ambiente familiar, flexível, personalizável e sem necessidade de aprendizagens complexas. Desta forma, conseguimos obter um excelente compromisso, que possibilitou a integração perfeita entre o sistema de fórmulas e objetos do Microsoft Office Excel e as fórmulas BFX Aware do BusinessRX. Primeiras regras de trabalho com o BusinessRX Como consultor, ou técnico financeiro, o primeiro trabalho que faz é a recolha de informação contabilística para análise. Esses dados do negócio residem nas bases de dados dos programas de gestão e, muitas vezes não são possíveis de obter diretamente mas apenas com a exportação de mapas para Excel. Depois há o trabalho de compilar todos estes dados, selecioná-los e inseri-los em outros quadros onde possui as análises e indicadores, necessários para os relatórios financeiros. Por exemplo, imagine que é um profissional financeiro e que necessita de analisar valores orçamentados e confrontá-los com valores reais, como as rubricas de Clientes, Fornecedores, Vendas e Custos com Pessoal. Como profissional que é, já possui alguns ficheiros Excel com os mapas e indicadores que deseja, e que lhe demorou algum tempo a elaborar para obter as projeções desejadas. Mas esses mapas necessitam de ser alimentados mensalmente com dados reais de 3
balancetes, balanços e resultados para análise dos desvios. Existem duas formas: ou liga diretamente o ficheiro Excel à base de dados do ERP ou exporta essa informação para Excel e liga o seu ficheiro de orçamentação a vários ficheiros de dados mensais extraídos da contabilidade. Torna-se um processo complicado e muitas vezes difícil, pois os processos de conexões do Excel às fontes de dados, bem como a criação de pivot tables, nem sempre são tarefas simples de executar pelo utilizador normal de Excel. Neste documento iremos demonstrar como pode fazer isto de forma fácil usando o BusinessRX. Importação dos dados contabilísticos a partir do ERP Para efetuar qualquer análise de qualquer período usando fórmulas BusinessRX necessita de alimentar o repositório de dados do programa. Esta operação torna-se muito simples devido ao motor de importação que o BusinessRX possui. Graças ao Assistente de Importação de Dados, a recolha de informação contabilística a partir de balancetes analíticos torna-se muito fácil, rápida e simples. Esta opção do BusinessRX é multi-configurável, permitindo a importação de diversos formatos de dados. Poderá criar mais do que uma configuração de importação podendo, deste modo, extrair dados de sistemas diferentes. No caso de ser um consultor tem aqui uma grande vantagem pois, uma vez que é muito provável os seus clientes possuírem diferentes softwares de gestão ou ERPs, poderá importar essa informação independentemente do sistema a que se ligue. Sobre como configurar o BusinessRX para importar dados contabilísticos de um determinado software de contabilidade, consulte o Guia de Utilizador do programa. O programa, por predefinição, trabalha com 16 períodos. Ou seja, é possível criar balancetes para os períodos normais (01 a 12) e ainda ter disponíveis mais quatro períodos extra: inicial (00), regularizações (13), apuramento (14) e final (15), caso deseje efetuar análises que necessitem dessa informação. Dada a diversidade de relatórios que poderá querer realizar, aconselhamos a escolher o período que melhor se adapte à sua análise. Na operação inicial de importação de dados é ainda necessário configurar as contas de médio e longo prazo, já que se tratam de valores que não são possíveis de obter diretamente a partir das contas dos balancetes. Preparação dos dados contabilísticos para análise no BusinessRX Uma vez recolhidos, importados os valores da contabilidade e guardados no repositório do BusinessRX poderá passar à 2ª fase do processo de preparação dos dados contabilísticos para análise: a conversão em Balanços e Demonstrações de Resultados dos balancetes importados. Esta opção é muito importante pois o BusinessRX trabalha com dois tipos de dados contabilísticos: Balancetes: são a base da estrutura de dados do BusinessRX. Incluem contas de movimento, só disponíveis através da importação de dados. Balanços e Resultados: diversas contas dos balancetes são agrupadas de modo a que os cálculos das funções BusinessRX mais utilizadas, ou seja rácios e indicadores, sejam efetuados mais rapidamente. 4
Desenhar ou reconfigurar mapas em Excel com o BusinessRX No seu trabalho contínuo como consultor ou diretor financeiro, torna-se necessário recorrer a diversos mapas em Excel que servem de apoio à sua atividade de analista financeiro. Como já exemplificámos anteriormente, muitas vezes as tarefas de recolha de dados e preparação dos mapas torna-se complicada e demorada. Também explicámos, como o BusinessRX pode ter um papel importante na recolha de informação contabilística das suas empresas e prepará-las para as análises em Excel. A próxima etapa que iremos abordar neste documento é a forma de como disponibilizar, nas diversas folhas Excel, toda essa informação armazenada no repositório de dados do BusinessRX, fazendo uso das fórmulas BFX Aware que estão interligadas com o motor de funções deste add-in financeiro. Mas para iniciar este processo é necessário ligar o BusinessRX a uma empresa. Desta forma o programa fica conectado exclusivamente aos dados da entidade com que está a trabalhar nesse momento. Criar Relatórios Para si, torna-se importante que as suas folhas em Excel possam ser atualizadas automaticamente sempre que se liga a uma empresa. Já vimos que o BusinessRX pode recolher essa informação e tratá-la convenientemente. Para criar relatórios pode usar o Assistente de Mapas existente no separador BusinessRX na ribbon do Microsoft Office Excel. Este wizard tem como principais funcionalidades acompanhá-lo no processo de criação de um mapa de indicadores, facilitando, desta forma, todo o trabalho que teria de efetuar esta configuração manualmente. Com apenas alguns cliques o utilizador apenas tem que indicar o período de análise e os indicadores (ou rubricas) a inserir. No final o Assistente de Mapas desenha automaticamente o quadro na folha de Excel com células preenchidas com fórmulas BusinessRX tornando-as, desta forma, BFX Aware. Ou seja, automaticamente atualizáveis sempre que o utilizador se liga a uma empresa no add-in. 5
Redesenhar os seus mapas em Excel recorrendo ao BusinessRX Como profissional financeiro, já se deve ter perguntado de que forma o BusinessRX o poderá ajudar em workbooks que você já tenha criado em Excel e que lhe demoraram tanto tempo a desenhar e a configurar, mas que são a sua base de trabalho. Por exemplo, um mapa que analise a situação dos cash-flows mensais da empresa. Ou um mapa de análise de exploração do negócio. E, se esses ficheiros requerem acesso a dados contabilísticos, muito provavelmente a forma que usa para os alimentar é manual ou com recurso a ligações a outras folhas exportadas a partir da contabilidade. Mas com acesso ao add-in financeiro BusinessRX poderá facilmente transformar qualquer célula do seu ficheiro Excel numa célula BFX Aware inserindo uma fórmula que faz a ligação automática ao sistema de dados da empresa. Para isso, na ribbon do Excel, no separador BusinessRX, existe um grupo de botões chamado Funções e Fórmulas, botões esses que contêm diversas funcionalidades que lhe permitem parametrizarem cada célula do seu ficheiro. Como resultado, toda a informação que necessite da empresa estará disponível imediatamente para trabalhar. 6
Obter detalhes da informação Dada a arquitetura das fórmulas BusinessRX poderá facilmente efetuar arrastamento de colunas para estender mais períodos ou efetuar drill down a qualquer valor obtido, de modo a rever os movimentos por detrás desses mesmos valores. Por exemplo, a partir de uma fórmula que lhe mostre o saldo da conta de Fornecedores, poderá obter todas as contas que estão agregadas a esse mesmo valor. No ecrã da opção de drill down, poderá ainda continuar a navegar pelos vários níveis de agregação. O limite está definido pelo máximo de contas e subcontas que são importadas pelo motor de importação de dados do BusinessRX, e cuja configuração é definida pelo utilizador com base no sistema de dados do ERP. É possível, ainda, colocar o produto do detalhe em formato de quadro, numa folha do Excel. O mapa adicionado é também totalmente dinâmico e integrado com o sistema de fórmulas do BusinessRX. Esta opção vem dar-lhe mais possibilidades de criação de mapas, de modo a que a sua análise seja a mais completa e detalhada possível. 7
Sumário Ao usar o add-in financeiro BusinessRX, o seu papel como consultor ou diretor financeiro fica muito mais facilitado. Não só consegue obter informação financeira da empresa em real time nas suas folhas em Excel, como também consegue reutilizar toda essa informação na criação de outros mapas e dashboards de apoio à sua gestão. Pode ainda partilhar esses mesmos ficheiros pela sua rede de colaboradores e colegas, permitindo a todos trabalharem integrados com o BusinessRX de forma simples e colaborativa. É possível aumentar ainda mais a integração do BusinessRX com os dados contabilísticos quando este é ligado a sistemas de dados de um ERP, como é o caso do software PHC, sendo desta forma possível obter um maior detalhe da informação financeira, o que potencia ainda mais as análises e o drill down apoiados no BusinessRX. Uma vez que este software trabalha totalmente integrado com o ambiente familiar do Microsoft Office Excel, todos poderão tirar vantagem da inovação do BusinessRX com o mínimo de treino e formação possíveis. Isto reverte-se em ganhos substanciais de tempo e recursos que podem ser direcionados para aquilo que as suas tarefas são importantes: a análise da empresa e a tomada de decisões. Em resumo, o BusinessRX foi desenvolvido com base no conceito Intelligent Financial Reporting e fórmulas BFX Aware. Assenta numa filosofia de criação e implementação de modelos de gestão, apoiados em tecnologia, e a que chamámos Management Supported by Technology. É uma ótima ferramenta como complemento a qualquer ERP ou sistema de BI. No seu caso, como consultor ou diretor financeiro, poderá beneficiar de toda a flexibilidade na gestão de dados obtidos just-in-time do BusinessRX e da capacidade de integração a 100% nos seus modelos de gestão. 8
EDIREIZINHO BUSINESS SYSTEMS Tel: +351 265 528 235 Email: correio@edireizinho.pt Website: www.edireizinho.pt O BusinessRX é um software certificado para Platform Client Microsoft Windows e Microsoft Office 2007. Estes testes foram conduzidos de forma independente pela VeriTest, um serviço de testes da Lionbridge Technologies. BusinessRX é uma marca registada Edireizinho. Microsoft, Microsoft Office e Microsoft Excel são marcas registadas da Microsoft Corporation. PHC é uma marca registada PHC. A Edireizinho é Microsoft Certified Partner desde Abril de 2009. 9